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Intégration PlatoForms ZapierAutomatiser PlatoForms avec Zapier.

L'intégration PlatoForms Zapier tient en 1 déclencheur et 1 action : récupérer un formulaire rempli, ou en soumettre un. Le déclencheur est instantané, il n'y a pas de recherche, et l'app tourne sur le plan gratuit. Voici ce que font les deux.

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Aperçu

Ce que l'intégration PlatoForms Zapier fait vraiment

PlatoForms transforme un PDF en formulaire web que tes clients remplissent depuis leur navigateur. Le relier à Zapier sert à deux choses : un formulaire rempli peut lancer du travail dans un autre outil, et des données venues d'ailleurs peuvent être soumises dans un de tes formulaires PlatoForms. C'est tout le catalogue, et ça suffit pour beaucoup.

Trois montages en tirent le meilleur parti. Un dossier rempli qui arrive au bon endroit : New Submission lance le Zap, et l'étape suivante envoie les réponses là où ton cabinet travaille, tableur, messagerie d'équipe ou CRM. Deux formulaires qui se passent le relais : un client envoie sa fiche de renseignements, et Submit Form remplit ta fiche interne avec ses réponses, sans ressaisie. Des formulaires alimentés par tes autres outils : un devis signé ou un rendez-vous pris ailleurs lance le Zap, et Submit Form soumet le formulaire PlatoForms qui correspond.

La meilleure nouvelle tient au type de déclencheur. New Submission est instantané, et un déclencheur instantané part tout de suite quel que soit le plan : la vérification toutes les 15 minutes du plan gratuit ne le concerne pas. Sur la plupart des apps, gratuit veut dire attendre ; ici, non.

Ce que Zapier ne fait pas pour PlatoForms. Aucune étape de recherche, donc un Zap ne peut pas retrouver une soumission passée. Aucun déclencheur autre que la soumission, et aucune action pour modifier ou supprimer une réponse. Chaque opération travaille sur un seul formulaire, celui que tu choisis dans son champ Form.

Pour comparer avec un autre outil, il existe une page Intégration PlatoForms Make et un comparatif Make vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, en clair

Huit mots de Zapier reviennent sur toute la page. Une ligne chacun ici, ensuite on les emploie sans rappel.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions lancées chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui démarre le Zap. Chez PlatoForms, c'est un client qui envoie un de tes formulaires.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou soumet quelque chose à ta place, ici ou dans un autre outil.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action qui aboutit. Ton plan fixe un nombre de tâches par mois, rien d'autre.
Déclencheur instantané
C'est l'app qui prévient Zapier au moment de l'événement, sans attendre la prochaine vérification. New Submission en est un.
Déclencheur par interrogation
Zapier va vérifier l'app à intervalle fixe, réglé par ton plan. PlatoForms n'en a aucun, d'où des Zaps qui partent sur-le-champ.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Connexion
Ton compte PlatoForms relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche PlatoForms.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap PlatoForms

Zapier facture des tâches, et une tâche, c'est une action réussie. Le déclencheur PlatoForms ne coûte jamais rien, quel que soit le nombre de formulaires reçus.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes en nombre illimité
  • New SubmissionInstantané sur tous les plans, jamais facturé
  • Action échouéeNon décomptée de ton plan
  • Plan payant exigé pourUne deuxième action ou un filtre

Un Zap qui prend chaque soumission et remplit un second formulaire consomme une tâche par soumission. Envoie aussi les réponses dans un tableur, et cette même soumission coûte deux tâches, car chaque action réussie compte à part. Une action en échec n'est pas décomptée. PlatoForms n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne sur le plan gratuit, qui ne monte que des Zaps de deux étapes, un déclencheur et une action. Une deuxième action ou un filtre en fait un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants. La grille ci-dessous concerne les déclencheurs par interrogation ; New Submission y échappe.

Connexion

Connecter ton compte PlatoForms en 3 étapes

  1. 01

    Ouvre tes connexions

    Dans Zapier, ouvre la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Il te faut un compte PlatoForms, et un accès en lecture ou en écriture sur les formulaires qui ne t'appartiennent pas et que le Zap doit toucher.

  2. 02

    Trouve PlatoForms

    Tape PlatoForms dans la fenêtre de recherche, sélectionne l'app dans la liste, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté PlatoForms pour la suite.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi à PlatoForms dans cet onglet et autorise Zapier à utiliser le compte. La connexion apparaît ensuite sur ta page Apps, et chaque étape PlatoForms peut la reprendre.

Premier Zap

Ton premier Zap : de la fiche client à la fiche interne

ObjectifQuand un client envoie ta fiche de renseignements, une fiche interne PlatoForms est soumise avec ses réponses, seulement pour les demandes qui t'intéressent.

  1. 01

    Pose le déclencheur

    Crée un nouveau Zap, choisis PlatoForms puis New Submission, sélectionne ta connexion et désigne la fiche de renseignements dans le champ Form.

  2. 02

    Teste sur de vraies soumissions

    Lance le test du déclencheur. Zapier remonte les trois soumissions les plus récentes de ce formulaire : prends-en une réelle, toute la suite se relie à ses réponses.

  3. 03

    Ajoute un filtre

    Ajoute une étape Filter, indique le champ à regarder, la règle et la valeur, puis Configure & test. Attention au type de règle : une règle texte ne marche que sur du texte.

  4. 04

    Soumets la fiche interne

    Ajoute Submit Form, choisis la fiche interne et relie chacun de ses champs aux réponses du déclencheur. Prends un autre formulaire que celui surveillé par le déclencheur.

  5. 05

    Teste et publie

    Teste chaque étape et vérifie la soumission interne dans PlatoForms. Le filtre fait de ce Zap un Zap multi-étapes : il faut un plan payant avant de cliquer sur Publish.

Déclencheurs

Le déclencheur PlatoForms

1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans PlatoForms, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Submission

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a form is submitted and its PDF is generated.”

Lance un Zap chaque fois qu'un client termine un de tes formulaires PlatoForms et que le PDF correspondant est généré. Tu choisis le formulaire à surveiller, et toutes les réponses de la soumission passent aux étapes suivantes, prêtes à être relayées vers un autre outil.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un client de ton cabinet comptable renvoie sa lettre de mission remplie, et le collaborateur en charge doit la voir dans la messagerie d'équipe et dans le tableau de suivi sans ouvrir PlatoForms.
Attention
un Zap surveille un seul formulaire, donc trois formulaires font trois Zaps, et les soumissions envoyées avant la mise en route n'y arrivent jamais.
Actions

L'action PlatoForms

PlatoForms te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Submit Form

Action

Dans Zapier“Submit a Form.”

Remplit et soumet un de tes formulaires PlatoForms avec les données des étapes précédentes, comme si quelqu'un l'avait saisi. Tu choisis le formulaire, puis tu relies chacun de ses champs.

Quand l'utiliser
une affaire gagnée dans ton CRM doit produire le bon de commande correspondant sans recopie.
Attention
si le déclencheur surveille ce même formulaire, chaque soumission relance le Zap.
Quand ça casse

Quand un Zap PlatoForms casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à PlatoForms : les cas ci-dessous viennent du champ Form obligatoire et du fonctionnement de tout Zap.

Avec deux opérations seulement, les pannes viennent surtout du montage, pas de l'app : un mauvais formulaire choisi, un Zap qui s'alimente lui-même, ou une attente sur les anciennes soumissions. Vérifie ces points avant de publier, et garde la page Dépannage Zapier pour le reste.

  • La liste des formulaires est vide

    Les deux opérations exigent un formulaire du compte connecté. S'il n'y en a aucun, ou pas celui qu'il te faut, crée-le d'abord dans PlatoForms, puis reviens.

  • Le Zap se soumet en boucle

    New Submission et Submit Form sur le même formulaire : chaque soumission relance le Zap et dévore tes tâches. Utilise deux formulaires différents.

  • Les anciennes soumissions n'arrivent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son allumage. Les formulaires envoyés avant restent où ils sont ; les reprendre est un chantier à part.

  • Un afflux de formulaires est retenu

    Si un gros lot de soumissions arrive d'un coup, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir le déclencheur.
Besoin d'aide

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FAQ

Intégration PlatoForms Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration PlatoForms Zapier est-elle gratuite ?
Oui, pour les Zaps de deux étapes. PlatoForms n'est pas réservée aux plans payants : le plan gratuit fait tourner un Zap composé de New Submission et d'une action, dans la limite de 100 tâches par mois. Ce que le gratuit ne permet pas, c'est le Zap multi-étapes : avec une deuxième action ou un filtre, il faut un plan payant. Envoyer une soumission à la fois dans un tableur et dans la messagerie d'équipe en demande déjà un.
02Combien de tâches consomme un Zap PlatoForms ?
Une tâche par action réussie, rien pour le déclencheur. Un Zap qui récupère une soumission et remplit un second formulaire coûte une tâche par soumission. Ajoute une deuxième action et chaque soumission en coûte deux. New Submission lui-même est gratuit, quel que soit le nombre de formulaires reçus, et une action en échec n'est pas décomptée. Sur le plan gratuit, cela fait 100 actions réussies par mois au total, partagées entre tous tes Zaps.
03Les Zaps PlatoForms partent-ils instantanément ?
Oui. New Submission est un déclencheur instantané : PlatoForms prévient Zapier au moment où un formulaire est soumis et son PDF généré, et le Zap part aussitôt. C'est vrai sur tous les plans, gratuit compris, puisque l'intervalle de 15 minutes du plan gratuit ne vise que les déclencheurs par interrogation. L'éditeur affiche un éclair sur les Zaps montés ainsi. Ce type est fixé par l'app, Zapier ne permet pas de le changer.
04Que faut-il pour connecter PlatoForms à Zapier ?
Un compte PlatoForms sur lequel tu peux te connecter, et au moins un formulaire déjà créé dedans, puisque les deux opérations demandent d'en choisir un. Pour qu'un Zap touche des formulaires qui ne t'appartiennent pas, il te faut aussi un accès en lecture ou en écriture dessus. La connexion se fait depuis la page Apps de Zapier : ajouter une connexion, choisir PlatoForms, s'identifier dans l'onglet qui s'ouvre, autoriser l'accès, et c'est terminé.
05Pourquoi un Zap PlatoForms tourne-t-il tout seul en boucle ?
Le plus souvent, il s'alimente lui-même. Si New Submission surveille un formulaire et que Submit Form soumet ce même formulaire, chaque soumission créée par l'action devient une nouvelle soumission pour le déclencheur, qui relance le Zap. La boucle dévore vite ton quota de tâches. La correction est simple : fais pointer Submit Form vers un autre formulaire que celui surveillé, et éteins le Zap le temps de la modifier, puis rallume-le.
06Et si l'opération PlatoForms dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors Zapier ne la propose pas aujourd'hui. Le catalogue visible compte un déclencheur, New Submission, et une action, Submit Form, sans étape de recherche ni moyen de modifier ou supprimer une soumission. Souvent, le manque se comble de l'autre côté du Zap : les réponses partent vers un outil qui fait le reste. Si l'étape doit vraiment toucher PlatoForms, compare ce que les autres outils d'automatisation proposent pour cette app avant de bricoler.
07Zapier, Make ou n8n pour PlatoForms ?
Choisis sur des critères, pas sur un nom. Côté Zapier, PlatoForms offre un déclencheur instantané même sur le plan gratuit, plus une action : vérifie que ces deux opérations couvrent ton scénario et que ton Zap tient en deux étapes ou justifie un plan payant. Pose ensuite les mêmes questions aux autres outils : quelles opérations PlatoForms ils proposent, en combien de temps une soumission leur parvient, ce que coûte chaque exécution. Ton volume et la personne qui maintient le Zap feront le reste.
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