Integración Zendesk ZapierAutomatiza Zendesk con Zapier.
La integración Zendesk Zapier ofrece 13 disparadores, 12 acciones y 7 búsquedas sobre tickets, usuarios y organizaciones. Aquí ves qué hace cada uno, por qué exige un plan de pago, cuáles reaccionan al momento y qué frena un Zap de soporte.
App premium Zapier reserva esta app a sus planes de pago.
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Qué hace de verdad la integración Zendesk Zapier
La integración Zendesk Zapier conecta tu centro de soporte Zendesk con Zapier, una herramienta que hace trabajar juntas a tus aplicaciones sin programar. Vigila tickets, comentarios, etiquetas, usuarios, organizaciones, grupos y vistas, y puede crear o actualizar tickets, usuarios y organizaciones, comentar, adjuntar archivos o mover etiquetas.
En un equipo de soporte salen tres resultados. Clientes clave atendidos desde el primer día: Tag Added to User detecta la etiqueta en la ficha y Create Ticket abre la tarea de bienvenida. Tickets ordenados antes de que nadie los lea: New Ticket in View recoge lo que entra en una vista y Add Tag(s) to Ticket lo encamina. Una base de clientes sin duplicados: Find a User busca a la persona, la crea si falta, y Update User mantiene su ficha al día.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguna acción borra un ticket ni una organización, y New Action on Ticket solo sigue un ticket a la vez con una cuenta que no es de administrador. Para lo que falte queda API Request (Beta), limitada a los dominios de Zendesk.
Y el consejo más útil antes de montar nada: de los 13 disparadores, solo 2 son instantáneos, New Comment on Ticket y Tag Added to User. Zendesk avisa a Zapier en cuanto ocurren, sea cual sea tu plan. Los 11 restantes funcionan por consulta, al ritmo que marca tu plan. Si la rapidez importa, construye sobre esos dos. La misma app tiene su página en Integración Zendesk n8n y en Integración Zendesk Make.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras sostienen toda la página. Léelas una vez aquí y el resto se lee de corrido.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y, detrás, una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier lo espera: un ticket, un comentario, una etiqueta.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como etiquetar un ticket.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El contador de tu plan solo cuenta eso.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo y se queda con lo nuevo. Instantáneo, la app avisa a Zapier al momento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes reutilicen lo que encontró.
- App reservada a planes de pago
- Una app que Zapier guarda para los planes de pago y la prueba gratuita. Zendesk es una de ellas: el plan gratuito solo no la mueve.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Zendesk
Lo primero: Zendesk está entre las apps que Zapier reserva a los planes de pago y a la prueba gratuita. Sin uno de los dos, no hay Zap de Zendesk.
- Plan necesarioDe pago, o prueba gratuita
- Disparadores instantáneos2 de 13, fuera de la tabla de planes
- Lo que se cobraCada acción completada, una tarea
- Consultas del disparadorNunca se cobran
Ya en un plan de pago, la cuenta es sencilla. El disparador nunca consume una tarea, por muchas veces que Zapier consulte tu centro de soporte. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una. Una acción fallida no se descuenta. Un filtro o una búsqueda convierten el Zap en uno de varios pasos, algo que los planes de pago permiten. Como referencia, el plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps de dos pasos, sin este tipo de app.
Conecta tu cuenta de Zendesk en 3 pasos
- 01
Abre Apps y empieza la conexión
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Con una conexión basta: cada paso de Zendesk que montes después la puede reutilizar, en cualquier Zap.
- 02
Elige Zendesk y confirma
Escribe Zendesk en el buscador del cuadro de diálogo, selecciónalo y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva para iniciar sesión en la cuenta de Zendesk sobre la que actuarán tus Zaps.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Inicia sesión y da a Zapier acceso a la cuenta. Necesitas una cuenta de Zendesk y permiso de lectura o escritura sobre los tickets, usuarios u organizaciones que no sean tuyos y que el Zap deba tocar.
Tu primer Zap: bienvenida a cada cuenta clave
ObjetivoUna empresa de software de reservas para restaurantes quiere que, cuando un agente marca a un cliente como cuenta clave, se abra al momento un ticket de acompañamiento.
- 01
Build: el disparador
En el editor, elige Zendesk como app y Tag Added to User como evento. Es instantáneo, así que el Zap arrancará en cuanto el agente guarde la etiqueta en la ficha.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres elementos más recientes de la cuenta conectada, así haces la correspondencia de campos sobre un cliente real y no sobre un formulario vacío.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más, añade un Filter y rellena sus tres casillas: el campo que miras, una regla de texto y el valor cuenta-clave. Una regla numérica sobre texto nunca deja pasar nada.
- 04
Añade la acción
Añade Zendesk otra vez y elige Create Ticket. Rellena First Comment/Description, el único campo obligatorio, con el mensaje de bienvenida y lo que el equipo debe revisar con ese cliente.
- 05
Prueba y Publish
Prueba la acción una vez y abre el ticket en Zendesk para revisarlo. Después pulsa Publish para encender el Zap. Las etiquetas puestas antes de ese momento no cuentan.
Los 13 disparadores de Zendesk
13 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Zendesk, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Group
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new group is created.”
Alguien crea un grupo en Zendesk y el Zap arranca. Útil cuando la organización del equipo también vive en otra herramienta.
New Tag Added to Ticket
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new tag is added to a ticket.”
Eliges una o varias etiquetas y el Zap arranca cuando llegan a un ticket. La etiqueta que tus agentes ya usan se convierte así en el inicio de un proceso.
New Comment on Ticket
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a comment is added to a ticket.”
Cada comentario que se añade a un ticket pone en marcha el Zap. Es uno de los dos disparadores que Zendesk comunica él mismo a Zapier.
New Ticket in View
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new ticket is added to a view.”
Vigila una de tus vistas de Zendesk y arranca el Zap cuando un ticket entra en ella. La vista ya filtra con sus propias condiciones, así que el Zap hereda una selección en la que confías.
New Ticket
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new ticket is created. Optionally select an organization.”
El punto de partida más amplio: cualquier ticket creado en Zendesk arranca el Zap. Puedes limitarlo a una organización cuando solo te interesa un cliente.
Tag Added to User
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a one or more tags are added to a user.”
Una o varias etiquetas añadidas a la ficha de un usuario arrancan el Zap. Es el segundo disparador instantáneo de la app, y sigue a personas en lugar de tickets.
New Organization
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new organization is created.”
Salta cuando se crea una organización. Marca el momento en que una empresa cliente nueva existe en soporte.
New Suspended Ticket
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new suspended ticket is created in Zendesk. Note: Suspended tickets are automatically deleted after 14 days.”
Recoge los tickets que Zendesk dejó en suspensión en lugar de la cola normal. Ahí puede acabar un mensaje real de un cliente, y el Zap sirve para rescatarlo.
New Action on Ticket
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when there is activity (an audit) on a specific ticket. Non-admins can only watch one ticket at a time.”
Cualquier actividad registrada en el historial de un ticket concreto arranca el Zap. Es un seguimiento de cerca de un solo caso, no un flujo de todo el centro de soporte.
Updated Ticket
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an existing ticket is updated.”
Cualquier cambio en un ticket existente arranca el Zap. Es la red más amplia de la app, y un filtro detrás evita gastar tareas en cambios que no importan.
Updated Ticket in View
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a ticket is updated in the selected view.”
La misma idea que Updated Ticket, limitada a los tickets de una vista. Las condiciones de la vista quitan el ruido antes de que Zapier lo vea, y eso mantiene a raya el contador de tareas.
New User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new user is created.”
Cada usuario creado en Zendesk, la ficha que hay detrás de cada solicitante, arranca el Zap.
New View
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new view is created.”
La creación de una vista en Zendesk arranca el Zap. Disparador discreto: una vista nueva es una forma nueva de repartir el trabajo entre los miembros del equipo.
Las 12 acciones de Zendesk
Zendesk te da 12 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Delete User
AcciónEn Zapier“Deletes the user and associated records from the account.”
Elimina un usuario y los registros asociados en la cuenta. La opción Permanent Deletion va más allá y borra al instante toda su información, para atender una solicitud del RGPD.
Create Organization
AcciónEn Zapier“Create a new organization.”
Crea una organización, la ficha de Zendesk de una empresa cliente, del lado de soporte.
Remove Tag(s) from Ticket
AcciónEn Zapier“Remove one or more tags from an existing ticket.”
Quita una o varias etiquetas de un ticket existente. Las tomas de la lista de Zendesk o las escribes como valor personalizado, y el ticket llega de un paso anterior.
Create Ticket
AcciónEn Zapier“Create a new ticket.”
Abre un ticket nuevo en Zendesk a partir de lo que arrancó el Zap. El único campo que exige es el primer comentario, que se convierte en la descripción de la solicitud.
Attach File to Ticket
AcciónEn Zapier“Attach a file to an existing ticket.”
Adjunta un archivo a un ticket existente, junto con un comentario. Ticket, comentario y archivo son obligatorios los tres, así que los pasos anteriores deben traer un archivo de verdad.
Add Comment to Ticket
AcciónEn Zapier“Add a Comment to an existing Ticket.”
Escribe un comentario en un ticket existente, elegido o enlazado desde un paso anterior. Sirve para dejar rastro de lo que hizo una automatización.
Add Tag(s) to Ticket
AcciónEn Zapier“Add one or more tags to an existing ticket.”
Pone una o varias etiquetas en un ticket existente. Las eliges de tu lista de Zendesk o las escribes como valor personalizado.
Update Organization
AcciónEn Zapier“Update an existing organization.”
Actualiza una organización existente, identificada por su ID. Colocada justo después de Find an Organization, recibe ese ID sola, sin que nadie lo copie a mano.
Update Ticket
AcciónEn Zapier“Update an existing ticket status or add comments.”
Cambia el estado de un ticket existente o le añade un comentario, y te deja decidir si ese comentario es público o interno.
Update User
AcciónEn Zapier“Update an existing user.”
Modifica la ficha de un usuario existente, localizado por su ID. Un paso Find a User justo antes le da ese ID, sin que nadie lo copie a mano desde Zendesk.
Create User
AcciónEn Zapier“Create a new user.”
Da de alta a un usuario en Zendesk, para que la persona exista antes incluso de su primer ticket. Combínalo con Find a User para no crear duplicados.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
La salida avanzada: una petición HTTP en bruto a Zendesk que reutiliza la autenticación de tu conexión. HTTP Method, URL y Stop on error son obligatorios.
Las 7 búsquedas de Zendesk
7 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Zendesk, para que un paso posterior lo use.
En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Algunos campos de acción muestran también + Add search step, que mete la búsqueda adecuada justo antes y conecta su resultado. Si una búsqueda pide el valor exacto o uno parecido lo decide Zendesk, no Zapier. Tres ajustes deciden lo que pasa después.
Find an Agent
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing agent.”
Localiza a un agente con una cadena de búsqueda escrita en el campo Query, obligatorio, y lo entrega a los pasos siguientes.
Find Ticket Comments
BúsquedaEn Zapier“Finds all comments on a ticket.”
Trae todos los comentarios de un ticket, la conversación completa y no solo su última línea.
Find Tickets
BúsquedaEn Zapier“Finds existing tickets. Returns multiple results as individual items.”
Busca tickets existentes y devuelve cada coincidencia como un elemento aparte, para que los pasos siguientes los traten uno a uno.
Find a Group
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing group.”
Encuentra un grupo existente a partir de una cadena de búsqueda en el campo Query, obligatorio.
Find Latest Comment
BúsquedaEn Zapier“Finds the latest comment on a ticket.”
Recupera solo el comentario más reciente de un ticket, el que suele decir en qué punto está el caso.
Find an Organization
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing organization.”
Da con una organización existente a partir de una cadena escrita en el campo Query, obligatorio. Su variante Find or Create Organization es esta misma búsqueda con la casilla de creación marcada: si nada coincide, crea la organización.
Find a User
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing user.”
Para llegar a un usuario existente: una cadena de búsqueda en el campo Query, obligatorio. Find or Create User es la misma búsqueda con la casilla de creación marcada, y da de alta a la persona cuando nadie coincide.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y el paso pide los campos para crear el elemento que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarte con el primero (lo predeterminado), detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de Zendesk falla
La mayoría de estos casos nacen de las reglas de Zendesk; el resto, de cómo Zapier vigila una app.
Revisa estos seis casos antes que cualquier otra cosa. Si el Zap sigue sin comportarse, la página de Depuración Zapier explica el método, y una Agencia Zapier puede encargarse de los montajes más pesados.
Los tickets suspendidos desaparecen
Zendesk borra automáticamente los tickets suspendidos a los 14 días. Un Zap con New Suspended Ticket tiene que actuar antes, o no quedará nada que rescatar.Solo se vigila un ticket
Con New Action on Ticket, una cuenta que no es de administrador vigila un solo ticket a la vez. Conecta una cuenta admin si necesitas más.El disparador de etiquetas no salta
Con varias etiquetas seleccionadas, New Tag Added to Ticket espera a que estén todas en el ticket. Usa una etiqueta por Zap si cualquiera debe bastar.El Zap se alimenta solo
Updated Ticket con Update Ticket, o New Comment on Ticket con Add Comment to Ticket: el Zap cambia lo que vigila, se relanza y se come tus tareas muy rápido.Un usuario borrado no vuelve
Probar Delete User en el editor lo ejecuta de verdad, y Permanent Deletion lo borra todo al instante. Usa un usuario creado para la prueba.Los tickets antiguos no entran
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los tickets que ya existían no se recuperan; mover ese histórico es otro trabajo.
¿Necesitas ayuda para automatizar Zendesk con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
