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Intégration Workstack MakeAutomatiser Workstack avec Make.

Tes projets Workstack peuvent-ils prévenir le reste de tes outils sans copier-coller ? L'intégration Workstack Make réunit 7 déclencheurs, 21 actions et 4 recherches. Ici, tu relies ton compte, tu montes un premier scénario et tu choisis le bon module pour ton cas.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Workstack Make ?

L'intégration Workstack Make branche ton compte Workstack sur Make, un outil sans code où tu enchaînes des applications dans un scénario, c'est-à-dire l'automatisation que tu construis. Chaque brique s'appelle un module : un déclencheur qui surveille Workstack, une action qui y modifie quelque chose, ou une recherche qui en sort une liste.

Des rendez-vous qui suivent ton agenda. Un client réserve un créneau dans ton outil de prise de rendez-vous : Create a Meeting l'inscrit dans Workstack, et Update a Meeting le décale si le client change d'avis.

Le ménage des tâches volantes. List All Todos Without a Project fait remonter les todos rattachées à aucun projet. Le module suivant peut les envoyer à leur propriétaire ou les classer, au lieu de les laisser dormir.

Un kit de démarrage pour chaque projet. À chaque passage, Watch Created Projects repère les nouveaux projets, puis Create a Todo List et Create a Todo posent la check-list habituelle. Plus besoin de la recréer à la main pour chaque client.

Ce que l'intégration ne fait pas : les 7 déclencheurs sont planifiés, Make passe donc voir Workstack à intervalle régulier et n'est pas prévenu à la seconde. La doc officielle signale en plus qu'elle a été générée par IA à partir de la doc de l'éditeur : teste chaque module sur un vrai élément avant de t'y fier. Pour savoir ce que comprend chaque plan, lis Combien coûte Make. Si un scénario coince, Dépannage Make recense les réflexes utiles, et n8n vs Make t'aide si tu hésites encore entre les deux outils.

Connexion

Comment connecter Workstack à Make ?

  1. 01

    Récupère ton jeton d'API dans Workstack

    Dans Workstack, ouvre la page Personal Settings et descends jusqu'à la partie consacrée au jeton d'API. Clique sur Generate ou Reveal s'il est masqué, puis copie la valeur affichée. Il te faut un compte Workstack actif.

  2. 02

    Ajoute un module Workstack dans Make

    Dans ton scénario, pose n'importe quel module Workstack et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Workstack relié une fois pour toutes à Make : tous les modules Workstack la réutilisent ensuite.

  3. 03

    Nomme la connexion et colle le jeton

    Le champ Connection name est facultatif. Un nom parlant, celui de l'espace de travail par exemple, t'aidera si tu gères plusieurs comptes. Colle le jeton, valide, et Make peut lire tes données Workstack.

Premier scénario

Ton premier scénario : une tâche de départ sur chaque nouveau projet

ObjectifQuand un projet est créé dans Workstack, Make y ajoute une première tâche.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le gros + pour poser le premier module.

  2. 02

    Choisis le déclencheur

    Tape Workstack dans la recherche, prends Watch Created Projects et sélectionne ta connexion, ou clique sur Create a connection si c'est ton premier module Workstack.

  3. 03

    Ajoute la tâche

    Clique sur le + à droite du déclencheur, choisis Create a Task, puis glisse le projet renvoyé par le déclencheur dans le module : la tâche atterrit au bon endroit.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Crée un projet de test dans Workstack, puis clique sur Run once. Les bulles au-dessus des modules montrent les bundles, c'est-à-dire les éléments que chaque module a reçus et transmis.

  5. 05

    Planifie et active

    Clique sur l'horloge du premier module pour régler la planification (toutes les 15 minutes par défaut), puis active le scénario. Chaque module exécuté sur un bundle compte pour une opération sur ton plan.

Déclencheurs

Les déclencheurs Workstack : ce qui lance ton scénario

7 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Workstack. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Workstack dès que ça se passe.

Workstack1Watch Created Meetings

Watch Created Meetings

planifiéDans la doc seulement

Tu reçois chaque rendez-vous tout juste ajouté dans Workstack, un bundle par réunion, et tu peux réagir à une prise de rendez-vous sans ouvrir l'app.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app au rythme du scénario, toutes les 15 minutes par défaut ; la réunion arrive donc au passage suivant, pas à la seconde.
Quand l'utiliser
tu veux un message dans le canal de l'équipe ou une ligne dans un tableur à chaque réunion posée.
Attention
le nom vise les créations. Si les modifications comptent aussi, regarde Watch Meetings et teste les deux.
Workstack2Watch Created Projects

Watch Created Projects

planifiéDans la doc seulement

Chaque projet qui apparaît dans Workstack devient un bundle tout neuf, le point de départ naturel de tout ce qu'un projet doit recevoir à sa naissance.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge Workstack au rythme du scénario, avec 15 minutes au minimum entre deux passages sur le plan Free.
Quand l'utiliser
un projet client doit toujours démarrer avec les mêmes tâches, une check-list ou une ligne dans ton reporting.
Attention
pour ton test, crée un projet après avoir posé le module ; c'est le nouveau projet qui doit ressortir.
Workstack3Watch Created Tasks

Watch Created Tasks

planifiéDans la doc seulement

Transmet chaque tâche nouvellement créée au reste du scénario : le travail saisi dans Workstack rejoint ainsi des personnes et des outils qui ne l'ouvrent jamais.

Comment il se déclenche
planifié. À chaque passage prévu sur ce premier module, Make demande à Workstack les nouvelles tâches.
Quand l'utiliser
une responsable support veut une copie de chaque nouvelle tâche dans un suivi partagé, ou un message à la personne qui trie les demandes.
Attention
une équipe active crée beaucoup de tâches entre deux passages. Chacune est un bundle, et chaque module suivant consomme une opération par bundle.
Workstack4Watch Created Todo Lists

Watch Created Todo Lists

planifiéDans la doc seulement

Repère chaque liste de todos ajoutée dans Workstack et l'envoie plus loin. Pratique quand une nouvelle liste marque le début d'une phase ou d'une procédure.

Comment il se déclenche
planifié. Make consulte Workstack au rythme du scénario, l'app ne le prévient pas.
Quand l'utiliser
un chef de projet veut être averti dans sa messagerie à chaque nouvelle check-list, ou la remplir d'office avec Create a Todo.
Attention
si le même scénario crée aussi des listes, il risque de se relancer lui-même. Sépare la création et la surveillance dans deux scénarios.
Workstack5Watch Created Todos

Watch Created Todos

planifiéDans la doc seulement

Livre chaque nouvelle todo, la petite case à cocher de Workstack, dans son propre bundle : même un détail peut partir vers une autre app.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app à l'intervalle du scénario, 15 minutes tant que tu n'y touches pas.
Quand l'utiliser
une assistante veut retrouver ses todos dans son outil de notes, ou un responsable ops veut garder la trace de chaque point ajouté pendant un lancement.
Attention
les todos sont souvent nombreuses. Ajoute un filtre juste après le déclencheur pour ne garder que celles qui comptent.
Workstack6Watch Meetings

Watch Meetings

planifiéDans la doc seulement

Suit les réunions de ton compte Workstack et les fait entrer dans le scénario. C'est le cousin plus large de Watch Created Meetings.

Comment il se déclenche
planifié. Make passe voir Workstack au rythme du scénario et renvoie ce qu'il trouve sous forme de bundles.
Quand l'utiliser
un agenda externe ou un tableau de suivi doit refléter les réunions de Workstack.
Attention
la doc ne précise pas ce qui le distingue de Watch Created Meetings. Crée puis modifie une réunion, clique sur Run once et lis les bundles avant de compter dessus.
Workstack7Watch Projects

Watch Projects

planifiéDans la doc seulement

Garde un œil sur les projets de Workstack et les envoie dans ton scénario, en version plus large que Watch Created Projects.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge Workstack à chaque passage prévu sur ce module, sans attendre de signal.
Quand l'utiliser
un tableau de bord de portefeuille doit rester proche de ce qui bouge dans tes projets.
Attention
la doc ne dit pas quels changements de projet ce déclencheur remonte. Teste-le avec un projet neuf et avec un projet modifié avant de construire la suite.
Modules

Les modules Workstack : actions et recherches

Workstack te donne 25 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Workstack1

Create a Meeting

ActionDans la doc seulement

Inscrit une réunion dans Workstack à partir de données que ton scénario possède déjà : un rendez-vous pris ailleurs apparaît là où l'équipe travaille.

Quand l'utiliser
un formulaire ou un outil de réservation confirme un appel client et tu veux le voir à côté du projet.
Attention
fais un essai avec une réservation de test, les doublons arrivent vite si la source envoie deux fois le même événement.
Workstack2

Create a Project

ActionDans la doc seulement

Ouvre un projet dans Workstack sans que personne ne le saisisse. Une affaire signée devient tout de suite un espace de travail.

Quand l'utiliser
ton CRM ou un formulaire passe un client en gagné et la production doit démarrer dans Workstack.
Attention
reprends un nom de projet clair depuis l'app source, puisque toutes les tâches et todos suivantes s'y accrocheront.
Workstack3

Create a Task

ActionDans la doc seulement

Transforme un événement venu d'un autre outil en tâche Workstack, pour qu'une demande ne reste jamais bloquée dans une boîte mail.

Quand l'utiliser
un ticket, une réponse de formulaire ou un message marqué comme travail doit revenir à quelqu'un de l'équipe.
Attention
place-le après le module qui trouve ou crée le projet ; tu pourras alors y glisser le bon projet au lieu de deviner.
Workstack4

Create a Todo

ActionDans la doc seulement

Ajoute une seule todo dans Workstack. C'est le moyen le plus léger de noter une prochaine étape qui vient d'une autre application.

Quand l'utiliser
un compte rendu, un mail ou un message contient une relance que quelqu'un doit cocher.
Attention
si une recherche placée avant renvoie plusieurs bundles, ce module tourne une fois par bundle et crée autant de todos.
Workstack5

Create a Todo List

ActionDans la doc seulement

Crée une liste de todos dans Workstack, prête à accueillir tes étapes. Associé à Create a Todo, il monte une check-list complète en un seul passage.

Quand l'utiliser
chaque nouvelle phase appelle la même liste d'onboarding et tu en as assez de la refaire.
Attention
crée d'abord la liste, puis reprends sa sortie dans chaque module Create a Todo qui suit.
Workstack6

Delete a Meeting

ActionDans la doc seulement

Supprime une réunion de Workstack et garde le planning propre quand le rendez-vous est annulé dans l'outil où il a été pris.

Quand l'utiliser
ton outil de réservation signale une annulation et la copie dans Workstack doit disparaître aussi.
Attention
une suppression ne se rattrape pas depuis Make. Pose un filtre avant, pour n'envoyer que la réunion visée.
Workstack7

Delete a Project

ActionDans la doc seulement

Efface un projet entier dans Workstack. C'est le module le plus radical de la liste, à garder en fin d'un scénario de nettoyage bien filtré.

Quand l'utiliser
les projets de test créés pendant la mise au point doivent partir, ou une affaire a été annulée avant tout travail.
Attention
rien ne ramène le projet depuis Make, et ses tâches risquent de partir avec. Essaie d'abord sur un projet bidon.
Workstack8

Delete a Task

ActionDans la doc seulement

Retire une tâche de Workstack quand la demande d'origine n'existe plus : l'équipe ne court plus après un travail abandonné.

Quand l'utiliser
ton outil de support ferme un ticket comme doublon et la tâche liée doit suivre.
Attention
la suppression est définitive. Pendant les tests, garde un Get a Task devant pour vérifier quelle tâche tu t'apprêtes à retirer.
Workstack9

Delete a Todo

ActionDans la doc seulement

Enlève une todo de Workstack. Utile quand une étape créée d'office ne s'applique finalement pas à ce dossier.

Quand l'utiliser
une condition du scénario montre qu'une étape standard est inutile, par exemple un projet interne sans validation client.
Attention
une fois supprimée, la todo ne se récupère pas depuis Make. Filtre avec soin le bundle que tu lui passes.
Workstack10

Delete a Todo List

ActionDans la doc seulement

Supprime une liste de todos dans Workstack, le bon réflexe pour effacer une check-list qu'une mise en place automatique a créée par erreur.

Quand l'utiliser
ton scénario d'onboarding a tourné deux fois sur le même projet et laissé une liste en double.
Attention
les todos de la liste sont sans doute touchées aussi, et Make ne les restaure pas. Essaie sur une liste de test.
Workstack11

Get a Meeting

ActionDans la doc seulement

Va chercher une réunion précise dans Workstack pour que les modules suivants disposent de ses informations, au lieu des bribes transmises par une autre app.

Quand l'utiliser
tu sais de quelle réunion il s'agit, grâce à un bundle précédent, et tu veux sa fiche complète avant d'envoyer un rappel.
Attention
il ne lit qu'une réunion. Pour en parcourir plusieurs, pars de List Meetings.
Workstack12

Get a Project

ActionDans la doc seulement

Lit un projet dans Workstack et fait suivre ses données : ton message ou ton rapport cite le projet, pas une simple référence.

Quand l'utiliser
une tâche arrive d'un déclencheur et tu veux le nom de son projet dans la notification.
Attention
le module doit savoir quel projet lire. Reprends-le depuis un bundle précédent plutôt que de le taper à la main.
Workstack13

Get a Task

ActionDans la doc seulement

Récupère l'état actuel d'une tâche dans Workstack, juste avant de décider s'il faut la mettre à jour, prévenir quelqu'un ou la supprimer.

Quand l'utiliser
ton scénario doit revérifier une tâche après qu'un autre outil a changé quelque chose de lié.
Attention
chaque Get coûte une opération par bundle. Ne l'ajoute que si les données déjà reçues ne suffisent pas.
Workstack14

Get a Todo

ActionDans la doc seulement

Ramène une todo avec ses détails, pour que le module suivant travaille sur une information fraîche et non sur une vieille copie.

Quand l'utiliser
tu recopies tes todos dans une autre app et tu veux en confirmer une avant de mettre à jour sa copie.
Attention
il ne renvoie qu'un élément. Pour tout ce qui traîne hors projet, List All Todos Without a Project est un meilleur départ.
Workstack15

Get a Todo List

ActionDans la doc seulement

Lit une liste de todos dans Workstack pour réutiliser ses informations plus loin, dans un récapitulatif envoyé à un client par exemple.

Quand l'utiliser
Watch Created Todos te donne un élément et tu veux aussi connaître la liste à laquelle il appartient.
Attention
reprends la liste depuis un bundle précédent ; une valeur tapée à la main casse le jour où la liste est remplacée.
Workstack16

List All Todos Without a Project

RechercheDans la doc seulement

Fait ressortir les todos rattachées à aucun projet, ces notes rapides qu'on oublie. C'est une recherche : elle peut renvoyer zéro, un ou plusieurs bundles.

Quand l'utiliser
tu veux un scénario de rangement qui renvoie ces orphelines à leur propriétaire ou les classe dans le bon projet.
Attention
chaque todo renvoyée est un bundle, et chaque module suivant consomme une opération dessus.
Workstack17

List Meetings

RechercheDans la doc seulement

Remonte les réunions enregistrées dans Workstack sous forme d'une série de bundles, que tu peux ensuite filtrer, compter ou pousser vers un autre outil.

Quand l'utiliser
tu construis une vue des réunions dans un tableur ou tu alimentes un outil de reporting.
Attention
un résultat vide arrête les modules suivants pour ce passage. Teste avec au moins une réunion dans le compte.
Workstack18

List Projects

RechercheDans la doc seulement

Rassemble tes projets Workstack et les livre un bundle à la fois, la base de tout scénario qui travaille sur l'ensemble du portefeuille.

Quand l'utiliser
tu veux un tableau d'état avec chaque projet, ou poser la même todo dans tous tes projets.
Attention
le volume grandit avec ton compte. Place un filtre tôt pour que la suite ne traite que les projets utiles.
Workstack19

List Tasks for a User

RechercheDans la doc seulement

Réunit les tâches attribuées à une personne dans Workstack, exactement ce qu'il faut pour un récapitulatif individuel ou une vue de charge.

Quand l'utiliser
une directrice d'agence veut que chaque membre reçoive ses tâches ouvertes par messagerie ou par mail.
Attention
un seul utilisateur par passage. Pour toute l'équipe, donne-lui un bundle par personne depuis un tableur ou une autre recherche.
Workstack20

Make an API Call

ActionDans la doc seulement

Atteint n'importe quel point d'entrée de l'API Workstack avec la connexion déjà créée, pour les besoins qu'aucun module de la liste ne couvre.

Quand l'utiliser
il te manque une fonction parmi les 32 modules prêts à l'emploi et la doc de l'API Workstack la décrit.
Attention
tu écris la requête toi-même. Vérifie la doc de l'éditeur : celle de Make précise que son propre contenu a été généré par IA.
Workstack21

Update a Meeting

ActionDans la doc seulement

Modifie une réunion existante dans Workstack : un appel déplacé ou un nouvel ordre du jour arrive dans l'espace projet sans ressaisie.

Quand l'utiliser
l'outil de réservation annonce un report et Workstack affiche encore l'ancien créneau.
Attention
ne reprends que les valeurs qui changent ; remplir tous les champs depuis une source incomplète peut effacer ce qu'un collègue a ajouté.
Workstack22

Update a Project

ActionDans la doc seulement

Retouche un projet Workstack depuis un autre outil et garde les informations alignées quand la référence vit ailleurs, dans un CRM par exemple.

Quand l'utiliser
une affaire change de nom ou de périmètre et le projet doit suivre.
Attention
si un scénario Watch Projects écoute les mêmes projets, ta mise à jour peut le réveiller. Surveille les boucles entre les deux.
Workstack23

Update a Task

ActionDans la doc seulement

Change une tâche déjà présente dans Workstack. C'est ainsi qu'un changement de statut côté support ou une réponse de formulaire revient à la personne qui fait le travail.

Quand l'utiliser
un client répond à une question et la tâche liée doit refléter l'information.
Attention
trouve d'abord la tâche avec Get a Task ou List Tasks for a User, puis glisse-la ici.
Workstack24

Update a Todo

ActionDans la doc seulement

Retouche une todo dans Workstack, pour corriger son libellé ou refléter une avancée notée dans une autre app.

Quand l'utiliser
une todo est recopiée ailleurs et un changement de ce côté doit revenir dans Workstack.
Attention
deux scénarios qui synchronisent dans les deux sens peuvent se renvoyer la même modification. Décide avant qui a le dernier mot.
Workstack25

Update a Todo List

ActionDans la doc seulement

Modifie une liste de todos existante, pratique quand une check-list issue d'un modèle mérite une touche propre au projet.

Quand l'utiliser
le projet a été renommé et la liste doit porter le nouveau libellé.
Attention
ce module vise la liste. Pour changer une todo précise, c'est Update a Todo ; fais un Run once et vérifie le résultat dans Workstack.
Besoin d'aide

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FAQ

Workstack et Make : les questions fréquentes

01L'intégration Workstack Make est-elle gratuite ?
Oui, côté Make. Workstack est une app standard, accessible dès le plan Free. Ce plan autorise 2 scénarios actifs, 15 minutes au minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) descendent à 1 minute d'intervalle, lèvent la limite de scénarios actifs et vont jusqu'à 40 minutes d'exécution. Make compte en opérations, une par module et par bundle. Il te faut aussi un compte Workstack actif, soumis à la tarification de Workstack.
02Que faut-il pour connecter Workstack à Make ?
Un compte Workstack actif et son jeton d'API. Dans Workstack, ouvre Personal Settings, repère la partie consacrée au jeton, clique sur Generate ou Reveal si besoin et copie la valeur. Dans Make, ajoute un module Workstack, clique sur Create a connection, donne un nom si tu veux, puis colle le jeton. Cette connexion unique sert ensuite à tous les modules Workstack de tes scénarios : tu la crées une fois par compte, pas une fois par module.
03Le déclencheur Workstack de Make réagit-il en temps réel ?
Non. Les 7 déclencheurs Workstack sont planifiés : Make interroge Workstack au rythme du scénario, l'app ne l'appelle pas. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, ce qui est aussi l'intervalle le plus court du plan Free. Les plans payants descendent à 1 minute. Un nouveau projet ou une nouvelle tâche arrive donc au passage suivant, pas à l'instant de sa création. Pour réagir plus vite, raccourcis la planification sur un plan payant.
04Que faire s'il manque un module Workstack dans Make ?
Passe par Make an API Call. Ce module envoie une requête à n'importe quel point d'entrée de l'API Workstack avec ta connexion existante, et couvre ce que les 21 actions et 4 recherches ne font pas. Lis la doc de l'API Workstack avant d'écrire la requête. Garde en tête que la doc Make de Workstack signale avoir été générée par IA à partir de la doc de l'éditeur et peut contenir des erreurs : vérifie les points importants auprès de Workstack.
05Make ou n8n pour automatiser Workstack ?
Ça dépend surtout de l'outil que ton équipe utilise déjà. Côté Make, Workstack arrive avec 32 modules prêts à l'emploi, un éditeur visuel et une connexion créée une fois puis réutilisée partout. Une app comme Workstack a souvent aussi un nœud n8n : vérifie qu'il existe avant de trancher. Appuie ton choix sur les modules dont tu as vraiment besoin, sur la façon dont chaque outil compte l'usage et sur la personne qui maintiendra les scénarios.