Intégration Zoho WorkDrive MakeAutomatiser Zoho WorkDrive avec Make.
Et si tes fichiers WorkDrive se rangeaient tout seuls ? L'intégration Zoho WorkDrive Make compte 19 modules : 2 déclencheurs, 14 actions et 3 recherches. Ce guide s'adresse aux équipes ops et administratives, de la connexion du compte jusqu'au premier scénario actif.
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Que permet l'intégration Zoho WorkDrive Make ?
L'intégration Zoho WorkDrive Make relie ton compte WorkDrive à Make, un outil sans code où tu assembles des applications dans un scénario, c'est-à-dire l'automatisation que tu construis. Make repère les nouveaux fichiers ou dossiers, puis déplace, renomme, crée ou envoie des documents à ta place.
Un dossier de dépôt qui se vide tout seul. Les factures scannées arrivent en vrac dans un dossier « À classer ». Watch files in a folder les repère une à une, Rename file or folder leur donne un nom lisible, puis Move a file or folder les range dans le bon dossier fournisseur.
Des pièces qui circulent entre tes outils. Upload a file dépose dans WorkDrive les pièces jointes reçues par e-mail ou les PDF générés ailleurs. Dans l'autre sens, Download a file récupère un contrat pour l'envoyer en signature ou le joindre à un message.
Des retours de relecture qui ne se perdent plus. Un contrat circule pour relecture et chacun commente dans WorkDrive. List file comments récupère ces remarques, un bundle par commentaire, et Make les pose dans une tâche ou un message pour la personne qui doit corriger.
La limite à connaître : les deux déclencheurs sont planifiés, Make passe voir WorkDrive à intervalle régulier au lieu d'être prévenu à l'instant. Zoho WorkDrive existe aussi comme nœud n8n ; pour choisir entre les deux, lis le comparatif n8n vs Make. Et pour savoir quel plan te suffit, regarde Combien coûte Make.
Comment connecter Zoho WorkDrive à Make ?
- 01
Ajoute un module WorkDrive
Dans ton scénario, ajoute n'importe quel module Zoho WorkDrive puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte WorkDrive relié une fois à Make, puis réutilisé par tous les modules WorkDrive. Il te faut un compte WorkDrive actif.
- 02
Nomme la connexion
Le champ Connection name est facultatif. Un nom parlant, comme « WorkDrive compta », évite pourtant bien des confusions quand plusieurs comptes ou plusieurs collègues partagent la même organisation Make.
- 03
Autorise l'accès
Suis les instructions à l'écran pour te connecter à Zoho et accorder l'accès. Tu préfères ton propre client OAuth ? Crée-le dans la console API de Zoho, renseigne l'URI de redirection ci-dessous, puis colle le Client ID et le Client secret dans Make.
Ton premier scénario : trier un dossier de dépôt
ObjectifQuand un fichier arrive dans ton dossier « À classer » de Zoho WorkDrive, Make le déplace dans le dossier de destination choisi.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le grand +. Cherche Zoho WorkDrive et choisis le module Watch files in a folder comme point de départ.
- 02
Choisis le dossier surveillé
Sélectionne ta connexion, puis le dossier « À classer ». Pas besoin de connaître le chemin par cœur, Make te propose la liste des dossiers qu'il peut lire.
- 03
Ajoute le déplacement
Clique sur le + à droite du déclencheur et ajoute Move a file or folder. Associe le fichier que te passe le déclencheur, puis choisis le dossier de destination.
- 04
Teste avec Run once
Dépose un fichier de test dans « À classer » et clique sur Run once. La bulle au-dessus de chaque module montre les bundles reçus, un bundle par fichier : vérifie que le document a bien changé de dossier.
- 05
Planifie et active
Clique sur l'horloge du premier module pour régler la planification, toutes les 15 minutes par défaut, puis active le scénario. Il tournera désormais sans toi.
Ce qui lance un scénario Zoho WorkDrive
2 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Zoho WorkDrive. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Zoho WorkDrive dès que ça se passe.
Watch files in a folder
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new file in folder has been created.”
Chaque fichier nouvellement créé dans le dossier choisi entre dans ton scénario sous forme de bundle, un élément à la fois, prêt à être renommé, déplacé ou copié ailleurs sans intervention.
Watch folders in a folder
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when folder in a folder has been created.”
Ton scénario démarre dès qu'un nouveau dossier apparaît dans un dossier parent : le bon réflexe pour tout ce qui accompagne l'ouverture d'un projet, d'un client ou d'un chantier.
Tout ce que Zoho WorkDrive sait faire dans Make
Zoho WorkDrive te donne 17 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create a folder
ActionDans Make“Creates a folder.”
Tu obtiens un dossier neuf à l'endroit voulu, avec son identifiant disponible pour les modules suivants, qui peuvent aussitôt y déposer des fichiers.
Create a team folder
ActionDans Make“Creates a team folder.”
Ce module ouvre un dossier d'équipe complet, l'espace partagé où un groupe travaille, et pas un simple sous-dossier rangé dans un dossier existant.
Delete a team folder
ActionDans Make“Deletes a team folder.”
Supprime un dossier d'équipe entier et garde ainsi la liste des espaces partagés courte une fois un projet définitivement clos.
Download a file
ActionDans Make“Downloads a selected file.”
Récupère le contenu d'un fichier WorkDrive dans le scénario, pour qu'une autre application travaille sur le document lui-même et non sur son simple nom.
Empty a team folder trash
ActionDans Make“Clears the files and folders in the team folder trash permanently.”
Vide pour de bon la corbeille d'un dossier d'équipe : de la place libérée, et plus aucun vieux brouillon qu'on risquerait de restaurer par erreur.
Get a file or folder
ActionDans Make“Retrieves file or folder data.”
Va chercher les informations d'un fichier ou d'un dossier que tu connais déjà, pour que la suite du scénario lise son nom, son emplacement ou ses autres données.
Get a team folder
ActionDans Make“Retrieves a team folder.”
Renvoie les informations d'un seul dossier d'équipe, bien pratique quand un scénario doit vérifier un espace partagé avant d'y toucher.
Make an API call
ActionDans Make“Perform an arbitrary authorized API call.”
Appelle n'importe quel point d'accès de l'API WorkDrive avec la connexion déjà créée : c'est ta porte de sortie quand les modules listés ne suffisent pas.
Move a file or folder
ActionDans Make“Moves a file or folder to a new destination folder in WorkDrive.”
Envoie un fichier ou un dossier vers un autre dossier WorkDrive : c'est lui qui trie un dossier de dépôt sans que personne ne fasse glisser quoi que ce soit.
Move a file or folder to trash
ActionDans Make“Trashes a file or a folder and moves it to the trash folder.”
Met un élément à la corbeille au lieu de l'effacer : en cas d'erreur, tu peux encore le restaurer à la main depuis WorkDrive.
Rename file or folder
ActionDans Make“Changes name of a file or folder.”
Donne à un fichier ou à un dossier un nouveau nom construit à partir des données du scénario, pour que tout le monde retrouve les documents avec la même convention.
Update a team folder description
ActionDans Make“Updates a team folder description.”
Réécrit la description d'un dossier d'équipe, ce petit texte qui dit aux membres à quoi sert l'espace et où en est le projet.
Update a team folder name
ActionDans Make“Updates a team folder name.”
Change le nom d'un dossier d'équipe pour qu'il colle toujours au client, au projet ou au service qu'il représente.
Upload a file
ActionDans Make“Uploads a file in your WorkDrive folder.”
Range dans le dossier WorkDrive de ton choix un fichier venu d'une autre application : pièces jointes et exports cessent de dormir dans les boîtes mail.
List file comments
RechercheDans Make“Retrives list of a file comments.”
Récupère les commentaires laissés sur un fichier, un bundle par commentaire, pour que les retours écrits dans WorkDrive atteignent ceux qui doivent agir.
Search files and folders in a folder
RechercheDans Make“Searches for files and folders in a specified folder.”
Fouille un dossier et renvoie les fichiers et sous-dossiers correspondants, utile quand le scénario doit retrouver un élément dont il n'a pas l'identifiant.
Search team folders
RechercheDans Make“Retrieves all team folders in a team.”
Liste les dossiers d'équipe d'une équipe, un bundle chacun, ce qui donne au scénario une vue complète de tes espaces partagés.
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