Integración Paperless.io MakeAutomatiza Paperless.io con Make.
¿Tus documentos de Paperless.io podrían generarse solos desde las herramientas que ya usas? La integración Paperless.io Make trae 8 módulos: 1 disparador, 5 acciones y 2 búsquedas. Aquí verás cómo enlazar tu cuenta y cómo montar un primer escenario que funcione.
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¿Qué te permite hacer la integración Paperless.io Make?
La integración Paperless.io Make deja que Make lea y modifique tus documentos y plantillas de Paperless.io por ti. Montas un escenario, que es la automatización en sí, con módulos: cada módulo es una pieza, ya sea un disparador que arranca el proceso, una acción o una búsqueda.
La plantilla correcta, sin pensarlo. Si tus modelos cambian según el servicio contratado, Search Templates elige el adecuado y Create a Document genera el documento con los datos que llegan de un formulario o de tu CRM. Cuando siempre usas el mismo modelo, Get a Template basta.
Un aviso cuando algo se mueve en Paperless.io. Watch Documents mete tus documentos en un escenario cada vez que Make revisa la cuenta. A una gestoría o a un equipo de administración le sirve para apuntarlos en una hoja de control o avisar al responsable.
Expedientes al día. Search Documents localiza el documento de un cliente y Update a Document lo corrige cuando otra herramienta tiene datos más recientes. Delete a Document borra lo que sobra; pruébalo con calma antes de activar nada.
La documentación de Make no marca ningún límite propio de esta app, así que los que cuentan son los de tu plan de Make, resumidos en Precio de Make. Si falta un módulo, Make an API Call abre el resto de la API de Paperless.io. ¿Dudas entre herramientas? Mira n8n vs Make. Y para dominar el editor desde cero, está el Curso de Make.
¿Cómo conectas Paperless.io con Make?
- 01
Genera una clave API en Paperless.io
Entra en los ajustes de tu cuenta de Paperless.io (arriba a la derecha), elige Integrations, pulsa Create Integration y ponle nombre. Luego crea una clave API, nómbrala, marca todos los permisos de acceso y copia la clave que aparece.
- 02
Añade un módulo de Paperless.io en Make
En tu escenario, añade cualquier módulo de Paperless.io y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Paperless.io enlazada con Make una sola vez; después la reutilizan todos los módulos de la app.
- 03
Pega la clave y confirma
El campo Connection name es opcional, aunque un nombre claro, como el del espacio de trabajo, te ahorra dudas más adelante. Pega la clave API y confirma. Make ya puede listar lo que tiene permiso para leer.
Tu primer escenario con Paperless.io
ObjetivoCuando entra un cliente nuevo en otra app, Make crea su documento en Paperless.io.
- 01
Crea el escenario
Desde la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande. Elige la app donde aparecen primero tus clientes nuevos, un formulario o tu CRM, y su disparador.
- 02
Añade Create a Document
Pulsa el + a la derecha del primer módulo, busca Paperless.io y elige Create a Document. Pulsa Create a connection y pega tu clave API si la cuenta aún no está enlazada.
- 03
Asigna los datos del cliente
Rellena los campos de Create a Document. No hace falta escribirlo todo: al hacer clic en un campo, Make te ofrece los valores del módulo anterior, como el nombre del cliente.
- 04
Prueba con Run once
Pulsa Run once y da de alta un cliente de prueba en la primera app. Cada módulo muestra los bundles recibidos (un bundle es un elemento que pasa de un módulo a otro, aquí un cliente). Revisa el documento en Paperless.io.
- 05
Programa y activa
Ajusta el reloj del primer módulo (cada 15 minutos por defecto), guarda y activa el escenario. Cada ejecución de un módulo cuenta como una operación en tu plan de Make.
Lo que pone en marcha un escenario de Paperless.io
1 módulo arranca un escenario cuando algo ocurre en Paperless.io. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Paperless.io en cuanto ocurre.
Watch Documents
programadoSolo en la docWatch Documents hace que tu escenario arranque desde Paperless.io: cada documento que recoge se convierte en un bundle que los módulos siguientes pueden registrar, reenviar o copiar en otra herramienta. La documentación de Make no aclara si capta solo documentos nuevos o también cambios, así que ejecútalo una vez con una cuenta de prueba y mira qué devuelve.
Lo que hace cada módulo de Paperless.io
Paperless.io te da 7 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Create a Document
AcciónSolo en la docObtienes un documento nuevo en Paperless.io sin abrir la app, relleno con los datos que ya lleva tu escenario. Suele ser el módulo con el que termina un primer escenario, porque convierte un registro de otra herramienta en documento.
Delete a Document
AcciónSolo en la docSe acabaron los borradores y duplicados acumulados: este módulo borra por ti un documento de Paperless.io. Trabaja con un único documento, el que identificas con un dato de un módulo anterior.
Get a Template
AcciónSolo en la docGet a Template te devuelve los datos de una plantilla concreta, listos para usarlos en el módulo siguiente. Elígelo en lugar de Search Templates si tu escenario parte siempre del mismo modelo y conoces su identificador.
Make an API Call
AcciónSolo en la docSi los otros siete módulos se quedan cortos, Make an API Call llama a cualquier punto de acceso de la API de Paperless.io con la conexión que ya tienes. La respuesta llega como un bundle y los módulos siguientes la usan igual que cualquier otra salida.
Search Documents
BúsquedaSolo en la docSearch Documents localiza los documentos de Paperless.io que cumplen lo que pides, a mitad de escenario y no al principio. Puede devolver cero, uno o varios bundles, y cada módulo posterior se ejecuta una vez por documento encontrado.
Search Templates
BúsquedaSolo en la docCon Search Templates, el escenario escoge por su cuenta la plantilla de Paperless.io adecuada en vez de depender de una elección fija. Como toda búsqueda, puede volver sin plantilla, con una o con una lista entera.
Update a Document
AcciónSolo en la docUpdate a Document pone al día un documento existente de Paperless.io con los datos más recientes de tus otras herramientas. Actúa sobre un solo documento, por eso suele ir detrás de Search Documents, que le pasa el identificador correcto.
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