Integración QuickBooks Online ZapierAutomatiza QuickBooks Online con Zapier.
La integración QuickBooks Online Zapier reúne 29 disparadores, 33 acciones y 15 búsquedas. Con ellos mueves facturas, cobros, clientes y gastos entre tu contabilidad y el resto de tus herramientas, sin volver a teclear ni un solo dato.
App premium Zapier reserva esta app a sus planes de pago.
Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth
Qué hace de verdad la integración QuickBooks Online Zapier
Conecta tu empresa en QuickBooks Online con las demás apps que usas. Pasa algo en la contabilidad (llega una factura de proveedor, un cliente paga, se registra un gasto) y Zapier lo lleva a otro sitio. O al revés: una tienda, un formulario o un CRM escriben clientes, facturas o gastos en QuickBooks por ti.
Hay tres montajes que casi todo el mundo acaba haciendo. El aviso de cobro: New Paid Invoice se dispara cuando el saldo de una factura llega a cero, y el equipo comercial se entera sin preguntar a administración. La lista de clientes sin duplicados: Find Customer comprueba si la persona ya existe, y su variante «find or create» solo la da de alta cuando no hay coincidencia. El justificante en su sitio: Create Expense registra el gasto y Attach File(s) or Note le cuelga el ticket escaneado.
Lo que Zapier no hace aquí importa igual. Ninguna acción borra un registro: la única anulación disponible es Void Invoice, y solo sirve para facturas. Nada de lo que existía antes de activar el Zap se recupera. Y ningún paso de la lista saca un balance o un informe: cada operación trabaja sobre una ficha.
Si estás comparando plataformas, la misma app aparece en nuestras páginas Integración QuickBooks Online n8n e Integración QuickBooks Online Make.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Con ocho palabras se lee toda la página. Las explicamos aquí una vez y luego se usan tal cual.
- Zap
- La automatización que montas: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone el Zap en marcha. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo en tu lugar.
- Tarea
- La unidad que Zapier cobra: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en el momento en que pasa algo.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si los datos recibidos cumplen tu condición. Si no, el Zap se detiene ahí.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de QuickBooks Online vinculada a Zapier una sola vez y reutilizada en cada paso que toque esa app.
Lo que cuesta de verdad un Zap de QuickBooks Online
Lo primero: en Zapier, QuickBooks Online es una app premium. Solo funciona con un plan de pago o durante la prueba gratuita; el plan gratuito no la abre.
- DisparadorNunca se cobra
- Acción con éxito1 tarea cada una
- Acción fallidaNo se cobra
- Plan gratuito100 tareas al mes, dos pasos, sin apps premium
- QuickBooks OnlineApp premium: plan de pago o prueba gratuita
El disparador no cuesta nada, y que Zapier compruebe si hay datos nuevos tampoco. Cada acción que sale bien es una tarea; la que falla no se descuenta. Así que un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Un filtro o una búsqueda convierten el Zap en uno de varios pasos (todo lo que pase de un disparador y una acción), algo que con QuickBooks ya exige plan de pago de todos modos.
Conectar QuickBooks Online con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre una ventana con un buscador: escribe QuickBooks Online y selecciónala en la lista.
- 02
Inicia sesión en QuickBooks
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con el acceso de QuickBooks. Entra con el usuario propietario de la empresa, o con uno que pueda leer y modificar los registros que van a tocar tus Zaps.
- 03
Concede el acceso
Acepta los permisos que pide Zapier. Necesitas acceso de lectura o escritura sobre lo que no sea tuyo en la empresa. A partir de ahí, cada paso de QuickBooks Online en cualquier Zap la reutiliza: solo lo haces una vez.
Tu primer Zap: enviar cada factura nueva que tenga email
ObjetivoCada factura creada en QuickBooks Online se envía por email sin que nadie la toque, siempre que el cliente tenga una dirección a la que mandarla.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo. En el paso del disparador, busca QuickBooks Online y elige el evento New Invoice: es el que pone en marcha todo lo demás.
- 02
Elige la cuenta y prueba
Selecciona tu conexión de QuickBooks y lanza la prueba. Zapier trae las tres facturas más recientes de la cuenta. Quédate con una que tenga un cliente real: sobre ella harás el mapeo de campos.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más y elige Filter. Campo: el email del cliente, y una regla que solo deje pasar las facturas que lo tengan. Las facturas sin dirección se quedan aquí y no gastan ninguna tarea.
- 04
Añade Send Invoice
Agrega una acción de QuickBooks Online con el evento Send Invoice. Indica la factura que trajo el disparador, para que el Zap envíe justo la que lo arrancó.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción una vez. Sale un email de verdad, así que usa una factura dirigida a ti. Revisa la respuesta y pulsa Publish para encender el Zap.
Los 29 disparadores de QuickBooks Online
29 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en QuickBooks Online, y 28 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Account
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when you add a new account.”
Reacciona cuando alguien añade una cuenta a tu plan contable: una cuenta bancaria, una categoría de gasto, una partida de deuda. En la prueba, Zapier trae las tres cuentas más recientes de la empresa, así que el mapeo se hace sobre una real.
New Bank Transaction
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new bank transaction is created.”
Cada movimiento bancario que aparece en QuickBooks Online pone en marcha el Zap y entrega la transacción para que decidas adónde va.
New Bill
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new bill is added.”
Una factura de proveedor añadida en QuickBooks Online arranca el Zap.
New Customer
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when you add a new customer.”
Basta con dar de alta un cliente en QuickBooks Online para lanzar este Zap.
Estimate Emailed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an estimate is emailed.”
Este espera al momento en que un presupuesto sale de verdad por email desde QuickBooks, no al momento de redactarlo.
New Estimate
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when you add a new estimate.”
Crear un presupuesto en QuickBooks Online basta para dispararlo, antes de cualquier envío.
New Expense
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new expense is added.”
Un gasto añadido en QuickBooks Online lanza el Zap.
New Invoice Due
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an invoice becomes due within a specified number of days.”
A diferencia del resto de la lista, no responde a un evento: vigila los vencimientos y recoge las facturas que vencen dentro del número de días que fijes.
Invoice Emailed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is emailed.”
La señal es el propio envío: una factura que sale por email desde QuickBooks Online arranca el Zap.
New Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when you add a new invoice.”
El disparador del Zap dibujado arriba: cualquier factura añadida en la empresa arranca el Zap.
New Bill Payment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new bill paid.”
Cuando pagas una factura de proveedor en QuickBooks Online, este disparador transmite el pago y cierra la historia de esa factura. Esperarlo no cuesta nada: solo cuentan como tareas las acciones que pongas detrás.
New Credit Memo
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new credit memo is created.”
Emitir una nota de crédito, el documento que rebaja lo que te debe un cliente, arranca este Zap con el importe y el cliente.
New Deposit
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a there is a new deposit.”
Un importe registrado como depósito en una de tus cuentas pone en marcha el Zap.
New Journal Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new journal entry is created.”
Los asientos manuales, esos ajustes que mete tu contable, lanzan el Zap cada uno en cuanto se guardan. Los asientos anteriores a la publicación del Zap quedan fuera; solo llegan los nuevos. Un asiento, una ejecución del Zap.
New Paid Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the balance of an invoice becomes zero.”
Salta cuando el saldo de una factura llega a cero, que es exactamente lo que QuickBooks Online entiende por pagada.
New Product
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new product is created.”
Añadir un artículo a tu lista de productos y servicios en QuickBooks es lo que lo pone en marcha.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Crear un proyecto en QuickBooks Online lanza este Zap.
New Refund Receipt
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when there is a new refund receipt.”
Un reembolso registrado como recibo de devolución arranca el Zap.
New Time Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new time entry is created.”
Las horas registradas en QuickBooks Online llegan a Zapier por aquí, una entrada cada vez.
New Payment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a payment is received (with line item support).”
Cada cobro recibido de un cliente, total o parcial, arranca este Zap, y el detalle de líneas viaja con él.
New Purchase Order
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new purchase order is added.”
Emitir una orden de compra, lo que mandas al proveedor antes de que exista factura, basta para dispararlo.
New Sales Receipt
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new sales receipt is added.”
Un recibo de venta registra una venta cobrada en el acto; cada recibo nuevo lanza el Zap.
New Supplier Credit
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new supplier credit is created.”
Cuando un proveedor te concede un abono y alguien lo registra en QuickBooks, este disparador lo comunica. El disparador en sí es gratis; cada acción posterior que sale bien es una tarea.
Updated Bill
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a bill is updated.”
Cualquier cambio guardado en una factura de proveedor existente, importe, vencimiento o línea, vuelve a lanzar el Zap.
Updated Credit Memo
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a credit memo is updated.”
Los retoques sobre una nota de crédito ya registrada lanzan el Zap, para que las copias en otras herramientas no se desvíen del original. Ninguna de las 33 acciones edita una nota de crédito, así que un Zap montado sobre él no puede entrar en bucle reescribiéndola.
Updated Customer
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing customer is updated.”
Una ficha de cliente editada en QuickBooks, email nuevo, dirección nueva, teléfono nuevo, lanza el Zap con los datos actuales.
Updated Estimate
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existed estimate is updated.”
Rehacer un presupuesto tras hablar con el cliente, una línea menos, un descuento más, hace pasar la versión nueva por Zapier.
Updated Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an invoice is updated.”
Guardar un cambio en una factura que ya existe lo dispara, sea cual sea el cambio.
New Vendor
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new vendor is added.”
Un proveedor añadido a tu lista en QuickBooks Online arranca este Zap.
Las 33 acciones de QuickBooks Online
QuickBooks Online te da 33 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Attach File(s) or Note
AcciónEn Zapier“Attach a file or note to a QuickBooks record, or upload a standalone file without linking it to a record”
Cuelga un documento o una nota breve de una ficha de QuickBooks, o guarda un archivo suelto.
Create Bill (Item Based)
AcciónEn Zapier“Create a new bill, optionally tied to a customer.”
Registra una factura de proveedor construida con artículos, vinculada a un cliente si quieres.
Create Bill (Account Based)
AcciónEn Zapier“Create a new bill, optionally tied to a customer (with line item support).”
Anota una factura de proveedor repartida en cuentas de gasto en lugar de artículos, línea a línea.
Create Bill (Item Based)
AcciónEn Zapier“Create a new bill, optionally tied to a customer (with line item support).”
La versión multilínea de la factura por artículos: varios productos en un mismo documento de proveedor.
Create Deposit
AcciónEn Zapier“Creates a new deposit in QuickBooks.”
Ingresa una cantidad en una de tus cuentas, con un importe, una cuenta de origen y una Deposit To Account.
Create Employee
AcciónEn Zapier“Creates a new employee.”
Crea un empleado en QuickBooks Online; pide tanto el nombre como el apellido.
Create Credit Memo
AcciónEn Zapier“Creates a new credit memo.”
Emite una nota de crédito para un cliente, el documento que reduce lo que te debe.
Create Customer
AcciónEn Zapier“Adds a new customer.”
Da de alta un cliente en QuickBooks; solo el nombre completo es obligatorio.
Create Estimate
AcciónEn Zapier“Create a new estimate (with line item support).”
Prepara un presupuesto para el cliente que elijas, con tantas líneas como envíe el origen.
Create Expense
AcciónEn Zapier“Creates a new expense using check, cash, or credit card.”
Contabiliza un gasto pagado con cheque, en efectivo o con tarjeta en la cuenta bancaria o de crédito que elijas.
Create Product/Service
AcciónEn Zapier“Creates a new product or service.”
Mete un artículo nuevo en tu lista de productos y servicios para que facturas y recibos puedan usarlo.
Create Journal Entry
AcciónEn Zapier“Creates a new journal entry.”
Mete un ajuste manual, debe y haber, con cada lado ligado a una cuenta.
Create Invoice
AcciónEn Zapier“Adds a new invoice (with line item and bundle item support).”
Monta una factura para un cliente concreto, líneas y lotes de artículos incluidos, y la numera por ti si marcas la numeración automática.
Create Sales Receipt
AcciónEn Zapier“Adds a new sales receipt (with line item support).”
Registra una venta ya cobrada, con sus líneas, y puede numerar el recibo por sí sola.
Create Payment
AcciónEn Zapier“Creates a new payment, optionally linked to an invoice.”
Anota un cobro recibido de un cliente, con un importe total, y puede vincularlo a una factura.
Create Purchase Order
AcciónEn Zapier“Creates a new purchase order.”
Emite un pedido a proveedor, que exige un artículo, una cantidad y un importe.
Create Refund Receipt
AcciónEn Zapier“Creates a new refund receipt.”
Registra el dinero devuelto por productos o servicios, con al menos una línea de artículo obligatoria.
Send Estimate
AcciónEn Zapier“Sends an estimate.”
Hace llegar un presupuesto al cliente, identificado por su Estimate Id, que es obligatorio.
Send Invoice
AcciónEn Zapier“Send an existing invoice.”
Manda por email a su cliente una factura que ya está en la contabilidad.
Send Sales Receipt
AcciónEn Zapier“Send an existing sales receipt.”
Entrega en la bandeja del cliente un recibo de venta existente como justificante de pago.
Create Time Activity
AcciónEn Zapier“Creates a new single time activity.”
Registra un bloque de tiempo, preguntando primero si corresponde a un empleado o a un proveedor.
Update Bill
AcciónEn Zapier“Updates an existing bill.”
Modifica una factura de proveedor identificada por su Bill ID.
Update Customer
AcciónEn Zapier“Updates an existing customer.”
Cambia un cliente existente que eliges, desde los datos de contacto hasta las casillas de activo o gravable.
Update Estimate
AcciónEn Zapier“Updates an existing estimate.”
Reescribe un presupuesto existente, localizado mediante su Estimate ID, con sus líneas incluidas.
Update Invoice
AcciónEn Zapier“Updates an existing invoice (with line item support).”
Corrige una factura existente, líneas incluidas, y puede activar el pago con tarjeta o por transferencia.
Update Product
AcciónEn Zapier“Updates an existing product.”
Modifica un artículo de tu lista: precio, tratamiento de impuestos, estado activo, posición como subartículo.
Update Purchase (Expense)
AcciónEn Zapier“Updates an existing purchase/expense transaction.”
Rehace un gasto existente, localizado por su Purchase ID, con su forma de pago y su tipo de línea.
Update Sales Receipt
AcciónEn Zapier“Updates an existing sales receipt.”
Edita el recibo de venta que señalas con su Sales Receipt ID.
Update Vendor
AcciónEn Zapier“Updates an existing vendor.”
Retoca un proveedor elegido con Select Vendor, incluido si sigue activo.
Create Vendor
AcciónEn Zapier“Adds a new vendor.”
Registra un proveedor nuevo desde un formulario o una herramienta de compras, con Full Name como único campo exigido.
Create Vendor Credit
AcciónEn Zapier“Creates a new vendor credit.”
Registra un abono que un proveedor te debe; el proveedor es el único campo obligatorio.
Void Invoice
AcciónEn Zapier“Void an invoice.”
Anula (void) una factura existente en QuickBooks Online.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Un paso avanzado para lo que la lista no cubre: envía tu propia petición a QuickBooks, firmada con la conexión que ya tienes.
Las 15 búsquedas de QuickBooks Online
15 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en QuickBooks Online, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra un registro que ya existe, para que el paso siguiente use su identificador en vez de crear un gemelo. En el editor aparecen al final de la lista de eventos, bajo SEARCH. Cada una tiene tres ajustes que conviene conocer antes de fiarse.
Find Account
BúsquedaEn Zapier“Find an account by name.”
Localiza una cuenta de tu plan contable por su nombre, para que un paso posterior pueda imputar en ella.
Get Attachments
BúsquedaEn Zapier“Get attachments from a record.”
Recupera los archivos y notas colgados de una ficha.
Find Customer
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find a customer by name or email address.”
Encuentra un cliente por nombre visible, email o identificador, según el campo que elijas primero.
Find Estimate
BúsquedaEn Zapier“Finds an estimate.”
Da con un presupuesto existente para que su identificador alimente un envío o una actualización.
Find Class
BúsquedaEn Zapier“Finds a class based on name or ID.”
Recupera una clase de QuickBooks Online por su nombre o su identificador.
Find Customer by Query
BúsquedaEn Zapier“Finds customers using custom SQL-like WHERE clause syntax for advanced querying.”
Para búsquedas más finas que el nombre o el email, esta acepta una condición escrita en el lenguaje de consulta propio de QuickBooks.
Find Employee
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an employee based on display name or ID.”
Busca un empleado por nombre visible o identificador. Find or Create Employee es la misma búsqueda con la casilla de crear marcada.
Find Payment
BúsquedaEn Zapier“Finds a payment based on Id.”
Trae un cobro, y solo por su Id, que es obligatorio.
Find Products
BúsquedaEn Zapier“Find products by names (with line item support)”
Acepta varios nombres de producto de golpe y devuelve cada coincidencia, lista para líneas de factura.
Find Purchase (Expense)
BúsquedaEn Zapier“Find a purchase/expense transaction by various criteria such as vendor, date, amount, or document number.”
Rastrea un gasto ya contabilizado combinando proveedor, fecha, importe o número de documento.
Find Purchase Order
BúsquedaEn Zapier“Finds a purchase order by ID or document number.”
Recupera una orden de compra por su identificador o su número de documento.
Find Sales Receipt
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a sales receipt by ID, Customer Name or Sales Receipt Number.”
Encuentra un recibo de venta por identificador, nombre de cliente o número, a elegir en Search By. Find or Create Sales Receipt es ella misma en modo creación.
Find Invoice
BúsquedaEn Zapier“Find an invoice using either Invoice Number, Invoice ID or Invoice Date or Due Date.”
Devuelve una factura a partir de su número, su identificador, su fecha o su vencimiento.
Find Product
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find a product by name or sku”
Localiza un artículo por nombre o por SKU. Su variante, Find or Create Product, lo crea si falta.
Find Vendor
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find a vendor by name.”
Empareja un proveedor por su nombre, tal cual lo muestra QuickBooks Online. Find or Create Vendor es el mismo paso con la creación marcada.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda vacía para el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «find or create»: pide entonces los campos para crear el registro que falta, y el ajuste anterior desaparece.
- If multiple search results are found?Varias coincidencias: quedarse con la primera (por defecto), parar el Zap o pasar todas a la vez.
Cuando un Zap de QuickBooks Online falla
El centro de ayuda de Zapier nombra dos errores de QuickBooks en los títulos de sus artículos. Las demás tarjetas salen de los límites generales de Zapier y de los campos de los pasos.
Casi todos los fallos se reducen a una de estas seis situaciones. Cada tarjeta nombra el síntoma y luego la salida. Para ir más allá, nuestra guía de Depuración Zapier sigue el tema.
Nothing could be found for the search
Un paso Find volvió vacío. Find Customer y Find Vendor piden el valor exacto que guarda QuickBooks. Revisa ortografía y espacios, o activa la opción que deja seguir una búsqueda vacía.Required fields are missing
Falta un valor obligatorio: el cliente en Create Invoice, el nombre completo en Create Customer, un artículo en Create Refund Receipt. Enlázalo desde un paso anterior.Factura creada pero nunca enviada
Send Later necesita un email, en la factura o en el cliente. Sin dirección, no hay a quién enviarla.Las facturas antiguas no aparecen
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Las facturas del mes pasado siguen donde estaban; recuperar el histórico es otro trabajo.El Zap se dispara a sí mismo
Updated Invoice como disparador y Update Invoice como acción, sobre las mismas facturas, forman un bucle que quema tareas. Filtra los cambios que hace el propio Zap.Una importación masiva se queda retenida
Tras una migración, un disparador puede devolver de golpe un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo en lugar de lanzarlo todo.
¿Necesitas ayuda para automatizar QuickBooks Online con Zapier?
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