¿Cuál es el mejor software de reserva de puestos y trabajo híbrido en 2026?
Seis herramientas de oficina flexible comparadas en lo que de verdad importa: reservar una mesa en dos toques, saber quién viene el jueves y pagar un precio que puedas prever.
La respuesta corta: para la mayoría de empresas, empieza por deskbird. Gestiona la reserva de puestos y el calendario de presencia, publica su precio (2,75 € por usuario activo al mes con pago anual, desde 25 usuarios) y muestra ISO 27001 y SOC 2 Type 2. Si tienes varias sedes y muchas salas, OfficeRnD Workplace cobra por recurso reservable, no por persona. Si quieres pantallas de sala y reserva de puestos con un solo proveedor, mira Joan. Y si tu recepción ya funciona con Envoy, su módulo de reservas te ahorra un segundo contrato.
Un software de reserva de puestos (también llamado de hot desking o de oficina flexible) responde a dos preguntas de cada lunes: ¿dónde me siento hoy? y ¿quién de mi equipo estará esta semana? La primera es la reserva de mesa sobre un plano. La segunda es el calendario de presencia híbrida. Solo hemos clasificado herramientas que hacen las dos cosas, y hemos comparado sus precios oficiales, cómo facturan y las quejas que se repiten en las opiniones.
Algunos enlaces pueden ser de afiliado. La clasificación es editorial: un puesto patrocinado siempre se señala en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
La mejor herramienta para tu caso
2,75 €/usuario activo/mes con pago anual
Varias sedes y muchas salasCobra por recurso, no por persona
Pantallas de sala y puestosPantallas e-ink, prueba de 30 días
Una sede, plano y check-in con QRPor puesto y sala, desde 159 $/mes para una sede
Recepción ya en Envoy5 $ por recurso/mes, más la plataforma
Equipos híbridos grandesPor usuario activo, bajo presupuesto
Las 6 herramientas de reserva de puestos comparadas
La clasificación completa, con la unidad de facturación de cada herramienta. Es la columna que más confunde: un precio por usuario y otro por mesa no se comparan por su cifra de entrada. Pulsa una herramienta para leer su ficha.
| Mejor para | Unidad de facturación | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | deskbird | La mejor para la mayoría de empresas | Por usuario activo | 4.4/5 | 2,75 €/usuario activo/mes (anual), desde 25 usuarios | — | Empresas de 25 a 1.000 personas | Ver → |
| 2 | OfficeRnD Workplace | Varias sedes y muchas salas | Cuota base + por recurso y sala | 4.0/5 | Professional: 399 $/mes + 3 $/recurso + 10 $/sala (anual) | — | Varias sedes, hasta 1.000 usuarios | Ver → |
| 3 | Joan | Pantallas de sala y puestos | Tramos de usuarios y pantallas | 3.9/5 | Desde 51 $/mes (20 usuarios, 2 pantallas) | — | Oficinas que quieren pantallas de sala | Ver → |
| 4 | Archie | Una sede, plano y check-in con QR | Por puesto y sala | 3.8/5 | Desde 159 $/mes para una sede (Starter) | — | Una sede, de 30 a 200 personas | Ver → |
| 5 | Envoy | Recepción ya en Envoy | Por recurso reservable | 3.5/5 | 5 $/recurso/mes con pago anual, sin la cuota de plataforma | — | Empresas que ya usan Envoy Visitors | Ver → |
| 6 | Kadence | Equipos híbridos grandes | Por usuario activo | 3.5/5 | Bajo presupuesto, permanencia de un año | — | Equipos híbridos grandes | Ver → |
Precios leídos en las páginas oficiales de cada editor en 2026. Los precios en dólares son los que muestra el editor, sin conversión. El hardware (pantallas, sensores) va aparte.
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Cómo hemos comparado y puntuado
Partimos de la pregunta de una persona de facilities: ¿qué herramienta permite a 80 personas reservar puesto, y a sus responsables ver quién viene cada día, sin disparar el presupuesto? El filtro de entrada es estricto. Una herramienta entra si hace a la vez la reserva de puestos sobre plano y el calendario de presencia híbrida, y si su precio o su modelo de presupuesto aparece en su web oficial.
Por eso quedan fuera nombres conocidos. Skedda y YAROOMS no tenían una tabla de precios oficial legible cuando comparamos. Robin no publica precios. Microsoft Places tiene su apartado en la guía de más abajo: es una opción real si trabajas con Microsoft 365, pero no se puede poner precio de lado a lado con las demás.
Después leímos opiniones recientes de usuarios, empezando por las negativas: informes escasos, check-in olvidado, costes que se suman entre módulos. Para que los precios sean comparables, hicimos el mismo cálculo con todas: una empresa de 80 empleados, 40 puestos compartidos y 4 salas de reuniones.
- Reserva de puestos y planificación híbridaPlano interactivo, reserva de mesa y de sala, check-in y, sobre todo, el calendario de quién va a la oficina cada día. Es el centro de la necesidad, por eso pesa más.30 %
- Precio claroUn precio público, una unidad de facturación clara (usuario activo, recurso, tramo) y costes adicionales anunciados. Si solo hay presupuesto, la nota baja.25 %
- Uso diarioReservar sin abrir otra pestaña: app móvil, Teams, Slack, pantallas de sala. Una herramienta que el equipo no abre no sirve.20 %
- Seguridad y datosCertificaciones mostradas en la web oficial (ISO 27001, SOC 2), RGPD y lugar de alojamiento cuando se indica.15 %
- Puesta en marchaPrueba gratuita, mínimo de usuarios, permanencia y opiniones sobre la implantación.10 %
Algunos enlaces pueden ser de afiliado. La clasificación es editorial: un puesto patrocinado siempre se señala en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
deskbird
deskbird cumple las dos funciones sin rodeos: un plano para reservar mesa o sala, y un calendario donde cada persona marca sus días de oficina. El equipo ve de un vistazo quién estará el martes, y eso basta muchas veces para que la gente coincida el mismo día.
Su precio es el más fácil de leer de esta clasificación. Business cuesta 2,75 € por usuario activo al mes con pago anual, o 3,50 € con pago mensual, a partir de 25 usuarios. En nuestro ejemplo de 80 empleados, todos activos, salen 220 € al mes con pago anual. Como cuenta usuarios activos, quien no reserva nunca no debería sumar en la factura. La prueba gratuita no pide tarjeta, y al terminar queda un plan Starter limitado a 15 usuarios.
En datos, es el expediente más completo: ISO 27001, SOC 2 Type 2, cumplimiento del RGPD anunciado, y una herramienta desarrollada y alojada en Europa. Con el equipo de sistemas o el delegado de protección de datos, la conversación se acorta.
El límite aparece en las opiniones: informes de ocupación escasos, poca personalización, una app móvil mejorable y reservas de sala recurrentes que hay que volver a introducir. Si tu responsable de inmuebles quiere paneles avanzados sobre el uso de los metros cuadrados, mira también OfficeRnD.
- Reserva de puestos y calendario de presencia en la misma pantalla
- Facturación por usuario activo
- ISO 27001 y SOC 2 Type 2
- Prueba gratuita sin tarjeta
- ✓Precio público en euros, poco habitual en el sector
- ✓El equipo lo aprende rápido
- ✓Alojamiento en Europa
- ✗Informes de ocupación limitados
- ✗Mínimo de 25 usuarios en Business
- ✗Reservas de sala recurrentes poco prácticas
La opción por defecto para una empresa europea que pasa a la oficina híbrida: precio claro, las dos funciones clave y buen expediente de seguridad. Solo comprueba que sus informes bastan a quien gestiona tus inmuebles.
OfficeRnD Workplace
OfficeRnD Workplace (antes OfficeRnD Hybrid) no cobra por persona. Cobra lo que se reserva: una cuota base, y después un precio por recurso reservable (una mesa, una plaza de aparcamiento) y por sala. Para una empresa de 400 personas que solo comparte 120 puestos, suele tener más sentido que pagar por cabeza.
Haz la cuenta con nuestro ejemplo. En Professional, con pago anual: 399 $ de base, más 40 puestos a 3 $, más 4 salas a 10 $, es decir 559 $ al mes. Con ese tamaño, deskbird sale más barato. La diferencia se invierte cuando la plantilla crece más rápido que el número de mesas. Pagar al año ahorra un 25 %.
El plan Start apunta a equipos de hasta 150 usuarios. Sus cifras mensual y anual no siguen la misma lógica, así que pide el importe por escrito antes de presupuestarlo. OfficeRnD menciona también un uso mínimo por plan, sin cifrarlo.
En seguridad, su página de precios cita SOC 2, ISO 27001 y RGPD. La facturación puede pasar a euros según tu país.
- Facturación por recurso y por sala
- SOC 2 e ISO 27001
- 25 % de descuento con pago anual
- Hasta 1.000 usuarios en Professional
- ✓Rentable cuando la plantilla supera de lejos los puestos
- ✓Pensado para varios edificios
- ✓Seguridad bien documentada
- ✗Cuota base mínima de 399 $ al mes en Professional
- ✗Precios en dólares en la web
- ✗Uso mínimo sin cifrar
La buena opción cuando tienes mucha gente y pocas mesas, o varias sedes. Para un equipo pequeño, la cuota base pesa demasiado.
Joan
Joan es conocido por sus pantallas de tinta electrónica (e-ink) en la entrada de las salas. Pero la reserva de puestos viene en todos sus planes, junto con el calendario del equipo. Para quien gestiona la oficina, es un solo proveedor para la sala de reuniones y para la mesa compartida.
Factura por tramos: Team para 20 usuarios y 2 pantallas desde 51 $ al mes, y luego Business (50 y 5), Organization (100 y 10) y Enterprise+ (200 y 20), cuyos precios no se muestran. Un usuario extra cuesta 1,09 $ al mes y una pantalla 10,99 $ con pago anual. La prueba dura 30 días.
El editor indica que cumple ISO 27001. Las opiniones valoran la instalación sencilla y la autonomía de las pantallas. Critican un check-in de equipo difícil de gestionar, una disponibilidad de puestos poco clara, un soporte a veces lento y una pantalla de 6 pulgadas pequeña para salas grandes.
- Pantallas e-ink en las salas
- Reserva de puestos en todos los planes
- Prueba gratuita de 30 días
- ISO 27001
- ✓Hardware y software del mismo editor
- ✓Precio de entrada publicado
- ✓Pantallas fáciles de instalar
- ✗Precios por encima de Team sin publicar
- ✗Check-in de equipo confuso según usuarios
- ✗Pantalla pequeña para salas grandes
Elígelo si las salas de reuniones son tu verdadero problema y quieres una pantalla en cada puerta. Solo para puestos, deskbird es más sencillo.
Archie
Archie gestiona la reserva de puestos y salas sobre plano, el check-in con código QR y la planificación híbrida. Su precio parte de 159 $ al mes para una sede (Starter) y 249 $ para varias sedes (Pro), con Slack y acceso único (SSO y SCIM, para crear y borrar cuentas desde tu directorio). Según su FAQ, Archie se factura por puesto y sala, no por usuario.
Pide presupuesto con tu número de puestos y salas: eso fija la factura, no tu plantilla. Tras la demo, Archie abre un entorno de prueba durante 14 días.
El pie de su web muestra sellos de RGPD y SOC 2 Type II. Un detalle útil: Archie publica muchas comparativas de software de reserva de puestos, también en español, en las que se coloca primero. Aquí se puntúa con la misma tabla que las demás.
- Check-in con código QR
- Por puesto y sala, desde 159 $/mes para una sede
- SSO y SCIM en Pro
- Entorno de prueba de 14 días
- ✓La plantilla no cambia el precio, solo puestos y salas
- ✓Plano y check-in bien integrados
- ✓Sello SOC 2 Type II
- ✗Importe final según el número de puestos y salas
- ✗Precios en dólares
- ✗Prueba solo después de una demo
Una buena opción para una sede única con mucha plantilla y pocos puestos. Pide por escrito el precio de tus puestos y salas antes de firmar.
Envoy
Envoy nace de la gestión de visitas: tableta en la entrada, acreditación, aviso al anfitrión. Su módulo Reservations añade mesas, salas y plazas de aparcamiento. Si tu recepción ya funciona con Envoy, tenerlo todo allí evita un segundo contrato y una segunda app para la plantilla.
El precio publicado es de 5 $ por recurso reservable al mes, con pago anual. En nuestro ejemplo (40 puestos y 4 salas), son 220 $ al mes. Pero la página indica que ese precio no incluye la cuota de plataforma, sobre la que se apoya cada plan, y no da su importe. Pídelo antes de comparar.
Las opiniones son claras: caro, pero con pocas alternativas tan completas para las visitas. El módulo de puestos se considera menos maduro que el de visitas, y los costes se suman al añadir módulos. La página de precios no cita certificaciones: pide el dosier de seguridad. El acceso único SSO SAML llega con Visitors Premium y Enterprise.
- Visitas y reserva de puestos en la misma herramienta
- Visitors Basic gratis (100 registros al mes, hasta 50 empleados)
- Mesas, salas y aparcamiento reservables
- ✓Un solo proveedor para recepción y puestos
- ✓Precio por recurso publicado
- ✓Plan de visitas gratuito para empezar
- ✗Cuota de plataforma aparte, sin importe publicado
- ✗Módulo de puestos menos completo que el de visitas
- ✗Precios solo en dólares
Tiene sentido si Envoy ya gestiona tu recepción. Como primera herramienta de reserva de puestos, el coste total es demasiado difícil de prever.
Kadence
Kadence parte del calendario híbrido y no del plano. WorkOps organiza los días de presencia de los equipos, SpaceOps gestiona los espacios, y un paquete Enterprise une los dos. Es la herramienta para una dirección que quiere que los equipos coincidan, no solo que encuentren mesa.
No hay precio publicado: todo pasa por presupuesto, en tu moneda. Eso sí, Kadence explica cómo factura: por usuario activo, es decir, quien reserva en el mes, con permanencia mínima de un año e implantación a 0 $.
En seguridad muestra SOC 2 Type II y Cyber Essentials (una certificación británica), sin mencionar ISO 27001. No encontramos suficientes opiniones recientes para juzgar el soporte: pide referencias de clientes en la demo.
- Calendario de equipo en el centro
- Facturación por usuario activo
- Implantación a 0 $
- SOC 2 Type II
- ✓Pensado para coordinar días de oficina
- ✓Unidad de facturación justa
- ✓Sin coste de implantación
- ✗Sin precio público
- ✗Permanencia mínima de un año
- ✗Pocas opiniones recientes
Merece la pena si tu problema real es que los equipos coincidan en la oficina. Compara su presupuesto con deskbird para el mismo número de usuarios activos.
Elegir tu software de reserva de puestos sin equivocarte
Este mercado mezcla tres necesidades: reservar puesto, planificar los días de presencia y recibir visitas. Empieza por la que más te cuesta hoy. Después compara precios con el mismo alcance: ahí es donde fallan casi todas las comparativas.
Compara con el mismo alcance
Toma tu plantilla, tus puestos compartidos y tus salas. Con 80 personas, 40 puestos y 4 salas: deskbird cuesta 220 € al mes con pago anual, OfficeRnD Professional 559 $, Envoy 220 $ más su plataforma. El orden cambia si tienes 400 personas para 120 puestos.
El calendario importa tanto como el plano
Un plano sin calendario de presencia no resuelve el problema real: ir a la oficina un día en que nadie de tu equipo está. Comprueba que cada responsable ve la semana de su equipo desde el móvil.
Primero, la política híbrida
Días fijos de equipo, límites de reserva, con cuánta antelación se puede reservar: decídelo antes de implantar. La herramienta solo aplica las reglas que hayas escrito, y cambiarlas después del lanzamiento confunde a todos.
¿Trabajas en Teams y Outlook?
Microsoft Places añade la reserva de puestos individuales en Microsoft 365, dentro de Teams y Outlook. Primero exige describir tus edificios, plantas, salas y puestos. Consulta con tu administrador qué licencia cubre tu contrato antes de comprar otra herramienta.
Los datos de la plantilla
Un calendario de presencia y los check-in dicen quién está dónde y cuándo. Son datos personales. Informa a la plantilla de qué se recoge, limita el tiempo de conservación y pregunta al proveedor dónde se alojan los datos.
El hardware va aparte
Pantallas de sala, sensores de ocupación y códigos QR impresos no entran en la suscripción. En Joan, una pantalla extra cuesta 10,99 $ al mes con pago anual. Presupuesta el hardware por separado.
- Cuenta tus puestos compartidos, tus salas y tu plantilla antes de la primera llamada
- Pregunta la unidad de facturación exacta: usuario, usuario activo, recurso o sede
- Pide por escrito la cuota de plataforma, el mínimo de usuarios y la permanencia
- Comprueba que la herramienta funciona en Teams, Slack u Outlook, donde ya trabaja tu equipo
- Haz un piloto de un mes en una planta antes de extenderlo
Cinco errores que hunden un proyecto de oficina híbrida
Una herramienta de reserva de puestos rara vez falla por sus funciones. Falla por un precio mal entendido, una adopción floja o un plano demasiado ajustado. Estos son los cinco casos que más se repiten en los comentarios de los equipos.
Comparar precios que miden cosas distintas
El más frecuentedeskbird cobra por usuario activo, OfficeRnD y Envoy por recurso, Joan por tramos de usuarios y pantallas, Archie por puesto y sala. Un precio de 2,75 € y otro de 5 $ no dicen nada uno al lado del otro.
La solución: pide a cada proveedor que calcule tu caso real, con las mismas personas, puestos y salas.
- Unidades de facturación
- Usuario, recurso, tramo, puesto y sala
Olvidar los costes que no están en la tabla
Envoy indica que sus 5 $ por recurso no incluyen la cuota de plataforma, sin dar el importe. deskbird Business empieza en 25 usuarios. OfficeRnD habla de un uso mínimo por plan. Kadence pide un año de permanencia.
La solución: pide un presupuesto cerrado a doce meses, con el hardware aparte.
- Mínimo deskbird Business
- 25 usuarios
- Permanencia Kadence
- 1 año mínimo
Añadir una app que nadie abre
Nadie abre una pestaña más para reservar mesa. Si la herramienta no vive en Teams, Slack o el móvil, cada uno se sienta donde quiere y el plano deja de ser fiable en una semana.
La solución: elige la herramienta que se integra con tu mensajería, y que la dirección reserve la primera.
Dejar puestos reservados vacíos
Alguien reserva, no viene, y el puesto queda bloqueado todo el día. Las opiniones lo mencionan a menudo, en Joan y en otras herramientas.
La solución: activa la liberación automática del puesto sin check-in tras un plazo corto, y pon un código QR en cada mesa.
Recortar puestos demasiado rápido
Los comentarios de empleados sobre la oficina flexible hablan de aislamiento, de no encontrar mesa los días punta, de ruido y de densidad. Un ratio calculado con la media semanal no aguanta los días punta.
La solución: mide tres meses de reservas reales antes de devolver metros, y dimensiona para los picos, no para la media.
Las herramientas alrededor de la oficina híbrida
Tu calendario de presencia toca ausencias, datos de RR. HH. y tu paquete ofimático. Estas son nuestras clasificaciones relacionadas.
Comparado por tamaño de empresa
Equipas una empresa más grandeSoftware de RR. HH.Nuestra clasificación general
Eliges el paquete ofimático del equipoSuites ofimáticasMicrosoft 365, Google Workspace y otras
Preguntas frecuentes sobre software de reserva de puestos
¿Cuánto cuesta un software de reserva de puestos?
De 2,75 € por usuario activo (deskbird) a 5 $ por recurso (Envoy), más cuotas base o por sala en otros (OfficeRnD: 399 $ de base, 10 $ por sala). La unidad lo cambia todo. Para 80 personas, 40 puestos y 4 salas, cuenta entre unos 220 € y 560 $ al mes según la herramienta, sin hardware.
¿Hay algún software de reserva de puestos gratis?
Para un equipo completo, no realmente. deskbird mantiene un plan Starter de hasta 15 usuarios tras la prueba, y Envoy Visitors Basic es gratis hasta 50 empleados pero solo cubre las visitas. Para un equipo pequeño, la prueba de 30 días de Joan sirve al menos para validar el hábito.
¿Qué diferencia hay entre hot desking y reserva de puestos?
El hot desking es la organización: nadie tiene mesa asignada. La reserva de puestos es la herramienta que la hace llevadera, porque permite reservar mesa por adelantado. Un buen software añade el calendario de presencia para saber quién viene cada día.
¿Se pueden reservar puestos con Microsoft Teams?
En empresas con Microsoft 365, Microsoft Places añade la reserva de puestos individuales dentro de Teams y Outlook. Exige describir antes edificios, plantas y mesas, y ofrece menos reglas de planificación híbrida que una herramienta dedicada. Revisa tu licencia con tu administrador.
¿Cuántos puestos necesito para un equipo híbrido?
No hay un ratio universal. Mide las reservas reales durante unos meses y dimensiona para los días punta de tu semana, no para la media semanal.
¿Qué sale más barato, pagar por usuario o por puesto?
Por usuario activo gana cuando casi todos van a la oficina y tienes muchas mesas. Por recurso gana cuando la plantilla supera de lejos el número de puestos. En nuestro ejemplo de 80 personas, deskbird por usuario salió por debajo de OfficeRnD por recurso.