Recursos · Integración Make

Integración Billsby MakeAutomatiza Billsby con Make.

¿Puede Make avisarte cuando cambia un cliente o una suscripción en Billsby? Se puede. La integración Billsby Make ofrece 22 módulos, 9 de ellos disparadores. Esta guía es para equipos con cobro recurrente que quieren conectar su cuenta y poner en marcha un primer escenario.

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Lo que puedes automatizar

¿Qué puedes automatizar con la integración Billsby Make?

La integración Billsby Make une tu cuenta de Billsby con Make, una herramienta sin código donde armas escenarios. Un escenario es la automatización en sí: una cadena de módulos, y cada módulo es una pieza que vigila, lee o cambia algo. En Billsby, esas piezas trabajan con clientes, facturas, notas de crédito y suscripciones.

Atención al cliente que resuelve sin entrar en Billsby. Llega una petición por tu sistema de soporte: Search Customers localiza la cuenta y Update a Customer corrige los datos, o Cancel a Subscription aplica la baja ya aprobada.

Operaciones al tanto de cada alta. Watch Customers detecta a cada cliente nuevo y Get a Customer trae su ficha completa para cargarla en el CRM o avisar al equipo que se encarga del arranque.

Administración con los documentos al día. Watch Invoices y Watch Credit Notes llevan cada factura y cada nota de crédito nuevas a tu hoja de cálculo; sus versiones «Updated» recogen las correcciones posteriores.

Lo que no cubren estos módulos se resuelve con Make an API Call, que usa la misma conexión. Make indica que la documentación de esta app se generó con IA, así que confirma con Billsby cualquier dato importante. Para valorar la herramienta, tienes nuestra Reseña de Make, la página Precio de Make y la comparativa n8n vs Make.

Conexión

¿Cómo se conecta Billsby con Make?

  1. 01

    Copia tu clave API de Billsby

    En Billsby, entra en Settings, luego en Configuration y después en API keys and webhooks. La clave aparece en pantalla: cópiala. Necesitas una cuenta de Billsby activa para llegar hasta ahí.

  2. 02

    Añade un módulo de Billsby

    En tu escenario, busca Billsby, elige cualquier módulo y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Billsby enlazada con Make una sola vez y reutilizada por todos sus módulos.

  3. 03

    Pega la clave y guarda

    El campo Connection name es opcional, aunque un nombre claro ayuda si manejas varias cuentas. Pega la clave API donde Make la pide, o sigue las indicaciones en pantalla, y guarda.

Primer escenario

Tu primer escenario: cada cliente nuevo con su ficha completa

ObjetivoCuando aparece un cliente nuevo en Billsby, Make recupera su ficha completa para que el siguiente módulo la aproveche.

  1. 01

    Crea el escenario

    Desde la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande para colocar el primer módulo. Ver el lienzo vacío es lo normal en este punto.

  2. 02

    Coloca el disparador

    Busca Billsby y elige Watch Customers. Selecciona tu conexión o pulsa Create a connection si es tu primer módulo de Billsby.

  3. 03

    Suma Get a Customer

    Pulsa el + a la derecha del disparador y elige Get a Customer. Asigna la referencia del cliente que entrega el disparador; Make te muestra los datos que ya puede leer.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Pulsa Run once. Cada burbuja muestra entonces sus bundles, es decir, los elementos que pasan de un módulo al siguiente: aquí, un cliente. ¿Algún campo vacío? Revisa la asignación.

  5. 05

    Programa y activa

    Abre el reloj del primer módulo. Un escenario nuevo revisa cada 15 minutos por defecto, el mínimo del plan Free. Déjalo así o elige tu intervalo, y activa el escenario.

Disparadores

¿Qué eventos de Billsby pueden arrancar un escenario?

9 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Billsby. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Billsby en cuanto ocurre.

Billsby1Watch Credit Notes

Watch Credit Notes

programadoSolo en la doc

Cada nota de crédito nueva que emite Billsby entra en tu escenario, y administración la recibe sin que nadie tenga que reenviarla.

Cómo se dispara
programado, Make consulta Billsby según la programación del escenario, cada 15 minutos por defecto. La documentación de Make no recoge ninguna versión instantánea de este módulo.
Cuándo usarlo
tu gestoría quiere cada nota de crédito registrada en una hoja compartida.
Ojo
solo detecta notas nuevas; los cambios sobre una existente van por Watch Updated Credit Notes.
Billsby2Watch Customers

Watch Customers

programadoSolo en la doc

Arranca el escenario con cada cliente recién creado en Billsby, así que es la entrada lógica para cualquier bienvenida que ocurra fuera de la facturación.

Cómo se dispara
programado, Make busca clientes nuevos en cada pasada prevista; Billsby no le avisa.
Cuándo usarlo
un alta debe aparecer en tu CRM o en tu herramienta de soporte sin cargarla a mano.
Ojo
un cliente editado no cuenta como nuevo; si necesitas ambos casos, añade Watch Updated Customers.
Billsby3Watch Deleted Customers

Watch Deleted Customers

programadoSolo en la doc

Tu escenario se entera de que un cliente ya no está en Billsby, y puedes limpiar las demás herramientas que guardaban una copia de sus datos.

Cómo se dispara
programado, la revisión llega en la siguiente pasada del escenario, no en el segundo exacto del borrado.
Cuándo usarlo
una cuenta eliminada también debe salir de tu lista de correo o de tu registro interno de clientes.
Ojo
el cliente ya no existe en Billsby, así que un Get a Customer justo detrás no encontrará nada que leer.
Billsby4Watch Invoices

Watch Invoices

programadoSolo en la doc

Cada factura nueva de Billsby pasa al escenario, la forma más directa de alimentar tus informes o un canal del equipo con datos de facturación.

Cómo se dispara
programado, Make consulta Billsby al intervalo fijado en el primer módulo, 15 minutos si no lo cambias.
Cuándo usarlo
finanzas quiere una fila por factura en su hoja de control, o ventas un aviso con cada emisión.
Ojo
cada factura es un bundle y cada módulo posterior gasta una operación con ella, que es lo que Make cuenta en tu plan.
Billsby5Watch Subscriptions

Watch Subscriptions

programadoSolo en la doc

Se crea una suscripción en Billsby y el escenario se pone en marcha: una señal clara de que un cliente empieza a pagar.

Cómo se dispara
programado, Make pide a Billsby las suscripciones nuevas en cada ejecución prevista.
Cuándo usarlo
la compra de un plan debe abrir acceso en otra herramienta o avisar al responsable de la cuenta.
Ojo
un cambio de plan o una baja en una suscripción existente se capta con Watch Updated Subscriptions.
Billsby6Watch Updated Credit Notes

Watch Updated Credit Notes

programadoSolo en la doc

Recoge las notas de crédito que cambian después de crearse, para que tu copia contable coincida con lo que hay de verdad en Billsby.

Cómo se dispara
programado, Make detecta los cambios según la programación del escenario; una corrección aparece en la pasada siguiente.
Cuándo usarlo
a veces se rectifica una nota ya emitida y tu registro tiene que reflejarlo.
Ojo
si otro escenario con Watch Credit Notes escribe en la misma hoja, decide cuál añade filas para no duplicar documentos.
Billsby7Watch Updated Customers

Watch Updated Customers

programadoSolo en la doc

Cuando una ficha de cliente cambia en Billsby, el escenario la recoge y el resto de tus herramientas sigue al día sin sincronizar a mano.

Cómo se dispara
programado, Make lee los cambios recientes en cada pasada programada.
Cuándo usarlo
un cliente cambia de correo o de razón social y tu CRM debe mostrarlo.
Ojo
cerrar este escenario con Update a Customer sobre la misma ficha puede volver a disparar el módulo una y otra vez; lleva el cambio a otra herramienta.
Billsby8Watch Updated Invoices

Watch Updated Invoices

programadoSolo en la doc

Sigue las facturas que cambian tras su emisión, útil cuando importa más su estado o su contenido que el día en que se crearon.

Cómo se dispara
programado, el reloj del escenario decide cuándo Make pregunta a Billsby qué ha cambiado.
Cuándo usarlo
tu hoja de cobros acompaña cada factura durante toda su vida.
Ojo
la documentación no aclara qué cambios cuentan como actualización; haz un Run once con una factura real y lee el bundle antes de seguir.
Billsby9Watch Updated Subscriptions

Watch Updated Subscriptions

programadoSolo en la doc

Una única entrada para las suscripciones existentes que cambian en Billsby: subidas de plan, bajadas y cualquier otra edición.

Cómo se dispara
programado, Make consulta Billsby según la programación del escenario, nunca en el instante del cambio.
Cuándo usarlo
el equipo de éxito de cliente quiere saber cuándo una cuenta pasa a otro plan.
Ojo
el disparador no indica por sí solo qué tipo de cambio hubo; revisa el bundle tras Run once y filtra lo que te interesa.
Módulos

¿Qué hacen los módulos de Billsby en un escenario?

Billsby te da 13 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Billsby1

Add a Feature Tag

AcciónSolo en la doc

Coloca una etiqueta de funcionalidad en un elemento de Billsby desde el escenario, para que facturación conozca un derecho acordado en otra parte.

Cuándo usarlo
un comercial concede un extra en tu CRM y Billsby debe llevar la etiqueta que le corresponde.
Ojo
la documentación de Make no explica qué desbloquea una etiqueta; pruébalo antes con un cliente de prueba.
Billsby2

Cancel a Subscription

AcciónSolo en la doc

Da de baja una suscripción de Billsby sin pasar por el panel cuando la decisión ya se tomó en otra herramienta.

Cuándo usarlo
una solicitud de baja entra por formulario o por ticket y debe aplicarse en cuanto se aprueba.
Ojo
una baja es difícil de revertir; pon un filtro o un paso de aprobación justo antes de este módulo.
Billsby3

Create a One-Time Charge

AcciónSolo en la doc

Suma un cargo puntual a la cuenta de un cliente en Billsby, fuera de su plan recurrente, como una cuota de alta o un servicio extra.

Cuándo usarlo
un presupuesto firmado en otra herramienta tiene que convertirse en cobro sin volver a teclear el importe.
Ojo
si el escenario procesa dos veces el mismo elemento, cobra dos veces; prueba con Run once y datos de ensayo.
Billsby4

Delete a Customer

AcciónSolo en la doc

Borra un cliente de Billsby al final del escenario y cierra de forma ordenada una baja o una petición de eliminación de datos.

Cuándo usarlo
llega una solicitud de borrado ya verificada por tu formulario de privacidad o por soporte.
Ojo
Make no puede recuperar la ficha borrada; confirma antes que es el cliente correcto con Get a Customer.
Billsby5

Delete a Feature Tag

AcciónSolo en la doc

Quita una etiqueta de funcionalidad de un elemento de Billsby; es la otra cara de Add a Feature Tag cuando un derecho deja de aplicarse.

Cuándo usarlo
termina un extra de prueba o se retira una promoción.
Ojo
borrar una etiqueta puesta a mano elimina también esa decisión; limita el escenario a las etiquetas que gestiona tu propia automatización.
Billsby6

Get a Customer

AcciónSolo en la doc

Trae la ficha completa de un cliente de Billsby, para que los módulos siguientes trabajen con ese cliente, aunque el escenario arranque con una factura o una suscripción.

Cuándo usarlo
tras una factura o una suscripción, cuando tu mensaje necesita el nombre y el contacto del cliente.
Ojo
el módulo debe saber qué cliente leer; asigna la referencia que llega de un módulo anterior.
Billsby7

Get a Shipping Address

AcciónSolo en la doc

Obtiene de Billsby la dirección de envío de un cliente, y tu herramienta de logística la recibe sin copiar y pegar.

Cuándo usarlo
una suscripción incluye una caja o un kit de bienvenida que alguien tiene que despachar.
Ojo
la documentación no dice qué devuelve si no hay dirección guardada; haz un Run once con un cliente así antes de activarlo.
Billsby8

Get a Subscription

AcciónSolo en la doc

Carga una suscripción concreta de Billsby con su estado actual, práctico cuando el escenario empieza en otra app y necesita la parte de facturación.

Cuándo usarlo
un ticket de soporte menciona una cuenta y el agente debe ver el plan dentro del propio ticket.
Ojo
lee la suscripción que le indicas; para encontrarla por criterios, usa Search Subscriptions.
Billsby9

Make an API Call

AcciónSolo en la doc

Llega a cualquier punto de la API de Billsby desde el escenario, con la conexión que ya tienes, para todo lo que no hacen los otros módulos.

Cuándo usarlo
necesitas un objeto o una acción de Billsby que no tiene módulo propio en esta página.
Ojo
la petición la escribes tú; ten a mano la referencia de la API de Billsby mientras la montas.
Billsby10

Search Customers

BúsquedaSolo en la doc

Localiza los clientes de Billsby que encajan con tu búsqueda, el punto de partida cuando solo tienes un dato que viene de otra herramienta.

Cuándo usarlo
un formulario te da un correo y necesitas la cuenta de Billsby antes de modificarla.
Ojo
una búsqueda puede devolver cero, uno o varios bundles, y los módulos siguientes se ejecutan una vez por resultado.
Billsby11

Search Subscriptions

BúsquedaSolo en la doc

Reúne las suscripciones de Billsby que cumplen tus criterios y manda cada una por el escenario, de modo que una sola ejecución las trata todas.

Cuándo usarlo
quieres llevar todas las suscripciones en cierto estado a un informe o a una lista de revisión.
Ojo
un resultado vacío detiene los módulos siguientes; es lo esperado, no un error.
Billsby12

Update a Counter

AcciónSolo en la doc

Cambia el valor de un contador en Billsby, la vía para devolver a facturación un consumo medido en otro sistema.

Cuándo usarlo
tu producto registra el uso en otra parte y Billsby debe tener la cifra que va a cobrar.
Ojo
la documentación de Make no aclara si el valor se suma o sustituye al anterior; comprueba el resultado en Billsby tras Run once.
Billsby13

Update a Customer

AcciónSolo en la doc

Aplica cambios a un cliente que ya existe en Billsby, para que lo corregido en tu CRM o en soporte llegue también a la facturación.

Cuándo usarlo
un cliente cambia de razón social o de correo de contacto y sus facturas deben reflejarlo.
Ojo
identifica antes al cliente con Search Customers, o podrías editar la cuenta equivocada.
¿Necesitas ayuda?

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FAQ

Billsby y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Billsby Make es gratis?
Sí, Billsby es una app estándar de Make y está disponible desde el plan Free. Ese plan permite 2 escenarios activos, un mínimo de 15 minutos entre ejecuciones programadas, hasta 5 minutos por ejecución y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto, quitan el tope de escenarios activos y cuentan el uso en operaciones al mes. Tu cuenta de Billsby va aparte: su precio lo fija Billsby, no Make.
02¿Qué se necesita para conectar Billsby con Make?
Una cuenta activa de Billsby y su clave API. En Billsby, la clave está en Settings, luego Configuration y después API keys and webhooks, y la copias desde esa pantalla. En Make, añade cualquier módulo de Billsby, pulsa Create a connection, ponle un nombre si quieres y pega la clave. Esa única conexión sirve después para los 22 módulos de Billsby en todos tus escenarios, así que se configura una sola vez por cuenta.
03¿Los disparadores de Billsby en Make funcionan en tiempo real?
No. La documentación de Make lista 9 disparadores de Billsby, todos módulos Watch, y no marca ninguno como instantáneo: funcionan como programados, y Make consulta Billsby según la programación del escenario en lugar de recibir un aviso en el momento del cambio. Un escenario nuevo revisa cada 15 minutos por defecto, que es también el mínimo del plan Free. Los planes de pago bajan hasta 1 minuto. Conviene diseñar los flujos contando con ese pequeño desfase y no esperar una reacción inmediata.
04¿Qué hacer si falta un módulo de Billsby en Make?
Usa Make an API Call. Este módulo llama a cualquier punto de la API de Billsby desde el escenario y aprovecha la conexión que ya creaste, sin configuración adicional. Exige algo más de trabajo, porque redactas la petición tú mismo con la referencia de la API de Billsby delante. Ten en cuenta también que Make presenta la documentación de esta app como generada con IA, así que confirma con Billsby cualquier comportamiento importante.
05¿Make o n8n para automatizar Billsby?
Depende sobre todo de la herramienta que tu equipo ya usa. En Make, Billsby trae 22 módulos listos, entre ellos 9 disparadores programados y una llamada genérica a la API para lo demás. La misma app suele tener también un nodo en n8n, así que revisa qué ofrece allí para Billsby antes de decidir. Compara qué eventos cubre cada herramienta para tu caso concreto y quédate con el editor que tu equipo mantenga con más facilidad. La comparativa enlazada arriba recoge el resto de criterios.