Intégration Xero ZapierAutomatiser Xero avec Zapier.
L'intégration Xero Zapier compte 18 déclencheurs, 26 actions et 10 recherches pour faire circuler factures, paiements, contacts et devis entre Xero et tes autres outils, sans coder. Zapier réserve Xero aux formules payantes : prévois un abonnement.
App premium Zapier réserve cette app à ses plans payants.
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Ce que l'intégration Xero Zapier change pour ta compta
L'intégration relie ton organisation Xero à Zapier. Un événement dans tes comptes (une facture, un paiement, un nouveau contact) lance un travail dans tes autres outils. Et l'inverse marche aussi : une vente, un formulaire ou un contrat signé ailleurs crée la bonne pièce dans Xero. Tu règles ça une fois, ensuite ça tourne seul.
Trois résultats qu'on voit souvent. Des factures qui partent sans toi : une affaire est gagnée dans ton CRM, Create Sales Invoice prépare la facture, puis Send Sales Invoice by Email l'envoie au client. Une équipe qui sait quand l'argent rentre : New Payment ou New Reconciled Payment poste l'info dans le canal que tout le monde lit. Des factures fournisseurs rangées au bon endroit : un justificatif arrive par mail, Create Bill l'enregistre, Upload Attachment y accroche le fichier.
Le point fort de cette app, c'est la vitesse sur les factures de vente. Sur 18 déclencheurs, deux sont instantanés : New Sales Invoice et Updated Sales Invoice. Ils lancent le Zap dès que Xero voit le changement, quel que soit ton plan. Les 16 autres attendent le prochain passage de Zapier : tout ce qui tourne autour des paiements, des achats ou des contacts a donc un délai qui dépend de ton abonnement.
Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune action ne supprime une facture, un contact ou un achat (la seule suppression porte sur l'affectation d'un avoir). Et le volet salariés est étroit : les déclencheurs et actions sur les salariés ne marchent que sur les organisations Xero australiennes. Pour aller plus loin, compare avec l'intégration Xero n8n et l'intégration Xero Make.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Huit mots reviennent partout sur cette page. Voilà ce qu'ils veulent dire, en clair.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui s'exécutent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement, dans Xero ou ailleurs, qui lance le Zap. Une fois le Zap activé, Zapier guette cet événement.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou met à jour quelque chose à ta place.
- Tâche
- Ce que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Déclencheur par interrogation
- Zapier va voir Xero à intervalle fixe, récupère les derniers éléments et ne garde que ceux qu'il n'a pas encore vus.
- Déclencheur instantané
- C'est Xero qui prévient Zapier au moment où l'événement a lieu : rien n'attend le prochain passage.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans Xero, un contact par exemple, pour que la suite s'en serve.
Combien coûte vraiment un Zap Xero
Xero fait partie des apps que Zapier réserve aux plans payants et à l'essai gratuit. Le plan gratuit est hors jeu dès le départ.
- Xero sur le plan gratuitNon disponible (app réservée au payant)
- Coût du déclencheur0 tâche
- Coût de chaque action réussie1 tâche
- Plan gratuit, pour mémoire100 tâches par mois, Zaps de 2 étapes
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, et les passages de Zapier pour chercher du nouveau non plus. Chaque action réussie compte une tâche ; une action ratée ne compte rien. Un Zap à trois actions consomme donc trois fois plus qu'un Zap à une action. Ajouter un filtre ou une recherche en fait un Zap multi-étapes, réservé lui aussi aux plans payants. Avec Xero ça change peu, l'app étant déjà exclue du gratuit, mais garde la règle en tête pour estimer ton volume : une tâche par action réussie, à chaque passage.
Connecter Xero à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre tes connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Xero relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes qui touchent à Xero.
- 02
Choisis Xero et valide
Tape Xero dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne-le, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur la page de connexion de Xero, où se fait la suite.
- 03
Connecte-toi et autorise l'accès
Identifie-toi sur Xero dans cet onglet et donne l'accès à Zapier. Il te faut un compte Xero, et des droits de lecture ou d'écriture sur chaque organisation dont tu n'es pas propriétaire mais que le Zap doit toucher.
Ton premier Zap : envoyer chaque nouvelle facture de vente
ObjectifDès qu'une facture de vente prête à partir est créée dans Xero, l'envoyer par mail au client sans ouvrir Xero.
- 01
Crée le Zap et choisis le déclencheur
Lance un nouveau Zap, choisis Xero comme app et New Sales Invoice comme événement. Sélectionne ta connexion et l'Organization. Ce déclencheur est instantané : le délai ne dépendra pas de ton plan.
- 02
Teste sur une vraie facture
Lance le test. Zapier ramène les trois factures les plus récentes du compte connecté. Prends-en une qui ressemble à celles que tu veux envoyer, pour régler la suite sur de vraies données.
- 03
Ajoute un filtre sur le statut
Clique sur le plus, ajoute Filter, puis renseigne le champ (le statut de la facture), la règle et la valeur. Xero n'envoie que les factures en attente d'approbation, en attente de paiement ou payées : les brouillons s'arrêtent là.
- 04
Ajoute l'envoi par mail
Ajoute Xero de nouveau, choisis Send Sales Invoice by Email et reprends l'Invoice ID venu du déclencheur. Xero envoie à l'adresse principale du contact, avec ton modèle de mail par défaut.
- 05
Teste, puis publie
Passe chaque étape par Configure & test et lis ce qui revient. Quand tout est bon, clique sur Publish pour activer le Zap. Seules les factures créées à partir de là seront prises.
Les déclencheurs Xero dans Zapier
18 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Xero, et 2 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Bank Transaction
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new bank transaction is created.”
Lance le Zap à chaque nouvelle transaction créée sur l'un de tes comptes bancaires Xero : tes autres outils savent alors qu'un mouvement d'argent a eu lieu.
New Bill
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when you add a new bill. (Accounts Payable).”
Réagit à chaque facture fournisseur que tu saisis côté achats. Elle devient le point de départ d'un circuit de validation ou de relance hors de Xero.
New Contact
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when you add a new contact.”
Se déclenche sur chaque contact ajouté dans Xero, client ou fournisseur, et transmet la fiche à l'étape suivante.
New Credit Note
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new credit note is created.”
Repère chaque avoir créé dans Xero, qu'il annule une partie d'une vente ou constate un remboursement fournisseur.
New Employee
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new employee is created (Exclusively for Australian Instances).”
Détecte un nouveau salarié créé dans la paie Xero, ce qui en fait le point de départ naturel d'un parcours d'arrivée.
New Report
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when you run or refresh one of the selected Xero report types (Balance Sheet, Profit & Loss, etc.).”
Surveille les types de rapport que tu choisis, bilan ou compte de résultat par exemple, et part quand l'un d'eux est généré ou actualisé.
Overdue Sales Invoice
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a sales invoice is overdue by a specified number of days.”
Attrape les factures de vente restées impayées au-delà de l'échéance, après le nombre de jours que tu choisis. C'est ce qui ressemble le plus à un assistant de recouvrement dans cette intégration.
New Payment
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when you receive a new payment.”
Part dès qu'un paiement est reçu dans Xero, ce qui boucle le cycle des factures que tu as envoyées.
New Payslip
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new payslip is created.”
Se lance quand un bulletin de paie est créé dans la paie Xero, pour que tes autres outils suivent chaque cycle de paie.
New Project
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new project is created. May not trigger if there are more than 500 projects.”
Chaque projet créé dans Xero Projects devient un nouveau départ pour le Zap, transmis à l'étape suivante.
New Purchase Order
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new purchase order is created or enters a status for the first time.”
S'active sur un nouveau bon de commande, mais aussi quand un bon atteint un statut pour la première fois : tu peux donc le suivre tout au long de sa vie.
New Quote
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new quote is created.”
Repère chaque devis créé dans Xero, avant même que le client n'ait répondu.
New Reconciled Payment
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a payment is reconciled for the first time.”
Attend qu'un paiement soit rapproché pour la première fois, autrement dit pointé sur la banque. Pour beaucoup de services financiers, c'est le seul moment où l'argent compte vraiment.
New Sales Invoice
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new Sales Invoice (Accounts Receivable) is created.”
Chaque nouvelle facture de vente côté clients le fait partir, et c'est l'un des deux déclencheurs instantanés de l'app.
New or Updated Contact
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a contact is created or updated.”
Couvre les deux cas d'un coup : un contact créé dans Xero, ou un contact existant dont les coordonnées changent.
Updated Employee
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new employee is updated (Exclusively for Australian Instances).”
Réagit quand la fiche d'un salarié change dans la paie Xero, nouveau mail ou changement de nom par exemple.
Updated Sales Invoice
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a Sales Invoice is updated.”
Toute mise à jour d'une facture de vente existante le met en route. C'est le second déclencheur instantané de l'app.
Updated Quote
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a quote is created or updated.”
Suit les devis à chaque étape : à la création, puis à chaque mise à jour.
Les actions Xero dans Zapier
Xero te donne 26 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Items to Existing Sales Invoice
ActionDans Zapier“Adds line items to an existing sales invoice.”
Ajoute des lignes à une facture de vente déjà créée, sans toucher à celles qui y sont.
Add Note to Invoice
ActionDans Zapier“Add a note which will appear in the invoice history.”
Écrit une note dans l'historique d'une facture, visible par quiconque l'ouvre dans Xero.
Add or Update Stock Items
ActionDans Zapier“Creates or updates one or more stock items.”
Crée des articles de stock ou met à jour ceux qui existent, d'un seul coup, en se basant sur un code article unique.
Allocate Credit Note to Invoice
ActionDans Zapier“Allocates a credit note to an invoice.”
Se sert d'un avoir pour réduire ce qu'un client doit encore sur une facture.
Create Bank Transaction
ActionDans Zapier“Creates a new Spend/Receive Money bank transaction.”
Enregistre une dépense ou une recette directement sur un compte bancaire, hors facture.
Create Bank Transfer
ActionDans Zapier“Transfers money between two bank accounts.”
Fait passer un montant d'un de tes comptes bancaires Xero à un autre.
Create/Update Contact
ActionDans Zapier“Creates a new contact or updates a contact if a contact already exists.”
Crée un contact, ou le met à jour s'il existe déjà : une seule fiche par personne.
Create Account
ActionDans Zapier“Creates a new account.”
Ajoute un compte à ton plan comptable, avec un code, un nom et un type.
Create New Quote Draft
ActionDans Zapier“Creates a new quote draft.”
Ouvre un devis pour un contact et le laisse en brouillon, prêt à être relu dans Xero.
Create Credit Note
ActionDans Zapier“Creates a new credit note for a contact.”
Émet un avoir pour un contact, la pièce qui annule tout ou partie d'un montant dû.
Delete Credit Note Allocation
ActionDans Zapier“Deletes a credit note allocation on an invoice.”
Défait le lien entre un avoir et une facture, ce qui remet le montant en dû.
Send Sales Invoice by Email
ActionDans Zapier“Send Sales Invoice by Email”
Fait envoyer par Xero une facture au contact, avec ton modèle par défaut pour l'objet et le texte.
Create Employee
ActionDans Zapier“Creates an employee in Xero. (Exclusively for Australian Instances)”
Ajoute un salarié à la paie Xero avec prénom, nom, date de naissance et mail.
Create Inventory Item
ActionDans Zapier“Creates an inventory item.”
Crée un article dans Xero avec son code, et te laisse indiquer s'il se vend, s'il s'achète, ou les deux.
Create Bill
ActionDans Zapier“Creates a new bill (Accounts Payable).”
Enregistre une facture fournisseur côté achats, pour que les dépenses faites hors de Xero arrivent en compta.
Create Sales Invoice
ActionDans Zapier“Creates a new sales invoice (Accounts Receivable).”
Prépare une nouvelle facture de vente à partir de données venues d'une autre app : une affaire signée, une commande en ligne.
Create Payment
ActionDans Zapier“Applies a payment to an invoice.”
Applique un paiement à une facture ou à une autre pièce, qui passe alors en payée dans Xero.
Create Project
ActionDans Zapier“Creates a new project for a contact.”
Crée un projet dans Xero Projects pour un contact, avec le nom que tu choisis.
Create Purchase Order
ActionDans Zapier“Creates a new purchase order for a contact.”
Émet un nouveau bon de commande adressé à l'un de tes fournisseurs.
Create Repeating Sales Invoice
ActionDans Zapier“Creates a template that generates regular invoices.”
Pose dans Xero un modèle qui génère des factures à rythme hebdomadaire ou mensuel pour un contact.
Update Employee
ActionDans Zapier“Updates an existing employee in Xero. (Exclusively for Australian Instances)”
Modifie la fiche d'un salarié déjà présent dans la paie Xero, choisi dans une liste.
Update Purchase Order
ActionDans Zapier“Updates an existing Purchase Order.”
Corrige un bon de commande déjà présent dans Xero.
Update Quote
ActionDans Zapier“Updates an existing quote.”
Modifie un devis existant, repéré par son Quote ID, pour le contact auquel il appartient.
Update Sales Invoice
ActionDans Zapier“Updates existing sales invoice (Accounts Receivable).”
Corrige une facture de vente existante au lieu d'en créer une nouvelle.
Upload Attachment
ActionDans Zapier“Uploads an attachment to a selected Xero resource. Resources can have a maximum of 10 attachments.”
Joint un fichier, justificatif ou PDF signé, à la pièce Xero de ton choix.
API Request (Beta)
ActionDans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Une étape avancée qui envoie ta propre requête à Xero avec la connexion déjà en place, pour tout ce que la liste ci-dessus ne couvre pas.
Les recherches Xero dans Zapier
10 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Xero, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Les recherches se trouvent en bas de la liste des actions de l'éditeur, sous l'intitulé SEARCH. Elles vont chercher une pièce déjà présente dans Xero pour que les étapes suivantes utilisent son identifiant. Certains champs d'action proposent aussi + Add search step, qui insère la bonne recherche pour toi. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui attendu.
Find Contact
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a contact by name or account number.”
Retrouve un contact par son nom ou son numéro de compte, pour qu'une facture ou un devis tombe sur le bon client.
Find Credit Note
RechercheDans Zapier“Finds a credit note by number or reference and retrieves its PDF.”
Trouve un avoir à partir de son numéro ou de sa référence, et ramène aussi son PDF.
Find Employee
RechercheDans Zapier“Finds an employee based on email.”
Remonte la fiche d'un salarié à partir d'une adresse mail, la donnée que la plupart des autres outils ont déjà.
Find Invoice by ID
RechercheDans Zapier“Find a specific invoice using its unique Invoice ID.”
Va chercher une facture précise à partir de son identifiant unique ou de son numéro, et peut ramener son PDF et son lien en ligne.
Find Purchase Order
RechercheDans Zapier“Finds a Purchase Order”
Localise un bon de commande à partir de son identifiant ou de son numéro, selon ce que tu choisis dans Search By.
Find Quote
RechercheDans Zapier“Finds quotes, optionally filtered by contact, quote number, or status.”
Parcourt les devis, avec des filtres facultatifs sur le contact, le numéro ou le statut.
Get Invoice History
RechercheDans Zapier“Returns a list of History Records for a given Invoice ID.”
Renvoie la liste des entrées d'historique d'une facture, y compris les notes qu'on y a ajoutées.
Find Invoice
RechercheDans Zapier“Finds an invoice by number or reference.”
Trouve une facture par son numéro ou sa référence, c'est-à-dire comme les gens en parlent vraiment.
Find Item
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an item by name or code.”
Cherche un produit ou un service par son nom ou son code.
Find Payment
RechercheDans Zapier“Finds a payment by ID or reference.”
Récupère un paiement à partir de son identifiant ou de sa référence.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé tel quel, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue sans résultat.
- Create X if it doesn't exist yet?Coché, il transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et l'étape demande de quoi créer la fiche manquante.
- If multiple search results are found?Garder le premier résultat (le choix par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand un Zap Xero casse
La plupart des Zaps Xero qui échouent le font pour une poignée de raisons, toujours les mêmes.
Zapier tient un article d'aide intitulé Common Problems with Xero on Zapier, à lire avant de chercher plus loin. Sur les déclencheurs par interrogation, Zapier garde la mémoire de ce qu'il a déjà vu : un même élément ne lance pas le Zap deux fois. Le reste tient dans les cas ci-dessous, et notre page Dépannage Zapier donne la méthode générale.
New Sales Invoice reste muet
Zapier consacre un article d'aide à ce déclencheur quand il ne part pas comme prévu. Lis-le dans la rubrique Xero du centre d'aide avant de reconstruire le Zap.New Project s'arrête après 500 projets
Zapier indique que New Project peut ne plus se déclencher au-delà de 500 projets dans l'organisation.La onzième pièce jointe échoue
Upload Attachment ne peut pas ajouter de fichier à une pièce qui en porte déjà 10. Fais le ménage ou joins le fichier ailleurs.Les anciennes factures ne remontent pas
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Factures, achats ou contacts créés avant ne sont jamais pris ; les reprendre est un chantier à part.Le Zap se relance tout seul
Un Zap qui écrit dans les fiches mêmes que surveille son déclencheur, par exemple une mise à jour de contact sur New or Updated Contact, se relance en boucle et brûle des tâches.Un import massif est retenu
Après une migration ou un gros import, un déclencheur peut renvoyer d'un coup un lot énorme. La protection de Zapier contre les afflux peut alors le retenir.
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