Integración Workable ZapierAutomatiza Workable con Zapier.
La integración Workable Zapier ofrece 3 disparadores, 5 acciones y 3 búsquedas. Zapier reacciona a candidatos nuevos, movidos o descartados, y añade candidatos, comentarios, etiquetas, cambios de etapa y requisiciones. Qué hace cada una, cuánto cuesta y dónde falla.
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¿Qué aporta la integración Workable Zapier a tu selección?
Conectar Workable con Zapier permite que lo que pasa con tus candidatos ponga en marcha trabajo en otras apps, y que otras apps creen candidatos o los hagan avanzar, sin programar. Zapier detecta candidatos nuevos, cambios de etapa y descartes, y sabe crear, comentar, etiquetar, mover y abrir requisiciones.
En una cadena hotelera, una clínica o una empresa de logística que contrata mucho, estos son los tres usos más habituales.
Candidatos repetidos, detectados. Cuando entra un candidato con New Candidate, Find Candidate in Job comprueba si ya estaba en otra vacante y Add Comment Candidate lo deja anotado en su ficha.
Una bolsa de talento que crece sola. Con New Disqualified Candidate, el Zap etiqueta mediante Add Tag to Candidate a quien no encajó esta vez, para recuperarlo en la próxima campaña.
Requisiciones sin papeleo. Una petición de plantilla aprobada en otra herramienta se convierte en requisición con Create Requisition.
Sobre la rapidez: New Candidate y Updated Candidate Stage son instantáneos en todos los planes; solo New Disqualified Candidate espera a la siguiente revisión de Zapier.
Lo que Zapier no hace aquí: borrar un candidato, editar su ficha tras crearla o cerrar una vacante. Si lo necesitas, la integración Workable n8n cubre la misma app en n8n, y n8n vs Zapier compara ambas herramientas.
El vocabulario de Zapier, sin rodeos
Ocho palabras y el resto de la página se entiende a la primera.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap. En Workable: un candidato nuevo, un cambio de etapa o un descarte.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que crea, mueve, etiqueta o comenta por ti. Siempre tras el disparador.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se mide en tareas.
- Disparador por consulta
- Zapier revisa la app cada cierto tiempo y se queda con lo que no había visto. El intervalo depende de tu plan.
- Disparador instantáneo
- La propia app avisa a Zapier en cuanto ocurre el evento, sin esperar a ninguna revisión, sea cual sea el plan.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe, un candidato o una vacante, para que los pasos siguientes lo usen.
¿Cuánto cuesta de verdad un Zap con Workable?
Zapier cobra por tareas: cada acción que sale bien cuenta una. El disparador de Workable y las revisiones de Zapier no cuestan nada.
- Disparador y revisionesGratis
- Cada acción con éxito1 tarea
- Acción fallidaNo se cobra
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Filtro o búsquedaZap de varios pasos, plan de pago
Workable no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito: 100 tareas al mes y Zaps de dos pasos, un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda como Find Candidate o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, que necesita un plan de pago. Una acción fallida no se cobra. El único disparador por consulta sigue la tabla de abajo; los dos instantáneos arrancan al momento en cualquier plan.
Conectar Workable con Zapier en tres pasos
- 01
Abre el alta de conexión
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Escribe Workable en el cuadro de búsqueda y selecciónala entre los resultados que aparecen.
- 02
Inicia sesión en Workable
Pulsa Add connection. Workable se abre en otra pestaña: entra con una cuenta que vea las vacantes y candidatos que tus Zaps van a leer, y pueda cambiar los que van a mover.
- 03
Da acceso a Zapier
Autoriza a Zapier a trabajar con tu cuenta de Workable. La conexión queda guardada una vez y cualquier paso de Workable, en cualquier Zap, la vuelve a usar sin pedirte nada más.
Tu primer Zap con Workable: avisar de candidatos repetidos
ObjetivoCada candidato nuevo se busca en otra vacante por su email y, si ya estaba allí, su ficha recibe un comentario para que el equipo lo sepa.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap, elige Workable y New Candidate, y limítalo a la vacante de recepcionista con la opción de vacante. Es instantáneo: no hay intervalo.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres candidatos más recientes. Elige uno real para relacionar los campos con datos de verdad.
- 03
Añade la búsqueda
Añade Find Candidate in Job: elige la cuenta, luego la otra vacante, y pon el email del candidato en Candidate E-Mail. Sin resultado, el Zap se detiene ahí.
- 04
Añade el comentario
Añade Add Comment Candidate, relaciona el candidato nuevo, elige el miembro que firma y escribe la nota. Con la búsqueda, el Zap es de varios pasos: plan de pago.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso, revisa la ficha en Workable y pulsa Publish. Los candidatos que llegaron antes no se revisan. Empieza a contar desde ahí.
Los 3 disparadores de Workable
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Workable, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Candidate
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new candidate is created. Optionally, you can specify a specific job and stage to limit by.”
Arranca el Zap en cuanto se crea un candidato en Workable. Puedes limitarlo a una vacante, e incluso a una etapa de esa vacante, para recibir solo lo que te interesa.
New Disqualified Candidate
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a candidate is disqualified.”
Se activa cuando se descarta a un candidato en la cuenta de Workable que eliges. Es el único de los tres que espera a que Zapier venga a mirar.
Updated Candidate Stage
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a candidate moves to a new stage.”
Reacciona cada vez que un candidato pasa a una nueva etapa del proceso, se llamen como se llamen las etapas de esa vacante. Sigue el avance del candidato, no su llegada.
Las 5 acciones de Workable, agrupadas por uso
Workable te da 5 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Comment Candidate
AcciónEn Zapier“Add a comment to a candidate”
Escribe un comentario en la ficha de un candidato, firmado por el miembro de Workable que indiques y visible en su ficha.
Create Candidate
AcciónEn Zapier“Creates a new candidate in a Workable position.”
Da de alta a una persona en una vacante de Workable con los datos del Zap: nombre, apellido, email y vacante son obligatorios, igual que la opción Sourced.
Move Candidate Stage
AcciónEn Zapier“Move a candidate to a selected stage”
Lleva a un candidato a la etapa que elijas. Seleccionas la vacante, el candidato, una etapa propia de esa vacante y el miembro que figura como autor del cambio.
Create Requisition
AcciónEn Zapier“Create a new requisition.”
Abre una requisición, la petición interna de contratación, ligada a una vacante. Pide un código (Code), el responsable de la contratación, un propietario, un motivo y una fecha (Plan Date).
Add Tag to Candidate
AcciónEn Zapier“Adds one or more tags to a selected Candidate in Workable.”
Pone una o varias etiquetas a un candidato, separadas por comas, para encontrarlo rápido en Workable.
Las 3 búsquedas de Workable y sus ajustes
3 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Workable, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza en Workable un candidato o una vacante que ya existe y lo pasa a los pasos siguientes. Como cualquier paso extra, convierte el Zap en uno de varios pasos. Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH.
Find Candidate
BúsquedaFind or createEn Zapier“Find a candidate in your Workable account.”
Localiza a un candidato en toda tu cuenta de Workable a partir de su email y entrega su ficha.
Find Candidate in Job
BúsquedaEn Zapier“Find a candidate in your Workable account in a specific job.”
Busca a un candidato por email dentro de una sola vacante, no en toda la cuenta.
Find Job
BúsquedaEn Zapier“Finds a published or closed job in your account by title.”
Encuentra una vacante publicada o cerrada por su título, sin distinguir mayúsculas, y devuelve la más parecida.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas como viene, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcada en Find Candidate, la búsqueda pasa a ser Find or Create Candidate: el ajuste anterior desaparece y Zapier pide los campos para crear al candidato.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap con Workable falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a Workable ni recoge límites propios de la app. Las trampas de abajo son las generales de Zapier, aplicadas a estos pasos de candidatos.
Ninguna es un fallo del sistema, y prever cada una sale más barato que descubrirla en tu contador de tareas. Si un Zap se te resiste, sigue en la depuración Zapier.
Etapas que se persiguen
Updated Candidate Stage y Move Candidate Stage en el mismo Zap: cada movimiento lo vuelve a lanzar, y tu cupo de tareas se agota enseguida.Los candidatos anteriores no entran
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los candidatos que ya estaban no se procesan; moverlos es un trabajo aparte.Una carga masiva puede quedar frenada
Si llega de golpe un lote enorme de candidatos, tras una importación o una migración, la protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlo.Cada descarte cuenta una vez
En New Disqualified Candidate, que funciona por consulta, Zapier lleva la cuenta de lo ya visto: el mismo candidato solo lanza el Zap una vez.
¿Necesitas ayuda para automatizar Workable con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
