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Intégration Alvanda MakeAutomatiser Alvanda avec Make.

Et si chaque tâche terminée dans Alvanda prévenait toute seule les bonnes personnes ? L'intégration Alvanda Make compte 16 modules : 12 déclencheurs planifiés et 4 actions. Cette page s'adresse aux responsables ops et pilotage qui suivent leur travail dans Alvanda, de la connexion au premier scénario actif.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Alvanda Make ?

L'intégration Alvanda Make branche ton compte Alvanda sur Make, un outil d'automatisation visuel. Make repère ce qui bouge dans Alvanda (tâches, commentaires, composants, initiatives, utilisateurs) et le transmet à l'étape suivante de ton scénario, c'est-à-dire l'automatisation que tu construis. Dans l'autre sens, trois actions créent des tâches ou des composants et une quatrième appelle directement l'API.

Fermer la boucle quand une tâche est finie. Watch Completed Task récupère les tâches terminées : le module suivant peut prévenir le demandeur par e-mail ou mettre à jour un tableau de suivi client.

Ne plus laisser une demande dormir dans un formulaire. Une réponse de formulaire traitée par une autre app lance un scénario qui se termine par Create a Task. La demande devient une tâche suivie dans Alvanda, plus un message oublié.

Accueillir un nouveau collègue sans rien oublier. Watch Invited User repère l'invitation et Create a Task lui prépare sa première tâche. C'est le scénario détaillé plus bas.

Un point à connaître avant de te lancer : la doc de Make sur Alvanda se limite aux noms des modules, sans description. Ce que surveille chaque module est donc déduit de son nom ici, et un test avec Run once reste indispensable. Pour le reste, Make an API Call couvre ce que la liste ne propose pas. Si tu débutes, la Formation Make reprend l'éditeur depuis zéro, et n8n vs Make t'aide à trancher si tu hésites encore entre les deux outils.

Connexion

Comment connecter Alvanda à Make ?

  1. 01

    Ajoute un module Alvanda

    Dans ton scénario, clique sur le + et cherche Alvanda. Choisis n'importe quel module, Watch Completed Task par exemple. Make te demande alors une connexion : ton compte Alvanda relié à Make une seule fois, puis réutilisé par tous les modules Alvanda.

  2. 02

    Crée la connexion

    Clique sur Create a connection. Le nom est facultatif, mais il t'aidera à t'y retrouver si tu relies plus tard un espace de test et un espace de production. Il reste visible dans Make uniquement.

  3. 03

    Autorise et enregistre

    Selon le cas, Make ouvre une page Alvanda où tu valides l'accès, ou te demande une clé fournie par Alvanda. Fais ce qui s'affiche, puis clique sur Save. La connexion est prête pour tous tes modules Alvanda.

Premier scénario

Ton premier scénario : une tâche d'accueil pour chaque invité

ObjectifQuand quelqu'un est invité dans Alvanda, Make lui crée une première tâche dans Alvanda.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le + pour poser le premier module. Un scénario, c'est simplement la chaîne de modules que Make exécute à ta place.

  2. 02

    Pose le déclencheur

    Cherche Alvanda, choisis Watch Invited User et sélectionne ta connexion. Pas besoin de tout taper : une fois connecté, Make te propose ce qu'il sait lire dans ton compte.

  3. 03

    Ajoute la tâche

    Clique sur le + à droite du déclencheur et ajoute Create a Task. Remplis ses champs en reprenant les données du premier module, pour que chaque tâche vise la personne invitée.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Invite un utilisateur de test dans Alvanda, puis clique sur Run once. La bulle au-dessus de chaque module montre les bundles reçus, c'est-à-dire les éléments passés d'un module à l'autre.

  5. 05

    Planifie et active

    Clique sur l'horloge du premier module. Par défaut, un nouveau scénario vérifie toutes les 15 minutes, l'écart minimal sur le plan Free. Il ne reste plus qu'à activer le scénario.

Déclencheurs

Qu'est-ce qui peut lancer un scénario Alvanda ?

12 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Alvanda. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Alvanda dès que ça se passe.

Alvanda1Watch Comments On Components

Watch Comments On Components

planifiéDans la doc seulement

Chaque nouveau commentaire posé sur un composant Alvanda peut lancer ton scénario, si l'on en croit le nom du module (la doc ne le décrit pas). Un commentaire arrive dans Make sous la forme d'un bundle, un élément transmis au module suivant.

Comment il se déclenche
planifié, type déduit du nom : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
le responsable d'un composant veut retrouver les échanges dans son outil de messagerie d'équipe.
Attention
rien n'indique si les réponses comptent comme des commentaires. Poste un commentaire de test et lance Run once avant de t'y fier.
Alvanda2Watch Comments On Tasks

Watch Comments On Tasks

planifiéDans la doc seulement

Ici, ce sont les échanges sur les tâches qui comptent. D'après son nom, ce déclencheur transmet à Make chaque commentaire ajouté à une tâche Alvanda, plus ciblé que son cousin des composants quand la discussion utile se passe au quotidien.

Comment il se déclenche
planifié (déduit du nom) : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
un chef de projet veut garder une trace des arbitrages dans un document partagé.
Attention
une tâche animée peut accumuler plusieurs commentaires entre deux vérifications. Chacun devient un bundle, et chaque module qui le traite consomme une opération, l'unité que Make décompte sur ton plan.
Alvanda3Watch Completed Task

Watch Completed Task

planifiéDans la doc seulement

Une tâche terminée devient un signal. À en juger par son nom, ce module renvoie chaque tâche Alvanda arrivée au bout, ce qui en fait le bon choix quand le résultat compte plus que la création.

Comment il se déclenche
planifié, Make interroge l'app au rythme du scénario (le type vient du nom, pas de la doc).
Quand l'utiliser
prévenir un client ou un collègue quand un livrable qu'il attend est bouclé, à la vérification suivante.
Attention
ne le mets pas dans le même scénario que Create a Task and Complete It. Les tâches créées ainsi sont déjà closes et pourraient relancer ce déclencheur.
Alvanda4Watch Created Initiative Task

Watch Created Initiative Task

planifiéDans la doc seulement

Les tâches rattachées à une initiative ont leur propre déclencheur. Selon le nom du module, Make reçoit chaque tâche créée dans le cadre d'une initiative, à l'écart du flux courant que couvre Watch New Task.

Comment il se déclenche
planifié, comme le laisse entendre le nom : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
un comité de pilotage veut voir chaque nouvelle tâche d'initiative arriver dans son ordre du jour.
Attention
la doc ne dit pas comment ces tâches se distinguent des autres. Teste les deux déclencheurs avec Run once pour voir si une tâche apparaît dans l'un, l'autre ou les deux.
Alvanda5Watch Created Strategic Initiative

Watch Created Strategic Initiative

planifiéDans la doc seulement

Un cran au-dessus des tâches, ce déclencheur suit les initiatives elles-mêmes. Son nom désigne chaque initiative stratégique créée dans Alvanda : ton scénario réagit à une nouvelle priorité sans attendre sa première tâche.

Comment il se déclenche
planifié (lu dans le nom) : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
la direction financière veut être avertie par e-mail à chaque nouvelle initiative stratégique.
Attention
une initiative est en général plus rare qu'une tâche, donc beaucoup de vérifications ne trouveront rien. C'est normal pour un déclencheur calme, pas le signe d'une panne.
Alvanda6Watch Invited User

Watch Invited User

planifiéDans la doc seulement

L'invitation est le tout premier signe d'une arrivée. D'après son nom, ce module renvoie chaque utilisateur invité dans Alvanda : le point de départ logique d'un parcours d'accueil, comme dans le scénario plus haut.

Comment il se déclenche
planifié, selon son nom : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
les RH veulent qu'une tâche d'accueil et un message de bienvenue soient prêts à chaque invitation envoyée.
Attention
à lire les deux noms, un invité n'est pas encore un inscrit. Si la suite exige un compte actif, pars plutôt de Watch Registered User.
Alvanda7Watch New Component

Watch New Component

planifiéDans la doc seulement

Un composant tout juste créé, voilà ce que remonte ce module, à en croire son nom. Il sert quand la structure que tu décris dans Alvanda doit se retrouver ailleurs, dans un registre ou un wiki, sans ressaisie.

Comment il se déclenche
planifié (type tiré du nom) : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
ton équipe qualité tient un registre dans un tableur et veut une ligne par nouveau composant.
Attention
il ne suit que la création. Un changement de statut ultérieur ne repassera pas par ici : c'est le rôle de Watch Updated Component Status.
Alvanda8Watch New Task

Watch New Task

planifiéDans la doc seulement

Le plus large des déclencheurs de tâches : d'après son nom, il renvoie toutes les tâches créées dans Alvanda. Prends-le quand chaque nouveau travail mérite l'attention, pas seulement ceux liés à une initiative.

Comment il se déclenche
planifié (le nom l'indique) : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
afficher chaque nouvelle tâche dans l'agenda partagé de l'équipe, sans rafraîchir Alvanda.
Attention
ne le fais jamais suivre de Create a Task dans le même scénario. Chaque tâche créée reviendrait comme un nouveau bundle à la vérification suivante, et le scénario tournerait en boucle.
Alvanda9Watch Registered User

Watch Registered User

planifiéDans la doc seulement

Une fois l'inscription terminée, la personne devrait apparaître ici, si le nom du module dit vrai. Il convient aux étapes qui n'ont de sens que pour un compte Alvanda actif.

Comment il se déclenche
planifié (déduit du nom du module) : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
ouvrir un accès à un autre outil uniquement aux personnes réellement arrivées dans Alvanda.
Attention
invitation et inscription sont peut-être deux événements distincts dans Alvanda. Fais un vrai test d'inscription et lance Run once avant d'activer, pour voir ce que Make reçoit vraiment.
Alvanda10Watch Updated Component Status

Watch Updated Component Status

planifiéDans la doc seulement

Ce module suit, d'après son nom, les changements de statut des composants. Il colle aux cas où l'avancement compte davantage que la création, puisque c'est le passage d'une étape à l'autre qui t'intéresse.

Comment il se déclenche
planifié (selon le nom) : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
alerter le responsable d'un composant quand celui-ci atteint un statut qui demande une action de sa part.
Attention
la doc ne liste aucune valeur de statut. Lance le scénario une fois après un vrai changement et lis le bundle avant de bâtir la suite sur un statut précis.
Alvanda11Watch Updated Procedure

Watch Updated Procedure

planifiéDans la doc seulement

Une procédure modifiée peut changer le travail de toute une équipe. Ce déclencheur, d'après son nom, attrape chaque procédure mise à jour dans Alvanda ; c'est le seul module de la liste consacré aux procédures.

Comment il se déclenche
planifié (lu dans le nom) : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
prévenir les équipes terrain qu'une procédure qu'elles appliquent a changé.
Attention
rien ne précise quelles modifications comptent comme une mise à jour. Change un détail sur une procédure de test, lance Run once et regarde ce qui arrive avant de prévenir qui que ce soit.
Alvanda12Watch User Assigned To Position

Watch User Assigned To Position

planifiéDans la doc seulement

Les changements de rôle passent par là. Comme son nom l'annonce, le module signale chaque utilisateur affecté à un poste dans Alvanda, ce qui relie ton automatisation à l'organigramme plutôt qu'aux tâches.

Comment il se déclenche
planifié (type déduit du nom) : Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
ajuster les droits dans tes autres outils quand quelqu'un prend un nouveau poste.
Attention
une mutation compte autant qu'une première affectation. Vérifie en test qu'un passage d'un poste à un autre remonte aussi dans Make avant de compter dessus.
Modules

Que peut faire Make dans Alvanda ?

Alvanda te donne 4 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Alvanda1

Create a Task and Complete It

ActionDans la doc seulement

Cette action consigne un travail déjà fait : à en juger par son nom, la tâche est créée et close d'un seul coup, et Alvanda garde la trace sans second module.

Quand l'utiliser
un contrat signé ou une commande expédiée dans un autre outil doit apparaître dans Alvanda comme travail terminé.
Attention
ces tâches peuvent réveiller Watch Completed Task, garde donc ces deux modules dans des scénarios séparés.
Alvanda2

Create a Component

ActionDans la doc seulement

De nouveaux composants peuvent naître hors d'Alvanda grâce à cette action, qui en écrit un par bundle reçu. Ta structure s'enrichit à partir de données que tu collectes déjà ailleurs.

Quand l'utiliser
une ligne de tableur ou un formulaire de demande décrit quelque chose qui doit exister comme composant.
Attention
la doc ne donne aucun champ. Ajoute le module, regarde ceux que Make affiche et teste avec Run once avant de passer en production.
Alvanda3

Create a Task

ActionDans la doc seulement

Ajoute une tâche ouverte dans Alvanda à partir de données prises n'importe où dans le scénario : les demandes ne restent plus coincées dans une boîte mail. Une fois connecté, Make te propose ce qu'il sait lire dans ton compte.

Quand l'utiliser
une réponse de formulaire, un e-mail ou un nouvel invité doit devenir un travail assigné.
Attention
ne le place jamais après Watch New Task dans le même scénario, sinon chaque tâche en crée une autre.
Alvanda4

Make an API Call

ActionDans la doc seulement

Couvre ce que les autres modules laissent de côté : il appelle n'importe quel point d'accès de l'API Alvanda avec la connexion que tu as déjà, sans second identifiant à gérer.

Quand l'utiliser
tu as besoin d'un objet ou d'une modification qu'aucun module de la liste ne propose.
Attention
tu rédiges la requête toi-même. Garde la référence de l'API Alvanda sous la main et teste avec Run once.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Alvanda avec Make ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Alvanda et Make : les questions fréquentes

01L'intégration Alvanda Make est-elle gratuite ?
Oui. Alvanda est une app standard de Make, accessible dès le plan Free. Ce plan autorise 2 scénarios actifs, 15 minutes minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes par exécution, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) descendent à 1 minute d'intervalle, lèvent la limite de scénarios actifs et vont jusqu'à 40 minutes par exécution. La consommation se compte en opérations, une exécution d'un module sur un bundle. Ton abonnement Alvanda, lui, est une autre affaire.
02Que faut-il pour connecter Alvanda à Make ?
Un compte Alvanda et un compte Make. La doc de Make ne donne ni prérequis ni étapes officielles pour Alvanda, tu suis donc le parcours standard : ajoute un module Alvanda, clique sur Create a connection, nomme la connexion si tu veux, valide l'accès sur la page d'Alvanda ou colle la clé qu'elle fournit, puis enregistre. La connexion est créée une fois et tous les modules Alvanda la réutilisent, dans tous tes scénarios. En cas de refus, vérifie d'abord les droits de ton compte Alvanda.
03Les déclencheurs Alvanda réagissent-ils instantanément dans Make ?
Non. Les 12 déclencheurs Alvanda sont planifiés, un type tiré de leur nom faute de détail dans la doc. Make interroge Alvanda au rythme du scénario : toutes les 15 minutes par défaut, ce qui est aussi le minimum sur le plan Free, et jusqu'à toutes les minutes sur un plan payant. Aucun n'est instantané, c'est-à-dire appelé par l'app via un webhook dès qu'un événement se produit. Pour réagir plus vite, raccourcis la planification sur un plan payant.
04Que faire si un module Alvanda manque dans Make ?
Passe par Make an API Call. Ce module atteint n'importe quel point d'accès de l'API Alvanda avec ta connexion existante, sans nouvelle authentification. Garde en tête que la doc de Make sur Alvanda reste limitée : elle nomme les 16 modules sans les décrire. Teste chacun avec Run once, lis les bundles qu'il renvoie, et garde la référence de l'API Alvanda ouverte pour écrire un appel personnalisé. Si ça ne suffit pas, une autre app du scénario peut prendre le relais sur cette étape.
05Make ou n8n pour automatiser Alvanda ?
Ça dépend de tes critères. Côté Make, Alvanda arrive avec 16 modules prêts à l'emploi, dont 12 déclencheurs planifiés et 4 actions, Make an API Call compris, et tout fonctionne dès le plan Free. La même app a souvent un nœud n8n : vérifie s'il en existe un pour Alvanda avant de choisir. Compare ensuite ce qui pèse dans ton cas, les modules dont tu as besoin, la façon dont partent les déclencheurs et le plan adapté à ton volume. Aucun outil ne gagne partout.
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