Intégration Paperless.io MakeAutomatiser Paperless.io avec Make.
Et si tes documents Paperless.io se créaient tout seuls à partir de tes autres outils ? L'intégration Paperless.io Make compte 8 modules : 1 déclencheur, 5 actions et 2 recherches. Ce guide s'adresse aux équipes ops et aux dirigeants de PME : connexion du compte, puis premier scénario.
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À quoi sert l'intégration Paperless.io Make ?
L'intégration Paperless.io Make permet à Make de lire et de modifier tes documents et tes modèles Paperless.io à ta place. Tu montes un scénario, c'est-à-dire l'automatisation, avec des modules : chacun est une brique, soit un déclencheur qui lance le tout, soit une action, soit une recherche.
Garder des dossiers propres. Un client change d'adresse dans ton CRM ? Search Documents retrouve son document et Update a Document le corrige. Un devis annulé ? Delete a Document fait le ménage, à tester avec soin avant d'activer quoi que ce soit.
Produire la paperasse sans ressaisie. Pour une agence immobilière ou un cabinet comptable, chaque nouveau client saisi ailleurs peut donner un document Paperless.io grâce à Create a Document. Get a Template ou Search Templates servent avant, quand il faut d'abord choisir le bon modèle.
Suivre ce qui se passe côté Paperless.io. Watch Documents fait entrer tes documents dans un scénario à chaque passage de Make, pour les noter dans un tableau de suivi ou prévenir la personne concernée.
La doc de Make n'indique aucune limite propre à cette app : ce sont les limites de ton plan Make qui comptent, résumées dans Combien coûte Make. Si un module manque, Make an API Call ouvre le reste de l'API Paperless.io. Tu hésites avec un autre outil ? Lis n8n vs Make. Et pour apprendre l'éditeur sans tâtonner, direction la Formation Make.
Comment connecter Paperless.io à Make ?
- 01
Génère une clé API dans Paperless.io
Ouvre les paramètres du compte Paperless.io (en haut à droite), choisis Integrations, clique sur Create Integration et donne-lui un nom. Crée ensuite une clé API, nomme-la, coche toutes les permissions d'accès et copie la clé affichée.
- 02
Ajoute un module Paperless.io dans Make
Dans ton scénario, ajoute n'importe quel module Paperless.io puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Paperless.io relié à Make une bonne fois, puis réutilisé par tous les modules de l'app.
- 03
Colle la clé et valide
Le champ Connection name est facultatif, mais un nom parlant (celui de l'espace de travail, par exemple) t'évitera de chercher plus tard. Colle la clé API et valide. Make peut alors lister ce qu'il a le droit de lire.
Ton premier scénario avec Paperless.io
ObjectifQuand un nouveau client arrive dans une autre app, Make crée son document dans Paperless.io.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le grand +. Choisis l'app où tes nouveaux clients apparaissent d'abord (formulaire, CRM) et son déclencheur.
- 02
Ajoute Create a Document
Clique sur le + à droite du premier module, cherche Paperless.io et prends Create a Document. Clique sur Create a connection et colle ta clé API si le compte n'est pas encore relié.
- 03
Branche les données du client
Remplis les champs de Create a Document. Pas besoin de tout taper : clique dans un champ et Make te propose les valeurs du module précédent, comme le nom du client.
- 04
Teste avec Run once
Clique sur Run once puis ajoute un client de test dans la première app. Chaque module affiche les bundles reçus (un bundle, c'est un élément transmis, ici un client). Vérifie le document dans Paperless.io.
- 05
Planifie et active
Règle l'horloge du premier module (toutes les 15 minutes par défaut), enregistre et active le scénario. Chaque exécution d'un module compte pour une opération sur ton plan Make.
Ce qui lance un scénario Paperless.io
1 module démarre un scénario quand quelque chose se passe dans Paperless.io. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Paperless.io dès que ça se passe.
Watch Documents
planifiéDans la doc seulementAvec Watch Documents, ton scénario démarre depuis Paperless.io : chaque document récupéré devient un bundle que les modules suivants peuvent noter, transmettre ou recopier ailleurs. La doc de Make ne précise pas s'il capte seulement les nouveaux documents ou aussi les modifications, alors lance-le une fois sur un compte de test pour voir ce qui sort.
Ce que font les modules Paperless.io
Paperless.io te donne 7 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create a Document
ActionDans la doc seulementUn nouveau document Paperless.io apparaît sans que tu ouvres l'app, rempli avec les données que ton scénario transporte déjà. C'est souvent le module qui termine un premier scénario : il transforme une fiche d'un autre outil en document.
Delete a Document
ActionDans la doc seulementFini les brouillons et les doublons qui s'entassent : ce module supprime un document Paperless.io à ta place. Il agit sur un seul document, celui dont tu fournis l'identifiant depuis un module précédent.
Get a Template
ActionDans la doc seulementGet a Template te rend le détail d'un modèle précis, prêt à être repris par le module suivant. Préfère-le à Search Templates quand ton scénario part toujours du même modèle et que tu connais son identifiant.
Make an API Call
ActionDans la doc seulementQuand les sept autres modules ne suffisent pas, Make an API Call appelle n'importe quel point d'accès de l'API Paperless.io avec la connexion déjà en place. Sa réponse ? Un bundle, que la suite du scénario reprend comme n'importe quelle autre sortie de module.
Search Documents
RechercheDans la doc seulementSearch Documents retrouve les documents Paperless.io qui correspondent à ta demande, en cours de scénario plutôt qu'au départ. Le résultat peut compter zéro, un ou plusieurs bundles, et chaque module suivant tourne une fois par document trouvé.
Search Templates
RechercheDans la doc seulementGrâce à Search Templates, le scénario choisit lui-même le bon modèle Paperless.io au lieu d'un choix figé. Comme toute recherche, il peut ne rien renvoyer, renvoyer un modèle ou toute une liste.
Update a Document
ActionDans la doc seulementUpdate a Document remet un document Paperless.io existant à jour avec les dernières données de tes autres outils. Il travaille sur un seul document, d'où sa place habituelle juste après Search Documents, qui fournit le bon identifiant.
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