Integración Google Docs MakeAutomatiza Google Docs con Make.
¿Cuántas horas se van en copiar datos de clientes a presupuestos y contratos? La integración Google Docs Make trae 13 módulos: 1 disparador, 11 acciones y 1 búsqueda. Esta guía es para equipos de operaciones y ventas, y te lleva de la conexión a un escenario activo.
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¿Qué puedes hacer con la integración Google Docs Make?
La integración Google Docs Make conecta tu cuenta de Google con Make, una herramienta visual para encadenar aplicaciones sin programar. Ahí armas un escenario, es decir, la automatización en sí, hecha de módulos uno detrás de otro, que crea, rellena, corrige o descarga documentos con datos de tus otras herramientas.
Contratos que salen solos. Cuando un cliente firma en tu CRM, Create a Document from a Template copia tu plantilla y cambia cada etiqueta por el nombre, el NIF o el importe. Todos los contratos quedan con el mismo formato y nadie tiene que pegar nada.
Una carpeta que avisa. Watch Documents vigila una carpeta y entrega cada documento nuevo o modificado. Con Get Content of a Document lees el texto y lo mandas a una hoja de cálculo o a un canal del equipo. Encaja bien con un despacho que reúne las actas de sus reuniones en un solo sitio.
Archivos listos para enviar. Download a Document convierte el documento en un archivo en el formato que elijas, y el módulo siguiente lo adjunta a un correo o lo guarda en tu almacenamiento. Si el texto trae direcciones web sin enlace, usa antes Make All Links in a Document Clickable.
Dos cosas que conviene saber. Watch Documents es programado: detecta los cambios al ritmo del escenario, no al segundo. Y los datos que Make recibe de las API de Google siguen la Google API Services User Data Policy. Si también usas n8n, la Integración Google Docs n8n cubre la misma app y n8n vs Make compara ambas herramientas. Para ver qué incluye cada plan, consulta Precio de Make.
¿Cómo se conecta Google Docs con Make?
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Añade un módulo de Google Docs
Solo necesitas una cuenta de Google. En tu escenario, añade cualquier módulo de Google Docs y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Google vinculada a Make una sola vez; todos los módulos de Google Docs la reutilizan.
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Ponle nombre
El campo Connection name es opcional. Aun así, un nombre claro (cuenta de empresa o personal, nombre del titular) te ahorra dudas cuando en la misma organización de Make convivan varias cuentas de Google.
- 03
Da acceso a Make
Pulsa Sign in with Google, elige la cuenta, acepta todos los permisos que pida Google y confirma. A partir de ahí, Make ya puede mostrarte tus carpetas y archivos dentro de los módulos.
Tu primer escenario: un contrato rellenado y listo para enviar
ObjetivoCuando entra un cliente nuevo en otra app, Make rellena tu plantilla de Google Docs y descarga el documento final.
- 01
Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el +. Elige el módulo de la app donde están tus clientes, un formulario o tu CRM, y conéctala.
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Añade la plantilla
Pulsa el + a la derecha del primer módulo, busca Google Docs y elige Create a Document from a Template. Crea la conexión si todavía no la tienes.
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Asigna los datos
Selecciona tu documento plantilla y da a cada etiqueta un valor del primer módulo: razón social, NIF, importe. Make te enseña los datos recibidos para que solo tengas que elegir.
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Descarga el resultado
Coloca Download a Document detrás y apúntalo al documento recién creado. El archivo que devuelve puede ir luego a un módulo de correo o de almacenamiento.
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Prueba con Run once
Pulsa Run once con un cliente real. Luego abre los bundles, los elementos que cada módulo recibió y pasó al siguiente, y comprueba que no quedó ninguna etiqueta sin cambiar.
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Programa y activa
Pulsa el reloj del primer módulo para fijar la programación, cada 15 minutos por defecto, y activa el escenario. Desde ese momento, cada cliente nuevo tendrá su contrato.
Qué pone en marcha un escenario de Google Docs
1 módulo arranca un escenario cuando algo ocurre en Google Docs. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Google Docs en cuanto ocurre.
Watch Documents
Disparador programadoEn Make“Triggers when a new document is created or modified in a specific folder.”
Eliges una carpeta y cada documento que se crea o se edita en ella arranca tu escenario. Cada archivo llega por separado, como un bundle, listo para el siguiente módulo.
Todos los módulos de Google Docs y cuándo elegirlos
Google Docs te da 12 módulos en 2 grupos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Document
10 módulosList Documents
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of documents.”
Con esta búsqueda obtienes los documentos que Make encuentra, un bundle por documento, y procesas un lote entero en una sola ejecución.
Get Content of a Document
AcciónEn Make“Gets a content of a document.”
Te trae el contenido de un documento para que lo escrito en Google Docs llegue a una hoja de cálculo, a una ficha del CRM o a un mensaje del equipo.
Create a Document
AcciónEn Make“Creates a new Google document by adding the content of HTML format.”
Genera un documento de Google desde cero con contenido en formato HTML, donde títulos, negritas y párrafos se describen con etiquetas.
Create a Document from a Template
AcciónEn Make“Creates a copy of an existing template document and replaces any tags e.g. {{!notfound:name}}, {{!notfound:email}}. This module also allows users to replace images by new images with URLs.”
Hace una copia de tu plantilla y sustituye sus etiquetas por valores reales. También puede cambiar las imágenes de la plantilla por otras nuevas desde una URL.
Insert a Paragraph to a Document
AcciónEn Make“Inserts or appends a new paragraph to an existing document.”
Suma un párrafo nuevo a un documento que ya existe. Así un único archivo va creciendo en lugar de dispersarse en decenas de documentos pequeños.
Insert an Image to a Document
AcciónEn Make“Inserts a new image with URL to a document. The original size of the image is entered or the image is resized as required by the user. The original image ratio is maintained.”
Coloca en el documento una imagen tomada de una URL. Puedes dejar su tamaño original o indicar otro, y la proporción se mantiene siempre, sin deformaciones.
Replace an Image with a New Image
AcciónEn Make“Replaces an existing image with a new image with URL in the document. In order to fill the original image's bounds, the new image may be scaled or cropped.”
Cambia una imagen que ya está en el documento por otra desde una URL: el diseño se queda igual y solo se renueva la imagen.
Replace a Text in a Document
AcciónEn Make“Replaces an old text by a new text in a document.”
Busca un texto en el documento y pone otro en su lugar, sin crear una copia nueva. Muy útil cuando el archivo ya está compartido.
Download a Document
AcciónEn Make“Downloads a document to a required format.”
Convierte un documento de Google en un archivo descargable en el formato que necesites, útil para apps que no abren Google Docs.
Delete a Document
AcciónEn Make“Deletes a document.”
Borra el documento que le indiques, y tus carpetas de trabajo se mantienen ordenadas cuando un archivo ya cumplió su función.
Other
2 módulosMake an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Llama a cualquier punto de la API de Google Docs con la conexión que ya tienes. Es la salida cuando ningún módulo preparado hace lo que buscas.
Make All Links in a Document Clickable
AcciónEn Make“Makes all links in a document clickable.”
Revisa el documento y convierte cada dirección web escrita como texto en un enlace de verdad. Quien lo lea hace clic en vez de copiar y pegar.
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