Recursos · Integración Make

Integración Workstack MakeAutomatiza Workstack con Make.

¿Y si cada proyecto de Workstack avisara solo al resto de tus herramientas? La integración Workstack Make ofrece 7 disparadores, 21 acciones y 4 búsquedas. En esta guía conectas tu cuenta, armas un primer escenario y eliges el módulo adecuado para cada caso.

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Lo que puedes automatizar

¿Qué te aporta la integración Workstack Make?

La integración Workstack Make une tu cuenta de Workstack con Make, una herramienta sin código donde encadenas aplicaciones dentro de un escenario, es decir, la automatización que vas construyendo. Cada pieza es un módulo: un disparador que vigila Workstack, una acción que cambia algo en él o una búsqueda que saca una lista.

La carga de trabajo de cada persona, sin abrir la app. List Tasks for a User devuelve lo que tiene asignado alguien del equipo, y el módulo siguiente lo manda a un chat o a una hoja de cálculo para la jefa de área que no vive en Workstack.

Cada proyecto nuevo arranca con su lista. En cada pasada, Watch Created Projects detecta los proyectos nuevos y Create a Todo List y Create a Todo preparan los primeros pasos de siempre.

Reuniones al día. Si un cliente reserva desde tu herramienta de citas, Create a Meeting la registra en Workstack; si la cambia, Update a Meeting la corrige.

Lo que la integración no hace: los 7 disparadores son programados, así que Make consulta Workstack cada cierto tiempo y no recibe el aviso al instante. Además, la documentación oficial advierte que fue generada con IA a partir de la del fabricante, por lo que conviene probar cada módulo con datos reales. Si todavía comparas herramientas, n8n vs Make te da los criterios; para saber qué incluye cada plan, revisa Precio de Make, y cuando algo falle, Depuración Make.

Conexión

¿Cómo conectas Workstack con Make?

  1. 01

    Consigue tu token de API en Workstack

    En Workstack entra en Personal Settings y busca el apartado del token de API. Pulsa Generate o Reveal si está oculto y copia el valor que aparece. Necesitas una cuenta de Workstack activa.

  2. 02

    Añade un módulo de Workstack en Make

    En tu escenario, coloca cualquier módulo de Workstack y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Workstack vinculada a Make una sola vez; después todos los módulos de Workstack la reutilizan.

  3. 03

    Ponle nombre y pega el token

    El campo Connection name es opcional, aunque un nombre claro, como el del espacio de trabajo, ayuda si manejas varias cuentas. Pega el token, confirma y Make ya puede leer tus datos de Workstack.

Primer escenario

Tu primer escenario: una tarea inicial en cada proyecto nuevo

ObjetivoCuando se crea un proyecto en Workstack, Make le añade una primera tarea.

  1. 01

    Crea el escenario

    Desde la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande para colocar el primer módulo.

  2. 02

    Elige el disparador

    Busca Workstack, escoge Watch Created Projects y selecciona tu conexión, o pulsa Create a connection si es tu primer módulo de Workstack.

  3. 03

    Añade la tarea

    Pulsa el + a la derecha del disparador, elige Create a Task y asigna el proyecto que llega del disparador para que la tarea caiga en su sitio.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Crea un proyecto de prueba en Workstack y pulsa Run once. Las burbujas sobre cada módulo muestran los bundles, los elementos que cada módulo recibió y pasó al siguiente.

  5. 05

    Programa y activa

    Pulsa el reloj del primer módulo para fijar la programación (cada 15 minutos por defecto) y activa el escenario. Cada módulo ejecutado sobre un bundle cuenta como una operación en tu plan.

Disparadores

Disparadores de Workstack: lo que pone en marcha tu escenario

7 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Workstack. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Workstack en cuanto ocurre.

Workstack1Watch Created Meetings

Watch Created Meetings

programadoSolo en la doc

Te entrega cada reunión recién añadida en Workstack, un bundle por reunión, para que reacciones a una cita sin tener que revisar la app.

Cómo se dispara
programado. Make consulta la app según la programación del escenario, cada 15 minutos por defecto, así que la reunión aparece en la siguiente revisión.
Cuándo usarlo
quieres un aviso en el canal del equipo o una fila en una hoja cada vez que alguien agenda una reunión.
Ojo
el nombre apunta a las altas. Si también te importan los cambios, mira Watch Meetings y prueba los dos.
Workstack2Watch Created Projects

Watch Created Projects

programadoSolo en la doc

Cada proyecto que aparece en Workstack llega como un bundle nuevo, el punto de partida lógico para todo lo que un proyecto necesita al nacer.

Cómo se dispara
programado. Make consulta Workstack según la programación del escenario; en el plan Free, el hueco mínimo entre dos revisiones es de 15 minutos.
Cuándo usarlo
todo proyecto de cliente debe empezar con las mismas tareas, una lista o una línea en tu informe.
Ojo
para la prueba, crea un proyecto después de colocar el módulo; es ese proyecto nuevo el que debe salir.
Workstack3Watch Created Tasks

Watch Created Tasks

programadoSolo en la doc

Pasa cada tarea recién creada al resto del escenario, de modo que el trabajo anotado en Workstack llegue a personas y herramientas que nunca lo abren.

Cómo se dispara
programado. En cada ejecución prevista de este primer módulo, Make pide a Workstack las tareas nuevas.
Cuándo usarlo
el responsable de soporte quiere copiar cada tarea nueva en un seguimiento compartido o avisar a quien reparte las solicitudes.
Ojo
un equipo activo genera muchas tareas entre dos revisiones. Cada una es un bundle y cada módulo posterior gasta una operación por bundle.
Workstack4Watch Created Todo Lists

Watch Created Todo Lists

programadoSolo en la doc

Detecta cada lista de todos que se añade en Workstack y la envía como bundle; útil cuando una lista nueva marca el inicio de una fase o de un procedimiento.

Cómo se dispara
programado. Make consulta Workstack según la programación del escenario, la app no le avisa.
Cuándo usarlo
una jefa de proyecto quiere enterarse por chat de cada checklist nueva, o rellenarla al momento con Create a Todo.
Ojo
si el mismo escenario también crea listas, puede dispararse a sí mismo. Separa la creación y la vigilancia en dos escenarios.
Workstack5Watch Created Todos

Watch Created Todos

programadoSolo en la doc

Entrega cada todo nuevo, la casilla pequeña de Workstack, en su propio bundle, así hasta un detalle puede viajar a otra app.

Cómo se dispara
programado. Make consulta la app al intervalo del escenario, 15 minutos mientras no lo cambies.
Cuándo usarlo
un asistente quiere ver sus todos en su app de notas, o el responsable de operaciones quiere un registro de cada punto añadido durante un lanzamiento.
Ojo
los todos suelen ser muchos. Pon un filtro justo después del disparador para quedarte con los que importan.
Workstack6Watch Meetings

Watch Meetings

programadoSolo en la doc

Sigue las reuniones de tu cuenta de Workstack y las mete en el escenario; es el pariente más amplio de Watch Created Meetings.

Cómo se dispara
programado. Make revisa Workstack según la programación del escenario y devuelve lo que encuentra como bundles.
Cuándo usarlo
tienes un calendario externo o una hoja de seguimiento que debe reflejar las reuniones de Workstack.
Ojo
la documentación no aclara en qué se diferencia de Watch Created Meetings. Crea y luego edita una reunión, pulsa Run once y revisa los bundles antes de fiarte.
Workstack7Watch Projects

Watch Projects

programadoSolo en la doc

Vigila los proyectos de Workstack y los lleva a tu escenario, en una versión más amplia que Watch Created Projects.

Cómo se dispara
programado. Make consulta Workstack en cada ejecución prevista de este módulo, sin esperar una señal.
Cuándo usarlo
un tablero de cartera debe estar cerca de lo que se mueve en tus proyectos.
Ojo
la documentación no dice qué cambios de proyecto recoge este disparador. Pruébalo con un proyecto nuevo y con uno editado antes de construir encima.
Módulos

Módulos de Workstack: acciones y búsquedas

Workstack te da 25 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Workstack1

Create a Meeting

AcciónSolo en la doc

Registra una reunión en Workstack con datos que tu escenario ya tiene, y así una cita reservada fuera aparece donde trabaja el equipo del proyecto.

Cuándo usarlo
un formulario o una herramienta de reservas confirma una llamada con un cliente y la quieres junto al proyecto.
Ojo
haz una prueba con una reserva ficticia; los duplicados aparecen rápido si el origen manda el mismo evento dos veces.
Workstack2

Create a Project

AcciónSolo en la doc

Abre un proyecto en Workstack sin que nadie lo teclee, de modo que una venta cerrada se convierte en espacio de trabajo al momento.

Cuándo usarlo
tu CRM o un formulario marca a un cliente como ganado y la entrega debe empezar en Workstack.
Ojo
toma un nombre de proyecto claro de la app de origen, porque todas las tareas y todos posteriores colgarán de él.
Workstack3

Create a Task

AcciónSolo en la doc

Convierte un evento de otra herramienta en una tarea de Workstack, para que ninguna petición se quede atascada en el correo.

Cuándo usarlo
un ticket, una respuesta de formulario o un mensaje marcado como trabajo debe tener un responsable en el equipo.
Ojo
colócalo después del módulo que encuentra o crea el proyecto; así asignas el proyecto correcto en lugar de adivinar.
Workstack4

Create a Todo

AcciónSolo en la doc

Añade un único todo en Workstack. Es la forma más ligera de apuntar el siguiente paso que llega desde otra aplicación.

Cuándo usarlo
un acta, un correo o un mensaje de chat trae un seguimiento que alguien tiene que marcar como hecho.
Ojo
si una búsqueda anterior devuelve varios bundles, este módulo se ejecuta una vez por bundle y crea un todo en cada vuelta.
Workstack5

Create a Todo List

AcciónSolo en la doc

Crea una lista de todos en Workstack, preparada para tus pasos. Junto a Create a Todo, monta una checklist completa en una sola ejecución.

Cuándo usarlo
cada fase nueva pide la misma lista de arranque y ya te cansaste de hacerla a mano.
Ojo
crea primero la lista y luego asigna su salida en cada módulo Create a Todo que venga después.
Workstack6

Delete a Meeting

AcciónSolo en la doc

Borra una reunión de Workstack y mantiene la agenda limpia cuando la cita se cancela en la herramienta donde se reservó.

Cuándo usarlo
tu sistema de reservas informa de una cancelación y la copia en Workstack también debe desaparecer.
Ojo
un borrado no se deshace desde Make. Pon un filtro antes para que solo pase la reunión que de verdad quieres quitar.
Workstack7

Delete a Project

AcciónSolo en la doc

Elimina un proyecto entero en Workstack. Es el módulo más drástico del conjunto y va al final de un escenario de limpieza bien filtrado.

Cuándo usarlo
hay que quitar los proyectos de prueba creados mientras montabas el escenario, o una venta se anuló antes de empezar.
Ojo
nada recupera el proyecto desde Make y sus tareas pueden irse con él. Pruébalo antes con un proyecto de relleno.
Workstack8

Delete a Task

AcciónSolo en la doc

Quita una tarea de Workstack cuando la petición que la originó ya no existe, así el equipo no persigue trabajo retirado.

Cuándo usarlo
tu herramienta de soporte cierra un ticket por duplicado y la tarea asociada debe irse también.
Ojo
el borrado es definitivo. Mientras pruebas, deja un Get a Task delante para comprobar qué tarea vas a eliminar.
Workstack9

Delete a Todo

AcciónSolo en la doc

Saca un todo de Workstack. Viene bien cuando un paso creado de forma automática resulta que no aplica a este caso.

Cuándo usarlo
una condición del escenario indica que un paso estándar sobra, por ejemplo en un proyecto interno sin revisión del cliente.
Ojo
una vez borrado, el todo no se recupera desde Make. Filtra bien el bundle que le pasas.
Workstack10

Delete a Todo List

AcciónSolo en la doc

Elimina una lista de todos en Workstack; es la manera de limpiar una checklist que un arranque automático creó por error.

Cuándo usarlo
tu escenario de bienvenida corrió dos veces sobre el mismo proyecto y dejó una lista repetida.
Ojo
probablemente los todos de la lista también se vean afectados, y Make no los restaura. Pruébalo con una lista de ensayo.
Workstack11

Get a Meeting

AcciónSolo en la doc

Trae una reunión concreta de Workstack para que los módulos siguientes cuenten con sus datos, en vez de los fragmentos que pasó otra app.

Cuándo usarlo
ya sabes de qué reunión se trata, gracias a un bundle anterior, y quieres su ficha completa antes de mandar un recordatorio.
Ojo
lee una sola reunión. Para recorrer varias, empieza por List Meetings.
Workstack12

Get a Project

AcciónSolo en la doc

Lee un proyecto de Workstack y pasa sus datos, para que tu mensaje o tu informe nombre el proyecto y no una referencia suelta.

Cuándo usarlo
una tarea llega desde un disparador y quieres el nombre de su proyecto en la notificación.
Ojo
el módulo necesita saber qué proyecto leer. Tómalo de un bundle anterior en lugar de escribirlo a mano.
Workstack13

Get a Task

AcciónSolo en la doc

Recupera el estado actual de una tarea en Workstack, justo antes de decidir si actualizarla, avisar a alguien o borrarla.

Cuándo usarlo
tu escenario debe revisar otra vez una tarea después de que otra herramienta cambiara algo relacionado.
Ojo
cada Get cuesta una operación por bundle. Añádelo solo si los datos que ya tienes no alcanzan.
Workstack14

Get a Todo

AcciónSolo en la doc

Obtiene un todo con sus detalles, para que el módulo siguiente trabaje con información fresca y no con una copia vieja.

Cuándo usarlo
replicas tus todos en otra app y quieres confirmar uno antes de actualizar su copia.
Ojo
devuelve un solo elemento. Para todo lo que anda suelto fuera de proyectos, List All Todos Without a Project es mejor punto de partida.
Workstack15

Get a Todo List

AcciónSolo en la doc

Lee una lista de todos en Workstack para reutilizar su información más adelante, por ejemplo en un resumen que recibe el cliente.

Cuándo usarlo
Watch Created Todos te da un elemento y además quieres saber a qué lista pertenece.
Ojo
toma la lista de un bundle anterior; un valor escrito a mano se rompe el día que la lista se sustituye.
Workstack16

List All Todos Without a Project

BúsquedaSolo en la doc

Saca a la luz los todos que no pertenecen a ningún proyecto, esas notas rápidas que se olvidan. Es una búsqueda: puede devolver cero, uno o varios bundles.

Cuándo usarlo
quieres un escenario de orden que devuelva estos todos huérfanos a su dueño o los coloque en el proyecto correcto.
Ojo
cada todo devuelto es un bundle y cada módulo posterior gasta una operación en él.
Workstack17

List Meetings

BúsquedaSolo en la doc

Devuelve las reuniones guardadas en Workstack como una serie de bundles que luego puedes filtrar, contar o enviar a otra herramienta.

Cuándo usarlo
armas una vista de reuniones en una hoja de cálculo o alimentas una herramienta de informes.
Ojo
un resultado vacío detiene los módulos siguientes en esa ejecución. Prueba con al menos una reunión en la cuenta.
Workstack18

List Projects

BúsquedaSolo en la doc

Reúne tus proyectos de Workstack y los entrega de uno en uno como bundles, la base de cualquier escenario que trabaje sobre toda la cartera.

Cuándo usarlo
quieres una hoja de estado con todos los proyectos, o crear el mismo todo en cada uno.
Ojo
el volumen crece con tu cuenta. Pon un filtro pronto para que lo que sigue solo procese los proyectos útiles.
Workstack19

List Tasks for a User

BúsquedaSolo en la doc

Junta las tareas asignadas a una persona en Workstack, justo lo que hace falta para un resumen individual o una vista de carga.

Cuándo usarlo
un gerente quiere que cada integrante reciba sus tareas abiertas por chat o por correo.
Ojo
trabaja con un usuario por ejecución. Para todo el equipo, dale un bundle por persona desde una hoja u otra búsqueda.
Workstack20

Make an API Call

AcciónSolo en la doc

Llega a cualquier punto de la API de Workstack con la conexión que ya creaste, para lo que ningún módulo de la lista cubre.

Cuándo usarlo
te falta una función entre los 32 módulos listos y la documentación de la API de Workstack la describe.
Ojo
la petición la escribes tú. Revisa la documentación del fabricante: la de Make avisa de que su propio contenido se generó con IA.
Workstack21

Update a Meeting

AcciónSolo en la doc

Modifica una reunión existente en Workstack, y así una llamada movida o una agenda nueva llega al espacio del proyecto sin volver a teclearla.

Cuándo usarlo
la herramienta de reservas avisa de un cambio de hora y Workstack sigue mostrando la anterior.
Ojo
asigna solo los valores que cambian; rellenar todo desde una fuente incompleta puede borrar lo que un compañero añadió.
Workstack22

Update a Project

AcciónSolo en la doc

Ajusta un proyecto de Workstack desde otra herramienta y mantiene los datos alineados cuando la referencia está fuera, en un CRM por ejemplo.

Cuándo usarlo
una venta cambia de nombre o de alcance y el proyecto debe seguirla.
Ojo
si un escenario con Watch Projects escucha esos mismos proyectos, tu cambio puede despertarlo. Vigila los bucles entre ambos.
Workstack23

Update a Task

AcciónSolo en la doc

Cambia una tarea que ya existe en Workstack. Así un cambio de estado en soporte o una respuesta de formulario vuelve a quien hace el trabajo.

Cuándo usarlo
un cliente contesta una duda y la tarea relacionada debe reflejar la novedad.
Ojo
localiza primero la tarea con Get a Task o List Tasks for a User y luego asígnala aquí.
Workstack24

Update a Todo

AcciónSolo en la doc

Edita un todo en Workstack, para corregir su texto o reflejar un avance anotado en otra app.

Cuándo usarlo
tienes un todo replicado en otro sitio y un cambio allí debe volver a Workstack.
Ojo
dos escenarios que sincronizan en ambos sentidos pueden rebotarse el mismo cambio. Decide antes qué lado manda.
Workstack25

Update a Todo List

AcciónSolo en la doc

Modifica una lista de todos existente, práctico cuando una checklist salida de una plantilla necesita un toque propio del proyecto.

Cuándo usarlo
el proyecto cambió de nombre y la lista debe llevar la nueva etiqueta.
Ojo
este módulo apunta a la lista. Para cambiar un todo concreto, usa Update a Todo; pulsa Run once y revisa el resultado en Workstack.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar Workstack con Make?

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FAQ

Workstack y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Workstack Make es gratuita?
Sí, del lado de Make. Workstack es una app estándar, disponible desde el plan Free. Ese plan permite 2 escenarios activos, un mínimo de 15 minutos entre dos ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto, quitan el tope de escenarios activos y llegan a 40 minutos de ejecución. Make cuenta en operaciones, una por módulo y por bundle. Además necesitas una cuenta activa de Workstack, con la tarifa que fije Workstack.
02¿Qué se necesita para conectar Workstack con Make?
Una cuenta activa de Workstack y su token de API. En Workstack entra en Personal Settings, busca el apartado del token, pulsa Generate o Reveal si hace falta y copia el valor. En Make añade un módulo de Workstack, pulsa Create a connection, ponle nombre si quieres y pega el token. Esa conexión la reutilizan después todos los módulos de Workstack de tus escenarios, así que la creas una vez por cuenta y no una vez por módulo.
03¿El disparador de Workstack en Make funciona en tiempo real?
No. Los 7 disparadores de Workstack son programados: Make consulta Workstack según la programación del escenario y la app no lo llama. Un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto, que también es el intervalo más corto del plan Free. Los planes de pago bajan a 1 minuto. Por eso un proyecto o una tarea nueva llega en la siguiente revisión y no en el instante en que se crea. Si necesitas reaccionar antes, acorta la programación con un plan de pago.
04¿Qué hacer si falta un módulo de Workstack en Make?
Usa Make an API Call. Este módulo envía una petición a cualquier punto de la API de Workstack con la conexión que ya tienes y cubre lo que no hacen las 21 acciones y las 4 búsquedas. Lee la documentación de la API de Workstack antes de escribir la petición. Ten en cuenta que la documentación de Make sobre Workstack avisa de que se generó con IA a partir de la del fabricante y puede tener errores, así que confirma lo importante directamente con Workstack.
05¿Make o n8n para automatizar Workstack?
Depende, sobre todo, de la herramienta que tu equipo ya usa. En Make, Workstack trae 32 módulos listos, un editor visual y una conexión que se crea una vez y sirve en todas partes. Una app como Workstack suele tener también un nodo en n8n, así que comprueba que existe antes de decidir. Basa la elección en los módulos que de verdad vas a usar, en cómo cuenta el consumo cada herramienta y en quién mantendrá los escenarios.