Integración Dext ZapierAutomatiza Dext con Zapier.
La integración Dext Zapier trae 3 disparadores y 4 acciones. Da de alta cuentas de clientes, envía documentos a procesar y saca los datos de cada ticket en cuanto Dext lo ha procesado. Dext funciona con el plan gratuito.
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Lo que la integración Dext Zapier aporta a una gestoría
Conectar Dext con Zapier significa poner un robot entre la captura de documentos y el resto del despacho. Dext lee los tickets y facturas que suben tus clientes; Zapier recoge el resultado procesado o entrega documentos nuevos, sin exportaciones manuales.
Donde más se nota es en la entrada de documentos. Submit Receipts y Submit Sales Invoices envían a procesar imágenes que llegan desde otra app. Luego está la salida: Export Receipts When Ready entrega los datos de cada ticket listo para exportar y, si quieres, lo archiva. Y para las altas, Create New Client Account crea la cuenta del cliente y le envía la invitación a Dext Prepare.
Lo que Zapier no hace aquí es reaccionar al instante. Los tres disparadores de Dext funcionan por consulta: Zapier revisa cada cierto tiempo, cada 15 minutos en el plan gratuito. Tampoco hay búsquedas, así que un Zap no puede localizar un ticket concreto a mitad de camino para reutilizarlo. Y el campo de foto de las dos acciones de envío pide una imagen jpg, así que un PDF recibido por email no es lo que espera. Conviene tener claros estos tres límites antes de prometer nada a un cliente.
Si comparas plataformas, la misma app tiene página en Make: Integración Dext Make.
El vocabulario de Zapier, claro y corto
Ocho términos y lo demás se entiende solo.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que corren cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, por ejemplo un ticket que Dext acaba de procesar. Con el Zap activo, Zapier lo vigila.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como mandar una factura a Dext.
- Tarea
- Lo que Zapier te cobra: una acción que tu Zap completa con éxito. La cuota de tu plan se mide en tareas.
- Por consulta
- Un disparador que Zapier revisa cada cierto tiempo: pide lo último y se queda con lo que no había visto. Los tres de Dext son así.
- Instantáneo
- Un disparador que la propia app comunica a Zapier en cuanto ocurre el evento. Dext no ofrece ninguno.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple tu condición. Si no, la ejecución se para ahí.
- Conexión
- Tu cuenta de Dext vinculada una vez a Zapier y reutilizada luego por cada paso de Dext en todos tus Zaps.
Lo que cuesta en tareas
Los disparadores no cuestan nada; solo cuentan las acciones que salen bien.
- Plan gratuito100 tareas al mes, dos pasos por Zap
- Disparadores de DextPor consulta, gratuitos
- Acción fallidaNo se descuenta
- DextDisponible en el plan gratuito
Zapier no cobra el disparador ni las consultas que hace para ver si hay un ticket listo, por muchas que sean. Cada acción completada vale una tarea, y una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y consulta Dext cada 15 minutos, pero limita cada Zap a dos pasos. Un filtro o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige un plan de pago antes de publicarlo.
Conectar tu cuenta de Dext
- 01
Entra en Apps
En Zapier, abre la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Desde ahí se gestionan todas las conexiones de tu cuenta de Zapier, también la de Dext.
- 02
Elige Dext
Busca Dext por su nombre en el cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de Dext activa: Zapier solo vincula cuentas que ya existen.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Dext en la pestaña que se abre y concede acceso a Zapier. Para los expedientes de clientes que no son tuyos, necesitas permisos de lectura o escritura antes de que el Zap los toque.
Tu primer Zap: un aviso con balance de carga
ObjetivoCada ticket procesado pasa por un filtro que defines y, si lo supera, el Zap pregunta a Dext cuántos elementos nuevos tienen pendientes tus clientes.
- 01
Elige el disparador
En la fase Build, selecciona Dext y New Processed Receipt Notification. Al probarlo, Zapier trae los tres elementos más recientes de la cuenta y montas el resto sobre un ticket real.
- 02
Añade el filtro
Pulsa el icono más y añade Filter. Elige un campo de los datos de prueba, la regla y el valor, y luego Configure & test. Una regla de texto sobre un número nunca pasa.
- 03
Suma la acción de Dext
Conecta Check Number of Processed Receipts. La acción consulta a Dext los elementos recién procesados que han enviado tus clientes. En la prueba, los datos de ejemplo son de una empresa de demostración.
- 04
Prueba y publica
En la fase Test, ejecuta cada paso una vez y revisa lo que vuelve. Después pulsa Publish. Con el filtro son tres pasos, así que necesitas un plan de pago.
Los 3 disparadores de Dext
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Dext. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
Export Receipts When Ready
Disparador por sondeoEn Zapier“Fetch and export the receipt data when it is ready for export. You can also archive the receipts you've exported.”
Espera a que Dext marque un ticket como listo para exportar y entonces pasa sus datos al resto del Zap. Un ajuste permite además archivar los tickets que acaba de exportar.
Export New Processed Receipt Data
Disparador por sondeoEn Zapier“When a new receipt is submitted and processed, it automatically exports chosen fields to your preferred destination.”
En cuanto un ticket recién enviado termina de procesarse, este disparador manda los campos que elegiste al destino del Zap. Parte del procesamiento terminado, no del momento en que el ticket está listo para exportar.
New Processed Receipt Notification
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new receipt has been processed and allows you to create custom notifications.”
Pensado para avisar más que para exportar, se activa cuando un ticket nuevo ha sido procesado y te deja montar tu propia notificación con lo que llega.
Las 4 acciones de Dext
Dext te da 4 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create New Client Account
AcciónEn Zapier“This Zap creates a new client account and sends an invitation to join Dext Prepare to the client.”
Da de alta una cuenta de cliente en Dext y le envía una invitación para unirse a Dext Prepare. Nombre, apellido y email son obligatorios.
Submit Receipts
AcciónEn Zapier“This Zap allows you submit an image from another app as a receipt for processing.”
Recoge una imagen de otra app y se la entrega a Dext para procesarla como ticket. La foto es el único campo obligatorio.
Check Number of Processed Receipts
AcciónEn Zapier“Check if you have newly processed items submitted by your clients. Sample data is an overview of new receipts for a demo company.”
Pregunta a Dext si hay elementos recién procesados entre los que han enviado tus clientes. Obtienes una visión de conjunto, no un ticket concreto.
Submit Sales Invoices
AcciónEn Zapier“This Zap allows you to submit an image to process as a sales invoice from another app.”
La versión de ventas de la acción anterior: una imagen llega desde otra app y Dext la procesa como factura emitida. La foto es obligatoria.
Cuando algo falla
Zapier no documenta ningún límite propio de Dext. Las reglas generales bastan para llevarse sorpresas.
A Dext se le aplican cuatro reglas generales de Zapier, como a cualquier app. Para revisarlas paso a paso, tienes la página de Depuración Zapier.
Los tickets anteriores no aparecen
Un Zap solo ve lo que pasa después de publicarlo. Los tickets que Dext ya había procesado no llegan; recuperar el histórico es un trabajo aparte.El Zap se alimenta solo
Un Zap que envía tickets a Dext mientras su disparador vigila los tickets procesados puede volver a lanzarse sin fin. Las tareas se agotan muy rápido.Una subida masiva se frena
Si un cliente sube de golpe una montaña de documentos, el disparador puede devolver un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Cada ticket pasa una vez
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya ha visto. El mismo ticket no vuelve a lanzar el Zap una segunda vez.
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