¿Cuál es la mejor hoja de cálculo colaborativa en 2026?

Google Sheets sigue siendo la referencia de la edición simultánea. Compartes un enlace y cada persona edita y comenta la misma hoja desde su navegador. Google fija un límite amplio: hasta 100 personas pueden ver, editar y comentar un archivo al mismo tiempo. Por encima de esa cifra, solo el propietario y algunos editores pueden seguir modificando, y para una hoja que consulta toda la empresa Google recomienda publicarla en la web en lugar de compartirla.

Una cuenta personal gratuita basta para todo esto. Workspace es lo que contratas para un uso profesional: cuentas que gestiona la empresa y la protección «solo dominio», reservada a cuentas de organización. Business Starter cuesta 6,80 € por usuario y mes sin IVA en plan anual, y 8,10 € en plan flexible. Ojo con el compromiso anual: solo puedes reducir licencias en la renovación.

Sus límites son conocidos. Un archivo llega como máximo a 20 millones de celdas o 100 MB, y se vuelve lento mucho antes: funciones volátiles, rangos abiertos, IMPORTRANGE y formato condicional son los sospechosos habituales. Apps Script corre 6 minutos como máximo por ejecución, y los activadores tienen 90 minutos al día con una cuenta gratuita frente a 6 horas con Workspace. Y tus datos viven en Google, algo que pesa si tus hojas guardan datos de clientes.

Excel permite la coautoría, pero con condiciones que las comparativas se saltan. Microsoft la reserva a quien tiene una suscripción a Microsoft 365. El archivo tiene que estar en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online, en formato .xlsx, .xlsm o .xlsb. Un libro guardado en un servidor de archivos o en un SharePoint instalado en tu empresa no admite coautoría.

La trampa más común: Excel 2016, 2019 y 2021 LTSC no admiten coautoría. Basta con que un compañero abra el archivo con una de esas versiones para que todos vean el libro «bloqueado». Antes de lanzar una hoja compartida, pregunta la versión de cada uno o manda a todo el equipo a Excel para la web. Si dos cambios chocan, gana el último guardado, y el panel «Mostrar cambios» te dice quién cambió qué.

Microsoft ya no publica un tope de coautores. En sus foros, varios administradores hablan de una decena de coautores recomendados y describen libros que pasan a solo lectura cuando los abre demasiada gente. Para un grupo grande que escribe a la vez, Google Sheets da menos sustos. Para modelos financieros pesados, Excel sigue por delante: 1 048 576 filas por hoja y un motor de cálculo que las hojas en línea no igualan.

Zoho Sheet es la hoja de cálculo en línea de Zoho, la empresa india conocida por su CRM. Zoho la presenta como una hoja en la que se colabora gratis: varias personas editan a la vez, comentan y revisan los cambios en tiempo real. Lo mejor para un equipo son los permisos: puedes bloquear celdas para todos o solo para algunos colaboradores, y dar a cada uno su nivel de acceso.

Para uso profesional, Zoho Sheet viene en Zoho Workplace Standard a 3 $ por usuario y mes en plan anual, junto con el correo. No entra en el plan Mail Free. Zoho factura en dólares y avisa de que el precio cambia según el país.

Su límite: Zoho no publica ni un tope de editores simultáneos ni límites en cifras, y la pregunta hecha en su propia comunidad sigue sin respuesta oficial. Las opiniones de usuarios destacan una sincronización casi instantánea, pero señalan un ligero retraso cuando varios escriben a la vez, duplicados en el móvil, ningún modo sin conexión y tablas dinámicas por detrás de Excel y Sheets.

Grist parece una hoja de cálculo, pero guarda los datos como una base: cada columna tiene un tipo, las tablas se enlazan entre sí y las fórmulas se escriben en Python. La edición es en tiempo real, y además puedes trabajar sobre una copia (un «fork») y luego comparar y fusionar los cambios. El Estado francés lo eligió: su plataforma La Suite numérique lo ofrece a los funcionarios como herramienta de datos, usada en 15 ministerios.

No confundas las dos cosas. La instancia del Estado francés es solo para la administración pública de ese país. El servicio comercial, getgrist.com, lo edita Grist Labs, una empresa estadounidense, y no publica dónde aloja los datos. Si te importa cumplir el RGPD con datos alojados en Europa, instala la edición Community (gratis) en tu servidor o usa uno de sus socios de alojamiento europeos.

El plan gratuito da mucho de sí para un equipo pequeño: 10 miembros, 2 invitados por documento, 5000 registros por documento y 30 días de historial. Pro sube a 100 000 registros por 8 $ por usuario y mes en plan anual. Los comentarios de desarrolladores señalan dos límites: Grist guarda los datos en su propio archivo SQLite y no se sincroniza con una base externa, y Coda resulta más pulido con pocos datos.

Airtable no es una hoja de cálculo: es una base de datos con aspecto de hoja. No hay referencias de celda tipo A1, y una importación desde Sheets llega en valores, sin fórmulas. A cambio tienes vistas, formularios y automatizaciones (100 ejecuciones al mes en Free, 25 000 en Team). Para un seguimiento que actualiza todo un equipo, suele ser más sólido que una hoja.

El detalle que cambia la factura: los lectores no pagan, ni tampoco las respuestas a formularios ni los enlaces compartidos. En Team, los comentaristas se facturan como los editores; en Business, no. Invita como lectores a quienes solo consultan. En Free todos son gratis, con un máximo de 5 editores, 1000 registros por base, 100 automatizaciones al mes y dos semanas de historial.

Su límite es el precio en cuanto pasas a pago: Team cuesta 20 $ por usuario y mes en plan anual, y Business 45 $. Cinco personas que editan en Team suman 100 $ al mes, cuando Grist o Workspace se quedan por debajo de 40.

ONLYOFFICE es una suite ofimática de código abierto cuyo editor de hojas abre y coedita archivos XLSX en el navegador. DocSpace organiza el trabajo en salas: una por proyecto o por cliente, invitas a la gente y todos editan el mismo libro a la vez.

Su modelo de precios es el más original de la lista: solo pagan los administradores. Startup es gratis hasta 3 administradores, con usuarios e invitados ilimitados, 12 salas y 2 GB. Business cuesta 20 € por administrador y mes, con 250 GB por administrador. El ejemplo del propio editor: 3 administradores, 60 € al mes, para 40 usuarios que no pagan nada. Las ONG y los centros educativos tienen la nube gratis.

Su límite: 2 GB en Startup se llenan rápido si guardas algo más que hojas, y cada administrador extra en Business suma 20 € al mes. La ventaja es quedarte en formato Excel de principio a fin, con la opción de instalarlo todo en tus servidores.

Smartsheet mantiene el aspecto de una hoja de cálculo, pero sirve para dirigir proyectos: una fila por tarea, responsables, formularios para recoger información y peticiones de actualización a quien tiene que rellenar. Es la herramienta más orientada a proyectos de la lista y la menos pensada para cálculos libres.

Su truco de precio: los colaboradores no pagan. Pueden ver, comentar, adjuntar archivos, responder a las peticiones de actualización y rellenar formularios. Solo pagan los miembros que crean y gestionan las hojas: 8 € al mes en plan anual en Pro, 17 € en Business. Los invitados que editan son gratis desde Business, no en Pro, y Pro está reservado a clientes nuevos.

Su límite: no tiene plan gratuito, solo una prueba de 30 días, y su relación calidad-precio baja en cuanto mucha gente necesita editar de verdad.