Intégration OpenAsset ZapierAutomatiser OpenAsset avec Zapier.
L'intégration OpenAsset Zapier compte 4 déclencheurs, 4 actions et 4 recherches. Un nouveau projet, fichier, album ou collaborateur peut lancer un Zap, et Zapier peut créer projets et personnes, déposer des fichiers ou mettre à jour un projet dans OpenAsset.
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Ce que fait vraiment l'intégration OpenAsset Zapier
OpenAsset est une photothèque en ligne pensée pour les cabinets d'architecture, les bureaux d'études, le BTP et l'immobilier. L'intégration la relie à Zapier, l'outil qui enchaîne les apps entre elles, dans les deux sens : OpenAsset peut lancer une automatisation, et d'autres apps peuvent y écrire projets, personnes et fichiers.
Des projets ouverts depuis le commercial. Create Project crée le projet dans OpenAsset quand une affaire est gagnée ailleurs, avec son nom et un code unique, avant même la première photo de chantier.
Des plans qui se rangent seuls. Upload File dépose un document venu d'une autre app dans la bonne catégorie, et Find Category lui fournit la catégorie à utiliser. Plus de téléchargement suivi d'un nouveau dépôt à la main.
Une équipe prévenue des nouveaux albums. New Album signale chaque album créé, et un message part vers le canal de l'agence sans que personne ne relaie l'info.
Ce que Zapier ne fait pas ici. Il ne supprime rien dans OpenAsset, il ne modifie pas un collaborateur une fois créé, et aucun des quatre déclencheurs n'est instantané : chacun attend la prochaine vérification de Zapier. Un album peut lancer un Zap, mais aucune action n'en crée ni n'en remplit.
Tu compares d'abord les outils ? Voir n8n vs Zapier ou Make vs Zapier.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Huit mots reviennent sur chaque écran de Zapier. Voici leur sens une fois OpenAsset branché.
- Zap
- L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap, par exemple un nouveau projet dans OpenAsset. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : écrire, envoyer ou déplacer quelque chose pour toi, comme déposer un fichier dans OpenAsset.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota mensuel de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir à intervalle fixe ; en instantané, l'app le prévient sur le moment. Ceux d'OpenAsset sont tous par interrogation.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans OpenAsset, projet ou fichier, pour le passer aux étapes suivantes.
- Connexion
- Ton compte OpenAsset relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par chaque étape qui le lit ou y écrit.
Ce que ça coûte vraiment en tâches
OpenAsset n'est pas réservée aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit. La facture dépend du nombre d'actions réussies, pas de la fréquence des vérifications.
- Déclencheur0 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois
- Taille d'un Zap en gratuit2 étapes
- Déclencheurs instantanés0 sur 4
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, et les vérifications de Zapier non plus, aussi fréquentes soient-elles. Chaque action réussie compte une fois ; une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, chacun limité à deux étapes : un déclencheur, une action. Une étape de recherche, un filtre ou une deuxième action en font un Zap multi-étapes (tout ce qui dépasse un déclencheur et une action), qui demande un plan payant. Les quatre déclencheurs d'OpenAsset fonctionnent par interrogation : l'intervalle de ton plan, ci-dessous, décide du délai avant qu'un nouvel élément soit vu.
Connecter OpenAsset à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre Apps et ajoute une connexion
Dans ton compte Zapier, ouvre la page Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte OpenAsset plus un accès en lecture ou en écriture aux projets et catégories qui ne t'appartiennent pas et que le Zap doit toucher.
- 02
Choisis OpenAsset
Tape OpenAsset dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté OpenAsset pour l'identification.
- 03
Connecte-toi et autorise l'accès
Identifie-toi sur OpenAsset dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. La connexion est enregistrée, puis réutilisée par chaque déclencheur, action et recherche.
Ton premier Zap : chaque nouvel album annoncé à l'agence
ObjectifPrévenir le canal de l'agence à chaque album créé dans OpenAsset, en ne gardant que les albums dont le nom contient le mot choisi.
- 01
Pose le déclencheur
Démarre un nouveau Zap, choisis OpenAsset comme app et New Album comme événement, puis sélectionne ta connexion OpenAsset.
- 02
Teste sur un vrai album
Lance le test. Zapier ramène les trois albums les plus récents du compte ; tu en choisis un, qui sert d'exemple aux étapes suivantes.
- 03
Ajoute le filtre
Ajoute une étape Filter depuis l'icône plus et règle la condition : le nom de l'album contient le mot choisi, par exemple celui d'un concours. Le filtre rend le Zap multi-étapes : plan payant obligatoire.
- 04
Ajoute le message
Ajoute Slack comme action, choisis le canal et rédige le message à partir des infos de l'album. Teste l'étape et vérifie le message reçu.
- 05
Publie
Publie le Zap pour l'allumer. En Free, un nouvel album est vu dans les 15 minutes ; ceux créés avant la publication ne partent jamais.
Les 4 déclencheurs OpenAsset
4 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans OpenAsset. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Album
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new album is created.”
Quand quelqu'un crée un album dans OpenAsset, Zapier le repère à sa vérification suivante et lance le Zap une fois pour cet album. C'est le seul endroit où les albums apparaissent dans l'intégration : aucune action n'en crée ni n'en remplit.
New Employee
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new employee is created.”
Une nouvelle fiche collaborateur dans OpenAsset lance le Zap, qui peut ensuite porter la personne vers ton tableur RH, ton intranet ou un message d'accueil. Chaque arrivée fait tourner le Zap une fois.
New File
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new file is uploaded.”
Chaque fichier déposé dans OpenAsset devient un nouvel élément pour Zapier. Le Zap tourne alors une fois par fichier, ce qui convient aux alertes, aux journaux et aux copies vers un autre stockage.
New Project
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new project is created.”
Celui-ci signale chaque projet créé dans OpenAsset. C'est le point de départ naturel de tout ce qui doit exister à côté du projet ailleurs : une ligne de registre, un dossier, une annonce.
Les 4 actions OpenAsset
OpenAsset te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Employee
ActionDans Zapier“Creates a new employee.”
Inscrit une personne dans OpenAsset à partir d'un prénom, d'un nom et d'un code collaborateur unique, tous trois obligatoires.
Create Project
ActionDans Zapier“Creates a new project.”
Ajoute un projet dans OpenAsset avec les deux éléments indispensables : un nom et un code qu'aucun autre projet n'utilise.
Update Project Fields
ActionDans Zapier“Updates the fields for a project.”
Modifie les champs d'un projet existant. Tu désignes le projet, champ obligatoire, et tu ne remplis que ce qui doit changer.
Upload File
ActionDans Zapier“Upload a new file.”
Envoie un fichier venu d'une autre app dans OpenAsset et le range sous une catégorie. Le fichier, son nom et la catégorie sont obligatoires.
Les 4 recherches OpenAsset
4 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans OpenAsset, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve un élément qui existe déjà dans OpenAsset et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Certains champs obligatoires proposent aussi + Add search step, qui insère la recherche juste avant et branche son résultat tout seul. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui attendu.
Find Category
RechercheDans Zapier“Find a category by id or code.”
Retrouve une catégorie par son identifiant ou son code et la transmet. Elle sert surtout à alimenter Upload File, dont la catégorie est obligatoire.
Find Employee
RechercheFind or createDans Zapier“Find an employee by id or code.”
Trouve une personne dans OpenAsset par identifiant ou code collaborateur. L'éditeur affiche aussi Find or Create Employee : c'est cette même recherche, case de création cochée, qui demande alors le code et les noms nécessaires.
Find File
RechercheDans Zapier“Find a file by id or filename.”
Récupère un fichier par son identifiant ou son nom, pour qu'une étape suivante le partage ou le consigne. La correspondance exacte ou approchée du nom dépend d'OpenAsset, pas de Zapier.
Find Project
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a project by id or code.”
Localise un projet par identifiant ou code projet et le transmet à Update Project Fields. Find or Create Project, aussi listé dans l'éditeur, est cette recherche case de création cochée : elle demande alors le nom et le code d'un nouveau projet.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap là, et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Cocher la case transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et l'étape demande les champs nécessaires à la création.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier, c'est le défaut, arrêter le Zap, ou tout transmettre d'un coup.
Quand ça casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à OpenAsset, et aucune limite de débit de l'app n'est documentée. Les pannes viennent des champs obligatoires et du fonctionnement général de Zapier.
Six cas couvrent l'essentiel des surprises sur cette intégration. Si un Zap se comporte encore mal ensuite, direction Dépannage Zapier.
Le Zap qui se relance tout seul
New Project suivi de Create Project, ou New File suivi d'Upload File, sur le même compte : chaque passage crée l'élément que le déclencheur surveille, et le quota de tâches fond vite.L'existant ne passe jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Projets, fichiers et personnes déjà dans OpenAsset ne sont pas repris ; leur transfert est un chantier à part.Le même fichier, deux fois
Upload File refuse un fichier déjà déposé. Un Zap qui renvoie la même pièce jointe s'arrête à cette étape au lieu de créer une copie.Un nom de fichier sans extension connue
Le nom doit finir par une extension reconnue par OpenAsset, comme .jpg ou .pdf. Un nom mappé sans son extension bloque le dépôt.Un import massif retenu
Quand une migration fait arriver d'un coup un énorme lot de fichiers ou de projets, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir au lieu de lancer le Zap pour chacun.Pas de doublon par interrogation
Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation : un même projet ne relance pas le Zap deux fois, même revérifié.
Besoin d'aide pour automatiser OpenAsset avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
