Alternativas a Smartsheet: adónde ir y cómo llevarte tus hojas

Por qué irte a monday.com. Encuentras lo que ya haces en Smartsheet: filas, columnas con tipo (estado, fecha, persona), vista Gantt y paneles. La diferencia está en lo rápido que lo adopta el equipo. Smartsheet parece una hoja de cálculo con opciones añadidas; monday parece un tablero que se entiende de un vistazo, con estados de colores y automatizaciones escritas como frases («cuando el estado pase a Hecho, avisa a alguien»).

Para quién. Equipos de marketing, operaciones o agencias que llevan varios proyectos a la vez y necesitan que todos usen la herramienta, no solo el jefe de proyecto.

Para quién no. Cuentas montadas sobre fórmulas que enlazan decenas de hojas: tendrás que rehacer cada una a mano.

Su límite. Los planes de pago van por bloques de licencias, con un mínimo de 3. El plan gratuito cubre 2 personas. Para automatizar en serio necesitas al menos Estándar, a 12 € por licencia.

Cómo migrar. Exporta cada hoja de Smartsheet a Excel, impórtala en un tablero nuevo de monday y asigna un tipo a cada columna. Las fórmulas llegan como valores: vuelve a crearlas después en monday. Haz la prueba con tu hoja más complicada.

Por qué irte a Asana. Es el único destino de esta guía cuyo importador CSV cita a Smartsheet como origen. Empareja las columnas por nombre y recupera responsable, fechas de inicio y de entrega, dependencias, seguidores y campos personalizados. Si tu plan es una cadena de tareas que dependen unas de otras, te ahorras horas de copiar a mano.

Para quién. Equipos que llevan proyectos con fases, plazos y responsables claros, y que quieren una vista cronológica y objetivos.

Para quién no. Quien usa Smartsheet como hoja de cálculo: Asana gira en torno a tareas, no a celdas.

Su límite. El plan Personal, gratuito, solo admite 2 usuarios. Los precios se muestran en dólares: Starter a 10,99 $ por usuario al mes en pago anual (13,49 $ mensual), Advanced a 24,99 $ (30,49 $ mensual).

Cómo migrar. Antes de exportar, renombra las columnas de Smartsheet como las espera Asana (responsable, fecha de entrega) y comprueba que cada persona tiene el mismo correo en las dos herramientas: si no, la tarea llega sin responsable. Exporta a Excel, guarda la pestaña como CSV y lanza el importador en un proyecto nuevo.

Por qué irte a ClickUp. Si tu factura de Smartsheet se disparó porque todos editan, ClickUp cambia las cuentas: un plan gratuito con miembros ilimitados y un primer plan de pago de unos 10 $ por usuario al mes. Tienes vistas de lista, tablero, Gantt y calendario sobre las mismas tareas, y documentos en el mismo sitio.

Para quién. Equipos pequeños y agencias que quieren una sola herramienta en lugar de cuatro suscripciones.

Para quién no. Quien busca algo sobrio: ClickUp tiene muchísimas opciones y configurarlo bien lleva tiempo.

Su límite. El plan gratuito se queda en 60 MB de almacenamiento y 100 acciones de automatización al mes. Sirve para probar, no para sustituir a Smartsheet.

Cómo migrar. ClickUp importa archivos CSV y Excel. Su propia guía de migración insiste en dos cosas: crear los campos personalizados antes de importar y mantener los mismos correos, o las tareas llegan sin asignar.

Por qué irte a Airtable. Muchas cuentas de Smartsheet viven de referencias entre hojas: una hoja de clientes, otra de proyectos, fórmulas que buscan valores en otra parte. En Airtable eso es la base de la herramienta: tablas unidas por campos vinculados, campos de búsqueda (lookup, que traen un dato de otra tabla) y acumulados (rollup). La lógica queda más sólida que una referencia de celda.

Para quién. Equipos de operaciones que gestionan inventario, catálogo o producción, con datos que se cruzan.

Para quién no. Un jefe de proyecto que quiere sobre todo un Gantt e hitos: Airtable tiene vista cronológica, pero no es su punto fuerte.

Su límite. El precio sube rápido: Team a 20 $ por licencia al mes en pago anual (24 $ mensual), Business a 45 $. El plan gratuito limita los registros por base.

Cómo migrar. Importa cada hoja en CSV como una tabla y convierte las columnas de referencias en campos vinculados. Cuenta con reescribir las fórmulas: la sintaxis cambia.

Por qué irte a Wrike. Si usas Smartsheet para seguir decenas de proyectos con cargas de trabajo, solicitudes entrantes y aprobaciones, Wrike cubre ese terreno: formularios de solicitud, circuitos de aprobación y vistas de carga. El plan Business va de 5 a 200 usuarios.

Para quién. Oficinas de proyectos y equipos grandes de marketing o producto que necesitan procesos bien definidos.

Para quién no. Un equipo de cinco personas: tanta profundidad se convierte en peso.

Su límite. Tiene nuestra nota más baja de las ocho (3,4 sobre 5), sobre todo por la curva de aprendizaje y los extras de pago. Team cuesta 10 $ por usuario al mes (de 2 a 15 usuarios), Business 25 $.

Cómo migrar. No hay conector directo. En el foro de Zapier, un usuario que perdía su acceso a Smartsheet descubrió que Zapier no hace esta migración: pasa por una exportación a Excel o CSV, importa por lotes y revisa cada lote.

Por qué irte a SmartSuite. Es la respuesta más directa al nuevo modelo de Smartsheet: en SmartSuite solo pagan los editores, y los demás consultan sin licencia. Mezcla una base de datos al estilo de Airtable con gestión de proyectos, con Gantt, paneles y formularios.

Para quién. Equipos donde unos pocos construyen y muchos consultan o comentan.

Para quién no. Equipos donde todos editan: la ventaja desaparece, y los mínimos de licencias siguen ahí.

Su límite. Team cuesta 15 $ por licencia al mes en pago anual (20 $ mensual) con un mínimo de 3, Professional 32 $ con un mínimo de 5. Tiene menos integraciones que monday o Asana.

Cómo migrar. Importación por CSV u hoja de cálculo, con una prueba de 14 días sin tarjeta para probar con tus propios datos. Smartsheet no figura como origen: prepara tus columnas a mano.

Por qué irte a Notion. Si tu hoja de Smartsheet es sobre todo una lista de tareas y las especificaciones, actas y procedimientos están en otra parte, Notion lo junta todo: bases de datos con vistas de tabla, tablero y cronología, dentro de páginas de documentación.

Para quién. Equipos de producto pequeños, startups y equipos que escriben mucho.

Para quién no. Planificaciones con dependencias ajustadas y ruta crítica: Notion se queda corto ahí.

Su límite. El plan gratuito va bien para una persona, pero un equipo pasa pronto al plan Plus, a 11,50 € al mes, y luego a Business, a 23,50 €.

Cómo migrar. Notion importa CSV: cada fila se convierte en una página de la base de datos. Las fórmulas y referencias llegan como texto y hay que rehacerlas como propiedades.

Por qué irte a Baserow. Si Smartsheet te ha enseñado a desconfiar de un proveedor que cambia las reglas, Baserow responde de otra manera: código abierto con licencia MIT, instalable en tu propio servidor o utilizable en su nube. Tienes una cuadrícula de base de datos, campos vinculados, formularios y vistas.

Para quién. Equipos con algo de perfil técnico y datos sensibles que prefieren tener en casa.

Para quién no. Quien quiere un Gantt completo y paneles de dirección sin instalar nada.

Su límite. Es una base de datos, no una herramienta completa de gestión de proyectos. Los roles y el soporte directo llegan con Advanced, a 18 $ por usuario. Premium cuesta 10 $ en pago anual (12 $ mensual).

Cómo migrar. Importa cada hoja en CSV como una tabla. Rehaz los vínculos entre tablas y luego las fórmulas, con una sintaxis parecida a la de Airtable.