Intégration Google Docs MakeAutomatiser Google Docs avec Make.
Et si tes devis et tes contrats se rédigeaient seuls à partir d'un modèle ? L'intégration Google Docs Make compte 13 modules : 1 déclencheur, 11 actions et 1 recherche. Ce guide s'adresse aux équipes qui recopient les mêmes documents à la main, de la connexion jusqu'au scénario activé.
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Que permet l'intégration Google Docs Make ?
L'intégration Google Docs Make branche ton compte Google sur Make, un outil visuel où l'on enchaîne des applications sans coder. Tu y montes un scénario, c'est-à-dire l'automatisation elle-même, faite de modules posés à la suite, qui crée, remplit, corrige ou télécharge tes documents avec les données de tes autres outils.
Suivre un dossier partagé. Watch Documents surveille un dossier et remonte chaque document créé ou modifié. Derrière, Get Content of a Document lit le texte et l'envoie où tu veux : un tableur de suivi, une messagerie d'équipe, un outil de tâches. Pratique pour une équipe RH qui centralise ses comptes rendus d'entretien.
Générer les documents répétitifs. Un devis accepté dans ton CRM suffit : Create a Document from a Template duplique ton modèle et remplace chaque balise par le nom du client, son adresse ou le montant. La mise en page reste identique d'un document à l'autre, sans copier-coller.
Envoyer un vrai fichier. Download a Document transforme le document en fichier au format voulu, que le module suivant peut joindre à un e-mail ou déposer dans un stockage. Si le texte contient des adresses web brutes, passe d'abord par Make All Links in a Document Clickable.
À savoir avant de te lancer : Watch Documents est planifié, il voit les changements au rythme du scénario et pas à la seconde près. Les données reçues des API Google suivent la Google API Services User Data Policy. Si tu utilises aussi n8n, l'Intégration Google Docs n8n traite la même app, et la page n8n vs Make compare les deux outils. Pour les limites de chaque plan, lis Combien coûte Make.
Comment connecter Google Docs à Make ?
- 01
Ajoute un module Google Docs
Il te faut un compte Google, c'est tout. Dans ton scénario, ajoute n'importe quel module Google Docs et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Google relié une fois pour toutes à Make : tous les modules Google Docs la réutilisent.
- 02
Donne-lui un nom
Le champ Connection name est facultatif. Mets quand même un nom parlant (compte perso ou compte pro, prénom du propriétaire) : le jour où plusieurs comptes Google cohabitent, tu sauras lequel choisir.
- 03
Autorise l'accès
Clique sur Sign in with Google, choisis ton compte, accepte toutes les autorisations demandées et confirme. Ensuite, Make peut afficher tes dossiers et tes fichiers dans les modules.
Ton premier scénario : un devis rempli et prêt à envoyer
ObjectifQuand un nouveau client arrive dans une autre app, Make remplit ton modèle Google Docs et télécharge le document final.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Choisis le module de l'app qui contient tes clients (formulaire, CRM) et connecte-la.
- 02
Pose le module modèle
Clique sur le + à droite du premier module, cherche Google Docs et prends Create a Document from a Template. Crée la connexion si ce n'est pas déjà fait.
- 03
Relie les données
Choisis ton document modèle, puis donne à chaque balise une valeur venue du premier module : raison sociale, adresse, montant du devis. Make te montre les données reçues, tu n'as qu'à cliquer.
- 04
Ajoute le téléchargement
Place Download a Document juste après et vise le document qui vient d'être créé. Le fichier obtenu pourra partir dans un module d'e-mail ou de stockage plus loin.
- 05
Teste avec Run once
Clique sur Run once et laisse passer un vrai client. Ouvre ensuite les bundles (les éléments reçus puis transmis par chaque module) pour vérifier qu'aucune balise n'a été oubliée.
- 06
Planifie et active
Clique sur l'horloge du premier module pour régler la planification, toutes les 15 minutes par défaut, puis active le scénario. Chaque nouveau client aura désormais son document.
Ce qui lance un scénario Google Docs
1 module démarre un scénario quand quelque chose se passe dans Google Docs. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Google Docs dès que ça se passe.
Watch Documents
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new document is created or modified in a specific folder.”
Tu choisis un dossier, et chaque document qui y apparaît ou y change démarre ton scénario. Chaque fichier arrive seul, sous forme de bundle, prêt pour le module suivant.
Les modules Google Docs, un par un
Google Docs te donne 12 modules en 2 groupes. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Document
10 modulesList Documents
RechercheDans Make“Retrieves a list of documents.”
Cette recherche te rend les documents trouvés, un bundle par document, pour traiter tout un lot en une seule exécution.
Get Content of a Document
ActionDans Make“Gets a content of a document.”
Récupère le contenu d'un document pour que le texte rédigé dans Google Docs puisse partir vers un tableur, une fiche CRM ou un message d'équipe.
Create a Document
ActionDans Make“Creates a new Google document by adding the content of HTML format.”
Fabrique un document Google tout neuf à partir d'un contenu au format HTML, où titres, gras et paragraphes se décrivent avec des balises.
Create a Document from a Template
ActionDans Make“Creates a copy of an existing template document and replaces any tags e.g. {{!notfound:name}}, {{!notfound:email}}. This module also allows users to replace images by new images with URLs.”
Duplique ton modèle et remplace ses balises par de vraies valeurs ; il sait aussi échanger les images du modèle contre de nouvelles, prises depuis une URL.
Insert a Paragraph to a Document
ActionDans Make“Inserts or appends a new paragraph to an existing document.”
Ajoute un paragraphe à un document existant. Un seul fichier grossit au fil de l'eau au lieu de se démultiplier en petits documents épars.
Insert an Image to a Document
ActionDans Make“Inserts a new image with URL to a document. The original size of the image is entered or the image is resized as required by the user. The original image ratio is maintained.”
Insère une image depuis une URL dans un document. Tu gardes sa taille d'origine ou tu en fixes une autre, et les proportions restent respectées dans tous les cas.
Replace an Image with a New Image
ActionDans Make“Replaces an existing image with a new image with URL in the document. In order to fill the original image's bounds, the new image may be scaled or cropped.”
Remplace une image déjà présente par une autre, prise depuis une URL : la mise en page ne bouge pas, seul le visuel change.
Replace a Text in a Document
ActionDans Make“Replaces an old text by a new text in a document.”
Cherche un texte dans un document et le remplace par un autre, sans recréer de copie. Utile quand le fichier est déjà partagé.
Download a Document
ActionDans Make“Downloads a document to a required format.”
Transforme un document Google en fichier téléchargeable au format de ton choix, lisible par les apps qui n'ouvrent pas Google Docs.
Delete a Document
ActionDans Make“Deletes a document.”
Supprime le document que tu lui désignes. Tes dossiers de travail restent propres une fois qu'un fichier a rempli son rôle.
Other
2 modulesMake an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Appelle n'importe quel point de l'API Google Docs avec la connexion déjà en place. C'est la porte de sortie quand aucun module prêt à l'emploi ne fait ce que tu veux.
Make All Links in a Document Clickable
ActionDans Make“Makes all links in a document clickable.”
Passe le document en revue et change chaque adresse web écrite en texte brut en lien cliquable. Ton lecteur clique au lieu de copier.
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