Alternativas a Microsoft Excel: adónde ir y qué pasa con tus macros

Por qué irte a LibreOffice. Es lo más parecido al Excel de escritorio sin suscripción: un programa instalado, archivos en tu disco y ninguna obligación de pasar por la nube. Es gratis, con licencia libre MPL 2.0, y funciona en Windows (también con procesador ARM), macOS (Apple Silicon e Intel) y Linux. La versión estable actual es la 26.8.

Para quién. Autónomos y equipos pequeños que trabajan en su ordenador, envían archivos por correo y quieren guardar sus datos en local. Equipos con Linux, donde Excel no existe.

Para quién no. Un equipo que coedita el mismo archivo todo el día, o un departamento financiero que vive en Power Query.

Su límite. El soporte de VBA es parcial: la ayuda oficial dice que no está completo, pero que cubre buena parte de los usos habituales. En los foros se repite lo mismo: las hojas sencillas abren sin problema, las macros complicadas no funcionan y un formato muy cargado se convierte mal. No hay equivalente a Power Query ni a Power Pivot.

Cómo migrar. Calc abre y guarda .xlsx, pero su formato nativo es ODS: decide desde el principio cuál conservas. Para las macros, ve a Herramientas, Opciones, Cargar/guardar, Propiedades de VBA y marca «Código ejecutable». Sin eso, el código se conserva pero comentado, así que nada se ejecuta. Añade después Option VBASupport 1 al principio de cada módulo y revisa las macros una por una, empezando por las que escriben en archivos.

Por qué irte a ONLYOFFICE. Trabaja directamente en .xlsx. Sin conversión a un formato propio, hay menos sorpresas cuando un archivo va y vuelve con un cliente que sigue en Excel. Los editores de escritorio son gratis para uso personal y profesional, en Windows, macOS, Linux, Android e iOS.

Para quién. Gestorías, despachos y pymes que intercambian muchos archivos con terceros y quieren una interfaz parecida a la de Excel.

Para quién no. Un libro gobernado por decenas de macros VBA que nadie tiene tiempo de reescribir.

Su límite. Nada de VBA: las macros se escriben en JavaScript. En su comunidad, el equipo dijo durante mucho tiempo que no tenía previsto soportar VBA; hoy remite a su guía de conversión. Las macros no acceden al sistema ni a una base de datos externa.

Cómo migrar. Tus archivos se abren tal cual. Para las macros hay dos vías oficiales: el conversor integrado, que traduce el VBA a JavaScript con IA y que el editor recomienda, o la reescritura a mano. Revisa cada macro convertida antes de usarla con datos reales. Para la versión en línea, el plan DocSpace Startup es gratis para 3 administradores y 2 GB.

Por qué irte a Google Sheets. Si mandas libros por correo para que otros los rellenen, Sheets lo resuelve: todos escriben en el mismo archivo, a la vez, en el navegador. Es gratis con una cuenta de Google. En la empresa viene con Google Workspace: Business Starter cuesta 6,80 € por usuario y mes con compromiso anual (8,10 € en el plan flexible) y Business Standard 13,60 € (16,20 €).

Para quién. Equipos comerciales, de marketing o de administración que rellenan las mismas tablas, y quien ya usa Gmail.

Para quién no. Los modelos financieros pesados. El propio Google aconseja seguir en Excel por encima de 20 millones de celdas, con ciertos complementos como Hyperion o para gráficos poco comunes como las pirámides 3D.

Su límite. Un archivo se para en 20 millones de celdas o 100 MB. Sin VBA: las macros se escriben en Apps Script. Sin Power Query. Y al convertir un archivo de Excel, las celdas de más de 50 000 caracteres se eliminan.

Cómo migrar. No tienes por qué convertir: en Chrome, Sheets edita un .xlsx y guarda tus cambios en el formato de Excel original. Para las macros, el complemento Macro Converter de Google traduce archivos de Excel a Apps Script, menos de 2000 archivos a la vez. Evítalo con macros que tocan una base de datos o tu disco, y lee los archivos ReadMe que genera. Si algún día necesitas el camino contrario, nuestra guía para dejar Google Sheets lo explica.

Por qué seguir con Microsoft. Si pagas 99 € al año para abrir unos cuantos libros, la versión web de Excel es gratis con una cuenta Microsoft. Mismo aspecto, mismas fórmulas, mismos archivos .xlsx. Es la salida con menos riesgo para un uso personal o ligero.

Para quién. Particulares y autónomos que llevan un presupuesto, una facturación sencilla o un seguimiento, sin macros.

Para quién no. Un uso profesional diario, o cualquiera con macros.

Su límite. Un libro .xlsm se abre en el navegador, pero sus macros no se ejecutan ahí. Las antiguas macros de Excel 4.0 ni siquiera se muestran. En Power Query, la actualización de consultas cargadas en el modelo de datos no está disponible en la web. Y para compartir y coeditar, tus archivos tienen que estar en OneDrive.

Cómo migrar. No hay nada que convertir. Antes de que acabe tu suscripción, abre cada libro en el navegador y apunta los que muestran un aviso de macros: esos necesitan otra salida. Si quieres un Excel de escritorio sin suscripción, Office Hogar 2024 cuesta 149 € en pago único.

Por qué irte a Airtable. Muchos libros de Excel son bases de datos disfrazadas: una hoja de clientes, una de pedidos y BUSCARV para unirlas. Airtable lo hace bien, con registros enlazados, vistas filtradas, un formulario para la entrada de datos y automatizaciones sencillas. Nuestra nota: 4,1/5.

Para quién. Pymes que gestionan clientes, stock, selección o producción en un libro que editan diez personas.

Para quién no. Modelos financieros, tablas dinámicas pesadas y todo lo que sea sobre todo cálculo. Airtable no es una hoja de cálculo.

Su límite. El plan Free se queda en 1000 registros y 1 GB por base, con 5 editores. Team cuesta 20 $ por asiento y mes con pago anual (24 $ mensual), Business 45 $ (54 $). Sin VBA ni Power Query.

Cómo migrar. La importación acepta un archivo de Excel de 5 MB como máximo (100 MB en CSV). Ojo: la fórmula en sí no se convierte, solo pasan los valores calculados, así que rehaces las fórmulas como campos de Airtable. Importa una hoja por tabla y convierte tus BUSCARV en enlaces entre tablas. Nuestra reseña de Airtable detalla sus límites.

Por qué irte a Smartsheet. Mantiene la cuadrícula de una hoja de cálculo y añade lo que Excel hace mal: diagrama de Gantt, dependencias entre tareas, recordatorios y automatizaciones. Si tu libro es una planificación que actualizas a mano, es una mejora real.

Para quién. Equipos de proyecto, servicios generales y agencias que siguen entregables con fechas.

Para quién no. El cálculo, el análisis y los presupuestos ajustados: no hay plan gratis, solo una prueba de 30 días.

Su límite. El plan Pro cuesta 8 € por miembro y mes con pago anual (11 € mensual), de 1 a 10 miembros, y solo para clientes nuevos. Business cuesta 17 € (22 €) con un mínimo de 3 miembros. Una hoja estándar se para en 20 000 filas, 400 columnas o 500 000 celdas.

Cómo migrar. La importación acepta un archivo de Excel de 50 MB, pero solo entra la pestaña más a la izquierda: ordena tus pestañas y muestra las ocultas antes. Las fórmulas de Excel pueden no funcionar. El truco del propio editor: quita el «=» antes de importar, vuelve a ponerlo y corrige la sintaxis. Si ya dudas de Smartsheet, nuestra página para dejar Smartsheet cuenta el otro lado.