Intégration Dext ZapierAutomatiser Dext avec Zapier.
L'intégration Dext Zapier propose 3 déclencheurs et 4 actions. Elle sort les données des reçus dès que Dext les a traitées, envoie des pièces à traiter et ouvre des comptes clients. Dext n'est pas réservée aux plans payants.
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Ce que l'intégration Dext Zapier change pour un cabinet comptable
Relier Dext à Zapier, c'est laisser un robot faire le lien entre la saisie des pièces et le reste de ton cabinet. Dext lit les reçus et les factures que tes clients déposent, Zapier récupère le résultat ou y dépose de nouvelles pièces, sans export à lancer à la main.
Premier résultat : des données de reçus exportées dès qu'elles sont prêtes, avec Export Receipts When Ready, qui peut aussi archiver ce qui vient de partir. Deuxième résultat : des clients embarqués plus vite, car Create New Client Account crée le compte et envoie l'invitation à rejoindre Dext Prepare. Troisième résultat : des pièces envoyées au traitement depuis une autre app, avec Submit Receipts et Submit Sales Invoices.
Ce que Zapier ne fait pas ici : réagir à la seconde. Les trois déclencheurs Dext fonctionnent par interrogation, Zapier passe vérifier à intervalle régulier, toutes les 15 minutes sur le plan gratuit. Aucune recherche n'est proposée non plus : impossible de retrouver un reçu précis pour le réutiliser plus loin dans un Zap. Et le champ photo des deux actions d'envoi demande une image au format jpg : un PDF reçu par e-mail n'est pas ce qu'il attend. Mieux vaut connaître ces trois limites avant de promettre quoi que ce soit à un client.
La même app a aussi sa page côté Make : Intégration Dext Make.
Les mots de Zapier, en clair
Huit termes, et le reste de la page se lit sans effort.
- Zap
- Ton automatisation sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement survient.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap, par exemple un reçu que Dext vient de traiter. Zap allumé, Zapier guette cet événement.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, comme soumettre une facture à Dext.
- Tâche
- L'unité de facturation de Zapier : une action que ton Zap termine avec succès. Ton plan se décompte en tâches.
- Par interrogation
- Un déclencheur que Zapier vérifie à heure fixe : il demande les derniers éléments et garde ceux qu'il n'a jamais vus. C'est le cas des trois de Dext.
- Instantané
- Un déclencheur que l'app signale elle-même à Zapier au moment où l'événement se produit. Dext n'en propose aucun.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse passer le Zap que si ce qui arrive respecte ta condition. Sinon, le Zap s'arrête là.
- Connexion
- Ton compte Dext relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape Dext de tous tes Zaps.
Ce que ça coûte en tâches
Le déclencheur ne coûte rien, seules les actions réussies comptent.
- Plan gratuit100 tâches par mois, deux étapes par Zap
- Déclencheurs DextInterrogation, gratuits
- Action échouéeNon décomptée
- DextDisponible dès le plan gratuit
Zapier ne facture ni le déclencheur, ni ses passages pour vérifier si un reçu est prêt, aussi fréquents soient-ils. Chaque action réussie vaut une tâche. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et interroge Dext toutes les 15 minutes, mais limite chaque Zap à deux étapes. Un filtre ou une deuxième action rend le Zap multi-étapes, ce qui demande un plan payant.
Connecter ton compte Dext
- 01
Ouvre tes apps
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Toutes les connexions de ton compte Zapier se gèrent depuis cette page, Dext comprise.
- 02
Sélectionne Dext
Cherche Dext par son nom dans la fenêtre qui s'ouvre, choisis-la puis clique sur Add connection. Un compte Dext actif est nécessaire, Zapier ne fait que le relier.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur Dext dans l'onglet qui s'ouvre et accorde l'accès à Zapier. Pour les dossiers clients que tu ne possèdes pas toi-même, il te faut des droits de lecture ou d'écriture.
Ton premier Zap : faire le point à chaque export de reçus
ObjectifChaque fois que des reçus sont prêts à l'export, le Zap ne garde que ceux qui t'intéressent et fait le point sur les pièces traitées de tes clients.
- 01
Choisis le déclencheur
En phase Build, sélectionne Dext et Export Receipts When Ready. Au test, Zapier ramène les trois éléments les plus récents du compte : tu règles la suite sur un vrai reçu.
- 02
Pose le filtre
Ajoute Filter avec le plus de l'éditeur. Choisis un champ parmi ceux remontés au test, la règle et la valeur, puis Configure & test. Une règle de texte sur un nombre ne passera jamais.
- 03
Ajoute l'action Dext
Branche Check Number of Processed Receipts. L'action interroge Dext sur les éléments nouvellement traités que tes clients ont déposés. Au test, les données d'exemple portent sur une société de démonstration.
- 04
Teste, puis publie
En phase Test, lance chaque étape et lis ce qui revient. Puis clique sur Publish. Avec le filtre, le Zap compte trois étapes : prévois un plan payant.
Les 3 déclencheurs Dext
3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Dext. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Export Receipts When Ready
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Fetch and export the receipt data when it is ready for export. You can also archive the receipts you've exported.”
Ce déclencheur récupère les données d'un reçu au moment où Dext le considère prêt pour l'export, puis les fait passer à la suite du Zap. Une option archive dans la foulée les reçus exportés.
Export New Processed Receipt Data
Déclencheur par interrogationDans Zapier“When a new receipt is submitted and processed, it automatically exports chosen fields to your preferred destination.”
Dès qu'un nouveau reçu a été soumis puis traité, ce déclencheur transmet les champs que tu as choisis à l'outil de ton choix. Il part du traitement terminé, pas du moment où le reçu est prêt pour l'export.
New Processed Receipt Notification
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new receipt has been processed and allows you to create custom notifications.”
Pensé pour prévenir plutôt que pour exporter, ce déclencheur part quand un nouveau reçu a été traité et te laisse composer ta propre notification à partir de ce qui arrive.
Les 4 actions Dext
Dext te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create New Client Account
ActionDans Zapier“This Zap creates a new client account and sends an invitation to join Dext Prepare to the client.”
Crée un compte client dans Dext et envoie au client une invitation à rejoindre Dext Prepare. Prénom, nom et e-mail sont obligatoires.
Submit Receipts
ActionDans Zapier“This Zap allows you submit an image from another app as a receipt for processing.”
Envoie une image venue d'une autre app à Dext pour qu'elle soit traitée comme un reçu. La photo est le seul champ obligatoire.
Check Number of Processed Receipts
ActionDans Zapier“Check if you have newly processed items submitted by your clients. Sample data is an overview of new receipts for a demo company.”
Interroge Dext pour savoir s'il y a des éléments nouvellement traités parmi ceux que tes clients ont soumis. Tu obtiens une vue d'ensemble plutôt qu'un reçu précis.
Submit Sales Invoices
ActionDans Zapier“This Zap allows you to submit an image to process as a sales invoice from another app.”
Le pendant de l'action précédente côté ventes : une image arrive d'une autre app et Dext la traite comme une facture de vente. La photo est obligatoire.
Quand ça casse
Zapier ne documente aucune limite propre à Dext. Restent les règles générales, qui suffisent à surprendre.
Quatre règles générales de Zapier s'appliquent à Dext comme à toute app. Pour les diagnostiquer pas à pas, il y a la page Dépannage Zapier.
Les reçus d'avant ne remontent pas
Un Zap ne voit que ce qui se passe après sa publication. Les reçus déjà traités dans Dext n'y passent pas : reprendre l'historique est un chantier à part.Le Zap s'auto-alimente
Un Zap qui soumet des reçus à Dext alors que son déclencheur surveille les reçus traités peut se relancer sans fin. Les tâches partent très vite.Un dépôt massif est freiné
Si un client dépose d'un coup une grosse pile de pièces, le déclencheur peut remonter un énorme lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir.Un reçu ne passe qu'une fois
Zapier garde la trace des reçus déjà vus sur un déclencheur par interrogation. Le même reçu ne relance donc jamais le Zap une deuxième fois.
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