¿Cuál es la mejor aplicación de gestión de tareas en 2026?

TickTick cumple mejor que nadie lo esencial de una app de tareas: recordatorios que suenan, tareas repetitivas que no fallan y sincronización entre móvil, ordenador y web. El plan gratuito permite 2 recordatorios por tarea. Premium sube a 5 y añade avisos por correo. Para una tarea seria (el pago trimestral de impuestos, la entrega a un cliente), varios avisos escalonados marcan la diferencia entre «lo tenía apuntado» y «lo he hecho».

Lo que la distingue es todo lo que reúne: vista de calendario, tablero Kanban, matriz de Eisenhower (urgente frente a importante), Pomodoro y seguimiento de hábitos. En otras apps, cada función es una herramienta más. Las opiniones de usuarios lo repiten: interfaz clara y tres apps en una.

El plan gratuito tiene topes claros: 9 listas, 99 tareas por lista, 19 elementos de checklist por tarea, 5 hábitos y un archivo adjunto al día. Premium cuesta 49,99 $ al año en la web oficial del editor, unos 4,17 $ al mes, sin opción mensual. Ojo: el precio subió y algunas tiendas de apps aún muestran el antiguo de 35,99 $. Fíate de la web del editor, que lo muestra en dólares.

Su límite: la facturación y el trabajo en equipo. Casi todas las quejas hablan de una renovación anual cobrada tras cancelar. Compartir listas es limitado en gratis, y no es una herramienta de proyectos.

Truco: si te suscribes, apunta la fecha de renovación como tarea en el propio TickTick, con un aviso una semana antes.

Todoist sigue siendo la referencia en captura rápida. Escribes una frase en lenguaje natural y entiende la fecha, la hora, el proyecto y la etiqueta. Los usuarios elogian también una sincronización muy fiable, y está en todas las plataformas.

El plan gratuito, Starter, basta para empezar: 5 proyectos personales, 5 personas por proyecto, 3 vistas filtradas, archivos de 5 MB y una semana de historial. Los recordatorios son básicos: uno a hora concreta exige Pro. Revísalo antes de elegir, porque en una app de tareas un aviso que no suena es una tarea olvidada.

El precio cambió a finales de 2025. Pro pasó de 48 a 60 $ al año (+25 %) y de 5 a 7 $ en mensual (+40 %). En euros, el editor indica 7 € al mes o 60 € al año. Esa subida llevó a parte de los usuarios hacia TickTick. Business cuesta 8 $ por usuario y mes en anual: la forma más sencilla de pasar de una lista personal a una de equipo sin cambiar de app. El asistente de filtros es gratis; el asistente de tareas con IA y la entrada por voz ilimitada son de Pro y Business.

Su límite: el soporte y la rigidez. Las reseñas públicas rondan 3 sobre 5, con quejas sobre borrar la cuenta y algún fallo de sincronización.

Truco: si te suscribiste a Pro desde la App Store de Apple, conservas el precio antiguo (Pro Legacy); por Google Play, no. No canceles para volver a suscribirte.

Things 3 es la app más cuidada de este ranking y la única sin suscripción. Se compra una vez por dispositivo: Mac, iPhone e iPad se pagan por separado, sin paquete conjunto. En la App Store tiene una nota de 4,7 sobre 5. Una vez pagada, no se renueva nada.

Su gran idea: separar la fecha de inicio de la fecha límite. Una tarea solo aparece en tu día a partir de cuando quieres empezarla, y conserva su plazo real. Quienes vienen de Todoist citan esto como el motivo del cambio.

Su límite: todo lo que no es Apple. No hay versión para Windows, Android ni web, no permite colaborar y no tiene IA. Algunos usuarios dicen además que no insiste lo suficiente: el aviso a una hora funciona, pero la app no te persigue.

Truco: empieza por la prueba en Mac y compra primero el dispositivo que más usas. Vigila las rebajas de la App Store. Y una compra de iOS de la que te arrepientes se puede reembolsar con Apple.

Asana es el escalón siguiente a una lista compartida. Cada tarea tiene un responsable, una fecha, subtareas y comentarios, y cada persona ve su jornada en «Mis tareas». Justo lo que les falta a TickTick o Things cuando delegas.

El plan gratuito, Personal, admite hasta 2 usuarios con tareas y proyectos ilimitados y archivos de 100 MB. Perfecto para dos, no para un equipo. Starter cuesta 10,99 $ por usuario y mes en anual (13,49 $ en mensual) y añade asistentes de IA: 5 consultas por usuario y mes, 50 por cuenta. Advanced sube a 24,99 $. La web oficial muestra los precios en dólares.

Su límite: el precio por persona y la curva de aprendizaje. Cinco personas en Starter pagan 659,40 $ al año. Para una simple lista compartida, es mucho.

Truco: arranca con Personal entre dos para fijar los hábitos (una tarea, un responsable, una fecha) antes de invitar al resto. Si no funcionan entre dos, Starter no lo arreglará.

Microsoft To Do es gratis: su ficha oficial en la App Store no muestra precio, y basta una cuenta de Microsoft. Cubre lo esencial: fechas de vencimiento y avisos, puntuales o repetitivos, listas y tareas compartidas, subtareas, notas y adjuntos de hasta 25 MB.

Su punto fuerte es «Mi día»: cada mañana eliges qué harás hoy, con sugerencias de tus listas. Y sus tareas se sincronizan con Outlook: un correo marcado en la oficina aparece en tu lista del móvil. En la App Store tiene 4,7 sobre 5 con unas 26.000 valoraciones.

Su límite: se queda en lo básico. Las subtareas son simples pasos sin fecha ni aviso propios, y algunos usuarios ven demasiados clics para clasificar una tarea. Sin calendario completo, sin Kanban, sin hábitos.

Truco: dedica cinco minutos cada mañana a «Mi día» en lugar de poner fecha a cada tarea. Así rinde To Do.

Any.do es la única app del ranking con un plan pensado para la familia. Family cuesta 8,33 $ al mes en anual para 4 miembros (9,99 $ en mensual). El plan gratuito ya incluye tareas, subtareas, listas de la compra ilimitadas, recordatorios, calendario y sincronización.

Premium (4,99 $ al mes en anual, 7,99 $ en mensual) añade tareas repetitivas, avisos por ubicación («cuando llegue al súper») y recordatorios por WhatsApp. Esto último es poco habitual y muy práctico en España, donde WhatsApp se abre a todas horas. También hay un plan Teams a 4,99 $ por miembro y mes, con 14 días de prueba.

Su límite: las tareas repetitivas son de pago, cuando en Microsoft To Do o Google Tasks son gratis. Y las funciones de IA de Premium se describen de forma vaga.

Truco: si dudas entre Premium a 4,99 $ y Family a 8,33 $, haz la cuenta con dos adultos: Family sale más barato desde el segundo suscriptor.

Google Tasks es gratis y ya está ahí: en el panel lateral de Gmail, Calendar, Chat y Drive, en la web y en apps móviles. Una tarea con fecha aparece en Google Calendar con su aviso, y las repeticiones cubren lo diario, semanal, mensual y anual.

Su mejor uso: convertir un correo en tarea desde Gmail, sin copiar y pegar. En los espacios de Google Chat también puedes asignar una tarea a un miembro. Asignar tareas desde Docs queda reservado a ciertos planes de pago de Workspace.

Su límite: hace lo mínimo. Sin etiquetas, sin filtros, sin Kanban, sin prioridades. Pasadas treinta tareas, buscas más de lo que avanzas.

Truco: crea una lista por contexto («Llamadas», «Para leer», «Casa») en lugar de una por proyecto. Con tan pocos filtros, es la forma más rápida de saber qué hacer según dónde estés.

Trello coloca las tareas en tarjetas sobre un tablero, por columnas. Es visual e inmediato: ves qué está bloqueado y quién va desbordado. Hay quien lo usa en solitario para ver su propia carga, con una columna para lo que ha delegado.

El plan gratuito admite 10 colaboradores y 10 tableros por espacio, con 250 ejecuciones de automatización al mes. Standard cuesta 5 $ por usuario y mes en anual (6 $ en mensual) y añade captura de tareas con IA. Premium sube a 10 $ y abre la IA de Atlassian.

Su límite: no está hecho para recordatorios. Una tarjeta tiene fecha, pero nada comparable a los avisos múltiples de TickTick o a la captura de Todoist.

Truco: limita la columna «En curso» a tres tarjetas por persona. Cuando se desborda, es la señal de no empezar nada más.