¿Qué software de gestión de proyectos le da a tus clientes un portal de verdad?

Teamwork.com es la única herramienta de esta lista pensada desde el principio para agencias, y se nota en cómo trata a tus clientes. Distingue tres tipos de cuenta. Los miembros de tu equipo pagan plaza. Los usuarios cliente son gratis: los asocias a una empresa externa, ajustas sus permisos proyecto por proyecto y siguen el avance sin poder administrar nada. Los colaboradores, también gratis, pueden marcar las tareas que se les asignan, comentar y ver archivos, pero no crear tareas ni registrar horas. Ojo: el plan Free no permite invitar usuarios cliente, llegan con Basics. En cuanto a la marca, Teamwork.com permite personalizar el aspecto, pero no ofrece marca blanca completa.

El precio hay que leerlo con calma. Basics cuesta 9,99 $ por usuario y mes en pago anual, con un mínimo de tres plazas; Accelerate, 24,99 $, con un mínimo de cinco. El pago anual ahorra alrededor de un 29 % frente al mensual. En Accelerate la herramienta se vuelve interesante para una agencia: facturas al cliente a partir de las horas registradas en su proyecto, sin hoja de cálculo de por medio. Para un equipo de cinco en Accelerate, cuenta unos 125 $ al mes en pago anual, con los clientes gratis.

El límite que solo descubres con un cliente grande: un usuario cliente solo puede estar activo en 5 proyectos a la vez. Si tu cliente tiene diez trabajos abiertos contigo, pasa a sus contactos secundarios a colaboradores o agrupa sus encargos en menos proyectos. En las opiniones de usuarios, las quejas van a la curva de aprendizaje, a una interfaz poco intuitiva y a cierta lentitud. Los elogios van justo a lo que nos importa aquí: un proyecto por cliente, con un acceso limitado donde el cliente entra a seguir su caso.

SuiteDash no va de la gestión de proyectos hacia el cliente, hace lo contrario. Es ante todo un portal: tu cliente entra en un espacio con tu logo y tus colores, sube y descarga archivos, firma contratos, paga facturas y sigue los proyectos que compartes con él. La personalización llega hasta una app móvil con tu marca, desde el primer plan.

Su mejor argumento es el precio. Clientes y miembros del equipo son ilimitados en todos los planes: START cuesta 19 $ al mes (180 $ al año), THRIVE 49 $ (480 $ al año) y PINNACLE 99 $ (960 $ al año). Lo que cambia entre planes es sobre todo el almacenamiento (100 GB, 500 GB, 2 TB) y las funciones avanzadas. Tengas cinco clientes o trescientos, pagas lo mismo. También venden una licencia de por vida, pagada por adelantado, de 2.240 a 6.840 $ según el plan.

La contrapartida aparece en casi todas las opiniones: la curva de aprendizaje es dura. Hace muchas cosas y cada una pide su configuración. Algunos usuarios también hablan de páginas lentas, de hasta unos diez segundos. Nuestro consejo: reserva uno o dos días de configuración antes de invitar al primer cliente, y abre el espacio primero a un cliente de confianza. Antes de pagar una licencia de por vida, agota la prueba de 14 días: se paga de una vez, sin vuelta atrás.

Durante años, Asana trató al cliente como un simple invitado. Con su oferta Client Management ha añadido un portal de verdad: el cliente sigue sus proyectos, revisa los entregables y manda comentarios que se convierten en tareas en tu espacio. El acceso al portal no pide plaza ni coste extra para el cliente. Solo hay que saber dónde está: el portal existe únicamente en el nivel Advanced. El nivel Starter de Client Management se queda en un directorio de clientes.

En precio, Starter cuesta 10,99 $ por usuario y mes en pago anual (13,49 $ mensual) y Advanced 24,99 $ (30,49 $ mensual). Los invitados son gratis e ilimitados desde Starter, lo que basta si tu cliente solo comenta tareas. En Advanced ganas las aprobaciones y anotaciones sobre PDF e imágenes: el cliente marca la zona que hay que corregir, deja su comentario y aprueba la versión final. Para una agencia creativa, es la función que acaba con el ir y venir de correos.

Un punto a vigilar, que salió en el foro de Asana: la facturación de Client Management no está clara. Un miembro la describió como una alternativa al plan Advanced; otra usuaria la vio sumada a su factura y tuvo que pasar por el departamento financiero. Nuestro truco: antes de activar el portal, pregunta por escrito si Client Management sustituye o se suma a tu suscripción, y revisa la línea en la factura siguiente.

Nifty resuelve el coste de los clientes de la forma más sencilla: en sus planes fijos, desde Pro, invitados y clientes son ilimitados. En pago anual, el plan Pro sale a 79 $ al mes para 10 miembros, Business a 124 $ para 30 miembros y Unlimited a 399 $ sin límite de miembros; en pago mensual, 99, 149 y 499 $. También hay precio por miembro (10 $ en Pro, en pago anual), pero entonces solo incluye 5 invitados por plaza de pago: para una agencia que invita a muchos clientes, el plan fijo es más seguro. Existe un plan gratuito, limitado a 2 proyectos y 100 MB de almacenamiento.

Dentro de los proyectos, tu cliente ve los hitos, las tareas que le enseñas, los archivos y las conversaciones. La marca blanca, que cambia el nombre de Nifty por el tuyo en la herramienta, está incluida en Unlimited; en los demás planes es un módulo a 30 $ al mes en pago anual (40 $ mensual). El proveedor avisa de que algunos rincones conservan su nombre.

Las opiniones de usuarios, muy buenas en general, señalan tres límites que pesan en un portal. Un invitado solo puede chatear con el administrador o en las conversaciones del proyecto. No tiene panel propio, así que navega proyecto a proyecto. Y el almacenamiento se queda corto cuando llevas muchos clientes. La app móvil tampoco convence a todos. Nuestro truco: crea en cada proyecto un hito « pendiente de aprobación del cliente », suele ser lo único que mira.

monday.com tiene dos maneras de abrir un tablero a un cliente, y la diferencia cambia tu factura. Los lectores son gratis e ilimitados desde el plan Básico: ven, pero no modifican nada. Los invitados llegan desde el plan Estándar y pueden trabajar en los tableros que compartes. Ocupan plazas según una proporción que fija monday.com: compruébala en tu cuenta antes de invitar a tus clientes.

Los precios se publican en euros: Básico a 9 € por usuario y mes, Estándar a 12 €, Pro a 19 €, Enterprise bajo presupuesto, y un plan gratuito para 2 plazas. La trampa está en Básico: ningún invitado. Si tu cliente tiene que comentar o marcar algo, necesitas como mínimo Estándar.

Nuestro ajuste más útil: añade como lector a todo cliente que solo sigue el avance, y deja el estatus de invitado para quien de verdad tiene que responder. Crea un tablero aparte para cada cliente, alimentado con columnas espejo desde tu tablero interno, para que nunca vea las notas del equipo. El límite no cambia: monday.com no tiene marca blanca ni facturación, el cliente ve tu herramienta.

ClickUp no tiene portal de clientes, pero su acceso de invitado es de los más flexibles, siempre que conozcas sus reglas. En los planes de pago, los invitados de solo lectura son gratis e ilimitados. Los invitados que pueden comentar o editar consumen un cupo ligado a tu plan; por encima, ClickUp añade una plaza de miembro de pago a tu factura. En el plan gratuito, los invitados solo existen con permisos completos, que no es lo que quieres para un cliente.

Unlimited cuesta 10 $ por usuario y mes y Business 19 $. Puedes invitar a un cliente a una lista o carpeta concreta, compartir una vista pública o mandarle un formulario para que envíe sus peticiones. Suele ser la mejor combinación: el cliente rellena un formulario, la petición llega como tarea a tu lado, y le compartes una vista de solo lectura para que la siga.

El límite: todo pasa dentro de tu espacio de ClickUp, con su interfaz cargada. Un cliente poco habituado se pierde rápido. Guarda sus proyectos en un espacio aparte y revisa cada mes cuántos invitados tienen permisos de edición: ahí aparecen las plazas de pago sin avisar.

Wrike abre sus proyectos a personas de fuera con los usuarios externos. Ven las tareas que se les comparten, comentan, adjuntan archivos y cambian un estado, pero no pueden compartir nada. En el plan Pinnacle ajustas sus permisos con más detalle. Su gran baza es la revisión de pruebas: el cliente anota directamente sobre una imagen o un documento, y la aprobación pasa por varios niveles si tu proceso lo pide.

La trampa está en la tabla de planes. Los usuarios externos existen en Free, Business, Pinnacle y Apex, pero no en Team, el plan de 10 $ por usuario y mes. El plan Free los tiene, con sus límites; pero en cuanto pagas, Team no sirve: necesitas Business, a 25 $ por usuario y mes, precios en dólares. Súmale una lista de módulos de pago opcionales y la factura de un equipo de diez sube rápido.

Wrike es la herramienta peor valorada de esta lista, sobre todo en facilidad de uso y atención al cliente. Para un cliente que solo sigue un proyecto, es demasiado pesada. Para un equipo que hace aprobar decenas de imágenes cada semana, su revisión de pruebas sigue entre las mejores.

Basecamp tiene fama de herramienta tranquila, que los clientes entienden sin formación: un proyecto, sus mensajes, sus tareas, sus archivos. Invitas a tus clientes a los proyectos que les abres. El problema está en los precios: en todos los planes salvo Pro Unlimited, cada cliente cuenta en tu límite de usuarios.

La tabla actual es de precio fijo: un plan gratuito (1 proyecto, 3 usuarios), Freelancer a 29 $ al mes (3 proyectos, 5 usuarios), Pro a 79 $, Pro Plus a 99 $ y Pro Unlimited a 199 $ al mes en pago anual (329 $ mensual), con usuarios ilimitados. Precios en dólares. En Freelancer, dos clientes con dos contactos cada uno y ya has llenado tus cinco plazas.

Nuestra opinión: Basecamp encaja con una agencia que tiene clientes suficientes para amortizar Pro Unlimited, o con un equipo pequeño que invita a un solo contacto por cliente. No tiene facturación, ni marca blanca, ni módulo de aprobación: tu cliente habla contigo por mensajes, como en un hilo bien ordenado.