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Intégration Element451 ZapierAutomatiser Element451 avec Zapier.

L'intégration Element451 Zapier, c'est 24 déclencheurs, tous instantanés, et 28 actions sur tes dossiers étudiants. Aucune recherche. Voici ce que fait chaque opération, ce qu'elle consomme et ce qui casse avant la mise en route.

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Aperçu

Ce que l'intégration Element451 Zapier change pour ton service admissions

Element451 est un CRM pensé pour l'enseignement supérieur : recrutement, candidatures et inscriptions au même endroit. Le brancher sur Zapier, c'est permettre à un événement du dossier (un rendez-vous, une pièce déposée, une décision) de lancer du travail ailleurs, et aux autres outils d'écrire dans Element451 sans ressaisie.

Avant tout, une bonne nouvelle pour un compte gratuit : les 24 déclencheurs sont instantanés. Element451 prévient Zapier dès que l'événement arrive, donc l'intervalle de vérification de ton plan ne te ralentit jamais.

Trois résultats concrets. D'abord, des pièces justificatives traitées sans relance : Document Uploaded lance le Zap, Add Activity to User trace le dépôt et Add Task to User confie la vérification à la bonne personne. Ensuite, un tunnel de recrutement qui se met à jour seul : les actions Set Milestone posent l'étape du candidat (premier contact, visite, entretien, acompte, inscription) depuis l'outil qui l'a vue en premier. Enfin, des parcours qui démarrent au bon moment : un libellé posé par un chargé d'admission, via User Label Added, peut inscrire l'étudiant dans un workflow Element451.

Ce que Zapier ne fait pas ici. Il n'existe aucune étape de recherche : un Zap ne peut pas retrouver un étudiant existant avant d'agir, il compte sur l'identité que tu lui passes. Aucune action ne supprime quoi que ce soit. Et un Zap ne remonte jamais le temps (les dossiers déposés avant sa mise en route restent où ils sont).

Tu compares encore les outils ? La page Intégration Element451 Make couvre la même app côté Make, et notre n8n vs Zapier pose les critères à plat.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Huit mots reviennent partout sur cette page. Les voici en français courant.

Zap
L'automatisation que tu construis dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement dans une app qui lance le Zap, par exemple un rendez-vous manqué. Une fois le Zap actif, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou modifie quelque chose pour toi dans une app.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Ton plan compte en tâches.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe ; un déclencheur instantané est signalé par l'app sur le moment. Ici, les 24 sont instantanés.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément existant pour le passer aux suivantes. Element451 n'en propose aucune sur Zapier.
Connexion
Ton compte Element451 relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche l'app.
Coût

Combien coûte vraiment un Zap Element451

Zapier facture des tâches, et une seule chose en produit une : une action qui a abouti.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités, deux étapes maximum
  • App réservée aux plans payantsNon, Element451 fonctionne sur tous les plans
  • Type de déclencheurs24 instantanés, aucun intervalle ne s'applique
  • Ce qui compteChaque action réussie ; déclencheur et échecs ne coûtent rien

Element451 ne fait pas partie des apps que Zapier réserve aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit. Le déclencheur ne coûte rien, l'attente non plus. Chaque action réussie compte une fois, donc un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action en échec ne compte pas. Quelques apps et quelques actions prennent plus d'une tâche. Le piège du plan gratuit : il ne construit que des Zaps à deux étapes, un déclencheur et une action. Une deuxième action, un filtre ou une recherche en font un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.

Connexion

Connecter ton compte Element451 en trois étapes

  1. 01

    Ouvrir la page des apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte Element451, et des droits de lecture ou d'écriture sur les dossiers d'autres collègues que le Zap devra toucher.

  2. 02

    Choisir Element451

    Tape Element451 dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Element451 pour l'identification.

  3. 03

    Se connecter et autoriser

    Identifie-toi avec le compte Element451 au nom duquel les Zaps agiront, puis accorde l'accès à Zapier. Ensuite, chaque étape Element451 de chaque Zap réutilise cette connexion.

Premier Zap

Ton premier Zap : une pièce déposée, une vérification lancée

ObjectifDès qu'un candidat dépose une pièce justificative, tracer le dépôt sur son dossier et confier la vérification à un chargé d'admission avec une échéance.

  1. 01

    Build : poser le déclencheur

    Clique sur Build, choisis Element451, puis l'événement Document Uploaded. Sélectionne ta connexion et indique le type de document et le Template à surveiller.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance Test. Zapier rapporte les trois dépôts les plus récents de ton compte : tu fais la correspondance des champs sur un vrai dossier, pas sur une coquille vide.

  3. 03

    Tracer le dépôt

    Ajoute Add Activity to User. Renseigne le type d'activité, l'email de l'étudiant tiré du déclencheur, un nom et la date de réalisation.

  4. 04

    Confier la vérification

    Ajoute Add Task to User avec son type, son nom, sa description, son échéance, son responsable, son statut et sa priorité. Deux actions : Zap multi-étapes, donc plan payant.

  5. 05

    Tester puis publier

    Teste chaque action une fois et vérifie le résultat dans Element451. Clique ensuite sur Publish pour activer le Zap. Seuls les dépôts postérieurs le lanceront.

Déclencheurs

Les 24 déclencheurs Element451

24 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Element451, et 24 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Application Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when user completes an application.”

Lance ton Zap quand un candidat termine entièrement sa candidature dans Element451. C'est le signal qu'un dossier est prêt à être lu, pas seulement commencé.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
prévenir le jury d'admission qu'un dossier complet attend sa lecture, sans que personne ne surveille le tableau de bord.
Attention
le champ Template est obligatoire, à régler en configurant le déclencheur.
2

Application Payment Submitted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when user submits payment an application.”

Part quand un candidat soumet le paiement de sa candidature. Pour le service comptable, c'est le feu vert pour avancer sur le dossier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
alerter la scolarité qu'un règlement de frais de dossier est arrivé, pour lancer le rapprochement le jour même.
Attention
un Template est requis ici aussi, comme sur les autres déclencheurs de candidature.
3

Application Recommendation Letter Received

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when user submits an application.”

Réagit à l'arrivée d'une lettre de recommandation sur un dossier. C'est souvent la dernière pièce qui manque, celle qui débloque la décision.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
noter la réception sur le dossier et prévenir le responsable de programme qui attendait cette lettre pour statuer.
Attention
sans Template choisi, le déclencheur ne se configure pas.
4

Application Submitted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when user submits an application.”

Se déclenche à l'envoi d'une candidature. Le prospect devient un dossier que quelqu'un doit prendre en charge.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
poser le jalon Set Milestone Application Submit et envoyer un accusé de réception au candidat d'un master, dans le même Zap.
Attention
choisis d'abord le Template : c'est un champ obligatoire de ce déclencheur.
5

Appointment Attended

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when appointment is attended.”

Démarre quand un rendez-vous est marqué comme honoré. Entretien de motivation, visite du campus, échange avec un conseiller : il a eu lieu, tu peux agir à chaud.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
après un entretien de motivation, poser le jalon d'entretien et envoyer un message de remerciement d'un seul coup.
6

Appointment Canceled

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when appointment is canceled.”

Part à l'annulation d'un rendez-vous. Le créneau se libère, et l'étudiant qui a annulé a souvent besoin d'un coup de pouce pour en reprendre un.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
signaler le créneau libre à l'accueil et laisser une note sur le dossier pour le prochain interlocuteur.
Attention
le Zap apprend seulement l'annulation ; toute suite vient des actions que tu ajoutes derrière.
7

Appointment No Show

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when appointment is marked as no show.”

Repère chaque rendez-vous marqué comme non honoré. Ces candidats sont ceux qui risquent le plus de décrocher.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
après une journée portes ouvertes, créer une tâche de rappel pour chaque inscrit absent.
Attention
il ne part qu'une fois l'absence saisie dans Element451 ; un rendez-vous que personne ne met à jour ne lance rien.
8

Appointment Scheduled

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when appointment is scheduled.”

S'active à chaque nouveau rendez-vous pris. Qui que soit l'auteur de la réservation, le Zap reçoit l'étudiant et le créneau.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
prévenir l'enseignant qui fait passer les entretiens dès qu'un candidat réserve un créneau avec lui.
Attention
chaque nouvelle réservation lance le Zap ; si seules certaines comptent, un filtre fait le tri, ce qui rend le Zap multi-étapes, donc payant.
9

Appointment Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when appointment is updated.”

Part dès qu'un rendez-vous existant change. Il sert à garder une copie à jour ailleurs, plus qu'à réagir à un résultat précis.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
tenir à jour le planning partagé des jurys d'entretien, que les enseignants consultent sans ouvrir Element451.
Attention
chaque modification relance le Zap ; un filtre sur le changement voulu le rend multi-étapes, donc payant.
10

Bulk User Entered Segment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when Bulk Users Entered Segment.”

Lance le Zap quand tout un lot d'utilisateurs entre d'un coup dans un segment. Il convient aux mouvements de masse, comme une liste entière qui devient éligible.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
transmettre à l'équipe d'appels toute une promotion de lycéens devenue prioritaire.
Attention
Template et User segment sont requis, et un lot énorme peut être retenu par la protection contre les afflux de Zapier.
11

Bulk User Exited Segment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when Bulk Users Exited Segment.”

L'inverse du précédent : il part quand un groupe quitte un segment en un seul mouvement, par exemple une liste nettoyée après une date limite.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
retirer d'une campagne externe tout un groupe le jour où il n'est plus concerné.
Attention
Template et User segment sont obligatoires, et la même protection s'applique aux lots démesurés.
12

Decision Check List Item Changed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when decision Check List Item was changed.”

Réagit au changement de statut d'un élément de la checklist de décision. Relevés de notes, résultats de tests, pièces d'identité : chacun bouge à son rythme, ce déclencheur en suit un.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
confirmer au candidat que son relevé de notes est bien arrivé, sans qu'un gestionnaire rédige le mail.
Attention
l'Item, le Check List Item Status et le Template sont tous des champs obligatoires du déclencheur.
13

Decision Released

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when decision is released.”

Le déclencheur des admis : il part à la publication d'une décision au candidat. Les heures qui suivent une lettre d'admission comptent pour transformer l'essai. Chaque décision publiée est un passage du Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
inscrire chaque admis dans le parcours d'accueil qui prépare la rentrée.
Attention
Status et Template sont deux champs obligatoires ici.
14

Decision Stage Changed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when decision stage was changed.”

Suit un dossier d'une étape de décision à la suivante. Là où Decision Released marque la fin, celui-ci trace le chemin.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
prévenir le président du jury quand un dossier arrive à l'étape de délibération.
Attention
tu fixes l'étape (Stage) et le Template dans le déclencheur ; les deux sont obligatoires.
15

Decision Status Changed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when decision status was changed.”

S'exécute au changement de statut d'une décision. Là où Decision Released marque la publication, celui-ci suit chaque bascule de statut du dossier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
poser automatiquement le jalon de liste d'attente quand un dossier y bascule.
Attention
Status et Template sont obligatoires ; un statut qui fait l'aller-retour relance le Zap à chaque fois.
16

Document Uploaded

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when document is uploaded.”

Démarre dès qu'un document arrive sur le dossier d'un étudiant. Chaque dépôt peut désormais lancer du travail ailleurs. Chaque pièce déposée lance un passage du Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
confier la vérification d'une attestation de bourse au bon gestionnaire, comme dans le premier Zap ci-dessus.
Attention
Document Type et Template sont deux champs obligatoires.
17

User Event Registration Successful

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when User Event Registration Successful.”

Part quand une inscription à un événement aboutit. Journées portes ouvertes, salons, webinaires d'information alimentent ce déclencheur. Chaque inscription réussie lance un passage du Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
envoyer à l'équipe événementielle le décompte des inscrits au fil de l'eau.
Attention
tu dois choisir l'Event et le Template ; les deux sont obligatoires.
18

User Birthday

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when it's users's birthday.”

Element451 le lance le jour de l'anniversaire d'un utilisateur. Petit point de contact, mais que les chargés de recrutement aiment garder personnel.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
envoyer un mot du référent du candidat plutôt qu'un message générique.
Attention
un Template est requis, et seuls les anniversaires postérieurs à la publication lancent le Zap.
19

User Entered or Exited Segment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when User Entered or Exited Segment.”

Couvre les deux sens d'un coup : l'entrée ou la sortie d'un utilisateur dans un segment. Utile quand une même synchronisation ajoute et retire.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
refléter dans une liste de diffusion externe la composition d'un segment, dans les deux sens.
Attention
Template et User segment sont requis, et un même Zap gère deux situations opposées.
20

User Entered Segment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when User Entered Segment.”

S'active quand un utilisateur rejoint un segment, un étudiant à la fois, à la différence de la version en lot plus haut.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
attribuer un candidat au chargé de recrutement de sa région dès son entrée dans le segment correspondant.
Attention
Template et User segment sont deux champs obligatoires.
21

User Exited Segment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when User Exited Segment.”

Réagit quand un utilisateur quitte un segment. Cette sortie veut souvent dire qu'un statut a changé : plus prospect, plus éligible, plus actif.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
couper une séquence d'emails externe dès qu'un candidat ne correspond plus à sa cible.
Attention
comme pour l'entrée, il faut un Template et un User segment.
22

User Label Added

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when user label is added.”

Chaque fois qu'un libellé est posé sur un utilisateur, ce déclencheur part. Quand un membre de l'équipe le pose à la main, ce geste suffit à lancer un Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un chargé d'admission pose « alternance » et le candidat entre dans le parcours dédié.
Attention
Label et Template sont requis ; ne l'associe jamais à Add Label to User sur le même libellé, sinon boucle.
23

User Label Removed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when user label was changed.”

Le cas inverse : il part quand un libellé est retiré. Utile pour défaire ce que le libellé avait mis en route.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
sortir le candidat du suivi alternance quand le libellé disparaît.
Attention
tu fixes Label et Template, et l'associer à Remove Label From User sur ce libellé crée une boucle.
24

User Territory Changed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when User Territory Changed.”

Un étudiant qui change de territoire déclenche celui-ci : le point d'accroche naturel d'une passation entre collègues. Chaque changement lance un passage du Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
laisser une note de passation au nouveau référent régional.
Attention
un Template est requis, et un Zap qui utilise Set User Territory peut relancer celui-ci.
Actions

Les 28 actions Element451

Element451 te donne 28 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add Label to User

Action

Dans Zapier“Add a label to a user.”

Pose sur un utilisateur l'un des libellés déjà créés dans Element451. Un seul libellé par action.

Quand l'utiliser
marquer tous les candidats qui ont répondu à une enquête externe.
Attention
Label et User Identity sont requis, et ce libellé peut lancer User Label Added.
2

Change User Owner

Action

Dans Zapier“Change user admin owner”

Change le membre de l'équipe propriétaire d'un utilisateur, avec le type de propriétaire et le mode d'attribution que tu choisis.

Quand l'utiliser
réattribuer les dossiers d'un programme quand son responsable change.
Attention
User Identity, Owner Type, Owner et Assignment Behavior sont tous requis.
3

Create Conversation

Action

Dans Zapier“Send a message from a user into the Conversations inbox. A new conversation will be created. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Dépose un message dans la boîte Conversations comme si l'étudiant l'avait écrit, en ouvrant une nouvelle conversation.

Quand l'utiliser
centraliser les questions reçues par un formulaire de contact dans la boîte que l'équipe traite déjà.
Attention
From Email, Subject et Message Body sont requis, et l'expéditeur doit exister avec cet email de profil exact.
4

Enroll User to Workflow

Action

Dans Zapier“Enroll a user to a workflow.”

Inscrit un utilisateur dans l'un de tes workflows Element451, qui déroule ensuite ses propres étapes. Zapier passe le relais, Element451 fait le reste.

Quand l'utiliser
lancer le parcours alternance dès qu'un libellé est posé, comme dans le Zap du haut de page.
Attention
User Identity et Workflow sont requis ; une option règle l'inscription simultanée à plusieurs parcours.
5

Create/Register Attendee to Event

Action

Dans Zapier“Create a new Event Attendee for a selected event.”

Inscrit un participant à l'événement choisi, pour que les inscriptions prises ailleurs apparaissent aussi dans Element451.

Quand l'utiliser
reporter les inscrits d'une journée portes ouvertes gérée sur une billetterie externe.
Attention
le champ Event est requis ; une action inscrit à un seul événement.
6

Create Form Submission

Action

Dans Zapier“Create a new submission for a selected form. A new user is created or an existing user is updated based on their email address.”

Enregistre une nouvelle réponse sur l'un de tes formulaires Element451. L'étudiant est créé, ou mis à jour si son adresse email est déjà connue.

Quand l'utiliser
faire entrer les demandes de brochure d'un site vitrine externe dans le bon formulaire.
Attention
le Form est requis, et c'est l'email qui décide de la création d'une fiche.
7

Set Milestone Application Deposit

Action

Dans Zapier“Set Milestone Application Deposit. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

L'acompte devient un jalon visible : le signe le plus net qu'un admis compte s'inscrire chez toi.

Quand l'utiliser
le poser quand ton outil de paiement confirme le versement de l'acompte de réservation.
Attention
Name et User Identity sont requis ; l'étudiant doit exister avec cet email.
8

Set Milestone Application Start

Action

Dans Zapier“Set Milestone Application Start. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Marque le moment où un étudiant a commencé sa candidature, utile quand celle-ci vit sur une plateforme externe.

Quand l'utiliser
suivre les candidatures ouvertes sur un portail de concours commun.
Attention
Name et User Identity sont requis, et l'email de profil doit correspondre.
9

Set Milestone Application Submit

Action

Dans Zapier“Set Milestone Application Submit. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Inscrit le jalon de dépôt sur le dossier. C'est l'étape que les tableaux de bord de recrutement regardent en premier, d'où l'intérêt de la tenir juste.

Quand l'utiliser
dater les dépôts arrivés par le portail séparé d'un programme de master.
Attention
Name et User Identity sont requis pour un étudiant existant.
10

Set Milestone Checklist Complete

Action

Dans Zapier“Set Milestone Checklist Complete. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Signale que la checklist du candidat est complète et que le dossier peut passer en lecture.

Quand l'utiliser
clore le dossier quand un service externe confirme la dernière pièce.
Attention
Name et User Identity sont requis, et un email de profil absent fait échouer l'action.
11

Set Milestone Date of Inquiry

Action

Dans Zapier“Set Milestone Date Of Inquiry. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Pose le jalon du premier contact : le tout début de ton tunnel de recrutement, celui qui date l'intérêt du candidat.

Quand l'utiliser
dater la prise de contact d'un lycéen rencontré sur un salon.
Attention
Name et User Identity sont requis, et l'étudiant doit déjà exister avec cet email de profil.
12

Set Milestone Defer

Action

Dans Zapier“Set Milestone Defer. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Enregistre un report, pour que l'étudiant reste visible pour une rentrée ultérieure au lieu de passer pour perdu.

Quand l'utiliser
dater les reports acceptés via un formulaire de demande séparé.
Attention
Name et User Identity sont requis, avec un email de profil correspondant.
13

Set Milestone Enrolled

Action

Dans Zapier“Set Milestone Enrolled. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Marque l'étudiant comme inscrit. Le tunnel de recrutement se ferme et le prospect devient étudiant de ton école.

Quand l'utiliser
reporter l'inscription administrative depuis l'outil de scolarité une fois validée.
Attention
Name et User Identity sont requis, sur un profil existant.
14

Set Milestone Interview

Action

Dans Zapier“Set Milestone Interview. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Le jalon d'entretien, posé sur la fiche. Associé à Appointment Attended, il met le tunnel à jour sans un clic de l'équipe.

Quand l'utiliser
boucler un entretien de motivation réservé sur un autre agenda.
Attention
Name et User Identity sont requis, sur un étudiant qui existe déjà.
15

Set Milestone on Hold

Action

Dans Zapier“Set Milestone On Hold. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Met en attente le dossier d'un étudiant, pour que personne ne prenne ce silence pour un abandon.

Quand l'utiliser
suspendre un dossier pendant l'examen d'un visa ou d'une demande de bourse ailleurs.
Attention
Name et User Identity sont requis pour un étudiant déjà présent.
16

Set Milestone Unsubscribe Email

Action

Dans Zapier“Set Milestone Unsubscribe Email. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Côté emails, ce jalon de désinscription dit que l'étudiant ne veut plus recevoir de mails, et Element451 le sait.

Quand l'utiliser
reporter un désabonnement reçu dans un autre outil d'emailing.
Attention
Name et User Identity sont requis, et l'email de profil doit correspondre.
17

Set Milestone Unsubscribe SMS

Action

Dans Zapier“Set Milestone Unsubscribe SMS. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

La version SMS de la désinscription : elle enregistre que l'étudiant ne veut plus recevoir de textos de ton équipe.

Quand l'utiliser
refléter un refus de SMS enregistré par ta plateforme d'envoi.
Attention
Name et User Identity sont requis pour un étudiant existant.
18

Set Milestone Visit

Action

Dans Zapier“Set Milestone Visit. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Enregistre qu'un étudiant est venu sur place, pour que les visites comptent dans le tunnel même suivies ailleurs.

Quand l'utiliser
marquer la visite quand l'accueil du campus valide sa présence.
Attention
Name et User Identity sont requis ; l'email doit correspondre à un profil existant.
19

Set Milestone Waitlist

Action

Dans Zapier“Set Milestone Waitlist. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Place le jalon de liste d'attente sur la fiche, pour des chiffres de liste complémentaire honnêtes.

Quand l'utiliser
le poser juste après un Decision Status Changed qui annonce ce statut.
Attention
Name et User Identity sont requis ; l'email doit correspondre à un profil.
20

Set Milestone Withdrawn

Action

Dans Zapier“Set Milestone Withdrawn. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Inscrit un désistement sur le dossier, ce qui écarte l'étudiant des prochaines relances et évite de solliciter quelqu'un qui a déjà dit non.

Quand l'utiliser
traiter les désistements reçus par un formulaire de renonciation.
Attention
Name et User Identity sont requis, sur un étudiant existant.
21

Remove Label From User

Action

Dans Zapier“Remove a label from a user.”

Retire un libellé d'un utilisateur, ce qui suffit souvent à le faire sortir d'une liste ou d'une campagne.

Quand l'utiliser
effacer le libellé « dossier incomplet » à l'arrivée de la dernière pièce.
Attention
Label et User Identity sont requis, et l'action peut lancer User Label Removed.
22

Send Communication to User

Action

Dans Zapier“Send a communication to a user.”

Envoie à un utilisateur une communication déjà prête dans Element451. Le contenu reste géré là-bas ; Zapier décide seulement du moment.

Quand l'utiliser
envoyer le message de bienvenue aux admis dès leur inscription administrative.
Attention
la Communication et la User Identity sont requises, donc rédige le message avant.
23

Set User Territory

Action

Dans Zapier“Set a user's territory.”

Place un utilisateur dans l'un de tes territoires, directement depuis le Zap.

Quand l'utiliser
répartir les candidats selon la région choisie sur un formulaire externe.
Attention
User Identity et Territory sont requis, et le changement peut lancer User Territory Changed.
24

Add Task to User

Action

Dans Zapier“Add a new task and associate with an existing external user.”

Crée une tâche liée à un utilisateur existant et l'attribue à un membre de l'équipe. Zapier met cette action en avant sur la page de l'app.

Quand l'utiliser
transformer chaque pièce déposée en vérification datée pour un gestionnaire.
Attention
sept champs sont requis, du Task Type à la Priority, dont une échéance et un responsable.
25

Create/Update User

Action

Dans Zapier“Create or update an Element451 user based on an import template.”

Crée un étudiant dans Element451 ou met à jour celui qui existe, selon un modèle d'import préparé. C'est la porte d'entrée principale des fiches venues d'ailleurs.

Quand l'utiliser
verser les contacts récoltés sur un salon étudiant directement dans le CRM.
Attention
le Template est requis, donc le modèle d'import doit exister dans Element451 avant.
26

Add Activity to User

Action

Dans Zapier“Add a new activity to an existing user.”

Trace une activité sur un utilisateur existant, avec un nom et une date de réalisation. Elle nourrit l'historique que les chargés lisent avant d'appeler.

Quand l'utiliser
noter la participation à un webinaire organisé sur un autre outil.
Attention
Activity Type, User Email Address, Name et Completed At sont tous requis.
27

Add Note to User

Action

Dans Zapier“Add a new note to an existing user.”

Écrit une note sur la fiche d'un utilisateur existant. Le compte rendu d'un échange reste attaché au candidat, pas dans une boîte mail.

Quand l'utiliser
garder sur le dossier le résumé d'un entretien téléphonique.
Attention
Note Type, User Email Address et la Note elle-même sont requis.
28

Create Webhook Execution

Action

Dans Zapier“Create Webhook Execution. Note: the user must exist in Element451 and have a profile email address that matches the incoming email address.”

Exécute pour un utilisateur l'un des webhooks déjà configurés dans Element451.

Quand l'utiliser
déclencher à la demande une intégration existante quand quelque chose se passe hors d'Element451.
Attention
Webhook et User Identity sont requis, et l'étudiant doit exister avec l'email de profil correspondant.
Quand ça casse

Quand un Zap Element451 casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Element451 : les pannes connues sont les limites générales, plus une qui découle directement des descriptions d'actions.

Lis ces cas avant de publier. Chacun coûte peu à prévenir et cher à nettoyer, et la page Dépannage Zapier va plus loin quand un Zap déraille déjà.

  • L'étudiant n'existe pas encore

    Beaucoup d'actions exigent un étudiant déjà présent dans Element451, avec un email de profil identique à celui envoyé. Une adresse nouvelle ou mal saisie fait échouer l'action.

  • Rien d'avant la mise en route

    Un Zap ne réagit qu'aux événements postérieurs à son activation. Les dossiers déposés avant ne sont pas repris ; rattraper l'historique est un chantier à part.

  • La boucle des libellés

    Un Zap qui écrit là où son déclencheur regarde, comme Add Label to User dans un Zap User Label Added, se relance sans fin et épuise vite les tâches.

  • Un gros mouvement de segment retenu

    Quand Bulk User Entered Segment renvoie un lot énorme après un import ou une migration, la protection contre les afflux de Zapier peut le retenir.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Element451 avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Element451 Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Element451 Zapier est-elle gratuite ?
Oui, tant que ton Zap reste à deux étapes. Zapier ne réserve pas Element451 aux plans payants, donc le plan gratuit y a accès, avec 100 tâches par mois et des Zaps illimités. La limite : ce plan ne construit qu'un déclencheur suivi d'une action. Dès qu'une deuxième action, un filtre ou une recherche s'ajoute, le Zap devient multi-étapes et passe sur un plan payant. C'est assez pour tester un vrai circuit d'admission avant de payer quoi que ce soit.
02Combien de tâches consomme un Zap Element451 ?
Une tâche par action réussie, à chaque exécution. Le déclencheur ne compte jamais : écouter les 24 déclencheurs Element451 ne coûte rien. Un Zap qui trace une activité puis crée une tâche consomme deux tâches par passage. Une action en échec n'est pas décomptée. Quelques apps et quelques actions prennent plus d'une tâche, donc observe les premières exécutions réelles avant de multiplier les Zaps. Garder des Zaps courts reste la meilleure économie.
03Element451 déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Oui. Les 24 déclencheurs Element451 sont instantanés : l'app prévient Zapier dès que l'événement se produit, et le Zap part tout de suite quel que soit ton plan. L'intervalle de vérification, 15 minutes sur le plan Free, ne concerne que les déclencheurs par interrogation, et Element451 n'en a aucun. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair. Passer sur un plan payant ne change rien sur ce point.
04Que faut-il pour connecter Element451 à Zapier ?
Un compte Element451, et des droits de lecture ou d'écriture sur les dossiers que tu ne possèdes pas mais que le Zap devra toucher. La connexion s'ajoute depuis la page Apps avec + Add connection, puis tu t'identifies dans l'onglet Element451 et tu accordes l'accès à Zapier. Elle sert ensuite à chaque étape Element451 de chaque Zap : tu ne la refais pas à chaque fois. Les droits sur les dossiers de tes collègues comptent vraiment ici.
05Pourquoi une action Element451 échoue-t-elle avec un email pourtant valide ?
Le plus souvent, l'étudiant n'existe pas encore dans Element451, ou existe sous une autre adresse de profil. Plusieurs actions, dont les jalons, Create Conversation et Create Webhook Execution, exigent un utilisateur existant avec un email identique. Fais d'abord tourner Create/Update User ou Create Form Submission dans un Zap séparé pour créer la fiche. Séparer les deux garde aussi chaque Zap sous la limite de deux étapes du plan gratuit, ce qui évite de payer pour un simple enchaînement.
06Et si l'action Element451 dont tu as besoin n'existe pas sur Zapier ?
Parcours d'abord les 28 actions : plusieurs couvrent le même besoin par des chemins différents, un libellé, un workflow ou une communication. Si rien ne colle, Enroll User to Workflow aide souvent, car Zapier confie l'étudiant à un workflow construit dans Element451. Create Webhook Execution peut aussi lancer un webhook déjà configuré. Au-delà, l'opération n'est simplement pas proposée sur Zapier aujourd'hui. Sur un plan payant, enchaîner deux actions existantes suffit souvent à s'en approcher.
07Zapier, Make ou n8n pour Element451 ?
Tout dépend de critères, pas d'un vainqueur. Regarde l'outil que ton équipe maintient déjà, si les déclencheurs et actions voulus figurent dans chaque catalogue, et la façon dont chacun facture une exécution. Côté Zapier, Element451 apporte 24 déclencheurs instantanés et 28 actions, sans étape de recherche. Compare cette liste au catalogue Make d'Element451 avant de t'engager. La bonne réponse vient de ton équipe, pas d'un classement. Pense aussi à qui maintiendra les Zaps dans la durée.
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