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Intégration Lytho ZapierAutomatiser Lytho avec Zapier.

L'intégration Lytho Zapier propose 5 déclencheurs, 4 actions et 3 recherches. Les cinq déclencheurs sont instantanés : un projet créé, une épreuve ajoutée ou une absence posée part vers tes autres outils sans attendre, même en plan gratuit.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration Lytho Zapier

Elle branche ton espace Lytho sur les autres outils de ton studio ou de ton service créa. Dans un sens, ce qui se passe dans Lytho (une demande de validation, un projet, une tâche ou une épreuve, une absence) peut partir ailleurs. Dans l'autre, un outil externe peut créer dans Lytho un projet, une tâche, une absence ou un fichier dans la DAM.

Un planning d'équipe à jour. Chaque absence saisie dans Lytho via Time Off Entry Created peut finir dans l'agenda partagé de l'équipe. Avant de répartir le travail, chacun voit qui manque.

Des fichiers rangés sans manipulation. Upload an Asset dépose dans la DAM de Lytho un fichier venu d'un autre outil, un fichier par passage, avec son nom et son extension.

Des demandes qui deviennent des projets. Une demande reçue ailleurs peut ouvrir un projet par Create Project. Vérifier d'abord avec Project Search qu'il n'existe pas déjà rend le Zap multi-étapes, donc payant.

Ce que Zapier ne fait pas pour Lytho : modifier ou supprimer quoi que ce soit. Les quatre actions créent, aucune ne met à jour, ne déplace ni n'archive. Update Project signale un changement, il ne le fait pas. Pour situer Zapier face aux autres plateformes, lis le comparatif Make vs Zapier ou l'avis Zapier, puis reviens aux opérations listées plus bas.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots reviennent partout sur cette page. Les voici en clair.

Zap
L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier guette cet événement.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou range quelque chose à ta place dans une app.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même.
Filtre
Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, un projet Lytho par exemple, pour que la suite s'en serve.
Connexion
Ton compte Lytho relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes de tous tes Zaps.
Coût

Combien coûte un Zap Lytho

Lytho n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. La note dépend des actions, jamais du déclencheur.

  • Déclencheurgratuit, jamais décompté
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Réservée aux plans payantsnon, utilisable en plan gratuit

Le déclencheur ne coûte rien, même si Lytho envoie des dizaines de projets. Chaque action réussie compte pour une tâche ; une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois, mais seulement des Zaps à deux étapes. Un filtre, une recherche ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, donc réservé aux plans payants. La grille d'intervalle ci-dessous concerne les déclencheurs par interrogation : les cinq déclencheurs de Lytho sont instantanés, elle ne s'applique à aucun d'eux.

Connexion

Connecter Lytho à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Ouvrir la page des apps

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Dans la fenêtre qui s'ouvre, tape Lytho dans la recherche et sélectionne l'app.

  2. 02

    Se connecter à Lytho

    Clique sur Add connection. Un onglet Lytho s'ouvre : connecte-toi avec le compte au nom duquel les Zaps vont agir. Sans compte Lytho, rien de tout ça n'est possible.

  3. 03

    Autoriser l'accès

    Accepte l'accès que Zapier demande. La connexion apparaît sur la page Apps et sert à tous tes Zaps. Pour les projets ou fichiers d'un collègue, ce compte doit avoir les droits de lecture ou d'écriture.

Premier Zap

Ton premier Zap : les absences Lytho dans l'agenda d'équipe

ObjectifChaque absence saisie dans Lytho devient un événement dans l'agenda partagé, seulement pour celles que ton filtre laisse passer.

  1. 01

    Poser le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Lytho puis l'événement Time Off Entry Created, et sélectionne ta connexion. Le déclencheur est instantané : aucun réglage de fréquence à faire.

  2. 02

    Tester sur une vraie absence

    Lance le test : Zapier remonte les trois absences les plus récentes du compte. Choisis-en une pour faire le reste du paramétrage sur des données réelles.

  3. 03

    Ajouter le filtre

    Avec le bouton plus, ajoute Filter et remplis les trois cases : le champ à regarder, la règle, la valeur. Une règle texte sur un champ texte, sinon le filtre ne passe jamais.

  4. 04

    Ajouter l'agenda

    Ajoute ton outil d'agenda et son action de création d'événement. Relie les dates de l'absence aux champs de l'événement, puis teste l'étape et vérifie l'agenda.

  5. 05

    Publier

    Clique sur Publish pour allumer le Zap. Avec le filtre, il compte trois étapes et demande un plan payant ; en plan gratuit, retire le filtre.

Déclencheurs

Les déclencheurs Lytho

5 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Lytho, et 5 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

On Asset Approval Requested

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a user asks for approval of an asset.”

Lance le Zap quand quelqu'un demande la validation d'un fichier dans Lytho. La demande sort de Lytho et peut prévenir le valideur là où il travaille vraiment.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la directrice artistique valide surtout depuis sa messagerie et rate les demandes qui restent dans Lytho.
Attention
il réagit à la demande, pas à la réponse ; la décision de validation se suit dans Lytho.
2

New Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new project is created.”

Part à chaque création de projet dans Lytho, quel que soit son auteur. C'est le bon point de départ pour tout ce que l'équipe refait à chaque lancement de projet.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
chaque nouveau projet doit ouvrir sa tâche de brief, toujours la même, sans que personne ne la saisisse.
Attention
les projets créés par un autre Zap avec Create Project le déclenchent aussi.
3

Update Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a project is updated.”

Réagit quand un projet existant change dans Lytho. Il sert à garder une copie du projet, ailleurs, alignée sur ce que l'équipe modifie.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le tableau de suivi de la direction doit refléter les changements faits dans Lytho sans double saisie.
Attention
toute modification compte ; un projet retouché quatre fois lance quatre exécutions, d'où l'intérêt d'un filtre, qui rend le Zap multi-étapes.
4

New Task or Proof

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new task or proof is created.”

Attrape chaque nouvelle tâche et chaque nouvelle épreuve dès leur création dans Lytho. Les deux passent par le même déclencheur.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le chef de fabrication veut une ligne par épreuve dans son tableur pour suivre les allers-retours.
Attention
tâches et épreuves arrivent mélangées ; pour n'en garder qu'une sorte, il faut un filtre.
5

Time Off Entry Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new entry for time off is created.”

Démarre le Zap à chaque nouvelle absence enregistrée dans Lytho : congé, rendez-vous ou jour off. L'information quitte Lytho pour rejoindre l'outil où l'équipe organise sa charge.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le studio planifie dans un agenda commun et veut voir les absents avant d'affecter un projet.
Attention
seules les nouvelles absences comptent ; une absence modifiée ensuite ne relance pas le Zap.
Actions

Les actions Lytho

Lytho te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Upload an Asset

Action

Dans Zapier“Upload a file to the DAM Asset Manager”

Dépose un fichier dans la DAM de Lytho. L'action veut le fichier et son nom, et n'en envoie qu'un par passage.

Quand l'utiliser
les visuels livrés par un prestataire dans un dossier partagé doivent rejoindre la DAM sans téléversement à la main.
Attention
mets l'extension dans le nom du fichier ; Lytho indique que la recherche dans la DAM en dépend.
2

Create Project

Action

Dans Zapier“Creates a new project.”

Crée un projet dans Lytho à partir de ce qu'un autre outil envoie. Seul le nom du projet est obligatoire.

Quand l'utiliser
une demande validée dans ton outil de tickets doit ouvrir son projet côté création.
Attention
sans recherche préalable, deux demandes au même nom donnent deux projets.
3

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a new task.”

Ajoute une tâche dans Lytho ; le nom de la tâche est le seul champ exigé, ce qui permet de partir d'une source pauvre.

Quand l'utiliser
une correction demandée par mail doit entrer dans le planning de l'équipe sans recopie.
Attention
l'action ne met jamais une tâche à jour ; chaque passage en crée une nouvelle.
4

Create Time Off Entry

Action

Dans Zapier“Creates a new time off entry.”

Inscrit une absence dans Lytho avec un nom, une date de début et une date de fin, les trois champs obligatoires.

Quand l'utiliser
les congés sont validés dans l'outil RH et la charge affichée dans Lytho doit en tenir compte.
Attention
une date mal formatée dans l'outil source fait échouer l'étape.
Recherches

Les recherches Lytho

3 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Lytho, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un élément existant dans Lytho et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les trois recherches Lytho se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas unique.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche vide arrête le Zap et les étapes qui en dépendent sont sautées. Activé, le Zap continue sans résultat.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». Lytho ne propose aucune variante de ce type : la case n'apparaît pas sur ses recherches.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Lytho casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Lytho et ne publie aucune limite propre à l'app. Ce qui casse, c'est ce qui casse sur tout Zap.

Les quatre cas ci-dessous sont à anticiper avant de publier. Si un Zap déraille déjà, la page Dépannage Zapier aide à trouver la cause.

  • Les anciens projets ne remontent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les projets, tâches et fichiers créés avant restent de côté ; les reprendre est un chantier à part.

  • Le Zap se relance lui-même

    New Project et Create Project dans le même Zap : il écrit là où son déclencheur regarde. Chaque passage en lance un autre et vide ton quota de tâches.

  • Un import massif reste bloqué

    Quand un déclencheur envoie d'un coup un très gros lot, après un import ou une migration, la protection contre les afflux de Zapier peut retenir ces exécutions.

  • Une recherche revient vide

    Avec le réglage par défaut, une recherche Lytho qui ne trouve rien arrête le Zap et saute les étapes qui comptaient sur elle.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Lytho avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Lytho Zapier : questions fréquentes

01L'intégration Lytho Zapier est-elle gratuite ?
Oui, tant que le Zap reste à deux étapes. Lytho n'est pas réservée aux plans payants, donc le plan gratuit y a accès : 100 tâches par mois et des Zaps faits d'un déclencheur et d'une action. Dès qu'un filtre, une recherche ou une deuxième action s'ajoute, le Zap devient multi-étapes et passe sur un plan payant. Pour reporter chaque absence dans un agenda, un déclencheur et une action suffisent, et le gratuit couvre ce cas.
02Combien de tâches Zapier consomme un Zap Lytho ?
Une tâche par action réussie, rien pour le déclencheur. Un Zap qui crée une tâche Lytho à chaque demande reçue consomme une tâche par demande. Avec deux actions, chaque passage en consomme deux. Une action qui échoue, elle, ne compte pas du tout. Guetter les absences, les épreuves ou les projets ne coûte jamais rien, même si Lytho en signale beaucoup : seul le travail effectivement accompli par le Zap est facturé.
03Lytho sur Zapier, c'est en temps réel ?
Oui, pour les cinq déclencheurs. Tous sont instantanés : Lytho prévient Zapier dès que la demande de validation, le projet, la modification, la tâche ou l'absence apparaît, et le Zap part aussitôt, quel que soit le plan. La grille d'intervalle des plans, de 15 minutes en gratuit à une minute en Team et Enterprise, ne les concerne pas. Dans l'éditeur, un Zap posé sur l'un d'eux affiche un petit éclair, signe qu'il est instantané.
04Que faut-il pour connecter Lytho à Zapier ?
Un compte Lytho, et les droits de lecture ou d'écriture sur ce que le Zap doit toucher sans t'appartenir. Côté Zapier : page Apps, bouton + Add connection, choix de Lytho, connexion dans l'onglet qui s'ouvre, puis autorisation. La connexion sert ensuite à tous les Zaps. Si les projets visés appartiennent à un collègue, vérifie d'abord tes droits dans Lytho : le Zap ne fera jamais rien de plus que ce que ton compte permet.
05Pourquoi l'action Create Time Off Entry échoue-t-elle ?
Le plus souvent parce qu'un des trois champs obligatoires reste vide. L'action exige un nom pour l'absence, une date de début et une date de fin. Si l'étape d'avant ne fournit qu'une seule date, l'action ne peut pas aboutir, et comme elle échoue, elle ne coûte pas de tâche. Teste d'abord le déclencheur pour récupérer un vrai élément, puis relie chaque date à la bonne case avant de publier le Zap.
06Et si l'opération Lytho dont tu as besoin n'existe pas sur Zapier ?
Dans ce cas, Zapier ne pourra pas la faire à ta place. Pense au chemin inverse : au lieu de corriger un projet Lytho depuis un autre outil, laisse Update Project prévenir cet outil à chaque changement, et garde la modification dans Lytho. La liste visible s'arrête à cinq déclencheurs, quatre actions et trois recherches. Ce qui manque reste un geste manuel dans Lytho, sauf si une autre plateforme d'automatisation propose la brique voulue.
07Zapier, Make ou n8n pour Lytho ?
Ça se tranche sur trois critères, pas sur un palmarès. Le premier, le volume : chaque action réussie compte une tâche sur Zapier, donc un flux qui crée beaucoup de tâches Lytho pèse vite sur le forfait. Le deuxième, la longueur : au-delà d'un déclencheur et d'une action, il faut un plan payant. Le troisième, la maintenance : qui reprendra le flux le jour où il casse. Regarde aussi quelles opérations Lytho chaque plateforme expose réellement.
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