Integración Act! ZapierAutomatiza Act! con Zapier.
La integración Act! Zapier ofrece 3 disparadores, 7 acciones y 2 búsquedas para contactos, oportunidades, notas, actividades y grupos. Todo funciona por consulta, el plan gratuito basta para empezar y las trampas están en los campos obligatorios.
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Qué hace de verdad la integración Act! Zapier
Conecta tu CRM Act! con el resto de tus herramientas sin programar. Zapier vigila Act! (contactos nuevos, contactos editados, oportunidades nuevas) y también puede escribir en él: contactos, notas, actividades, historial, oportunidades y grupos. Configuras cada conexión una vez y después funciona sola.
Un registro de cada cambio en la ficha. En un despacho de abogados, cuando alguien corrige los datos de un cliente, Contact Updated arranca el Zap y Add History deja constancia en su historial. Nadie tiene que acordarse de apuntarlo.
Alumnos que entran solos al CRM. Una academia de idiomas recibe inscripciones por un formulario web; Add Contact convierte cada una en una ficha de Act! sin copiar y pegar.
Datos de facturación siempre al día. Una distribuidora cambia la dirección de un cliente en su programa de facturas; Find or Create Contact localiza la ficha y Update Contact la corrige.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguno de los tres disparadores es instantáneo, así que un evento de Act! espera a la siguiente consulta. No hay disparador para notas, actividades o entradas de historial nuevas, ninguna operación borra nada y ninguna búsqueda trabaja sobre oportunidades. Si dudas entre plataformas, revisa Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen una y otra vez en esta página. Aquí van, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un evento de arranque y luego uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap, por ejemplo un contacto editado en Act!. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como una nota en Act!.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan solo cuenta eso.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo. En instantáneo, es la app la que avisa a Zapier al momento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
- Conexión
- Tu cuenta de Act! enlazada con Zapier una sola vez y reutilizada después por todos los pasos de Act! de tus Zaps.
Cuánto cuesta de verdad un Zap con Act!
Act! no es una app premium: el plan gratuito de Zapier la admite. El gasto se mide en tareas, y el disparador nunca consume ninguna.
- App premiumNo, sirve el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Se cobraCada acción completada
- No se cobraDisparador, consultas, fallos
Que Zapier consulte Act! en busca de novedades no cuesta nada, por muchas veces que lo haga. Cada acción que sale bien cuenta una tarea; la que falla no cuenta. Un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una sola. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de dos pasos: un disparador y una acción. Con un filtro, una búsqueda o una segunda acción pasa a ser un Zap de varios pasos, que exige un plan de pago.
Conecta tu cuenta de Act! con Zapier
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de Act! y permisos de lectura o escritura sobre las fichas que no son tuyas.
- 02
Elige Act! y confirma
Escribe Act! en el buscador del cuadro de diálogo, selecciona la app y pulsa Add connection. Se abre entonces una pestaña nueva del lado de Act!, lista para iniciar sesión.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Act! desde esa pestaña y autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión aparece en tu lista y cada paso de Act! que crees después la reutiliza.
Tu primer Zap: dejar rastro de los cambios importantes
ObjetivoCuando se edita un contacto en Act!, un filtro deja pasar solo los cambios que te interesan y Act! añade una entrada en el historial de esa ficha.
- 01
Construye: el disparador
Crea un Zap, elige Act! como app de arranque y
Contact Updatedcomo evento. Después selecciona la conexión de Act! creada antes. - 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres contactos más recientes de tu cuenta. Elige uno real, porque sobre él harás la correspondencia de campos.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más, elige Filter y define el campo, la regla y el valor. Ojo con el tipo: una regla de texto no funciona sobre números.
- 04
Escribe en el historial
Añade
Add History, elige el tipo, enlaza el contacto que trae el disparador y rellena la hora de inicio y la de fin. Prueba el paso y revisa la ficha en Act!. - 05
Publica
Pulsa Publish para activar el Zap. Con el filtro es un Zap de varios pasos y requiere plan de pago; sin él, cabe en el gratuito.
Los 3 disparadores de la integración Act! Zapier
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Act!. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new contact is created.”
Arranca el Zap con cada ficha de contacto que aparece en Act!, venga de una alta manual, de una importación o de otro Zap. Entrega el registro a los pasos siguientes para copiarlo, etiquetarlo o darle la bienvenida.
Contact Updated
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a Contact is updated.”
Responde cuando alguien edita un contacto que ya existía, no cuando se crea uno. Es el punto de partida para que otra herramienta siga alineada con Act! tras un cambio de teléfono, de correo o de empresa.
New Opportunity
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new opportunity is created.”
Pone en marcha un Zap cada vez que se abre un negocio en Act!. Es el disparador adecuado cuando es el embudo de ventas, y no la agenda de contactos, lo que marca el siguiente paso: avisar a un responsable o preparar un presupuesto.
Acciones de Act!: lo que un Zap puede escribir en tu CRM
Act! te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Activity
AcciónEn Zapier“Adds an activity to a contact.”
Agenda una actividad en Act!: tipo de actividad, contacto con quien se programa, hora de inicio y hora de fin, los cuatro obligatorios. Puede marcarse como privada.
Add Note
AcciónEn Zapier“Adds a note to a contact.”
Añade una nota escrita a un contacto; el contacto y el texto son obligatorios. La nota es pública por defecto y puede pasar a privada.
Add Opportunity
AcciónEn Zapier“Creates a new opportunity.”
Abre un negocio en Act! ligado a un contacto y a una fecha de cierre estimada; ambos campos son obligatorios.
Add Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new contact.”
Da de alta una ficha de contacto nueva en Act! con datos que llegan de otra herramienta.
Add History
AcciónEn Zapier“Adds a history to a contact.”
Registra en el historial de un contacto algo que ya ocurrió. Pide un tipo, el contacto, una hora de inicio y una hora de fin; también admite la opción privada.
Add Group
AcciónEn Zapier“Creates a new group.”
Crea un grupo en Act! con un único campo obligatorio: el nombre, que no puede repetirse.
Update Contact
AcciónEn Zapier“Updates a new contact.”
Modifica una ficha existente en lugar de crear otra. Solo exige el contacto que hay que cambiar, y normalmente lo aporta un paso de búsqueda.
Búsquedas de Act!: localizar antes de escribir
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Act!, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra una ficha que ya existe para que los pasos siguientes la usen. En el editor, las búsquedas de Act! están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es una coincidencia única.
Find or Create Contact
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds or creates a contact.”
Busca un contacto según el campo que elijas y el valor que le asignes, ambos obligatorios. El editor muestra además una línea «buscar o crear» con el mismo nombre: es la misma búsqueda con la casilla marcada, no una operación más.
Find Group
BúsquedaFind or createEn Zapier“Looks up groups in Act!”
Localiza un grupo existente en Act! y lo pasa a los pasos siguientes. La segunda línea Find Group del editor es su variante «buscar o crear», no otra operación.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: desaparece el ajuste anterior y Zapier pide los campos necesarios para crear la ficha que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando varias fichas coinciden: quedarse con la primera (por defecto), detener el Zap o pasarlas todas a la vez.
Cuando un Zap de Act! falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a Act!. Los fallos de abajo son los límites generales que más afectan a un CRM.
Cuatro causas explican casi todos los Zaps rotos con Act!. Ninguna se nota el primer día: aparecen cuando entran datos reales. Si un Zap sigue sin portarse bien, consulta Depuración Zapier o pide ayuda a una Agencia Zapier.
Las fichas antiguas nunca llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Los contactos y negocios que ya estaban en Act! se quedan fuera, y traspasarlos es otro trabajo.El Zap se dispara a sí mismo
Contact Updated seguido de Update Contact sobre la misma ficha escribe donde mira el disparador. Cada ejecución provoca la siguiente y el cupo de tareas se agota.Una importación masiva se atasca
Tras importar muchas fichas en Act!, un disparador puede devolver de golpe un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Sin ejecuciones duplicadas
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio, así que el mismo contacto nunca arranca el Zap dos veces. Las ediciones pasan por Contact Updated.
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