Intégration QuickBooks Online ZapierAutomatiser QuickBooks Online avec Zapier.
L'intégration QuickBooks Online Zapier compte 29 déclencheurs, 33 actions et 15 recherches. De quoi faire circuler factures, paiements, clients et dépenses entre ta compta et tes autres outils, sans ressaisie ni export Excel à recoller à la main.
App premium Zapier réserve cette app à ses plans payants.
Avis vérifiés sur Trustpilot · Agence IA, automatisation & growth
Ce que fait vraiment l'intégration QuickBooks Online Zapier
Elle branche ton dossier QuickBooks Online sur le reste de tes outils. Dans un sens, un événement comptable (facture réglée, nouvelle note de frais, fournisseur ajouté) part vers ton CRM, ton tableur ou ta messagerie. Dans l'autre, une boutique, un formulaire ou un outil de devis écrit directement dans QuickBooks à ta place.
Trois montages reviennent sans cesse. Le signal d'encaissement : New Paid Invoice se déclenche quand le solde d'une facture tombe à zéro, et le commercial apprend que le client a payé sans relancer la compta. Le fichier clients sans doublon : Find Customer vérifie que la personne existe avant toute création, et sa variante « find or create » ne l'ajoute que si personne ne correspond. La pièce justificative rangée : Create Expense enregistre la dépense, puis Attach File(s) or Note accroche le ticket scanné au bon endroit.
Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Aucune action ne supprime un enregistrement : la seule annulation proposée est Void Invoice, et elle ne vaut que pour les factures. Rien de ce qui existait avant l'activation du Zap n'est repris. Et aucune étape de la liste ne sort un bilan ou un rapport : chaque opération porte sur une fiche.
Si tu compares les outils, la même app est décrite sur nos pages Intégration QuickBooks Online n8n et Intégration QuickBooks Online Make.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Huit mots suffisent pour lire toute la page. Une fois posés ici, ils reviennent tels quels plus bas.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend et ne fait rien d'autre.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse passer la suite que si les données reçues remplissent ta condition. Sinon, le Zap s'arrête net.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
- Connexion
- Ton compte QuickBooks Online relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par toutes les étapes qui touchent cette app.
Combien coûte un Zap QuickBooks Online
Point de départ à connaître : chez Zapier, QuickBooks Online fait partie des apps réservées aux plans payants et à l'essai gratuit. Le plan gratuit ne l'ouvre pas du tout.
- DéclencheurJamais facturé
- Action réussie1 tâche chacune
- Action en échecNon facturée
- Plan gratuit100 tâches par mois, deux étapes, sans app réservée aux plans payants
- QuickBooks OnlinePlan payant ou essai gratuit
Le déclencheur ne coûte rien, et Zapier qui va chercher les nouveautés non plus. Chaque action réussie vaut une tâche, une action ratée n'est pas décomptée. Un Zap à trois actions consomme donc trois fois plus qu'un Zap à une action. Ajouter un filtre ou une recherche en fait un Zap multi-étapes (tout ce qui dépasse un déclencheur et une action), ce qui relève de toute façon d'un plan payant ici, QuickBooks oblige.
Connecter QuickBooks Online à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvrir la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Une fenêtre s'ouvre avec un champ de recherche : tape QuickBooks Online et sélectionne-le.
- 02
Se connecter à QuickBooks
Clique sur Add connection. Un nouvel onglet affiche l'écran de connexion de QuickBooks. Utilise l'identifiant du propriétaire du dossier, ou un utilisateur qui peut lire et modifier les fiches que tes Zaps vont toucher.
- 03
Autoriser l'accès
Valide les droits demandés par Zapier. Il te faut un accès en lecture ou en écriture sur ce que tu ne possèdes pas toi-même dans le dossier. Tous tes Zaps QuickBooks Online la réutiliseront : cette manipulation ne se fait qu'une fois.
Ton premier Zap : envoyer chaque nouvelle facture qui a un e-mail
ObjectifChaque facture créée dans QuickBooks Online part par e-mail sans intervention, à condition que le client ait une adresse renseignée.
- 01
Créer le Zap
Démarre un nouveau Zap. Sur l'étape du déclencheur, cherche QuickBooks Online et choisis l'événement New Invoice : c'est lui qui lance tout le reste.
- 02
Choisir le compte et tester
Sélectionne ta connexion QuickBooks, puis lance le test. Zapier ramène les trois factures les plus récentes du compte. Prends-en une avec un vrai client : c'est sur elle que tu feras le mapping des champs.
- 03
Poser le filtre
Clique sur l'icône plus et choisis Filter. Champ : l'e-mail du client, puis une règle qui ne laisse passer que les factures qui en ont un. Les factures sans adresse s'arrêtent là, sans dépenser de tâche.
- 04
Ajouter Send Invoice
Ajoute une action QuickBooks Online, événement Send Invoice. Désigne la facture apportée par le déclencheur : le Zap envoie exactement celle qui l'a lancé.
- 05
Tester puis publier
Teste l'action une fois. Un vrai e-mail part, alors utilise une facture adressée à toi-même. Vérifie le retour, puis clique sur Publish pour allumer le Zap.
Les 29 déclencheurs QuickBooks Online
29 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans QuickBooks Online, et 28 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Account
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when you add a new account.”
Ce déclencheur réagit à l'ajout d'un compte dans ton plan comptable : compte bancaire, catégorie de charges, ligne de dette. Au test, Zapier ramène les trois comptes les plus récents du dossier : tu fais le mapping sur un vrai.
New Bank Transaction
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new bank transaction is created.”
Chaque ligne bancaire qui apparaît dans QuickBooks Online lance le Zap et transmet le mouvement pour que tu l'aiguilles.
New Bill
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new bill is added.”
Une facture fournisseur ajoutée dans QuickBooks Online démarre le Zap.
New Customer
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when you add a new customer.”
Il suffit d'ajouter un client dans QuickBooks Online pour lancer ce Zap.
Estimate Emailed
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an estimate is emailed.”
Ici, l'événement est l'envoi par e-mail d'un devis depuis QuickBooks, pas sa rédaction.
New Estimate
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when you add a new estimate.”
La création d'un devis dans QuickBooks Online suffit à le lancer, avant tout envoi.
New Expense
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new expense is added.”
Une dépense ajoutée dans QuickBooks Online déclenche ce Zap.
New Invoice Due
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an invoice becomes due within a specified number of days.”
À la différence du reste de la liste, il ne réagit pas à un événement : il surveille les échéances et attrape les factures qui arrivent à terme dans le nombre de jours que tu fixes.
Invoice Emailed
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an invoice is emailed.”
Le signal, c'est l'envoi : une facture partie par e-mail depuis QuickBooks Online lance le Zap.
New Invoice
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when you add a new invoice.”
Le déclencheur du Zap dessiné plus haut : toute facture ajoutée au dossier lance le Zap.
New Bill Payment
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new bill paid.”
Quand tu règles une facture fournisseur dans QuickBooks Online, ce déclencheur transmet le paiement et boucle l'histoire de la facture. L'attendre ne coûte rien : seules les actions placées après lui comptent comme tâches.
New Credit Memo
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new credit memo is created.”
L'émission d'un avoir, le document qui réduit ce que doit un client, démarre ce Zap avec le montant et le client concerné.
New Deposit
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a there is a new deposit.”
Une somme enregistrée en dépôt sur l'un de tes comptes déclenche le Zap.
New Journal Entry
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new journal entry is created.”
Les écritures de journal manuelles, ces ajustements que passe ton comptable, lancent chacune le Zap dès leur enregistrement. Les écritures passées avant la publication du Zap restent hors de portée ; seules les nouvelles arrivent.
New Paid Invoice
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when the balance of an invoice becomes zero.”
Il part quand le solde d'une facture tombe à zéro, ce qui est la définition exacte de « payée » dans QuickBooks Online.
New Product
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new product is created.”
L'ajout d'un article à ta liste de produits et services dans QuickBooks suffit à le lancer.
New Project
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new project is created.”
Créer un projet dans QuickBooks Online lance ce Zap.
New Refund Receipt
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when there is a new refund receipt.”
Un remboursement saisi en reçu de remboursement lance le Zap.
New Time Entry
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new time entry is created.”
Les heures saisies dans QuickBooks Online arrivent chez Zapier par ce déclencheur, une saisie à la fois.
New Payment
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a payment is received (with line item support).”
Chaque règlement client reçu, total ou partiel, démarre ce Zap, et le détail des lignes l'accompagne.
New Purchase Order
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new purchase order is added.”
Émettre un bon de commande, ce que tu envoies au fournisseur avant toute facture, suffit à le déclencher.
New Sales Receipt
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new sales receipt is added.”
Un reçu de vente enregistre une vente payée sur le moment ; chaque nouveau reçu lance le Zap.
New Supplier Credit
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new supplier credit is created.”
Quand un fournisseur t'accorde un avoir et que quelqu'un l'enregistre dans QuickBooks, ce déclencheur le signale. Le déclencheur lui-même est gratuit ; chaque action réussie qui suit vaut une tâche.
Updated Bill
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a bill is updated.”
Toute modification enregistrée sur une facture fournisseur existante, montant, échéance ou ligne, relance ce Zap.
Updated Credit Memo
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a credit memo is updated.”
Les retouches sur un avoir déjà enregistré lancent le Zap, pour que les copies ailleurs ne s'écartent pas de l'original. Aucune des 33 actions ne modifie un avoir : un Zap bâti dessus ne peut pas boucler en réécrivant le même avoir.
Updated Customer
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an existing customer is updated.”
Une fiche client modifiée dans QuickBooks, nouvel e-mail, nouvelle adresse, nouveau téléphone, déclenche le Zap avec les données à jour.
Updated Estimate
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an existed estimate is updated.”
Retravailler un devis après un échange avec le client, une ligne en moins, une remise en plus, fait passer la nouvelle version par Zapier.
Updated Invoice
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an invoice is updated.”
Enregistrer une modification sur une facture existante le déclenche, quelle que soit la modification.
New Vendor
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new vendor is added.”
Un fournisseur ajouté à ta liste dans QuickBooks Online lance ce Zap.
Les 33 actions QuickBooks Online
QuickBooks Online te donne 33 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Attach File(s) or Note
ActionDans Zapier“Attach a file or note to a QuickBooks record, or upload a standalone file without linking it to a record”
Accroche un document ou une courte note à une fiche QuickBooks, ou dépose un fichier seul.
Create Bill (Item Based)
ActionDans Zapier“Create a new bill, optionally tied to a customer.”
Saisit une facture fournisseur construite à partir d'articles, éventuellement liée à un client.
Create Bill (Account Based)
ActionDans Zapier“Create a new bill, optionally tied to a customer (with line item support).”
Enregistre une facture fournisseur ventilée sur des comptes de charges plutôt que sur des articles, ligne par ligne.
Create Bill (Item Based)
ActionDans Zapier“Create a new bill, optionally tied to a customer (with line item support).”
La version multiligne de la facture par article : plusieurs produits sur un même document fournisseur.
Create Deposit
ActionDans Zapier“Creates a new deposit in QuickBooks.”
Porte une somme sur l'un de tes comptes, avec un montant, un compte d'origine et un Deposit To Account.
Create Employee
ActionDans Zapier“Creates a new employee.”
Crée un salarié dans QuickBooks Online ; prénom et nom de famille sont tous deux exigés.
Create Credit Memo
ActionDans Zapier“Creates a new credit memo.”
Émet un avoir pour un client, le document qui réduit ce qu'il te doit.
Create Customer
ActionDans Zapier“Adds a new customer.”
Ajoute une fiche client dans QuickBooks ; seul le nom complet est obligatoire.
Create Estimate
ActionDans Zapier“Create a new estimate (with line item support).”
Prépare un devis pour le client que tu choisis, avec autant de lignes que la source en envoie.
Create Expense
ActionDans Zapier“Creates a new expense using check, cash, or credit card.”
Passe une dépense payée par chèque, en espèces ou par carte, sur le compte bancaire ou de crédit choisi.
Create Product/Service
ActionDans Zapier“Creates a new product or service.”
Range un nouvel article dans ta liste de produits et services, pour que factures et reçus puissent l'utiliser.
Create Journal Entry
ActionDans Zapier“Creates a new journal entry.”
Passe un ajustement manuel, débit et crédit, chaque côté rattaché à un compte.
Create Invoice
ActionDans Zapier“Adds a new invoice (with line item and bundle item support).”
Construit une facture pour un client donné, lignes et lots d'articles compris, numérotée pour toi si tu coches la numérotation automatique.
Create Sales Receipt
ActionDans Zapier“Adds a new sales receipt (with line item support).”
Enregistre une vente déjà réglée, avec ses lignes, et peut numéroter le reçu toute seule.
Create Payment
ActionDans Zapier“Creates a new payment, optionally linked to an invoice.”
Consigne un règlement reçu d'un client, avec un montant total, et peut le rattacher à une facture.
Create Purchase Order
ActionDans Zapier“Creates a new purchase order.”
Émet une commande fournisseur, qui exige un article, une quantité et un montant.
Create Refund Receipt
ActionDans Zapier“Creates a new refund receipt.”
Consigne l'argent rendu pour des produits ou services, avec au moins une ligne d'article obligatoire.
Send Estimate
ActionDans Zapier“Sends an estimate.”
Expédie un devis au client, désigné par son Estimate Id, qui est obligatoire.
Send Invoice
ActionDans Zapier“Send an existing invoice.”
Envoie par e-mail à son client une facture déjà présente dans le dossier.
Send Sales Receipt
ActionDans Zapier“Send an existing sales receipt.”
Fait parvenir au client un reçu de vente existant, comme preuve de paiement.
Create Time Activity
ActionDans Zapier“Creates a new single time activity.”
Enregistre un bloc de temps unique, en demandant d'abord s'il concerne un salarié ou un fournisseur.
Update Bill
ActionDans Zapier“Updates an existing bill.”
Modifie une facture fournisseur identifiée par son Bill ID.
Update Customer
ActionDans Zapier“Updates an existing customer.”
Modifie un client existant que tu sélectionnes, des coordonnées jusqu'aux cases actif ou taxable.
Update Estimate
ActionDans Zapier“Updates an existing estimate.”
Réécrit un devis existant, retrouvé grâce à son Estimate ID, lignes et conditions comprises.
Update Invoice
ActionDans Zapier“Updates an existing invoice (with line item support).”
Corrige une facture existante, lignes comprises, et peut activer le paiement par carte ou par virement.
Update Product
ActionDans Zapier“Updates an existing product.”
Change un article de ta liste : prix, traitement des taxes, statut actif, position en sous-article.
Update Purchase (Expense)
ActionDans Zapier“Updates an existing purchase/expense transaction.”
Reprend une dépense existante, retrouvée par son Purchase ID, avec son moyen de paiement et son type de ligne.
Update Sales Receipt
ActionDans Zapier“Updates an existing sales receipt.”
Modifie le reçu de vente que tu désignes par son Sales Receipt ID.
Update Vendor
ActionDans Zapier“Updates an existing vendor.”
Retouche un fournisseur choisi via Select Vendor, y compris son statut actif.
Create Vendor
ActionDans Zapier“Adds a new vendor.”
Inscrit un nouveau fournisseur depuis un formulaire ou un outil d'achats, avec Full Name comme seul champ exigé.
Create Vendor Credit
ActionDans Zapier“Creates a new vendor credit.”
Enregistre un avoir qu'un fournisseur te doit ; le fournisseur est le seul champ obligatoire.
Void Invoice
ActionDans Zapier“Void an invoice.”
Annule (void) une facture existante dans QuickBooks Online.
API Request (Beta)
ActionDans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Une étape avancée pour ce que la liste ne couvre pas : elle envoie ta propre requête à QuickBooks, signée avec ta connexion existante.
Les 15 recherches QuickBooks Online
15 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans QuickBooks Online, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve une fiche qui existe déjà, pour que l'étape suivante utilise son identifiant au lieu d'en créer une jumelle. Dans l'éditeur, elles sont en bas de la liste des événements, sous SEARCH. Trois réglages méritent ton attention avant de t'y fier.
Find Account
RechercheDans Zapier“Find an account by name.”
Retrouve un compte de ton plan comptable par son nom, pour qu'une étape suivante puisse y imputer.
Get Attachments
RechercheDans Zapier“Get attachments from a record.”
Récupère les fichiers et notes accrochés à une fiche.
Find Customer
RechercheFind or createDans Zapier“Find a customer by name or email address.”
Trouve un client par nom affiché, e-mail ou identifiant, selon le champ choisi au départ.
Find Estimate
RechercheDans Zapier“Finds an estimate.”
Localise un devis existant pour que son identifiant alimente un envoi ou une mise à jour.
Find Class
RechercheDans Zapier“Finds a class based on name or ID.”
Retrouve une classe de QuickBooks Online par son nom ou son identifiant.
Find Customer by Query
RechercheDans Zapier“Finds customers using custom SQL-like WHERE clause syntax for advanced querying.”
Pour des recherches plus fines que le nom ou l'e-mail, celle-ci prend une condition écrite dans le langage de requête propre à QuickBooks.
Find Employee
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an employee based on display name or ID.”
Trouve un salarié par nom affiché ou identifiant. Find or Create Employee est la même recherche, case de création cochée.
Find Payment
RechercheDans Zapier“Finds a payment based on Id.”
Va chercher un règlement, et seulement par son Id, qui est obligatoire.
Find Products
RechercheDans Zapier“Find products by names (with line item support)”
Prend plusieurs noms de produits d'un coup et renvoie chaque correspondance, prête pour des lignes de facture.
Find Purchase (Expense)
RechercheDans Zapier“Find a purchase/expense transaction by various criteria such as vendor, date, amount, or document number.”
Remet la main sur une dépense par fournisseur, date, montant ou numéro de pièce.
Find Purchase Order
RechercheDans Zapier“Finds a purchase order by ID or document number.”
Récupère un bon de commande par son identifiant ou son numéro de document.
Find Sales Receipt
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a sales receipt by ID, Customer Name or Sales Receipt Number.”
Retrouve un reçu de vente par identifiant, nom du client ou numéro, au choix dans Search By. Find or Create Sales Receipt, c'est elle en mode création.
Find Invoice
RechercheDans Zapier“Find an invoice using either Invoice Number, Invoice ID or Invoice Date or Due Date.”
Ramène une facture à partir de son numéro, de son identifiant, de sa date ou de son échéance.
Find Product
RechercheFind or createDans Zapier“Find a product by name or sku”
Trouve un article par nom ou par référence SKU. Sa variante, Find or Create Product, crée l'article s'il manque.
Find Vendor
RechercheFind or createDans Zapier“Find a vendor by name.”
Fait correspondre un fournisseur par son nom, exactement tel que l'affiche QuickBooks Online. Find or Create Vendor est la même étape, création cochée.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, une recherche vide arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher la case transforme la recherche en « find or create » : elle demande alors les champs pour créer la fiche manquante, et le réglage précédent disparaît.
- If multiple search results are found?Plusieurs résultats : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand un Zap QuickBooks Online casse
Le centre d'aide de Zapier nomme deux erreurs QuickBooks dans les titres de ses articles. Les autres cartes viennent des limites générales de Zapier et des champs des étapes.
La plupart des pannes se ramènent à l'une de ces six situations. Chaque carte nomme le symptôme, puis la parade. Pour aller plus loin, notre page Dépannage Zapier va plus loin.
Nothing could be found for the search
Une étape Find est revenue vide. Find Customer et Find Vendor veulent la valeur exacte enregistrée dans QuickBooks. Vérifie orthographe et espaces, ou active l'option qui laisse continuer une recherche vide.Required fields are missing
Il manque une valeur obligatoire : le client sur Create Invoice, le nom complet sur Create Customer, un article sur Create Refund Receipt. Relie-la depuis une étape précédente.Facture créée mais jamais envoyée
Send Later a besoin d'un e-mail, sur la facture ou sur le client. Sans adresse, il n'y a personne à qui l'envoyer.Les anciennes factures ne remontent pas
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son activation. Les factures du mois dernier restent où elles sont ; reprendre l'historique est un chantier à part.Le Zap se relance tout seul
Updated Invoice en déclencheur et Update Invoice en action, sur les mêmes factures, forment une boucle qui brûle des tâches. Filtre les changements faits par le Zap lui-même.Un import massif est retenu
Après une migration, un déclencheur peut d'un coup renvoyer un énorme lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir au lieu de tout lancer.
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