¿Qué software de gestión documental elegir para tu asesoría en 2026?
Un gestor documental de asesoría no se juzga por los gigas que guarda. Se juzga por cuántos documentos te mandan los clientes sin que tengas que perseguirlos.
Las facturas llegan por correo, los tiques por WhatsApp y los modelos presentados se quedan en la bandeja de quien los preparó. Mientras tanto, la carpeta compartida del despacho tiene una estructura distinta por cada persona. Un software de gestión documental para asesorías lo resuelve con una condición: que el cliente suba sus documentos al sitio correcto y que tu equipo los encuentre sin preguntar.
Hemos comparado las opciones que más miran los despachos en España, sobre una asesoría tipo de 10 personas y 300 clientes. Solo clasificamos las que documentan oficialmente portal, petición de documentos y permisos. La respuesta corta: TaxDome si quieres portal, peticiones con recordatorios automáticos y flujo de trabajo en una licencia con precio público en euros. SmartVault si buscas una caja fuerte con portal y almacenamiento ilimitado, y aceptas pagar en dólares. Si tu despacho vive en Cegid o en a3, mira primero sus portales, que explicamos fuera de la clasificación.
La clasificación es editorial: una plaza patrocinada siempre se señala en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
Las 2 opciones clasificadas y cómo cobran
El orden sigue el perfil de una asesoría española de 3 a 50 personas. Cada herramienta clasificada documenta en su web oficial un portal del cliente, la petición de documentos y permisos. Los precios son sin impuestos, en la divisa que publica cada proveedor.
| Mejor para | Lo que mejor hace | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | TaxDome | Plataforma todo en uno | Portal y flujo en una licencia | 4.2/5 | 800 € por licencia y año | — | De 1 a 50 personas | Ver → |
| 2 | SmartVault | Caja fuerte documental | Almacenamiento ilimitado | 3.8/5 | 65 $ por usuario y mes, pago anual | — | Despachos desde 2 usuarios | Ver → |
Precios sin impuestos publicados por cada proveedor en 2026. SmartVault solo publica precios en dólares.
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Cómo hemos comparado y puntuado
Un gestor documental de asesoría tiene dos públicos. Tu equipo quiere abrir el documento correcto desde el cliente que está llevando. Tu cliente quiere subir una factura en diez segundos desde el móvil, sin pelearse con la contraseña. Si uno de los dos se baja del barco, los documentos vuelven al correo.
Hemos leído las páginas oficiales de cada proveedor, sus condiciones de pago y las opiniones publicadas. En España apenas hay opiniones independientes sobre estos gestores: casi todo lo que circula son testimonios del propio fabricante.
El criterio central es eliminatorio: portal del cliente, petición de documentos y permisos por cliente, descritos en la web oficial. Los portales de Cegid y de a3 encajan en tu día a día si ya usas sus programas, pero sus páginas no describen la petición de documentos con recordatorios ni los permisos por cliente. Por eso están fuera de la clasificación, con lo que sí documentan. Preferimos dos opciones bien documentadas que cinco con datos supuestos.
- Portal del cliente e intercambioSubida desde el móvil, consulta de documentos, avisos al cliente.30 %
- Permisos por clienteQuién ve qué, por cliente y por persona del despacho.20 %
- Vínculo con la contabilidad¿El documento llega donde trabaja tu equipo, sin volver a teclearlo?20 %
- Precio claroTarifa pública, unidad de cobro, permanencia.15 %
- Adopción por los clientesAcceso, aplicación y lo que critican los clientes finales.15 %
La clasificación es editorial: una plaza patrocinada siempre se señala en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
TaxDome
TaxDome está pensado para despachos fiscales y contables, no adaptado desde un simple almacenamiento de archivos. El cliente entra en su portal para subir y descargar documentos, y tu equipo trabaja los mismos archivos desde el lado del despacho. La recogida está resuelta: envías una petición de documentos, activas si quieres los recordatorios automáticos por correo, y se detienen en cuanto el cliente responde. Las peticiones también pueden salir solas cuando un trabajo llega a una fase del flujo.
Es de los pocos con tarifa pública en euros para España. Cuesta 800 € por licencia y año con un contrato de un año, 750 € a dos años y 700 € a tres, sin IVA y pagado por adelantado. Hay opciones mensuales, que se consultan en la demostración. Para nuestra asesoría de 10 personas, son 8 000 € al año con contrato anual, o 7 000 € al año si te comprometes a tres.
Su límite: el coste sube con cada licencia, también con las personas a media jornada. Hay opiniones de despachos que mencionan dos subidas de precio en dos años, y clientes a los que la doble autenticación les resulta pesada. Y la herramienta no nace en España: comprueba cómo encaja con tu programa de contabilidad antes de firmar tres años.
- Peticiones de documentos con recordatorios automáticos
- Flujo de trabajo y documentos en la misma licencia
- Más barato a 2 y 3 años
- ✓Tarifa pública en euros
- ✓Una sola licencia para portal y trabajo del despacho
- ✓Descuento por compromiso plurianual
- ✗Pago por adelantado
- ✗Sin reembolsos según su política
- ✗La doble autenticación puede frenar a algunos clientes
La opción más completa si quieres una sola herramienta para portal y despacho. Firma a varios años solo cuando tus clientes ya usen el portal.
SmartVault
SmartVault es una caja fuerte documental con portal del cliente con tu marca. Todos sus planes permiten pedir, seguir y recibir los documentos del cliente en un mismo espacio, con control de permisos y grupos de permisos propios. Los planes para contables añaden clientes ilimitados y la asignación de cada cliente a una persona del despacho. El almacenamiento es ilimitado en todos los planes.
El precio se publica solo en dólares. Accounting Pro cuesta 65 $ por usuario y mes en pago anual, o 85 $ mes a mes, desde 2 usuarios. Accounting Unlimited cuesta 85 $ o 110 $. Para nuestra asesoría de 10 personas, Accounting Pro sale a 7 800 $ al año, sin contar el cambio de divisa.
Su límite: los recordatorios automáticos solo llegan con el complemento de pago SmartRequestAI, a 15 $ por declaración. La herramienta no nace en España ni publica precio en euros, y el flujo de trabajo del despacho queda fuera. Despachos que lo dejaron lo describen como «solo un portal».
- Pedir, seguir y recibir documentos del cliente
- Almacenamiento ilimitado
- Permisos y grupos de permisos
- ✓Tarifa pública por usuario
- ✓Sin límite de almacenamiento
- ✓Mínimo bajo: 2 usuarios
- ✗Recordatorios automáticos solo con SmartRequestAI (15 $ por declaración)
- ✗Precio solo en dólares
- ✗El flujo de trabajo va en otra herramienta
Una buena caja fuerte para un despacho que ya tiene su herramienta de tareas. Si quieres todo en una, mira antes TaxDome.
Lo que también usan los despachos, y por qué no lo clasificamos
Estas herramientas aparecen en las conversaciones entre asesorías. Ninguna pasa nuestro criterio central con lo que publica el proveedor: falta el portal, o no se describen la petición de documentos ni los permisos por cliente.
Cegid Portal del Asesor: el portal dentro del ERP de Cegid
Si usas CegidPortal del Asesor es el espacio en la nube, accesible desde cualquier lugar, donde los clientes de un despacho que trabaja con el ERP de Cegid envían documentos y comparten su facturación. También ven los datos del área fiscal y contable y qué documentos se han presentado en la AEAT. Lo que falta para clasificarlo: la página oficial no describe permisos por cliente, aplicación móvil ni recordatorios, y no publica precio. Si ya usas Cegid, pide una demostración centrada en eso.
a3doc cloud: el gestor del ecosistema a3
Si usas a3a3doc cloud es el gestor documental colaborativo de Wolters Kluwer para despachos, en la nube y con acceso móvil, integrado con a3asesor; en la línea a3innuva se llama a3innuva Doc. Sus fichas de producto no describen la petición de documentos con recordatorios, y no hay precio público. Para un despacho en a3 es el primer sitio donde mirar, con esa pregunta preparada.
Sage Despachos Connected: la suite de Sage para asesorías
Sage tiene su propia suite para despachos, con funciones de intercambio documental. No hemos podido leer un precio público. Si ya trabajas con Sage, pide una demostración centrada en el portal del cliente y en cómo se reclaman documentos.
Contadoc: un gestor documental para despachos
Contadoc se presenta como gestor documental para asesorías. No tiene opiniones independientes publicadas y no hemos leído su tarifa: por ahora, sin datos suficientes para clasificarlo.
Holded: el programa de gestión de tus clientes
Muchos clientes de asesorías llevan su facturación en Holded. No es un gestor documental para despachos, pero conviene saber qué usan tus clientes para conectar sus facturas con tu trabajo.
SharePoint: el punto de partida que se queda corto
Muchas asesorías empiezan con SharePoint porque viene con Microsoft 365. Permite compartir con externos, pero no tiene portal del cliente, ni peticiones de documentos, ni recordatorios. Sirve como servidor de archivos del equipo, no para intercambiar documentos con 300 clientes.
Lo que de verdad decide el coste de un gestor documental
El precio de la tarifa es solo el principio. Tres preguntas deciden lo que pagarás en cinco años.
Por licencia o incluido en el programa
TaxDome y SmartVault cobran por persona del despacho: el coste sigue a tu equipo, no a tu cartera de clientes. Con TaxDome, 3 personas son 2 400 € al año y 25 personas, 20 000 €. Cegid y a3 integran el portal en su ecosistema: su precio se diluye en el del programa de gestión, y solo lo ves el día que te vas.
Gestor independiente o el de tu programa
Un gestor integrado en tu programa de contabilidad es más cómodo cada día: el documento queda junto al trabajo. Pero cambiar de programa obliga a migrar años de documentos y a volver a enseñar el portal a 300 clientes. Un gestor independiente te deja cambiar de programa sin tocar la experiencia del cliente. Si tu programa no es una decisión a diez años, valora un portal independiente.
La conservación es una política que tienes que escribir
Los plazos de conservación dependen del tipo de documento y de tus obligaciones como despacho. Escribe tu política por tipo de documento y configúrala en la herramienta. Y recuerda que un gestor documental guarda y ordena: no convierte por sí solo un archivo en una prueba con valor legal.
- ¿Puede el cliente subir desde el móvil a la carpeta correcta sin llamarte?
- ¿Salen solos los recordatorios de documentos pendientes?
- ¿Puedes fijar permisos por cliente y por persona del despacho?
- ¿Llega el documento a tu programa de contabilidad sin volver a teclearlo?
- ¿El precio sigue a tu equipo o a tus clientes, y con qué permanencia?
- ¿Qué pasa con tus documentos si cambias de programa?
Abrir el portal a tus clientes sin caos
Cómo lo lanzas pesa más que la herramienta elegida. Estos pasos vienen de los problemas que más cuentan despachos y clientes.
Define una sola estructura de carpetas
PrimeroDecide una vez cómo es la carpeta de un cliente tipo: facturas emitidas, facturas recibidas, bancos, laboral, mercantil, impuestos, cierre. Créala como plantilla y duplícala. Una estructura por persona del despacho es la garantía de que nadie encuentra nada.
Fija los permisos antes de invitar a nadie
Decide qué ve cada cliente y qué puede hacer: subir, consultar o nada. Corregir permisos después de 300 invitaciones es una semana de trabajo.
Empieza con 20 clientes voluntarios
Abre el portal a una veintena de clientes que mandan muchos documentos y responden rápido. En un mes verás qué les bloquea: el acceso, la aplicación, las carpetas. Corrígelo y luego abre al resto.
Prepara a tus clientes para la doble autenticación
La doble autenticación es el freno que más citan los clientes finales. Explícala en el correo de invitación con una captura, y deja a alguien al teléfono la primera semana. Un cliente bloqueado en el acceso vuelve al correo para siempre.
Elige la duración del contrato después del piloto
TaxDome baja de 800 € a 700 € por licencia y año si firmas a tres años: 1 000 € al año menos para 10 personas. Merece la pena, pero solo cuando el piloto demuestre que tus clientes usan el portal.
Paga en dólares con los ojos abiertos
SmartVault solo publica precios en dólares: tu banco aplicará el cambio en cada cargo. Si eliges TaxDome, que cobra en euros por adelantado y no hace reembolsos, cierra el número de licencias antes de pagar el año.
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Gestión documental para asesorías · FAQ
¿Cuál es el mejor gestor documental para una asesoría pequeña?
Si quieres una herramienta independiente con precio en euros, TaxDome cuesta 800 € por licencia y año: 2 400 € al año para 3 personas, con peticiones de documentos y recordatorios automáticos. Si ya trabajas con Cegid o con a3, pide antes una demostración de su portal.¿Cuánto cuesta un portal del cliente para un despacho de 10 personas?
Con TaxDome, 8 000 € al año con contrato anual, o 7 000 € al año a tres años, sin IVA y por adelantado. Con SmartVault Accounting Pro, 7 800 $ al año en pago anual. Cegid y a3 no publican tarifa: pide una propuesta que separe el portal del resto.¿Necesito un gestor aparte si mi programa de contabilidad ya tiene uno?
No siempre. El gestor de tu programa deja el documento junto al trabajo, sin conectores. Elige uno aparte si quieres poder cambiar de programa sin cambiar el portal de tus clientes, o si el de tu programa no permite reclamar documentos con recordatorios.¿Qué diferencia hay entre un portal del cliente y una carpeta compartida?
La carpeta compartida guarda archivos. El portal da a cada cliente su propio acceso, con permisos, avisos cuando hay un documento nuevo y, en las mejores herramientas, peticiones de documentos con recordatorios. Con 300 clientes, la carpeta compartida se convierte en un caos en pocos meses.¿Cómo consigo que los clientes suban sus documentos al portal?
Con una aplicación móvil, recordatorios automáticos y un correo de invitación que explique la doble autenticación. Empieza con 20 clientes, corrige lo que les bloquee y luego abre al resto. Un cliente que no consigue entrar vuelve al correo.¿TaxDome está en euros para España?
Sí. Su tarifa para España es de 800 € por licencia y año a un año, 750 € a dos y 700 € a tres, sin IVA y pagada por adelantado. Si empiezas con un año, puedes pasar a dos o tres años dentro de los primeros 30 días. Su política no prevé reembolsos.
