¿Cuál es la mejor suite ofimática colaborativa en 2026?

Google Workspace reúne Gmail, Calendar, Drive, Docs, Hojas de cálculo, Presentaciones y Meet con tu propio dominio. Es la suite donde la edición colaborativa cuesta menos esfuerzo: compartes un enlace y cada uno ve los cursores de los demás, los comentarios y el historial de versiones. En los foros se repite la misma escena: una licitación redactada por tres o cuatro personas a la vez, fluida en Docs y pesada en Word.

Los precios son por usuario y sin IVA. Business Starter cuesta 6,80 € al mes con compromiso anual y 8,10 € en el plan flexible, que puedes cancelar cualquier mes. Business Standard pasa a 13,60 € (16,20 € flexible) y Business Plus a 21,10 € (25,30 €). Google anuncia un ahorro del 16 % con el plan anual.

El plan que importa es Standard. Starter da 30 GB por persona, 100 participantes en videollamada y un acceso «limitado» a Gemini, la IA de Google, en Docs, Hojas de cálculo y Gmail. Standard sube a 2 TB por persona, 150 participantes y Gemini incluido. Plus ofrece 5 TB y 500 participantes. Los tres planes Business llegan como máximo a 300 usuarios.

Su límite: Excel. Convertir un libro a Hojas de cálculo puede romper fórmulas y elimina las macros VBA, que hay que reescribir en Apps Script. Los administradores describen un recorrido típico: Workspace va muy bien al principio, luego la empresa crece y alguien pide Excel, Outlook o Teams completos.

Truco: no estás obligado a convertir. Deja en .xlsx o .docx los archivos con macros y los que devuelves a clientes, y convierte solo lo que se queda dentro.

Microsoft 365 incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive y SharePoint. Su fuerza es la profundidad: ninguna hoja de cálculo en el navegador hace todo lo que hace Excel instalado, y tus clientes seguirán enviándote .docx y .xlsx elijas lo que elijas. Aquí trabajas en el formato nativo, sin conversión.

Cuidado con el plan. Empresa Básico (6,07 € sin IVA por usuario y mes en plan anual) solo da las apps web y móviles: no hay Excel instalado en el ordenador. Necesitas Empresa Estándar (12,13 € en anual, 14,56 € mes a mes) para las apps de escritorio. Microsoft subió los precios de Básico y Estándar en 2026; los clientes con compromiso mantienen su tarifa hasta la renovación. Como en Google, los planes Business se quedan en 300 usuarios.

La coautoría funciona bien con una condición: archivos en formato moderno (.docx, .xlsx, .pptx) guardados en OneDrive o SharePoint. Se bloquea si el archivo está en el antiguo formato .doc o .xls, si está «marcado como final», protegido con contraseña, cifrado o con ciertas etiquetas de confidencialidad. Es la causa habitual del aviso «archivo bloqueado por otro usuario».

Su límite: el precio y la dispersión. Teams, SharePoint y OneDrive se solapan, y un equipo pequeño se pierde rápido si nadie ordena.

Truco: si tu equipo ya usa Slack o Google Meet, mira la versión sin Teams, más barata. Y antes de pensar en un fallo cuando dos personas no pueden editar a la vez, abre el archivo en Word para la web: es la comprobación que recomienda la propia Microsoft.

Zoho Workplace reúne Zoho Mail, WorkDrive para los archivos, y Writer, Sheet y Show: sus equivalentes de Word, Excel y PowerPoint. Es la suite más barata de la lista: Standard cuesta 3 $ por usuario y mes en plan anual y Professional 6 $. El pago anual ahorra alrededor de un 20 %.

Los usuarios destacan sobre todo la relación calidad-precio y una hoja de cálculo que maneja datos complejos mejor de lo esperado. Las quejas también se repiten: fórmulas y opciones no están donde las espera quien viene de Microsoft, se pierde a veces el formato al pegar en Writer y muchos piden una app de escritorio para Sheet.

Su límite: el almacenamiento compartido. En Zoho, el espacio de WorkDrive es por equipo, no por persona. En Standard, un equipo de 3 a 10 usuarios tiene 100 GB en total, más 10 GB por cada usuario adicional. En Professional, 1 TB por equipo más 100 GB por usuario adicional. En el correo, cada uno tiene 30 GB en Standard y 100 GB en Professional.

Truco: Mail Free (hasta 5 usuarios, 5 GB) es tentador, pero no tiene almacenamiento de archivos ni acceso IMAP o POP. Para editar documentos en equipo necesitas al menos Standard.

ONLYOFFICE es conocido por sus editores, muy parecidos a Word, Excel y PowerPoint en aspecto y en compatibilidad con los archivos de Microsoft. DocSpace es su versión en la nube organizada en «salas»: una sala por cliente o por proyecto, con los permisos adecuados para cada invitado. En los foros, equipos que dejan Google cuentan que Docs y Hojas de cálculo fueron lo más difícil de sustituir y que ONLYOFFICE es lo que más se acerca.

Su modelo de precio no se parece al de ninguna otra suite: pagas por administrador, no por usuario. Startup es gratis para 3 administradores, 12 salas y 2 GB. Business cuesta 20 € por administrador y mes, con usuarios e invitados ilimitados, 250 GB por administrador, inicio de sesión único (SSO), copias de seguridad y registro de auditoría.

Su límite: DocSpace no es una suite completa. No tiene correo ni agenda, así que convive con tu proveedor de correo o sustituye solo la parte de documentos. Y la versión autoalojada sobre Nextcloud exige un administrador: en los foros, algunas actualizaciones de Nextcloud piden una versión de ONLYOFFICE que la imagen Docker aún no tiene, y la coautoría falla hasta que se pone al día.

Truco: haz la cuenta por administradores. Para una gestoría de 3 socios que edita documentos con 40 clientes, DocSpace Business cuesta 60 € al mes, cuando una suite por usuario cobraría a los invitados o los limitaría.

kSuite es la suite de Infomaniak, una empresa suiza que lo aloja todo en Suiza. Incluye el correo, kDrive para los archivos, kChat para el chat de equipo, kMeet para las videollamadas y la edición de documentos en línea. Si un cliente te pregunta dónde están tus datos, la respuesta es sencilla: un solo editor, un solo país, fuera de la jurisdicción estadounidense.

Los precios están en francos suizos, sin IVA, por usuario y mes. Standard cuesta 1,76 CHF con 2 direcciones por usuario y 50 GB de kDrive. Business cuesta 7,34 CHF con 5 direcciones y 3 TB. Enterprise cuesta 13,83 CHF con 10 direcciones, 6 TB y tu marca en la interfaz. Como Google y Microsoft, se queda en 300 usuarios.

Su límite: el ecosistema. Hay muchas menos aplicaciones conectadas que en Google o Microsoft, y sus editores llegan menos lejos que Excel con libros pesados. Para un equipo que redacta, comparte y conversa, rara vez es un problema. Para un controller financiero, sí.

Truco: el descuento del 50 % en Business y Enterprise con plan anual solo vale el primer año. Presupuesta desde el principio el precio completo del segundo año (7,34 CHF en lugar de 3,67 CHF en Business).

Proton, conocido por su correo cifrado, ha reunido sus herramientas en Proton Workspace, que sustituye a la antigua Business Suite. Workspace Standard incluye Mail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meet, una VPN y un gestor de contraseñas, con 1 TB cifrado por usuario. Todo va cifrado de extremo a extremo: ni Proton ni nadie puede leer tus documentos.

Standard cuesta 12,99 $ por usuario y mes en plan anual y 14,99 $ mes a mes. Premium cuesta 19,99 $ (24,99 $ mes a mes), con 3 TB por usuario y Lumo, el asistente de IA de Proton. Si solo necesitas archivos y documentos, Drive Professional a 7,99 $ ya incluye Docs y Sheets.

Su límite: todavía es incompleta para la ofimática clásica. No hay equivalente de PowerPoint para presentaciones y el trabajo sin conexión es limitado. El cifrado también tiene un coste práctico: menos integraciones, porque las herramientas externas no pueden leer lo que está cifrado.

Truco: empieza por Drive Professional para quienes manejan los documentos sensibles y conserva tu herramienta de presentaciones actual. Pasa a Workspace cuando el correo tenga que seguir el mismo camino.