Integración Xero ZapierAutomatiza Xero con Zapier.
La integración Xero Zapier trae 18 disparadores, 26 acciones y 10 búsquedas para mover facturas, cobros, contactos y presupuestos entre Xero y el resto de tus herramientas, sin programar. Zapier reserva Xero a los planes de pago, así que cuenta con uno.
App premium Zapier reserva esta app a sus planes de pago.
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Qué hace de verdad la integración Xero Zapier por tu contabilidad
La integración conecta tu organización de Xero con Zapier. Algo que pasa en tus cuentas (una factura, un cobro, un contacto nuevo) pone en marcha trabajo en otras herramientas. Y al revés: una venta, un formulario o un contrato firmado en otra app crea el registro que toca en Xero. Lo configuras una vez y funciona solo.
Tres resultados que se montan a menudo. Facturas que salen sin que nadie las toque: se gana una oportunidad en el CRM, Create Sales Invoice prepara la factura y Send Sales Invoice by Email se la manda al cliente. Un equipo que sabe cuándo entra el dinero: New Payment o New Reconciled Payment avisa en el canal que todos leen. Facturas de proveedor archivadas donde deben: llega un justificante por correo, Create Bill lo registra y Upload Attachment le adjunta el archivo.
Lo mejor de esta app es la velocidad en las facturas de venta. De 18 disparadores, dos son instantáneos: New Sales Invoice y Updated Sales Invoice. Arrancan el Zap en cuanto Xero detecta el cambio, con cualquier plan. Los otros 16 esperan a la siguiente consulta de Zapier: todo lo que gire alrededor de cobros, compras o contactos tendrá un retraso que depende de tu suscripción.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguna acción borra una factura, un contacto o una compra (el único borrado afecta a la asignación de una nota de crédito). Y la parte de empleados es estrecha: los disparadores y acciones de empleados solo funcionan en organizaciones de Xero australianas. Si necesitas más, mira la Integración Xero n8n y la Integración Xero Make.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en cada sección de esta página. Esto es lo que significan, sin tecnicismos.
- Zap
- La automatización que construyes: un evento de inicio y luego uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento, en Xero o en otra app, que arranca el Zap. Con el Zap activo, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, envía o actualiza algo por ti en la app.
- Tarea
- Lo que Zapier cobra: una acción completada con éxito. La cuota de tu plan se mide en tareas.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a Xero cada cierto tiempo por lo último y se queda solo con lo que todavía no había visto.
- Disparador instantáneo
- Es Xero quien avisa a Zapier en el momento en que ocurre el evento, así que nada espera a la siguiente consulta.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en Xero, como un contacto, para que los pasos siguientes lo usen.
Lo que cuesta de verdad un Zap con Xero
Xero está entre las apps que Zapier reserva a los planes de pago y a la prueba gratuita. El plan gratuito queda fuera desde el principio.
- Xero en el plan gratuitoNo disponible (app solo de pago)
- Coste del disparador0 tareas
- Coste de cada acción completada1 tarea
- Plan gratuito, como referencia100 tareas al mes, Zaps de 2 pasos
El disparador nunca gasta una tarea, y las consultas de Zapier buscando novedades tampoco. Cada acción que sale bien cuenta una tarea; la que falla no cuenta. Un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Si añades un filtro o una búsqueda, el Zap pasa a ser de varios pasos, algo que también exige plan de pago. Con Xero eso cambia poco, porque la app ya está fuera del gratuito, pero te sirve para calcular tu volumen: una tarea por acción completada, en cada ejecución.
Conecta Xero con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Xero vinculada una sola vez a Zapier y reutilizada por todos los pasos que tocan Xero.
- 02
Elige Xero y confirma
Escribe Xero en el buscador de la ventana, selecciónalo y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con la página de acceso de Xero, donde sigue el proceso.
- 03
Inicia sesión y da permiso
Entra en Xero desde esa pestaña y concede el acceso a Zapier. Necesitas una cuenta de Xero, y permisos de lectura o escritura en cada organización que no sea tuya pero que el Zap tenga que tocar.
Tu primer Zap: enviar cada factura de venta nueva
ObjetivoCuando se crea en Xero una factura de venta lista para enviar, mandarla por correo al cliente sin abrir Xero.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige Xero como app y New Sales Invoice como evento. Selecciona tu conexión y la Organization. Este disparador es instantáneo: el retraso no dependerá de tu plan.
- 02
Pruébalo con una factura real
Lanza la prueba. Zapier trae las tres facturas más recientes de la cuenta conectada. Escoge una parecida a las que quieres enviar, así los pasos siguientes se configuran con datos reales.
- 03
Añade un filtro por estado
Pulsa el signo más, añade Filter y rellena el campo (el estado de la factura), la regla y el valor. Xero solo envía facturas pendientes de aprobación, pendientes de pago o pagadas: los borradores se quedan aquí.
- 04
Añade el envío por correo
Vuelve a añadir Xero, elige Send Sales Invoice by Email y asigna el Invoice ID que trae el disparador. Xero lo manda a la dirección principal del contacto con tu plantilla de correo por defecto.
- 05
Prueba y publica
Pasa cada paso por Configure & test y revisa lo que devuelve. Cuando todo cuadre, pulsa Publish para activar el Zap. Desde ese momento solo entrarán las facturas nuevas.
Disparadores de Xero en Zapier
18 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Xero, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Bank Transaction
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new bank transaction is created.”
Arranca el Zap con cada transacción nueva en una de tus cuentas bancarias de Xero, para que el resto de herramientas sepa que se ha movido dinero.
New Bill
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you add a new bill. (Accounts Payable).”
Reacciona a cada factura de proveedor que registras en cuentas por pagar. Se convierte en el punto de partida de una aprobación o un recordatorio fuera de Xero.
New Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you add a new contact.”
Salta con cada contacto que se añade en Xero, sea cliente o proveedor, y pasa la ficha al paso siguiente.
New Credit Note
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new credit note is created.”
Detecta cada nota de crédito creada en Xero, tanto si anula parte de una venta como si recoge un reembolso de proveedor.
New Employee
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new employee is created (Exclusively for Australian Instances).”
Se entera de cada empleado nuevo que se da de alta en la nómina de Xero, así que es el inicio natural de un proceso de incorporación.
New Report
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you run or refresh one of the selected Xero report types (Balance Sheet, Profit & Loss, etc.).”
Vigila los tipos de informe que eliges, como el balance o la cuenta de pérdidas y ganancias, y salta cuando uno se genera o se actualiza.
Overdue Sales Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a sales invoice is overdue by a specified number of days.”
Caza las facturas de venta que siguen sin cobrar pasado el vencimiento, tras el número de días que tú decides. Es lo más parecido a un asistente de cobros en esta integración.
New Payment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you receive a new payment.”
Salta en cuanto se recibe un cobro en Xero, lo que cierra el ciclo de las facturas que enviaste.
New Payslip
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new payslip is created.”
Se activa al crearse una nómina nueva en Xero, para que otras herramientas sigan cada ciclo de pago.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new project is created. May not trigger if there are more than 500 projects.”
Cada proyecto creado en Xero Projects se convierte en un nuevo arranque del Zap, que lo pasa al paso siguiente.
New Purchase Order
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new purchase order is created or enters a status for the first time.”
Responde a una orden de compra nueva y también a la primera vez que una orden alcanza un estado, así que puedes seguirla durante toda su vida.
New Quote
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new quote is created.”
Localiza cada presupuesto creado en Xero, antes incluso de que el cliente conteste.
New Reconciled Payment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a payment is reconciled for the first time.”
Espera a que un cobro se concilie por primera vez, es decir, a que se cuadre con el banco. Para muchos departamentos financieros, ese es el único momento en que el dinero cuenta de verdad.
New Sales Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new Sales Invoice (Accounts Receivable) is created.”
Cada factura de venta nueva en cuentas por cobrar lo pone en marcha, y es uno de los dos disparadores instantáneos de la app.
New or Updated Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a contact is created or updated.”
Cubre los dos casos a la vez: un contacto creado en Xero o uno existente cuyos datos cambian.
Updated Employee
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new employee is updated (Exclusively for Australian Instances).”
Reacciona cuando cambia la ficha de un empleado en la nómina de Xero, por ejemplo un correo nuevo o un cambio de nombre.
Updated Sales Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a Sales Invoice is updated.”
Cualquier actualización de una factura de venta existente lo activa. Es el segundo disparador instantáneo de la app.
Updated Quote
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a quote is created or updated.”
Sigue los presupuestos en todas sus fases: al crearse y luego con cada actualización.
Acciones de Xero en Zapier
Xero te da 26 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Items to Existing Sales Invoice
AcciónEn Zapier“Adds line items to an existing sales invoice.”
Suma líneas nuevas a una factura de venta ya creada, sin tocar las que tiene.
Add Note to Invoice
AcciónEn Zapier“Add a note which will appear in the invoice history.”
Escribe una nota en el historial de una factura, visible para cualquiera que la abra en Xero.
Add or Update Stock Items
AcciónEn Zapier“Creates or updates one or more stock items.”
Crea artículos de inventario o actualiza los existentes de una vez, emparejándolos por un código único.
Allocate Credit Note to Invoice
AcciónEn Zapier“Allocates a credit note to an invoice.”
Usa una nota de crédito para rebajar lo que un cliente todavía debe en una factura.
Create Bank Transaction
AcciónEn Zapier“Creates a new Spend/Receive Money bank transaction.”
Registra un gasto o un ingreso directamente en una cuenta bancaria, sin factura de por medio.
Create Bank Transfer
AcciónEn Zapier“Transfers money between two bank accounts.”
Pasa un importe de una de tus cuentas bancarias de Xero a otra.
Create/Update Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new contact or updates a contact if a contact already exists.”
Crea un contacto, o lo actualiza si ya existe, para tener una sola ficha por persona.
Create Account
AcciónEn Zapier“Creates a new account.”
Añade una cuenta a tu plan contable, con código, nombre y tipo.
Create New Quote Draft
AcciónEn Zapier“Creates a new quote draft.”
Abre un presupuesto para un contacto y lo deja en borrador, listo para revisarlo en Xero.
Create Credit Note
AcciónEn Zapier“Creates a new credit note for a contact.”
Emite una nota de crédito para un contacto, el documento que anula todo o parte de un importe pendiente.
Delete Credit Note Allocation
AcciónEn Zapier“Deletes a credit note allocation on an invoice.”
Deshace el vínculo entre una nota de crédito y una factura, con lo que el importe vuelve a quedar pendiente.
Send Sales Invoice by Email
AcciónEn Zapier“Send Sales Invoice by Email”
Hace que Xero mande una factura al contacto, con tu plantilla por defecto para el asunto y el texto.
Create Employee
AcciónEn Zapier“Creates an employee in Xero. (Exclusively for Australian Instances)”
Registra a una persona en la nómina de Xero con nombre, apellido, fecha de nacimiento y correo.
Create Inventory Item
AcciónEn Zapier“Creates an inventory item.”
Da de alta un artículo en Xero con su código y te deja marcar si se vende, si se compra o ambas cosas.
Create Bill
AcciónEn Zapier“Creates a new bill (Accounts Payable).”
Registra una factura de proveedor en cuentas por pagar, para que los gastos hechos fuera de Xero lleguen a la contabilidad.
Create Sales Invoice
AcciónEn Zapier“Creates a new sales invoice (Accounts Receivable).”
Prepara una factura de venta nueva con datos que vienen de otra app, como una oportunidad ganada o un pedido online.
Create Payment
AcciónEn Zapier“Applies a payment to an invoice.”
Aplica un cobro a una factura o a otro documento, que pasa a figurar como pagado en Xero.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project for a contact.”
Crea un proyecto en Xero Projects para un contacto, con el nombre que elijas.
Create Purchase Order
AcciónEn Zapier“Creates a new purchase order for a contact.”
Genera una orden de compra nueva dirigida a uno de tus proveedores.
Create Repeating Sales Invoice
AcciónEn Zapier“Creates a template that generates regular invoices.”
Deja en Xero una plantilla que genera facturas semanales o mensuales para un contacto.
Update Employee
AcciónEn Zapier“Updates an existing employee in Xero. (Exclusively for Australian Instances)”
Modifica la ficha de un empleado que ya está en la nómina de Xero, elegido de una lista.
Update Purchase Order
AcciónEn Zapier“Updates an existing Purchase Order.”
Edita una orden de compra que ya está en Xero.
Update Quote
AcciónEn Zapier“Updates an existing quote.”
Cambia un presupuesto existente, identificado por su Quote ID, para el contacto al que pertenece.
Update Sales Invoice
AcciónEn Zapier“Updates existing sales invoice (Accounts Receivable).”
Corrige una factura de venta existente en lugar de crear otra.
Upload Attachment
AcciónEn Zapier“Uploads an attachment to a selected Xero resource. Resources can have a maximum of 10 attachments.”
Adjunta un archivo, un justificante o un PDF firmado, al registro de Xero que elijas.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Un paso avanzado que manda tu propia petición a Xero con la conexión que ya tienes, para todo lo que la lista anterior no cubre.
Búsquedas de Xero en Zapier
10 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Xero, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista de acciones del editor, bajo el título SEARCH. Recuperan un registro que ya existe en Xero para que los pasos siguientes usen su identificador. Algunos campos de acción ofrecen además + Add search step, que mete la búsqueda adecuada por ti. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Contact
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a contact by name or account number.”
Localiza un contacto por su nombre o su número de cuenta, para que una factura o un presupuesto caiga en el cliente correcto.
Find Credit Note
BúsquedaEn Zapier“Finds a credit note by number or reference and retrieves its PDF.”
Encuentra una nota de crédito por su número o su referencia, y además trae su PDF.
Find Employee
BúsquedaEn Zapier“Finds an employee based on email.”
Saca la ficha de un empleado a partir de un correo, el dato que casi todas las demás herramientas ya tienen.
Find Invoice by ID
BúsquedaEn Zapier“Find a specific invoice using its unique Invoice ID.”
Trae una factura concreta a partir de su identificador único o de su número, y puede incluir su PDF y su enlace online.
Find Purchase Order
BúsquedaEn Zapier“Finds a Purchase Order”
Da con una orden de compra por su identificador o por su número, según lo que elijas en Search By.
Find Quote
BúsquedaEn Zapier“Finds quotes, optionally filtered by contact, quote number, or status.”
Recorre los presupuestos, con filtros opcionales por contacto, número o estado.
Get Invoice History
BúsquedaEn Zapier“Returns a list of History Records for a given Invoice ID.”
Devuelve la lista de entradas del historial de una factura, incluidas las notas que se le añadieron.
Find Invoice
BúsquedaEn Zapier“Finds an invoice by number or reference.”
Busca una factura por su número o su referencia, que es como la gente habla de verdad de sus facturas.
Find Item
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an item by name or code.”
Encuentra un producto o servicio por su nombre o su código.
Find Payment
BúsquedaEn Zapier“Finds a payment by ID or reference.”
Recupera un cobro a partir de su identificador o su referencia.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Tal como viene, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Si lo marcas, la búsqueda pasa a ser «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y el paso pide lo necesario para crear el registro que falta.
- If multiple search results are found?Quedarse con el primero (la opción por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados de golpe.
Cuando un Zap de Xero falla
Casi todos los Zaps de Xero que fallan lo hacen por un puñado de motivos, siempre los mismos.
Zapier mantiene un artículo de ayuda titulado Common Problems with Xero on Zapier, que conviene leer antes de buscar más. En los disparadores por consulta, Zapier recuerda lo que ya ha visto, así que un mismo elemento no arranca el Zap dos veces. El resto se reduce a los casos de abajo, y nuestra guía de Depuración Zapier explica el método general.
New Sales Invoice no da señales
Zapier dedica un artículo de ayuda a este disparador cuando no salta como debería. Léelo en la sección de Xero del centro de ayuda antes de rehacer el Zap.New Project se para pasados 500 proyectos
Zapier indica que New Project puede dejar de saltar cuando la organización supera los 500 proyectos.El undécimo adjunto falla
Upload Attachment no puede añadir un archivo a un registro que ya tiene 10 adjuntos. Haz limpieza o adjúntalo en otro registro.Las facturas antiguas no aparecen
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Facturas, compras o contactos creados antes no entran nunca; moverlos es otro trabajo.El Zap se relanza solo
Un Zap que escribe en los mismos registros que vigila su disparador, como actualizar un contacto con New or Updated Contact, entra en bucle y quema tareas.Una importación masiva queda retenida
Tras una migración o una importación grande, un disparador puede devolver de golpe un lote enorme. La protección de Zapier contra avalanchas puede frenarlo.
¿Necesitas ayuda para automatizar Xero con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
