Fusionar Automáticamente Empresas Duplicadas en HubSpot (Video + Workflow n8n para Descargar)

El primer paso consiste en definir cuándo debe ejecutarse el workflow. En el escenario proporcionado, hemos integrado un Schedule Trigger que ya está configurado para ejecutarse todos los días a medianoche.

Este disparador permite automatizar la búsqueda y fusión de empresas duplicadas cada noche, sin necesidad de intervención manual. Por supuesto, puedes modificar fácilmente esta programación para adaptarla a tus necesidades: diaria, semanal o en otro horario específico.

Este paso utiliza el módulo HubSpot - Get Many Companies de n8n. El objetivo es recuperar todas las empresas presentes en tu CRM, asegurándote de incluir solo aquellas que tengan un LinkedIn Company ID, según los requisitos definidos anteriormente.

El módulo está configurado con la opción Return All = true para recuperar todos los registros de empresas sin limitaciones. En el campo Company Properties To Include, añadimos linkedin-company-id, que es la propiedad clave para identificar los duplicados. Finalmente, la opción Include Value Only está activada para recuperar solo los valores brutos de las propiedades, lo que simplifica los siguientes pasos del workflow.

Una vez recuperadas todas las empresas, el workflow utiliza un módulo Loop Over Items para procesar cada empresa una por una. Esto permite controlar el flujo y evitar solicitudes masivas que podrían sobrecargar la API de HubSpot.

El parámetro Batch Size está configurado en 1, lo que garantiza que cada empresa se procese de forma individual. Este método asegura una gestión fluida y estable, permitiendo verificar y fusionar los duplicados progresivamente, sin riesgo de errores por procesar grandes volúmenes de datos a la vez.

Para evitar sobrecargar la API de HubSpot, el workflow integra un módulo Delay configurado con un retardo de 1 segundo entre cada solicitud. Este control es esencial para respetar los límites de tasa (Rate Limit) establecidos por HubSpot y garantizar que la automatización funcione sin problemas.

Aunque el loop anterior procesa las empresas una por una (Batch Size = 1), es crucial añadir esta pausa de un segundo para no superar el límite permitido por HubSpot, lo que podría causar errores o bloquear temporalmente el acceso a la API.

Antes de continuar con la fusión, el workflow integra un paso de verificación mediante un módulo IF. Este paso permite comprobar si la propiedad LinkedIn Company ID existe para la empresa que se está procesando (dato recuperado en el loop anterior).

La prueba consiste en verificar si el valor del campo LinkedIn Company ID no está vacío (not empty):

• Si TRUE: la condición se cumple y el workflow continúa para buscar duplicados y proceder con la fusión.
• Si FALSE: no se realiza ninguna acción y el workflow pasa a la siguiente empresa en el bucle.

Este paso es crucial: permite identificar todas las empresas duplicadas basándose en el LinkedIn Company ID. Para ello, utilizamos un módulo HTTP Request que realiza una consulta personalizada a la API de HubSpot.

¿Por qué esta elección? Actualmente, n8n no ofrece de forma nativa un módulo de HubSpot que permita buscar empresas por una propiedad personalizada (como el LinkedIn Company ID). El módulo nativo solo permite búsquedas por dominio, lo cual no es suficiente en este caso.

Por eso hacemos una llamada API al siguiente endpoint: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/companies/search, autenticando la solicitud con tus credenciales de HubSpot.

➡️ Parámetros técnicos:

• Headers: Content-Type: application/json + Bearer Token (tu access token de HubSpot)
• Method: POST
• Body:

{
  "filterGroups": [
    {
      "filters": [
        {
          "propertyName": "linkedin_company_id",
          "operator": "EQ",
          "value": "{{ $json.properties.linkedin_company_id.value }}"
        }
      ]
    }
  ],
  "properties": [
    "name",
    "domain",
    "linkedin_company_id"
  ],
  "limit": 2
}

Este body busca todas las empresas cuyo LinkedIn Company ID sea igual al de la empresa que se está procesando. La consulta devuelve información clave: nombre de la empresa, dominio y LinkedIn ID.

¿Por qué un límite de 2? Esto permite comprobar si existen al menos dos empresas con el mismo LinkedIn Company ID. Si es así, identificamos un duplicado y el workflow pasa al siguiente paso para realizar la fusión. Esta lógica garantiza que solo se fusionen duplicados reales.

Después de recuperar los resultados de la búsqueda a través de la API, el workflow comprueba si realmente existe un duplicado que procesar. Para ello, utilizamos un módulo IF que controla el tamaño del resultado obtenido.

La condición verifica si el número de empresas encontradas ({{ $json.total }}) es inferior o igual a 1:

• Si TRUE: significa que no se ha detectado ningún duplicado (0 o solo 1 empresa encontrada). El workflow vuelve al loop para pasar a la siguiente empresa.
• Si FALSE: indica que se han encontrado al menos 2 empresas (duplicado confirmado). El workflow continúa con el siguiente paso para proceder con la fusión.

Esta verificación es fundamental para evitar intentos innecesarios o erróneos de fusión cuando no hay duplicados presentes.