Recursos · Integración Make

Integración Acuity PPM MakeAutomatiza Acuity PPM con Make.

¿Cuánto tiempo pierde tu equipo pasando datos a Acuity PPM a mano? La integración Acuity PPM Make reúne 12 módulos: 1 disparador instantáneo y 11 acciones. Esta guía es para gerentes de operaciones y oficinas de proyectos: conectas tu cuenta y montas tu primer escenario.

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Lo que puedes automatizar

¿Para qué sirve la integración Acuity PPM Make?

La integración Acuity PPM Make une tu cuenta de Acuity PPM con Make, una herramienta visual que encadena aplicaciones sin programar. Ahí montas un escenario, que es la automatización en sí, hecha de módulos en fila: reacciona cuando se aprueba una propuesta y crea o actualiza proyectos, propuestas e hitos por ti.

Informes con datos del día. Get Proposal, Get Project y Get Milestone leen un elemento concreto para mandarlo a una hoja de cálculo o al chat del equipo, sin exportar nada.

Del sí al proyecto, sin copiar. Watch Approved Proposals arranca el escenario en cuanto una propuesta recibe luz verde; Create Project abre el proyecto y Create Milestone deja marcado el primer hito.

Fechas que no se quedan atrás. Si el calendario cambia en otra herramienta, Update Proposal Timeline o Update Project Timeline mueven las fechas en Acuity PPM.

Ojo con los límites: la app no trae módulo de búsqueda ni el módulo universal Make an API Call, y Make avisa de que su documentación sobre Acuity PPM es limitada por falta de información pública. Si necesitas ayuda para montarlo, la Agencia Make puede acompañarte. Muchas apps tienen también un nodo en n8n, así que conviene comprobar si Acuity PPM es una de ellas; la comparativa n8n vs Make te da los criterios.

Conexión

¿Cómo se conecta Acuity PPM con Make?

  1. 01

    Añade un módulo de Acuity PPM

    En tu escenario, pulsa el +, busca Acuity PPM y elige cualquiera de sus módulos. La primera vez, pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Acuity PPM vinculada una sola vez a Make y reutilizada por todos sus módulos.

  2. 02

    Ponle nombre

    Es opcional, pero un nombre claro, como el del equipo o el espacio de trabajo, evita líos cuando alguien vincula una segunda cuenta de Acuity PPM en la misma organización de Make.

  3. 03

    Autoriza y guarda

    Según lo que pida Acuity PPM, das acceso a Make en la página de Acuity PPM que se abre o pegas la clave que te da la app. Después pulsa Save y el módulo ya puede leer tus datos.

Primer escenario

Tu primer escenario con Acuity PPM

ObjetivoCuando se aprueba una propuesta en Acuity PPM, Make crea el proyecto y le añade su primer hito.

  1. 01

    Crea el escenario

    En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + para añadir el primer módulo. Ese círculo vacío es el punto de partida.

  2. 02

    Coloca el disparador

    Busca Acuity PPM, elige Watch Approved Proposals y selecciona tu conexión. La insignia de rayo indica que es un disparador instantáneo.

  3. 03

    Crea el proyecto

    Pulsa el + a la derecha, añade Create Project y asigna los datos de la propuesta. Con la conexión activa, Make te ofrece lo que puede leer.

  4. 04

    Marca el primer hito

    Añade Create Milestone detrás y vincúlalo al proyecto que devuelve el módulo anterior, para que el plan nazca con su primer punto de control.

  5. 05

    Prueba con Run once

    Pulsa Run once y aprueba una propuesta de prueba en Acuity PPM. Abre la burbuja de cada módulo para ver el bundle recibido, es decir, el elemento que pasa de un módulo a otro.

  6. 06

    Actívalo

    Si la prueba sale bien, enciende el escenario. Con un disparador instantáneo no hay reloj que ajustar: Make se pone en marcha con cada propuesta aprobada que le llega.

Disparadores

¿Qué puede poner en marcha un escenario de Acuity PPM?

1 módulo arranca un escenario cuando algo ocurre en Acuity PPM. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Acuity PPM en cuanto ocurre.

Acuity PPM1Watch Approved Proposals

Watch Approved Proposals

Disparador instantáneo

En Make“Trigger for proposals”

Con este disparador, tu escenario arranca en el momento en que una propuesta queda aprobada en Acuity PPM, así el trabajo que sigue empieza con la decisión recién tomada. Cada propuesta aprobada entra en Make como un bundle, listo para los módulos siguientes.

Cómo se dispara
instantáneo, la app avisa a Make por webhook en cuanto ocurre; por eso el módulo lleva la insignia de rayo.
Cuándo usarlo
en todo lo que viene después de un sí, como abrir el proyecto, avisar al equipo de ejecución o registrar la aprobación en una hoja.
Ojo
su nombre apunta solo a aprobaciones y la app no tiene otro disparador; una propuesta rechazada o en borrador necesita otro punto de partida.
Módulos

¿Qué puede hacer Make en Acuity PPM?

Acuity PPM te da 11 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Acuity PPM1

Create Milestone

Acción

En Make“Create a new Milestone”

Crea un hito en Acuity PPM por ti, de modo que el punto de control aparece en el plan sin que nadie abra la aplicación.

Cuándo usarlo
justo después de que el escenario cree un proyecto, para fijar el primer punto de control pactado con el equipo.
Ojo
cada ejecución suma un hito nuevo; prueba con Run once antes de activar para no llenar el plan de duplicados.
Acuity PPM2

Create Project

Acción

En Make“Add a new Project”

Abre un proyecto nuevo en Acuity PPM con datos del disparador o de otra app, y te ahorra copiar y pegar entre herramientas.

Cuándo usarlo
detrás de Watch Approved Proposals, cuando una propuesta aceptada debe convertirse en trabajo real dentro de la cartera.
Ojo
la documentación no dice nada de control de duplicados; comprueba con Run once que una aprobación abre un solo proyecto.
Acuity PPM3

Create Proposal

Acción

En Make“Add a new Proposal”

Registra una propuesta nueva en Acuity PPM, para que las ideas recogidas en otro sitio entren en el circuito de revisión y no se pierdan en el correo.

Cuándo usarlo
cuando las solicitudes llegan por un formulario, un CRM o una herramienta de tickets y deben pasar por la gobernanza de la cartera.
Ojo
si el origen manda dos veces la misma solicitud, tendrás dos propuestas; filtra antes.
Acuity PPM4

Get Milestone

Acción

En Make“Get Timeline”

Lee un hito concreto de Acuity PPM y pasa su contenido a los módulos siguientes, para que un informe refleje el estado real.

Cuándo usarlo
antes de publicar el avance de una etapa en el chat del equipo o de copiarlo en una hoja de seguimiento.
Ojo
lee un único hito, el que le indiques; la app no tiene módulo de búsqueda para traer varios.
Acuity PPM5

Get Project

Acción

En Make“Get an existing Project”

Trae un proyecto existente para que el resto del escenario trabaje con su información actual y no con una copia desfasada.

Cuándo usarlo
a mitad de escenario, para revisar un proyecto antes de cambiarlo o de compartirlo con una herramienta de cara al cliente.
Ojo
necesitas la referencia del proyecto desde un módulo anterior, porque Make no ofrece búsqueda para Acuity PPM.
Acuity PPM6

Get Proposal

Acción

En Make“Get an existing Proposal”

Recupera la ficha completa de una propuesta, útil cuando el disparador solo trae parte de lo que necesita el paso siguiente.

Cuándo usarlo
nada más recibir una propuesta aprobada, para leerlo todo antes de abrir el proyecto o avisar al patrocinador.
Ojo
cada llamada cuenta como una operación, la unidad que Make descuenta de tu plan; sáltalo si el disparador ya basta.
Acuity PPM7

Update Milestone

Acción

En Make“Update an existing Milestone”

Cambia un hito existente, para que el plan de Acuity PPM refleje lo que de verdad pasó en las herramientas de ejecución.

Cuándo usarlo
cuando una tarea cerrada en otra app debe mover o modificar el punto de control relacionado.
Ojo
el cambio cae sobre tu plan real; apunta primero a un hito de prueba con Run once antes de activar.
Acuity PPM8

Update Project

Acción

En Make“Update existing Project”

Actualiza un proyecto en Acuity PPM, para que su ficha siga alineada con la herramienta que tiene la información más reciente.

Cuándo usarlo
cuando el responsable, el estado u otro dato cambia en tu CRM o tu herramienta financiera y debe reflejarse en la cartera.
Ojo
las fechas tienen su propio módulo, Update Project Timeline; úsalo cuando solo se mueve el calendario.
Acuity PPM9

Update Project Timeline

Acción

En Make“Update Project Timeline Dates”

Mueve las fechas de un proyecto y mantiene fiel la vista de cartera cuando un inicio o un cierre se retrasa.

Cuándo usarlo
cuando un retraso confirmado en otra herramienta debe desplazar el proyecto en Acuity PPM sin tocarlo a mano.
Ojo
este módulo solo gestiona fechas; el resto de la ficha va por Update Project.
Acuity PPM10

Update Proposal

Acción

En Make“Update an existing Proposal”

Edita una propuesta ya registrada, para que su contenido acompañe lo hablado en un formulario, un hilo de correo o un CRM.

Cuándo usarlo
cuando quien la pidió concreta el presupuesto o el alcance después y el comité tiene que verlo.
Ojo
Watch Approved Proposals mira las aprobaciones; no cuentes con que un cambio hecho aquí arranque otro escenario.
Acuity PPM11

Update Proposal Timeline

Acción

En Make“Update Proposal Timeline Dates”

Ajusta las fechas de una propuesta y da al comité un margen realista antes de decidir.

Cuándo usarlo
cuando el inicio previsto cambia tras una reunión de planificación registrada en otra app.
Ojo
solo toca las fechas; para el resto de la propuesta, añade Update Proposal en el mismo escenario.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar Acuity PPM con Make?

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FAQ

Acuity PPM y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Acuity PPM Make es gratis?
Sí, Acuity PPM es una app estándar de Make y se puede usar desde el plan Free. Ese plan permite 2 escenarios activos, un mínimo de 15 minutos entre dos ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto, quitan el tope de escenarios activos y llegan a 40 minutos de ejecución. El consumo se mide en operaciones, una por cada paso de módulo. La suscripción a Acuity PPM va aparte.
02¿Qué se necesita para conectar Acuity PPM con Make?
Basta con una cuenta de Acuity PPM y otra de Make. La documentación de Make no fija requisitos propios de esta app ni pasos dedicados, así que se sigue el recorrido genérico: añade un módulo de Acuity PPM, pulsa Create a connection, ponle nombre si quieres, autoriza a Make en la página de Acuity PPM o pega la clave que te da la app, y pulsa Save. Esa conexión sirve después para los 12 módulos. Si te deniega el acceso, el administrador de Acuity PPM puede revisar tus permisos.
03¿El disparador de Acuity PPM en Make funciona en tiempo real?
Sí. Watch Approved Proposals es un disparador instantáneo: Acuity PPM avisa a Make por webhook en cuanto se aprueba una propuesta, y el módulo lleva una insignia de rayo en el editor. No dependes de la programación por defecto de 15 minutos que siguen los disparadores programados. Eso sí, es el único disparador de la app: para reaccionar a otra cosa, como un proyecto modificado, arranca el escenario desde otra app que tenga un disparador para eso.
04¿Qué hacer si falta un módulo de Acuity PPM en Make?
Depende de lo que necesites. La app ofrece 11 acciones sobre proyectos, propuestas e hitos, pero ningún módulo de búsqueda ni el módulo Make an API Call para llegar a lo que los demás módulos no cubren. Make también advierte que su documentación sobre Acuity PPM es limitada por falta de información pública. Si falta un paso, resuélvelo con otra app que ya uses o pide al equipo de Hack'celeration que estudie tu caso: casi siempre hay un camino alternativo dentro del escenario.
05¿Make o n8n para automatizar Acuity PPM?
Depende de tus criterios más que de la app. En Make, Acuity PPM trae 12 módulos, un disparador instantáneo para propuestas aprobadas y 11 acciones, con un editor visual y un plan Free para probar. Muchas apps también tienen nodo en n8n, así que comprueba si Acuity PPM es una de ellas. Luego valora qué herramienta domina ya tu equipo, dónde están conectadas tus otras apps y cómo quieres mantener los escenarios. Aquí no se declara ganador: compáralos con tu propio flujo.
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