Intégration Folderit DMS MakeAutomatiser Folderit DMS avec Make.
L'intégration Folderit DMS Make vaut-elle le détour ? Elle réunit 17 modules : 1 déclencheur planifié, 13 actions et 3 recherches pour classer, étiqueter et ranger tes documents sans code. Ici, tu relies ton compte puis tu montes un premier scénario pas à pas.
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Que peut automatiser l'intégration Folderit DMS Make ?
L'intégration Folderit DMS Make branche ta gestion documentaire sur Make, un outil sans code qui enchaîne des applications dans un scénario (l'automatisation que tu construis). Chaque brique du scénario s'appelle un module. Folderit DMS en propose un qui repère les nouveaux fichiers d'un dossier, et d'autres qui créent des dossiers, gèrent leurs métadonnées, manipulent les fichiers ou lancent un workflow.
Un dossier salarié prêt dès l'embauche. Quand ton outil RH enregistre une nouvelle recrue, Create a Section / Folder ouvre son dossier et Add Meta To Folder y inscrit le service ou la date d'arrivée. Plus besoin de recréer l'arborescence à la main pour chaque nouvel arrivant.
L'archivage d'un dossier clos, sans copier-coller. List Files from Folder sort chaque fichier d'un dossier sous forme de bundle (un élément transmis au module suivant), puis Download a File en récupère le contenu pour l'envoyer vers ton espace d'archives.
Des pièces qui partent seules en validation. Un justificatif arrive dans un dossier surveillé par Watch Files in a Folder, et Start a Workflow le confie au circuit que tu as prévu dans Folderit DMS. Le valideur n'attend plus un mail de relance.
La limite à connaître : Make signale que sa propre documentation sur Folderit DMS est limitée, donc le détail des champs se découvre dans l'éditeur. Ce que les 17 modules ne couvrent pas passe par Make an API Call, avec la même connexion. Pour te décider, lis notre Avis Make et la page Combien coûte Make ; si tu hésites avec n8n, le comparatif n8n vs Make pose les critères.
Comment connecter Folderit DMS à Make ?
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Ajoute un module Folderit DMS
Dans un scénario, ajoute n'importe quel module Folderit DMS, Watch Files in a Folder par exemple, puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Folderit relié une fois pour toutes à Make : tous les modules de l'app s'en servent ensuite.
- 02
Nomme la connexion
Donne-lui un nom parlant, celui de l'équipe ou de l'espace concerné. L'étape est facultative, mais elle t'évite de chercher le jour où tu relies un deuxième compte Folderit à Make.
- 03
Autorise puis enregistre
Suis ce que la fenêtre te demande : valider l'accès de Make sur la page de Folderit DMS, ou coller la clé que Folderit te fournit. Clique ensuite sur Save. Le module peut alors te proposer les dossiers qu'il lit sur ton compte.
Ton premier scénario avec Folderit DMS
ObjectifQuand un nouveau fichier arrive dans un dossier Folderit DMS, Make lance un workflow dans Folderit DMS.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios de Make, crée un nouveau scénario et clique sur le + pour poser le premier module. Tape Folderit DMS dans la recherche : les 17 modules s'affichent.
- 02
Pose le déclencheur
Choisis Watch Files in a Folder et clique sur Create a connection s'il s'agit de ton premier module Folderit. Une fois connecté, sélectionne le dossier à surveiller dans la liste que Make te propose.
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Ajoute le lancement du workflow
Clique sur le + à droite du déclencheur et ajoute Start a Workflow. Remplis ses champs en y glissant les données du déclencheur, comme le fichier qu'il vient de repérer.
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Teste avec Run once
Dépose un fichier de test dans le dossier surveillé, puis clique sur Run once. Regarde les bundles reçus par chaque module et vérifie dans Folderit DMS que le workflow a bien démarré.
- 05
Planifie et active
Clique sur l'horloge du premier module : un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, et les plans payants descendent à 1 minute. Enregistre, puis active le scénario.
Qu'est-ce qui lance un scénario Folderit DMS ?
1 module démarre un scénario quand quelque chose se passe dans Folderit DMS. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Folderit DMS dès que ça se passe.
Watch Files in a Folder
planifiéDans la doc seulementAvec ce déclencheur, ton scénario réagit à l'arrivée de documents : il surveille le dossier que tu choisis et transmet chaque fichier repéré au module suivant, sous forme de bundle. C'est le seul déclencheur de Folderit DMS dans Make, donc la plupart des scénarios partent de lui.
Que sait faire Folderit DMS dans un scénario Make ?
Folderit DMS te donne 16 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Meta To Folder
ActionDans la doc seulementDes dossiers étiquetés que ton équipe retrouve et trie sans les ouvrir. Add Meta To Folder inscrit des métadonnées (un service, une référence, un nom de client) sur le dossier que tu désignes, à partir des données du scénario.
Create a Section / Folder
ActionDans la doc seulementUn nouvel emplacement de classement, créé sans passer par l'interface de Folderit DMS. Ce module fabrique une section ou un dossier à partir d'une donnée du scénario, par exemple le nom d'un chantier venu d'une autre app.
Delete Folder's Meta
ActionDans la doc seulementUn dossier débarrassé des étiquettes périmées, pour que tes recherches ne le remontent plus à tort. Delete Folder's Meta retire des métadonnées du dossier que tu choisis.
Delete a File
ActionDans la doc seulementDes dossiers sans doublons ni brouillons oubliés. Delete a File supprime un fichier de Folderit DMS à chaque passage, utile quand une étape précédente l'a déjà rangé ailleurs.
Delete a Folder or a Section
ActionDans la doc seulementUne arborescence entière retirée en une fois quand elle ne sert plus. Delete a Folder or a Section est le module de nettoyage le plus large de l'app, un cran au-dessus de Delete a File.
Download a File
ActionDans la doc seulementLe contenu réel d'un document dans ton scénario, pas seulement son nom. Download a File passe le fichier au module suivant, qui peut l'archiver, le joindre à un mail ou l'envoyer en signature.
Get a File
ActionDans la doc seulementUn fichier précis mis à disposition des modules suivants. Get a File va chercher le fichier que tu indiques, souvent celui qu'un déclencheur ou une recherche vient de trouver.
Get a Folder
ActionDans la doc seulementTout ce que Make peut lire d'un dossier, prêt à être glissé dans le module suivant. Get a Folder travaille sur un seul dossier déjà identifié, par son emplacement ou grâce à un module précédent.
List Files from Folder
RechercheDans la doc seulementChaque fichier d'un dossier sous forme d'élément séparé, traité un par un par ton scénario. Cette recherche renvoie zéro, un ou plusieurs bundles ; chaque module suivant tourne une fois par bundle, et chaque passage compte comme une opération sur ton plan Make.
List Sections
RechercheDans la doc seulementUne vue du premier niveau de ton arborescence Folderit DMS, sans ouvrir l'app. List Sections renvoie les sections de ton espace sous forme de bundles, qu'il y en ait zéro, une ou plusieurs.
Make an API Call
ActionDans la doc seulementL'accès aux fonctions de Folderit DMS que les modules listés ne couvrent pas, avec la connexion déjà en place. Make an API Call envoie une requête à n'importe quel point d'entrée de l'API Folderit DMS depuis le scénario.
Search Folders
RechercheDans la doc seulementLe bon dossier retrouvé à partir de ce que tu sais de lui, sans fouiller l'arborescence. Search Folders renvoie les dossiers trouvés sous forme de bundles : aucun, un ou plusieurs.
Start a Workflow
ActionDans la doc seulementUn document engagé dans le circuit que ton équipe suit déjà dans Folderit DMS, sur un signal venu de Make. Start a Workflow lance un workflow Folderit, ce qui permet à un événement extérieur d'ouvrir une validation interne.
Update Folder's Meta
ActionDans la doc seulementDes étiquettes de dossier qui suivent ce qui se passe dans tes autres outils, comme un changement de statut dans ton ERP. Update Folder's Meta modifie les métadonnées d'un dossier à partir des données du scénario.
Update a Folder
ActionDans la doc seulementUn dossier qui reste aligné sur la fiche qu'il représente dans un autre outil. Update a Folder modifie le dossier que tu désignes avec des valeurs issues des modules précédents.
Upload A File
ActionDans la doc seulementDes documents venus d'autres apps, rangés directement dans le bon dossier Folderit DMS. Upload A File prend un fichier produit plus tôt dans le scénario, une pièce jointe ou un PDF généré, et le dépose dans Folderit DMS.
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