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Intégration Workable ZapierAutomatiser Workable avec Zapier.

L'intégration Workable Zapier propose 3 déclencheurs, 5 actions et 3 recherches. Zapier réagit aux candidats nouveaux, déplacés ou écartés, puis ajoute candidats, commentaires, tags, changements d'étape et réquisitions. Ce que fait chaque opération, ce qu'elle coûte, où elle coince.

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Aperçu

Ce que l'intégration Workable Zapier change dans ton recrutement

Relier Workable à Zapier, c'est laisser les événements de ton logiciel de recrutement lancer du travail dans tes autres outils, et laisser ces outils créer ou faire avancer des candidats, sans coder. Zapier voit les nouveaux candidats, les changements d'étape et les candidats écartés ; il sait créer, commenter, taguer, déplacer et ouvrir des réquisitions.

Bonne nouvelle d'abord : deux des trois déclencheurs sont instantanés, donc rapides même en gratuit. Seul New Disqualified Candidate attend la vérification suivante de Zapier.

Dans un cabinet de recrutement ou une ESN, trois résultats reviennent.

Un premier tri qui se fait seul. Sur un poste précis, New Candidate lance le Zap ; Add Tag to Candidate marque la source et Move Candidate Stage envoie le dossier à l'étape de préqualification.

Les cooptations au bon endroit. Le formulaire de cooptation interne alimente Create Candidate : le candidat arrive sur le bon poste, sans ressaisie par un chargé de recrutement.

Des managers informés à chaque étape. Updated Candidate Stage part dès qu'un candidat avance ; le Zap peut ajouter une note avec Add Comment Candidate ou prévenir le manager dans un autre outil.

Ce que Zapier ne fait pas ici : supprimer un candidat, modifier sa fiche après création ou clôturer un poste. Si ces besoins comptent, l'intégration Workable n8n traite la même app côté n8n, et n8n vs Zapier compare les deux outils.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots, dits simplement, pour lire la suite sans buter.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap. Côté Workable : un nouveau candidat, un changement d'étape ou un candidat écarté.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, déplace, tague ou commente à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Déclencheur par interrogation
Zapier va vérifier à intervalle fixe et ne garde que ce qu'il n'a pas encore vu. L'intervalle dépend du plan.
Déclencheur instantané
L'app prévient Zapier elle-même dès que l'événement a lieu, sans attendre de vérification, quel que soit le plan.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si les données reçues respectent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui va chercher un élément existant, un candidat ou un poste, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Coût

Combien coûte un Zap Workable

Zapier compte en tâches : chaque action réussie en vaut une. Le déclencheur Workable et les vérifications de Zapier ne coûtent rien.

  • Déclencheur et vérificationsGratuits
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Action échouéeNon comptée
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
  • Filtre ou rechercheZap multi-étapes, plan payant

Workable ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants : il marche dès le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes, un déclencheur et une action. Un filtre, une recherche comme Find Candidate ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, donc payant. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Le seul déclencheur par interrogation suit la grille ci-dessous ; les deux instantanés partent tout de suite sur tous les plans.

Connexion

Connecter Workable à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvrir l'ajout de connexion

    Dans ton compte Zapier, ouvre la page Apps et clique sur + Add connection. Tape « Workable » dans la fenêtre de recherche et sélectionne l'app parmi les résultats.

  2. 02

    Te connecter à Workable

    Clique sur Add connection. Workable s'ouvre dans un nouvel onglet : connecte-toi avec un compte qui voit les postes et les candidats que tes Zaps liront, et peut modifier ceux qu'ils feront avancer.

  3. 03

    Autoriser l'accès

    Accorde à Zapier l'accès à ton compte Workable. La connexion est enregistrée une fois, puis chaque étape Workable de chacun de tes Zaps la réutilise sans rien redemander.

Premier Zap

Ton premier Zap Workable : préqualifier les candidats d'un poste

ObjectifChaque nouveau candidat sur le poste choisi reçoit un tag de source puis passe tout seul à l'étape de préqualification, où un chargé de recrutement l'attend.

  1. 01

    Build : poser le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Workable puis New Candidate, et limite-le au poste visé grâce à l'option de poste. Il est instantané : aucun intervalle à attendre.

  2. 02

    Test : partir d'un vrai candidat

    Lance le test. Zapier remonte les trois candidats les plus récents ; choisis-en un pour relier les champs à partir d'un vrai profil.

  3. 03

    Ajouter le tag

    Ajoute Add Tag to Candidate, relie le candidat et tape un tag comme site_carrieres : lettres, chiffres et tirets bas uniquement, sans espace.

  4. 04

    Ajouter le changement d'étape

    Ajoute Move Candidate Stage : choisis le poste, le candidat, puis l'étape de préqualification et le membre crédité. Deux actions : il faut un plan payant.

  5. 05

    Tester puis publier

    Teste chaque action, vérifie la fiche dans Workable, puis clique sur Publish. Les candidats arrivés avant ce moment ne sont pas traités.

Déclencheurs

Les 3 déclencheurs Workable

3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Workable, et 2 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Candidate

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new candidate is created. Optionally, you can specify a specific job and stage to limit by.”

Lance le Zap dès qu'un candidat est créé dans Workable. Tu peux le restreindre à un poste, et même à une étape de ce poste, pour ne recevoir que ce qui t'intéresse.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
une ESN qui veut prévenir le directeur d'agence dans un autre outil dès qu'un consultant postule sur une mission précise.
Attention
sans restriction de poste, chaque candidat du compte lance le Zap, et chaque passage coûte une tâche dès qu'il y a une action.
2

New Disqualified Candidate

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a candidate is disqualified.”

Part quand un candidat est écarté dans le compte Workable choisi. C'est le seul des trois qui attend que Zapier vienne vérifier.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
constituer un vivier avec les bons profils non retenus, pour les recontacter au prochain poste ouvert.
Attention
le champ Account est obligatoire, et en gratuit un candidat écarté peut mettre jusqu'à 15 minutes à arriver dans le Zap.
3

Updated Candidate Stage

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a candidate moves to a new stage.”

Réagit chaque fois qu'un candidat passe à une nouvelle étape du processus, quels que soient les noms d'étapes de ton poste. Il suit la progression d'un candidat plutôt que son arrivée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
une équipe RH qui veut lancer l'intégration du nouveau salarié dans un autre outil dès qu'il atteint la dernière étape.
Attention
ne l'associe jamais à Move Candidate Stage dans le même Zap sans filtre, sinon chaque déplacement relance le Zap.
Actions

Les 5 actions Workable, rangées par usage

Workable te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add Comment Candidate

Action

Dans Zapier“Add a comment to a candidate”

Écrit un commentaire sur la fiche d'un candidat, signé du membre Workable que tu désignes et visible sur sa fiche.

Quand l'utiliser
joindre le résumé d'un entretien ou le score d'un test venu d'une autre app.
Attention
le champ Member est obligatoire ; le commentaire apparaît au nom de cette personne, pas de Zapier.
2

Create Candidate

Action

Dans Zapier“Creates a new candidate in a Workable position.”

Ajoute une personne sur un poste Workable à partir des données du Zap : prénom, nom, email et poste sont obligatoires, tout comme le choix Sourced.

Quand l'utiliser
faire entrer les cooptations ou les contacts d'un salon de l'emploi sur le bon poste.
Attention
avec Sourced sur No, Workable les traite comme des candidatures spontanées et chacun reçoit l'email « Thank you for applying ».
3

Move Candidate Stage

Action

Dans Zapier“Move a candidate to a selected stage”

Fait passer un candidat à l'étape choisie. Tu sélectionnes le poste, puis le candidat, puis une étape propre à ce poste, et le membre crédité du déplacement.

Quand l'utiliser
avancer un candidat à l'étape d'évaluation quand il a terminé un test dans un autre outil.
Attention
les étapes proposées dépendent du poste choisi ; règle le poste en premier.
4

Create Requisition

Action

Dans Zapier“Create a new requisition.”

Ouvre une réquisition, la demande interne de recrutement, rattachée à un poste. Elle demande un code (Code), le manager qui recrute, un responsable, un motif et une date (Plan Date).

Quand l'utiliser
transformer une ouverture de poste validée dans un autre outil en réquisition Workable.
Attention
le code doit être unique, et Plan Date attend le format YYYY-MM-DD pour le mois d'arrivée prévu.
5

Add Tag to Candidate

Action

Dans Zapier“Adds one or more tags to a selected Candidate in Workable.”

Pose un ou plusieurs tags sur un candidat, séparés par des virgules, pour le retrouver vite dans Workable.

Quand l'utiliser
noter la source d'un candidat ou repérer les finalistes non retenus pour ton vivier.
Attention
lettres, chiffres et tirets bas seulement ; et avec Overwrite Existing Tags? sur Yes, les tags déjà présents sont effacés.
Recherches

Les 3 recherches Workable et leurs réglages

3 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Workable, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche va chercher dans Workable un candidat ou un poste qui existe déjà et le transmet aux étapes suivantes. Comme toute étape en plus, elle rend le Zap multi-étapes. Les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH.

1

Find Candidate

RechercheFind or create

Dans Zapier“Find a candidate in your Workable account.”

Retrouve un candidat dans tout ton compte Workable à partir de son email, puis transmet sa fiche.

Quand l'utiliser
vérifier qu'une cooptation n'existe pas déjà avant de l'ajouter. Coche la case de création et la même recherche devient Find or Create Candidate, qui crée la personne seulement si l'email est inconnu.
Attention
Candidate E-Mail est obligatoire ; il faut un email venu d'une étape précédente.
2

Find Candidate in Job

Recherche

Dans Zapier“Find a candidate in your Workable account in a specific job.”

Cherche un candidat par email à l'intérieur d'un seul poste, et non dans tout le compte.

Quand l'utiliser
savoir si une personne qui postule à une offre est déjà en cours sur une autre.
Attention
choisis d'abord le compte (Account), sinon la liste des postes reste inaccessible.
3

Find Job

Recherche

Dans Zapier“Finds a published or closed job in your account by title.”

Retrouve un poste publié ou clôturé à partir de son intitulé, sans tenir compte des majuscules, et renvoie le plus proche.

Quand l'utiliser
quand l'autre outil ne connaît le poste que par son nom et que l'étape suivante a besoin du poste Workable.
Attention
deux intitulés proches peuvent se confondre ; garde des noms de postes bien distincts.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap, et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cochée sur Find Candidate, la recherche devient Find or Create Candidate : le réglage ci-dessus disparaît et Zapier demande les champs pour créer le candidat.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues si plusieurs éléments correspondent : garder le premier, c'est le défaut, arrêter le Zap, ou les transmettre tous d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Workable casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Workable et ne relève aucune limite propre à l'app. Les pièges ci-dessous sont donc ceux de Zapier en général, appliqués aux étapes candidats.

Aucun n'est un bug, et chacun coûte moins cher à prévoir qu'à découvrir dans ton compteur de tâches. Si un Zap résiste quand même, passe par le dépannage Zapier.

  • Des étapes qui se courent après

    Updated Candidate Stage et Move Candidate Stage dans le même Zap : chaque déplacement relance le Zap, et ton quota de tâches fond à vue d'œil.

  • Les candidats d'avant restent de côté

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les candidats déjà présents ne sont pas repris ; les traiter est un chantier à part.

  • Un gros import peut être freiné

    Si un énorme lot de candidats arrive d'un coup, après un import ou une migration, la protection de Zapier contre les afflux peut le retenir.

  • Un candidat écarté ne compte qu'une fois

    Sur New Disqualified Candidate, qui fonctionne par interrogation, Zapier garde la trace de ce qu'il a vu : un même candidat ne lance le Zap qu'une fois.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Workable avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Workable Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Workable Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle fonctionne avec le plan gratuit de Zapier, car Workable ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes : un déclencheur Workable et une action. Un filtre, une recherche comme Find Candidate ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, ce qui demande un plan payant. Un Zap New Candidate puis Add Tag to Candidate tient donc dans le gratuit, sans rien payer de plus.
02Combien de tâches consomme un Zap Workable ?
Une tâche par action réussie. Le déclencheur ne coûte rien, pas plus que les vérifications de Zapier sur le déclencheur par interrogation, quelle que soit leur fréquence. Un Zap qui tague chaque nouveau candidat consomme une tâche par candidat ; s'il tague puis déplace, deux. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Sur un poste très sollicité, restreins New Candidate à ce poste pour ne pas payer pour tous les candidats du compte, ce qui garde ton quota sous contrôle.
03Workable réagit-il en temps réel avec Zapier ?
En grande partie, oui. New Candidate et Updated Candidate Stage sont instantanés : Workable prévient Zapier dès qu'un candidat est créé ou change d'étape, quel que soit ton plan. New Disqualified Candidate fonctionne par interrogation : Zapier vérifie toutes les 15 minutes en Free, toutes les 2 minutes en Professional et chaque minute en Team et Enterprise. Sur les plans payants, tu peux aussi lancer une vérification à la main depuis l'éditeur pendant tes tests.
04Que faut-il pour connecter Workable à Zapier ?
Un compte Workable et un compte Zapier. Tu ajoutes la connexion depuis la page Apps avec + Add connection, tu te connectes à Workable dans l'onglet qui s'ouvre, puis tu autorises l'accès. Prépare ensuite deux choses : presque chaque étape te demande de choisir le compte (Account), et les commentaires comme les changements d'étape demandent un membre (Member) affiché comme auteur. Cette personne doit donc faire partie du compte Workable avant que tu montes le Zap.
05Pourquoi des candidats importés ont-ils reçu un email de remerciement ?
Parce que Create Candidate était réglé avec Sourced sur No. Ce choix indique à Workable que les personnes ont postulé d'elles-mêmes : chacune reçoit alors l'email « Thank you for applying ». Pour ajouter discrètement des cooptations ou des contacts de salon, mets Sourced sur Yes. L'option Disqualified, qui importe un candidat directement écarté, ne s'applique d'ailleurs qu'aux candidats importés comme sourcés. Vérifie les deux réglages sur un candidat de test avant de publier.
06Et si l'opération Workable dont tu as besoin n'existe pas sur Zapier ?
Alors cette intégration ne la propose pas. L'app Workable de Zapier compte trois déclencheurs, cinq actions et trois recherches : rien pour supprimer un candidat, modifier sa fiche après création ou clôturer un poste. Une parade possible consiste à combiner ce qui existe, par exemple un changement d'étape plus un commentaire à la place d'une modification. Au-delà, regarde la même app sur n8n, dont la page détaille ce qu'elle couvre, et compare avant de choisir.
07Zapier, Make ou n8n pour Workable ?
Tranche sur des critères plutôt que sur un classement. La vitesse : sur Zapier, deux des trois déclencheurs Workable sont instantanés, vérifie que l'alternative fait aussi bien. La couverture : Zapier propose créer, déplacer, commenter, taguer et ouvrir une réquisition, plus trois recherches, mais ni suppression ni modification. Le coût : Zapier compte une tâche par action réussie, et le gratuit s'arrête aux Zaps de deux étapes, donc un filtre ou une recherche impliquent déjà un plan payant.
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