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Intégration Hibob ZapierAutomatiser Hibob avec Zapier.

L'intégration Hibob Zapier compte 8 déclencheurs et 1 action, sans recherche. Tous les déclencheurs sont instantanés : Hibob prévient Zapier d'une embauche, d'une absence ou d'un départ dès qu'il a lieu, quel que soit ton plan, gratuit compris.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration Hibob Zapier

En une phrase : elle relie bob, la plateforme RH de Hibob (intégration des nouveaux, rémunération, culture, données sur les équipes), à Zapier, l'outil qui fait se parler les applications. Elle est faite pour écouter : huit événements salariés de bob peuvent lancer une automatisation sur le moment.

Premier usage, et souvent le plus attendu : le départ propre. Employee Left part à la date de fin de contrat, le jour même où les accès et le matériel doivent être repris. Plus besoin qu'un manager pense à prévenir l'informatique.

Deuxième usage : l'arrivée au bon moment. New Employee Created réagit dès la création de la fiche, utile pour préparer le poste en amont, et Employee Joined attend la date d'entrée réelle pour l'accueil du premier jour.

Troisième usage : un annuaire à jour. Employee Updated, Employee Temporary Leave et les changements de statut permettent à tes autres outils de suivre ce que les RH saisissent dans bob.

Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune action toute prête pour créer ou modifier un salarié, et aucune recherche. La seule action est API Request (Beta), une étape avancée réservée à qui sait écrire une requête. Hibob sert donc surtout de source d'événements. Pour savoir si Zapier convient à tes flux RH, l'Avis Zapier et le comparatif Make vs Zapier sont de bons points d'appui.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, sans détour

Sept mots de Zapier reviennent tout au long de la page. Voici ce qu'ils veulent dire concrètement.

Zap
Une automatisation dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions lancées à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement d'une app qui met le Zap en route. Une fois le Zap allumé, Zapier guette cet événement.
Action
L'étape qui fait le travail une fois le Zap lancé : elle écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi.
Tâche
Ce que Zapier facture : une action que ton Zap mène à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Instantané ou interrogation
Un déclencheur instantané est signalé par l'app au moment même. Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à heure fixe.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Zap multi-étapes
Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Un filtre ou une deuxième action suffit, et il faut alors un plan payant.
Coût

Ce que coûte un Zap Hibob

Hibob n'est pas une app réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. Et comme tous ses déclencheurs sont instantanés, l'intervalle du plan ne la ralentit pas.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Étapes sur le gratuit2 : un déclencheur, une action
  • Déclencheurs Hibob8 instantanés, aucune attente quel que soit le plan
  • Hibob sur le gratuitOui, ce n'est pas une app réservée aux plans payants

Le déclencheur ne coûte jamais de tâche. Seules les actions réussies comptent, une tâche chacune ; une action qui échoue n'est pas facturée. Un Zap à trois actions consomme donc trois fois plus qu'un Zap à une action. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Un filtre ou une seconde action en fait un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants. La grille ci-dessous ne vaut que pour les déclencheurs par interrogation, et Hibob n'en a aucun.

Connexion

Connecter Hibob à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Pars de la page Apps

    Ouvre la page Apps de ton compte Zapier et clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte Hibob relié une fois, puis réutilisé par chaque Zap qui touche à bob.

  2. 02

    Sélectionne Hibob

    Tape Hibob dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Il faut déjà un compte Hibob : Zapier n'en ouvre pas.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi à Hibob dans l'onglet qui s'ouvre, puis accorde à Zapier l'accès au compte. Pour les données salariés qui ne t'appartiennent pas, le compte doit aussi avoir des droits de lecture ou d'écriture.

Premier Zap

Ton premier Zap Hibob : organiser un départ

ObjectifLe jour de fin de contrat d'un salarié, ouvrir un ticket pour que l'informatique reprenne accès et matériel, et prévenir son manager par e-mail.

  1. 01

    Build : le déclencheur

    Dans l'éditeur, à l'étape Build, choisis Hibob comme app de départ et Employee Left comme événement, puis la connexion Hibob créée plus haut.

  2. 02

    Test : un vrai salarié

    Lance le test. Zapier ramène les trois éléments les plus récents de ton compte : tu règles la suite sur un vrai départ, pas sur un modèle vide.

  3. 03

    Ajoute le ticket

    Clique sur le plus et choisis ton outil de tickets comme app d'action. Verse le nom du salarié dans le titre : l'informatique sait qui traiter, et une personne vérifie avant de couper quoi que ce soit.

  4. 04

    Préviens le manager

    Ajoute une seconde action d'envoi d'e-mail au manager, avec le même nom. Cette seconde action fait passer le Zap en multi-étapes, donc en plan payant.

  5. 05

    Teste, puis Publish

    Teste chaque action une fois et lis ce qui revient. Clique ensuite sur Publish. Les départs passés avant ce moment ne seront jamais traités.

Déclencheurs

Les 8 déclencheurs Hibob

8 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Hibob, et 8 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Employee Activated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when employee is activated in bob.”

Il signale l'activation d'un salarié dans bob. Avec son pendant, Employee Inactivated, il permet de faire suivre les accès au statut de la personne, dans un sens comme dans l'autre.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un groupe de restauration qui active ses extras à chaque saison et veut leur rouvrir le planning le jour où les RH les réactivent.
Attention
si tu automatises les deux sens, construis les deux Zaps en miroir, sinon un statut finit par diverger.
2

New Employee Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new employee is created.”

Dès qu'une fiche salarié est créée dans bob, ce déclencheur part. En général, c'est bien avant le premier jour, au moment de la promesse d'embauche ou du dossier administratif.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une ESN qui veut alerter le responsable d'équipe assez tôt pour commander l'ordinateur avant l'arrivée.
Attention
création ne veut pas dire arrivée. Pour un geste du premier jour, Employee Joined tombe plus juste.
3

Employee Deleted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when employee is removed from Bob.”

Zapier est averti ici quand un salarié est supprimé de bob. Suppression et désactivation sont deux déclencheurs distincts, à ne pas confondre.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un DAF qui veut garder une trace dans un autre outil de chaque fiche retirée de bob, en guise de journal de contrôle.
Attention
une fiche créée par erreur puis supprimée déclenche aussi le Zap ; prévois ce cas dans la suite.
4

Employee Inactivated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when employee is inactivated in bob.”

Ce déclencheur capte le passage d'un salarié au statut inactif dans bob. C'est un événement différent d'une suppression, qui a son propre déclencheur.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un responsable informatique qui suspend les accès aux outils dès que les RH désactivent quelqu'un, sans attendre un ticket.
Attention
désactivation et départ sont deux événements séparés dans bob ; un Zap bâti sur l'un ne voit pas l'autre.
5

Employee Joined

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when employee start date has occurred.”

Le signal, ici, c'est la date d'entrée elle-même : le déclencheur part quand elle est atteinte, pas quand la fiche a été saisie. C'est le point de départ naturel de l'accueil du premier jour.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une PME qui envoie le livret d'accueil et désigne un parrain le matin où la nouvelle recrue arrive vraiment.
Attention
un Zap publié après la date d'entrée d'une personne ne partira jamais pour elle.
6

Employee Left

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when employee termination date has occurred.”

Le pendant d'Employee Joined : il part quand la date de fin de contrat d'un salarié est atteinte. C'est la date qui compte, donc le Zap tourne le vrai dernier jour.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un service comptable qui bloque la carte de frais du partant le jour J, pas le jour où la démission a été saisie.
Attention
un Zap publié après la date de fin d'une personne ne partira jamais pour elle.
7

Employee Temporary Leave

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new employee goes on temporary leave.”

Il part quand un salarié entre en absence temporaire. Il couvre cet entre-deux où la personne fait toujours partie de l'équipe, mais n'est pas là.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un cabinet d'expertise comptable qui réattribue les dossiers d'un collaborateur en congé à un collègue dès l'enregistrement de l'absence.
Attention
la liste ne compte aucun déclencheur dédié au retour d'absence ; prévois comment gérer la reprise.
8

Employee Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when employee is updated in bob.”

Le plus large des huit : n'importe quelle mise à jour d'un salarié dans bob le fait partir. Nouveau poste, changement de manager, numéro corrigé, tout compte.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
tenir à jour un annuaire interne dans un autre outil, où chaque changement écrase simplement l'ancienne valeur.
Attention
il part à chaque modification. Ne t'en sers jamais pour créer un nouvel enregistrement, sinon chaque changement fabrique un doublon.
Actions

La seule action Hibob

Hibob te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

API Request (Beta)

Action

Dans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Une étape avancée qui envoie une requête brute à Hibob en réutilisant l'authentification de ta connexion, pour ce qu'aucune action toute prête ne couvre.

Quand l'utiliser
un profil RH à l'aise avec la technique, qui sait quelle adresse Hibob appeler et laisse Zapier gérer la partie connexion.
Attention
HTTP Method, URL et Stop on error sont obligatoires. Mets Stop on error sur Yes pour arrêter l'étape quand Hibob renvoie une erreur.
Quand ça casse

Quand un Zap Hibob casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Hibob. Les cas ci-dessous sont les limites générales de tout Zap, vues à travers les événements RH.

La plupart ne déclenchent aucune erreur : le Zap rate simplement quelque chose, ou tourne plus que prévu. Quand un passage échoue et que la raison t'échappe, direction la page Dépannage Zapier.

  • Les arrivées passées ne reviennent pas

    Un Zap ne réagit qu'aux événements postérieurs à son allumage. Les salariés arrivés ou partis avant lui échappent ; reprendre l'historique est un autre chantier.

  • La requête qui relance son déclencheur

    Si API Request modifie un salarié dans bob alors qu'Employee Updated sert de déclencheur, le Zap se relance en boucle et vide ton quota de tâches.

  • Un import massif retenu

    Quand un déclencheur envoie d'un coup un énorme lot, après une reprise de données dans bob par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.

  • Stop on error laissé sur No

    Avec Stop on error sur No, l'étape API Request continue quelle que soit la réponse de Hibob : un appel raté peut passer inaperçu.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Hibob avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Hibob Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Hibob Zapier est-elle gratuite ?
Oui. Hibob n'est pas une app réservée aux plans payants, elle fonctionne donc avec le plan gratuit de Zapier : 100 tâches par mois et des Zaps illimités. La limite à connaître, c'est le nombre d'étapes : sur le gratuit, un Zap tient en un déclencheur et une action, pas plus. Ajoute un filtre ou une seconde action et il devient multi-étapes, ce qui demande un plan payant. Les déclencheurs, eux, ne coûtent jamais rien.
02Combien de tâches consomme un Zap Hibob ?
Une tâche par action réussie. Le déclencheur est gratuit, quel que soit celui des huit que tu choisis : un Zap qui part cent fois mais dont l'action échoue à chaque fois ne coûte rien. Un Zap avec une seule étape API Request consomme une tâche par événement salarié ; avec deux actions de plus, le même événement en coûte trois. Surveille Employee Updated, qui part à chaque modification et fait vite grimper le compteur.
03Hibob prévient-il Zapier en temps réel ?
Oui. Les huit déclencheurs Hibob sont instantanés : bob prévient Zapier au moment même de l'événement, et le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan. La grille d'interrogation, 15 minutes sur le gratuit, ne les concerne pas. Ce mode vient de l'API de Hibob et ne se change pas dans l'éditeur. Pour le vérifier d'un coup d'œil, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair dans l'éditeur.
04Que faut-il pour connecter Hibob à Zapier ?
Un compte Hibob existant, plus des droits de lecture ou d'écriture sur les données salariés qui ne t'appartiennent pas et que le Zap doit toucher. La connexion se fait en trois gestes : ouvrir la page Apps de Zapier et cliquer sur + Add connection, chercher Hibob puis cliquer sur Add connection, enfin te connecter à Hibob dans le nouvel onglet et accorder l'accès. Chaque Zap Hibob réutilise ensuite cette même connexion.
05Pourquoi un Zap sur Employee Updated tourne-t-il autant ?
Parce qu'il part à chaque changement sur un salarié dans bob, même minime : un numéro corrigé compte autant qu'une promotion. C'est très bien pour synchroniser un annuaire, où chaque passage écrase l'ancienne valeur. C'est un problème si le Zap crée quelque chose à chaque fois, puisque chaque modification ajoute alors un doublon. Si seuls certains changements t'intéressent, un filtre placé juste après le déclencheur fait le tri, sur un plan payant.
06Et si l'opération Hibob dont tu as besoin n'existe pas ?
Deux voies s'offrent à toi. La première, c'est API Request (Beta), la seule action Hibob : elle envoie une requête brute à Hibob avec l'authentification de ta connexion, à condition que l'URL soit sur un domaine Hibob. Elle couvre ce qu'aucune action toute prête ne fait, si quelqu'un dans l'équipe sait écrire la requête. La seconde, c'est d'accepter que Zapier écoute bob sans créer ni modifier de salarié via une action dédiée.
07Zapier, Make ou n8n pour Hibob ?
Choisis sur des critères, pas sur une marque. Sur Zapier, les huit déclencheurs Hibob sont instantanés, donc la vitesse n'est pas un sujet, même en plan gratuit ; en revanche, la seule action est une API Request avancée, sans aucune recherche. Si tes flux RH réagissent surtout aux événements de bob et font le travail dans d'autres outils, ça suffit. S'il te faut des étapes toutes prêtes pour créer ou modifier un salarié dans bob, regarde d'abord ce qu'expose le connecteur Hibob de Make ou de n8n.
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