INTEGRACIÓN GMAIL N8N: AUTOMATIZAR GMAIL CON N8N
¿Buscas automatizar Gmail con n8n para liberarte de la gestión manual de tus correos electrónicos? Estás en el lugar indicado. La integración Gmail n8n pone a tu disposición 1 trigger y 26 acciones para crear workflows inteligentes que gestionan tu bandeja de entrada de forma autónoma.
Con esta integración, puedes detectar automáticamente nuevos mensajes, enviar respuestas personalizadas, organizar tus emails con etiquetas, gestionar borradores y mucho más. Imagina un sistema que clasifica tus correos entrantes, responde a solicitudes frecuentes y mantiene tu inbox organizada sin que tengas que mover un dedo.
En esta guía, descubrirás cómo conectar Gmail a n8n, qué trigger y acciones tienes disponibles, y cómo aprovechar al máximo esta potente combinación para transformar tu productividad con el email.
¿POR QUÉ AUTOMATIZAR GMAIL CON N8N?
La integración Gmail n8n pone a tu disposición 1 trigger para detectar nuevos correos y 26 acciones para manipular mensajes, etiquetas, borradores e hilos de conversación. Esto significa que puedes construir flujos de trabajo completos que van desde la monitorización de tu bandeja de entrada hasta la respuesta automática y organización de emails.
El ahorro de tiempo es considerable cuando dejas de revisar manualmente cada correo para clasificarlo o responderlo. Configura reglas inteligentes que etiqueten automáticamente los mensajes de clientes importantes, envíen respuestas predefinidas a consultas frecuentes o escalen asuntos urgentes a tu equipo. La capacidad de respuesta se dispara: tu workflow puede reaccionar en segundos a un email entrante, mientras que manualmente podrías tardar horas. Cero olvidos garantizados porque el trigger monitorea tu bandeja 24/7 y cada mensaje relevante activa inmediatamente las acciones configuradas.
Ejemplos de workflows empresariales que puedes crear: sincronizar leads que llegan por email directamente a tu CRM como HubSpot, enviar confirmaciones automáticas cuando recibes solicitudes de presupuesto, archivar y etiquetar facturas de proveedores, crear tareas en tu gestor de proyectos como Notion a partir de emails específicos, o notificar por Slack cuando recibes correos de clientes VIP. La integración fluida de n8n te permite conectar Gmail a más de 400 aplicaciones, multiplicando las posibilidades de automatización.
¿CÓMO CONECTAR GMAIL A N8N?
La conexión entre Gmail y n8n se realiza mediante OAuth2, el método más seguro y recomendado por Google para autorizar aplicaciones de terceros.
Configuración básica:
- Accede a las credenciales en n8n: En tu workflow, añade un nodo Gmail y haz clic en «Credential to connect with» para crear una nueva credencial.
- Inicia el flujo OAuth2: Selecciona «Sign in with Google» y se abrirá una ventana del navegador donde deberás autenticarte con tu cuenta de Gmail.
- Autoriza los permisos: Google te mostrará los permisos que n8n necesita (leer, enviar y gestionar correos). Revísalos y haz clic en «Permitir».
- Confirma la conexión: Una vez autorizado, n8n guardará automáticamente las credenciales y podrás seleccionar esa cuenta en cualquier nodo Gmail de tus workflows.
- Verifica el funcionamiento: Ejecuta una prueba simple como «Get many messages» para confirmar que la conexión está activa y funcional.
💡 CONSEJO: Si gestionas múltiples cuentas de Gmail (personal, empresa, soporte), crea una credencial separada para cada una con nombres descriptivos como «Gmail – Soporte» o «Gmail – Ventas». Esto te permitirá alternar fácilmente entre cuentas en diferentes workflows y mantener una organización clara de tus automatizaciones.
TRIGGERS GMAIL DISPONIBLES EN N8N
Gmail Trigger
El trigger de Gmail es el punto de partida de cualquier automatización basada en correos entrantes. Este disparador monitorea tu bandeja de entrada y activa tu workflow automáticamente cada vez que se cumple una condición específica, como la recepción de un nuevo mensaje. Es la pieza fundamental para crear flujos reactivos que respondan en tiempo real a tus emails.
Configuración del trigger:
- Credential to connect with: Selecciona la cuenta de Gmail que quieres monitorear. Campo requerido que muestra las credenciales OAuth2 configuradas previamente.
- Poll Times: Define cada cuánto tiempo n8n debe verificar si hay nuevos correos. El modo por defecto es «Every Minute» (cada minuto), pero puedes añadir intervalos adicionales según tus necesidades.
- Event: Especifica qué tipo de evento activa el workflow. La opción disponible es «Message Received», que dispara la automatización cuando llega un nuevo mensaje.
- Simplify: Interruptor opcional que, cuando está activado, simplifica la estructura de datos del email entrante para facilitar su procesamiento en nodos posteriores.
- Filters: Sección para añadir filtros y refinar qué mensajes activan realmente el workflow. Puedes filtrar por remitente, asunto, etiquetas y más.
Casos de uso típicos:
- Detectar emails de clientes nuevos y crear automáticamente un contacto en tu CRM HubSpot
- Monitorear mensajes con palabras clave específicas en el asunto para escalar a soporte
- Capturar adjuntos de correos de proveedores y guardarlos en Google Drive
- Activar notificaciones en Slack cuando llegan emails de direcciones VIP
Cuándo usarlo: Este trigger es ideal cuando necesitas que tus automatizaciones reaccionen a eventos de email en tiempo real. Perfecto para equipos de soporte, ventas o cualquier proceso donde la velocidad de respuesta sea crítica.
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ACCIONES GMAIL DISPONIBLES EN N8N
Add label to message
Esta acción te permite asignar una etiqueta a un mensaje específico de Gmail, facilitando la organización automática de tu bandeja de entrada. Es especialmente útil para clasificar correos según su origen, prioridad o tipo de contenido sin intervención manual.
Parámetros clave:
- Message ID: Identificador único del mensaje al que se añadirá la etiqueta. Campo de texto requerido.
- Label Names or IDs: Menú desplegable para seleccionar una o varias etiquetas a aplicar. Parámetro requerido.
Casos de uso:
- Etiquetar automáticamente como «Urgente» los emails de clientes prioritarios
- Clasificar facturas entrantes con la etiqueta «Contabilidad»
- Marcar newsletters con una etiqueta específica para revisarlas después
Get many messages
Recupera múltiples mensajes de tu cuenta Gmail según los criterios que definas. Esta acción es fundamental para procesar lotes de correos, generar informes o sincronizar datos con otras aplicaciones.
Parámetros clave:
- Return All: Toggle que, activado, devuelve todos los mensajes sin paginación. Opcional.
- Limit: Número máximo de mensajes a recuperar (por defecto 50). Acepta valor numérico.
- Simplify: Activa un formato de datos más limpio y fácil de manipular. Opcional.
- Filters: Añade criterios específicos para filtrar qué mensajes obtener.
Casos de uso:
- Exportar todos los emails de un remitente específico a una base de datos Airtable
- Analizar el volumen de correos recibidos en un período determinado
- Sincronizar mensajes con un sistema de ticketing externo
Get a message
Recupera la información completa de un mensaje específico mediante su ID. Útil cuando ya conoces el identificador del correo y necesitas acceder a su contenido, adjuntos o metadatos.
Parámetros clave:
- Message ID: ID único del mensaje a recuperar. Campo de texto opcional pero necesario para obtener un mensaje concreto.
- Simplify: Simplifica la estructura del output para facilitar el procesamiento.
Casos de uso:
- Obtener el contenido completo de un email detectado por el trigger para procesarlo
- Extraer información específica de un mensaje para alimentar otras acciones
- Verificar los detalles de un correo antes de tomar decisiones automatizadas
Delete a message
Elimina permanentemente un mensaje específico de tu cuenta Gmail. Esta acción borra el correo de forma definitiva, sin pasar por la papelera.
Parámetros clave:
- Message ID: Identificador único del mensaje a eliminar. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Limpiar automáticamente emails de spam que hayan pasado los filtros
- Eliminar notificaciones automáticas después de procesarlas
- Borrar correos temporales una vez extraída la información relevante
Mark a message as read
Marca un mensaje como leído, eliminando la notificación de no leído y actualizando el estado del correo en tu bandeja de entrada.
Parámetros clave:
- Message ID: ID del mensaje a marcar como leído. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Marcar como leídos los emails ya procesados por tu workflow
- Actualizar el estado de correos de confirmación automática
- Limpiar indicadores de no leído en mensajes gestionados automáticamente
Mark a message as unread
Marca un mensaje como no leído, restaurando la notificación visual en tu bandeja para que no pases por alto correos importantes.
Parámetros clave:
- Message ID: ID del mensaje a marcar como no leído. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Devolver a estado «no leído» emails que requieren seguimiento manual
- Destacar mensajes importantes que necesitan atención personal
- Crear recordatorios visuales para correos pendientes de respuesta
Remove label from message
Elimina una o varias etiquetas de un mensaje específico, permitiendo reorganizar la clasificación de tus correos de forma automática.
Parámetros clave:
- Message ID: ID del mensaje del que se eliminarán las etiquetas. Requerido.
- Label Names or IDs: Nombres o IDs de las etiquetas a eliminar. Acepta múltiples valores separados por comas. Requerido.
Casos de uso:
- Quitar la etiqueta «Pendiente» cuando un email ha sido procesado
- Reclasificar correos moviendo de una categoría a otra
- Limpiar etiquetas temporales de workflows anteriores
Reply to a message
Responde directamente a un mensaje existente, manteniendo el hilo de conversación intacto. Ideal para enviar respuestas automáticas personalizadas.
Parámetros clave:
- Message ID: ID del mensaje al que responder. Requerido.
- Email Type: Formato del email (HTML o texto plano). Menú desplegable requerido.
- Message: Contenido del cuerpo de la respuesta. Campo de texto requerido.
- Options: Configuraciones adicionales como CC, BCC, adjuntos.
Casos de uso:
- Enviar acuse de recibo automático a solicitudes de clientes
- Responder con información predefinida a consultas frecuentes
- Confirmar automáticamente la recepción de documentos importantes
Send message and wait for response
Envía un mensaje y pausa el workflow hasta recibir una respuesta, permitiendo crear flujos de aprobación interactivos por email.
Parámetros clave:
- To: Dirección del destinatario. Campo de texto requerido.
- Subject: Asunto del correo. Opcional.
- Message: Cuerpo del email. Requerido.
- Response Type: Tipo de respuesta esperada (ej: «Approval»). Menú desplegable requerido.
- Approval Options: Define las opciones de respuesta disponibles. Opcional.
Casos de uso:
- Solicitar aprobación de gastos a un manager antes de procesarlos
- Pedir confirmación humana antes de ejecutar acciones críticas
- Crear workflows de validación con respuestas de sí/no
Send a message
Envía un nuevo correo electrónico desde tu cuenta Gmail. Esta es la acción fundamental para cualquier automatización que requiera comunicación saliente por email.
Parámetros clave:
- To: Dirección(es) del destinatario. Acepta múltiples direcciones. Requerido.
- Subject: Asunto del correo. Campo de texto requerido.
- Email Type: Formato del mensaje (HTML o texto plano). Por defecto HTML. Requerido.
- Message: Contenido del cuerpo del email. Requerido.
- Options: Opciones adicionales como CC, BCC, Reply-To, adjuntos.
Casos de uso:
- Enviar confirmaciones de pedido automáticas a clientes
- Notificar al equipo cuando ocurren eventos específicos
- Distribuir informes generados automáticamente
Delete a label
Elimina una etiqueta de tu cuenta Gmail. Útil para mantener limpia tu estructura de etiquetas eliminando las que ya no necesitas.
Parámetros clave:
- Label ID: Identificador único de la etiqueta a eliminar. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Limpiar etiquetas temporales creadas para proyectos finalizados
- Eliminar categorías obsoletas de tu sistema de organización
- Mantener tu estructura de etiquetas actualizada y ordenada
Create a label
Crea una nueva etiqueta en tu cuenta Gmail para organizar tus correos según tus criterios personalizados.
Parámetros clave:
- Name: Nombre de la nueva etiqueta a crear. Campo de texto requerido.
- Options: Configuraciones adicionales como color y visibilidad.
Casos de uso:
- Crear etiquetas dinámicas para nuevos proyectos o clientes
- Establecer categorías automáticas para diferentes tipos de comunicación
- Generar estructura organizativa personalizada sobre la marcha
Create a draft
Crea un borrador de email en tu cuenta Gmail sin enviarlo, permitiendo revisar o completar el mensaje posteriormente.
Parámetros clave:
- Subject: Asunto del borrador. Campo de texto opcional.
- Email Type: Formato del email (HTML o texto). Requerido.
- Message: Contenido del cuerpo del borrador. Opcional.
- Options: Configuraciones adicionales del borrador.
Casos de uso:
- Preparar respuestas complejas para revisión humana antes del envío
- Crear plantillas de email para campañas que requieren personalización
- Guardar comunicaciones sensibles para aprobación previa
Get many labels
Recupera múltiples etiquetas de tu cuenta Gmail, útil para listar la estructura de organización existente o verificar etiquetas disponibles.
Parámetros clave:
- Return All: Toggle para devolver todas las etiquetas sin límite. Opcional.
- Limit: Número máximo de etiquetas a recuperar (por defecto 50). Opcional.
Casos de uso:
- Auditar la estructura de etiquetas de una cuenta
- Verificar si una etiqueta específica existe antes de crearla
- Sincronizar etiquetas entre diferentes sistemas
Get a label info
Obtiene información detallada sobre una etiqueta específica mediante su ID, incluyendo configuración y estadísticas.
Parámetros clave:
- Label ID: Identificador único de la etiqueta a consultar. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Verificar la configuración de una etiqueta antes de modificarla
- Obtener estadísticas sobre mensajes clasificados bajo una etiqueta
- Validar que una etiqueta existe y está correctamente configurada
Delete a draft
Elimina un borrador específico de tu cuenta Gmail, útil para limpiar borradores obsoletos o cancelar emails preparados.
Parámetros clave:
- Draft ID: Identificador único del borrador a eliminar. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Cancelar envíos programados que ya no son necesarios
- Limpiar borradores antiguos automáticamente
- Eliminar borradores de prueba después de tests
Get many drafts
Recupera múltiples borradores de tu cuenta Gmail para procesarlos o revisarlos en lote.
Parámetros clave:
- Return All: Toggle para devolver todos los borradores. Opcional.
- Limit: Número máximo de borradores a recuperar (por defecto 50). Opcional.
- Options: Filtros adicionales para refinar la búsqueda.
Casos de uso:
- Revisar borradores pendientes para envío masivo
- Auditar comunicaciones preparadas sin enviar
- Limpiar borradores antiguos según criterios específicos
Get a draft
Recupera la información completa de un borrador específico mediante su ID para revisarlo o modificarlo.
Parámetros clave:
- Draft ID: ID único del borrador a recuperar. Campo de texto requerido.
- Options: Configuraciones adicionales de recuperación.
Casos de uso:
- Obtener el contenido de un borrador para completarlo con datos dinámicos
- Revisar un email preparado antes de decidir si enviarlo
- Extraer información de borradores para otros procesos
Get a thread
Recupera información sobre un hilo de conversación específico, incluyendo todos los mensajes relacionados.
Parámetros clave:
- Thread ID: ID único del hilo a recuperar. Campo de texto requerido.
- Simplify: Simplifica la estructura de datos del output. Toggle opcional.
Casos de uso:
- Analizar el historial completo de una conversación con un cliente
- Extraer todos los mensajes de un intercambio para documentación
- Verificar el estado de una comunicación en curso
Get many threads
Recupera múltiples hilos de conversación de tu cuenta Gmail según los filtros especificados.
Parámetros clave:
- Return All: Toggle para devolver todos los hilos coincidentes. Opcional.
- Limit: Número máximo de hilos a recuperar (por defecto 50). Opcional.
- Filters: Criterios para filtrar qué hilos obtener.
Casos de uso:
- Exportar conversaciones de un período específico
- Analizar volumen de comunicación con clientes
- Buscar hilos que cumplan criterios específicos
Delete a thread
Elimina permanentemente un hilo de conversación completo, incluyendo todos los mensajes asociados.
Parámetros clave:
- Thread ID: ID único del hilo a eliminar. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Limpiar conversaciones obsoletas o resueltas
- Eliminar hilos de spam que hayan generado respuestas
- Borrar comunicaciones confidenciales después de procesarlas
Remove label from thread
Elimina una o varias etiquetas de un hilo de conversación completo, afectando a todos los mensajes del hilo.
Parámetros clave:
- Thread ID: ID del hilo del que se eliminarán las etiquetas. Requerido.
- Label Names or IDs: Etiquetas a eliminar. Acepta múltiples valores. Requerido.
Casos de uso:
- Quitar etiquetas de proyecto cuando la conversación se resuelve
- Reclasificar hilos completos de forma masiva
- Actualizar categorización de conversaciones finalizadas
Trash a thread
Mueve un hilo de conversación completo a la papelera de Gmail, permitiendo su recuperación posterior.
Parámetros clave:
- Thread ID: ID del hilo a enviar a la papelera. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Archivar conversaciones finalizadas manteniendo opción de recuperación
- Limpiar hilos que no requieren eliminación permanente
- Organizar la bandeja de entrada moviendo conversaciones antiguas
Reply to a message (Thread)
Responde a un mensaje dentro de un hilo de conversación específico, manteniendo el contexto de toda la conversación.
Parámetros clave:
- Thread ID: ID del hilo donde se añadirá la respuesta. Requerido.
- Message Snippet or ID: Referencia al mensaje específico a responder. Requerido.
- Email Type: Formato del email (Text o HTML). Requerido.
- Message: Contenido de la respuesta. Requerido.
Casos de uso:
- Continuar conversaciones automáticamente basándose en el contexto del hilo
- Añadir respuestas a hilos existentes con información actualizada
- Mantener coherencia en comunicaciones multi-mensaje
Untrash a thread
Restaura un hilo de conversación desde la papelera a su ubicación original en la bandeja de entrada.
Parámetros clave:
- Thread ID: ID del hilo a restaurar. Campo de texto requerido.
Casos de uso:
- Recuperar conversaciones eliminadas por error
- Restaurar hilos que requieren seguimiento adicional
- Deshacer operaciones de limpieza automática
Add label to thread
Añade una o varias etiquetas a un hilo de conversación completo, clasificando todos los mensajes del hilo simultáneamente.
Parámetros clave:
- Thread ID: ID del hilo al que se añadirán las etiquetas. Requerido.
- Label Names or IDs: Etiquetas a añadir. Acepta múltiples valores. Requerido.
Casos de uso:
- Clasificar conversaciones completas con un cliente bajo su etiqueta
- Organizar hilos por proyecto o departamento
- Añadir etiquetas de prioridad a conversaciones críticas
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PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA INTEGRACIÓN GMAIL N8N
¿La integración Gmail n8n es gratuita?
Sí, la integración de Gmail en n8n es completamente gratuita si utilizas n8n en su versión self-hosted (auto-alojada). Solo necesitas una cuenta de Gmail y configurar las credenciales OAuth2. Si usas n8n Cloud, el coste dependerá de tu plan de suscripción, pero el acceso a los nodos de Gmail está incluido en todos los planes. Google no cobra por el uso de la API de Gmail para volúmenes normales de automatización personal o empresarial, aunque existen límites de cuota que raramente afectan a workflows típicos.
¿Qué datos puedo sincronizar entre Gmail y n8n?
Con la integración Gmail n8n puedes acceder y manipular prácticamente todos los datos de tu cuenta de correo. Esto incluye: mensajes completos (contenido, adjuntos, metadatos), etiquetas (crear, eliminar, asignar), borradores, hilos de conversación completos y sus relaciones. Puedes leer el remitente, destinatarios, asunto, cuerpo del mensaje en HTML o texto plano, fechas, IDs únicos y estados de lectura. Esta información puede sincronizarse con cualquiera de las más de 400 aplicaciones disponibles en n8n, desde CRMs hasta hojas de cálculo o bases de datos.
¿Cuánto tiempo lleva configurar la integración Gmail n8n?
La configuración inicial toma entre 5 y 10 minutos si ya tienes una cuenta de Gmail. El proceso consiste en crear la credencial OAuth2 en n8n, autorizar el acceso mediante tu cuenta de Google, y verificar la conexión con una prueba simple. Una vez configurada la credencial, puedes usarla en cualquier workflow sin repetir el proceso. Si necesitas conectar múltiples cuentas de Gmail, cada una requerirá su propia autorización, pero el procedimiento es idéntico y rápido. El tiempo real de implementación dependerá de la complejidad de los workflows que quieras crear.