Intégration Metaforce ZapierAutomatiser Metaforce avec Zapier.
L'intégration Metaforce Zapier compte 1 déclencheur, 2 actions et 0 recherche. Le déclencheur, instantané, réagit à chaque Smartform soumis. Une action envoie un Smartform à ses destinataires, l'autre récupère un fichier joint à une soumission.
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Ce que fait l'intégration Metaforce Zapier
Metaforce sert à produire des documents soignés à partir de tes données ; ses Smartforms sont les formulaires que tes interlocuteurs remplissent et te renvoient. Sur Zapier, il permet à un Zap (l'automatisation montée sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent chaque fois que l'événement arrive) d'envoyer un Smartform, de réagir à sa soumission ou d'en récupérer un fichier.
Le bon formulaire, sans relance manuelle. Un contact arrive dans ton CRM ; Send Smartform lui envoie le Smartform prévu, avec le Secret que l'action exige. Personne n'a à se souvenir de l'envoyer.
Une alerte à chaque retour. New Smartform Submitted lance le Zap au moment de la soumission, et un message prévient la personne qui doit traiter la réponse, dans l'outil où elle lit déjà ses alertes.
Les pièces jointes rangées. Get File Submitted to Smartform récupère le fichier déposé avec une soumission ; une étape suivante peut le classer dans ton outil de stockage.
Les limites à connaître : les Smartforms se conçoivent dans Metaforce, jamais depuis un Zap, qui se contente de les choisir. L'app n'a aucune recherche, donc pas moyen de remonter une ancienne soumission. Et une soumission antérieure à la publication du Zap ne le lance jamais. Le déclencheur, enfin, ne regarde que le SmartForm choisi dans son champ obligatoire. Pour aller plus loin, ouvre notre Avis Zapier.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Huit mots reviennent partout sur cette page. Les voici, sans jargon.
- Zap
- L'automatisation montée sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement arrive.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap. Pour Metaforce, c'est la soumission d'un Smartform par quelqu'un.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, comme envoyer un Smartform.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action réussie par ton Zap. Ton plan compte des tâches, pas des Zaps ni des déclenchements.
- Instantané ou par interrogation
- Un déclencheur instantané est signalé par l'app au moment même ; un par interrogation, Zapier le vérifie à intervalle fixe. Ici, il est instantané.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit la condition que tu as posée, et l'arrête sinon.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une deuxième action ou un filtre suffit, et il faut alors un plan payant.
- Connexion
- Ton compte Metaforce relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui se sert de l'app, déclencheur comme actions.
Ce que ça te coûte vraiment
Zapier facture en tâches, et New Smartform Submitted n'en consomme jamais, quel que soit le nombre de formulaires renvoyés.
- Déclencheur0 tâche
- Chaque action réussie1 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
- Réservée aux plans payantsNon, dès le plan gratuit
Chaque Send Smartform ou Get File Submitted to Smartform réussi compte pour une tâche ; une action ratée n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, limités à deux étapes. Récupérer un fichier puis le ranger, c'est deux actions : le Zap devient multi-étapes, donc payant, comme avec un filtre. Metaforce n'est pas réservée aux plans payants. La grille ci-dessous donne l'intervalle d'interrogation par plan ; elle ne s'applique pas au déclencheur instantané de cette app.
Connecter ton compte Metaforce
- 01
Ajouter la connexion
Dans ton compte Zapier, ouvre la page Apps puis clique sur + Add connection. Cherche Metaforce dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionne-la dans la liste et clique sur Add connection.
- 02
Te connecter et autoriser
Un onglet s'ouvre sur Metaforce : connecte-toi et accorde l'accès à Zapier. Il te faut un compte sur l'app, plus un accès en lecture ou en écriture à tout ce qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher.
- 03
Une connexion pour tout
Le compte est désormais relié une fois pour toutes. New Smartform Submitted, Send Smartform et Get File Submitted to Smartform s'appuient tous sur cette même connexion, dans ce Zap comme dans les suivants.
Ton premier Zap : le Smartform suivant envoyé au bon moment
ObjectifQuand un Smartform revient et remplit la condition choisie, envoyer automatiquement le Smartform suivant.
- 01
Poser le déclencheur
Crée un Zap, choisis Metaforce et New Smartform Submitted, sélectionne ta connexion puis le SmartForm à surveiller. Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents du compte.
- 02
Filtrer les soumissions
Depuis l'icône plus, ajoute Filter et remplis ses trois cases : le champ à regarder, la règle, la valeur à comparer. Une règle texte ne marche que sur du texte. Le filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant.
- 03
Ajouter Send Smartform
Choisis Metaforce et l'action Send Smartform, puis sélectionne le SmartForm à envoyer. Renseigne Send Email et Send SMS, tous deux obligatoires ; vérifie au test ce que chacun attend.
- 04
Régler le secret
Le champ Secret est obligatoire et sert à protéger le Smartform quand c'est prévu. Vérifie au test quelle valeur ton formulaire attend avant d'aller plus loin.
- 05
Tester puis publier
Teste l'action une fois, lis ce qui revient, puis publie le Zap pour l'activer. Chaque envoi réussi compte pour une tâche. Pour te faire accompagner, ouvre notre Formation Zapier.
Le déclencheur
1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Metaforce, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Smartform Submitted
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a Smartform is submitted.”
Lance ton Zap chaque fois que quelqu'un soumet le Smartform que tu as choisi, et passe cette soumission aux étapes ajoutées ensuite.
Les actions
Metaforce te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Send Smartform
ActionDans Zapier“Send Smartform to recipient(s).”
Expédie l'un de tes Smartforms à un ou plusieurs destinataires, pour qu'ils le remplissent sans que tu aies à l'envoyer toi-même.
Get File Submitted to Smartform
ActionDans Zapier“Get file submitted to Smartform”
Récupère un fichier que quelqu'un a déposé avec un Smartform, pour qu'une étape suivante puisse le ranger, le transférer ou le joindre ailleurs.
Quand ça casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Metaforce. Restent les règles valables pour tous les Zaps, et ce qu'exigent les étapes Metaforce elles-mêmes.
Quatre cas à vérifier avant d'accuser l'app. Si le Zap coince encore, ouvre notre page Dépannage Zapier.
Rien d'avant la publication
Un Zap ne réagit qu'aux Smartforms soumis après son activation. Les anciennes soumissions ne sont jamais reprises ; les traiter est un autre chantier.Trois identifiants pour un fichier
Get File Submitted to Smartform exige DialogFormId, FileuploadProperty et FileId. Renseigne les trois et vérifie au test que chacun porte bien une valeur.Le Zap qui se relance
Un Zap qui écrit à l'endroit même que surveille son déclencheur peut se relancer en boucle et vider ton quota de tâches. Vérifie où écrit chaque action.Un afflux retenu
Après un import massif ou une migration, un déclencheur qui renvoie d'un coup un très gros lot peut être retenu par la protection de Zapier contre les afflux.
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Une personne lit chaque message.
