Integración Actaport ZapierAutomatiza Actaport con Zapier.
La integración Actaport Zapier reúne 18 disparadores, 18 acciones y 11 búsquedas. Los 18 disparadores son instantáneos: un expediente, un contacto o una tarea nueva en Actaport llega al momento a tu automatización, también en el plan gratuito. Aquí ves qué hace cada paso, su coste y sus fallos.
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Qué resuelve la integración Actaport Zapier en un despacho
Actaport es una plataforma en la nube con la que los despachos de abogados gestionan expedientes, contactos, plazos y documentos. Conectarla con Zapier significa que un hecho en Actaport, como un expediente recién abierto, genera por sí solo el siguiente paso, sin copiar datos a mano. Y sus 18 disparadores avisan al instante.
Tres resultados que los despachos suelen buscar. Expedientes que se abren solos: Create Case File crea el expediente con su responsable y su primer interviniente en cuanto otra herramienta confirma el encargo. Gastos de terceros registrados sin hoja de cálculo: Create Third Party Cost anota en el expediente lo pagado a un perito o a un procurador, a cargo de la parte designada como cliente. Tareas que se cierran donde se trabaja: Update Task Status marca como hecha la tarea de Actaport cuando el trabajo se termina en otra aplicación, y New or Updated Task avisa al equipo de cada cambio.
Igual de importante es lo que Zapier no hace aquí. Ningún disparador reacciona a un gasto nuevo, a unos honorarios RVG nuevos ni a un usuario nuevo. No hay acción para borrar: un Zap crea y actualiza, nunca elimina. Y ninguna búsqueda trae la opción de buscar o crear, así que un contacto que quizá no existe se resuelve en dos pasos.
Si dudas entre herramientas para este trabajo, Make vs Zapier y n8n vs Zapier comparan criterio por criterio.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en toda la página. Aquí van, en lenguaje llano, una sola vez.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez.
- Disparador
- El hecho, dentro de una app, que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier espera ese hecho.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti en una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso y nada más.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo; uno instantáneo lo comunica la propia app al ocurrir.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo recibido cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
- Conexión
- Tu cuenta de Actaport vinculada una vez a Zapier y reutilizada por cada paso de Actaport en todos tus Zaps.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Actaport
Actaport no es una app premium: funciona desde el plan gratuito. Se paga en tareas y solo cuentan las acciones.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados, sin apps premium
- Tamaño de un Zap gratuitoUn disparador y una acción, nada más
- Disparadores de ActaportTodos instantáneos: la tabla de abajo no se les aplica
El disparador no consume nada, y la espera de eventos nuevos de Actaport tampoco, lleguen los que lleguen. Cada acción que sale bien cuenta una vez: un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una. Una acción fallida no se cobra. La trampa real: el plan gratuito se queda en dos pasos. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, que exige plan de pago.
Conecta tu cuenta de Actaport con Zapier
- 01
Abre la página de apps
Dentro de tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre un cuadro con un buscador: escribe Actaport y selecciónala en la lista.
- 02
Inicia sesión en Actaport
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Actaport: entra con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps, mejor una que vea todos los expedientes que piensas automatizar.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión aparece en la página Apps y todos los pasos de Actaport la reutilizan. Necesitas permiso de lectura o escritura sobre lo que no es tuyo.
Tu primer Zap: plazo y tarea para cada expediente nuevo
ObjetivoCada expediente abierto en Actaport recibe un primer plazo y una tarea para quien lo lleva, sin que nadie los cree a mano.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo desde el editor. Como disparador elige Actaport y el evento New Case File, y selecciona la conexión creada antes.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres expedientes más recientes de la cuenta, así configuras lo que sigue sobre un expediente real y no sobre campos vacíos.
- 03
Añade Create Deadline
Añade la acción de Actaport Create Deadline. Rellena el número de expediente en formato Number/YY, la fecha de fin en formato YYYY-MM-DD y el motivo del plazo.
- 04
Añade Create Task
Suma una segunda acción, Create Task, con título, prioridad, id del responsable y fecha límite. Con dos acciones el Zap pasa a ser de varios pasos y requiere plan de pago.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada acción y comprueba en Actaport que el plazo y la tarea aparecen. Después pulsa Publish para encender el Zap.
Los 18 disparadores de Actaport
18 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Actaport, y 18 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Case File
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new case file is created.”
Cuando alguien del despacho abre un expediente nuevo en Actaport, este disparador lo entrega al Zap una sola vez, en el momento de crearlo.
New Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new contact is created.”
Una persona u organización que entra en la agenda de Actaport pone en marcha el Zap, una vez por ficha y solo al crearse.
New Deadline
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a deadline is created.”
Los plazos procesales no perdonan. Este disparador recoge cada plazo en el instante en que se registra en un expediente.
New Document
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new document is created or uploaded.”
Tanto si el documento se redacta en Actaport como si se sube, el Zap lo recibe en cuanto existe.
New or Updated Case File
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new case file is created or an existing case file is updated.”
Es la red ancha para expedientes: reacciona al abrirse uno y también cada vez que se edita uno existente.
New or Updated Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new contact is created or an existing contact is updated.”
Crear una ficha o retocar una existente basta para arrancar el Zap, así que es la fuente lógica para sincronizar contactos.
New or Updated Deadline
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new deadline is created or an existing deadline is updated.”
Un plazo recién creado y un plazo modificado más tarde entran por la misma puerta, así ningún aplazamiento se pierde.
New or Updated Document
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new document is created or an existing document is updated.”
Sigue a los documentos de principio a fin: cuando llegan y cada vez que se revisan.
New or Updated Resubmission
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new resubmission is created or an existing resubmission is updated.”
Un recordatorio de expediente (la fecha en que el asunto vuelve a la mesa de alguien) activa el Zap al crearse y en cada cambio.
New or Updated Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created or an existing task is updated.”
Cualquier tarea, recién creada o editada tras una reunión con el cliente, pone en marcha el Zap.
New Resubmission
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new resubmission is created.”
En cuanto un abogado programa un recordatorio en un expediente, Zapier lo recibe, una única vez.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created.”
Una tarea creada en Actaport, a mano o desde otro Zap, llega a Zapier en cuanto se guarda.
Updated Case File
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing case file is updated.”
Aquí solo cuentan los cambios: editar un expediente existente arranca el Zap, abrir uno nuevo no.
Updated Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing contact is updated.”
Solo le interesan las fichas ya existentes que alguien corrige; los contactos nuevos pasan sin despertarlo.
Updated Deadline
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing deadline is updated.”
Con el plazo ya registrado, cualquier cambio posterior llega por aquí; los plazos nuevos quedan fuera.
Updated Document
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing document is updated.”
Un documento ya guardado que se revisa activa este paso. Las subidas nuevas no cuentan.
Updated Resubmission
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing resubmission is updated.”
Un cambio en un recordatorio existente, sea fecha o estado, arranca el Zap; uno recién creado, no.
Updated Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing task is updated.”
Escucha únicamente las tareas existentes que se modifican, desde una nueva fecha límite hasta un cambio de responsable.
Las 18 acciones de Actaport
Actaport te da 18 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Case File
AcciónEn Zapier“Creates a new case file.”
Abre un expediente en Actaport con nombre, responsable, asistentes y un primer interviniente.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new contact.”
Da de alta una ficha en la agenda; con el apellido y el tipo de contacto basta.
Create Deadline
AcciónEn Zapier“Creates a new deadline for a case file.”
Fija un plazo en un expediente con fecha de fin y motivo, y permite marcarlo como definitivo o provisional.
Create Expense
AcciónEn Zapier“Creates an expense in a case file for the party designated as client.”
Registra un gasto en un expediente, a cargo de la parte designada como cliente y facturado al usuario que indiques.
Create Resubmission
AcciónEn Zapier“Creates a new resubmission for a case file.”
Programa un recordatorio en un expediente, con el motivo por el que debe volver a la mesa de alguien.
Create RVG Fee
AcciónEn Zapier“Creates an RVG fee in a case file for the party designated as client.”
Añade una línea de honorarios RVG al expediente para la parte cliente, con tipo de actividad, IVA, descripción e importe neto.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task. If a case file is specified, the task is automatically linked with the case file.”
Crea una tarea con título, prioridad, responsable y fecha límite; si indicas un expediente, queda vinculada a él automáticamente.
Create Third Party Cost
AcciónEn Zapier“Creates a third party cost in a case file for the party designated as client.”
Anota en un expediente un coste pagado a un tercero, para la parte cliente y a nombre de un usuario.
Update Case File
AcciónEn Zapier“Updates an existing case file.”
Modifica un expediente existente, localizado por su número Number/YY, incluido el ajuste de deducción de IVA del interviniente.
Update Contact
AcciónEn Zapier“Updates an existing contact.”
Reescribe los datos del contacto que señalas con su id.
Update Deadline
AcciónEn Zapier“Updates an existing deadline.”
Edita un plazo ya registrado, localizado por número de expediente e id del plazo, y puede pasarlo de definitivo a provisional.
Update Deadline Status
AcciónEn Zapier“Updates the status of an existing deadline.”
Cambia solo el estado de un plazo, sin tocar fecha ni motivo.
Update Document Metadata
AcciónEn Zapier“Updates the metadata of a document.”
Reescribe los metadatos de un documento; solo su id es obligatorio.
Update Resubmission
AcciónEn Zapier“Updates an existing resubmission.”
Modifica un recordatorio ya programado, localizado por número de expediente y su id.
Update Resubmission Status
AcciónEn Zapier“Updates the status of an existing resubmission.”
Cambia el estado de un recordatorio y nada más.
Update Task
AcciónEn Zapier“Updates an existing task.”
Cambia una tarea existente, que identificas por su id.
Update Task Status
AcciónEn Zapier“Updates the status of an existing task.”
Pasa una tarea a otro estado a partir de su id.
Upload Document
AcciónEn Zapier“Uploads a document from the given source to a specific case file.”
Toma un archivo desde una dirección web y lo guarda en el expediente indicado.
Las 11 búsquedas de Actaport
11 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Actaport, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista de eventos de acción, bajo el título SEARCH. Localizan un registro que ya existe y pasan su id al paso siguiente: así un Zap consigue el id de un contacto o de un plazo que ningún paso anterior traía. Algunos campos ofrecen además + Add search step, que inserta la búsqueda por ti.
Find Contact by Id
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing contact by Id.”
Recupera una ficha cuando ya tienes su id de contacto.
Find Contact by Parameters
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing contact by supported parameters.”
Busca un contacto con los criterios que admite Actaport, en lugar de por id.
Find Deadline by Id
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing deadline of a case file by Id.”
Localiza un plazo concreto de un expediente con el número Number/YY y el id del plazo.
Find Document by Id
BúsquedaEn Zapier“Finds a document of a case file by id.”
Saca un documento de un expediente con el número de expediente y el id del documento.
Find Document by Parameters
BúsquedaEn Zapier“Finds existing documents by parameters”
Lista documentos existentes de un expediente según criterios; el número de expediente es lo único obligatorio.
Find Case File by File Number
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing case file by its file number.”
Encuentra un expediente a partir de su número, escrito como Number/YY.
Find Related Case Files
BúsquedaEn Zapier“Finds related case files for the party designated as client.”
Reúne los expedientes en los que interviene un contacto, para la parte designada como cliente.
Find Resubmission by Id
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing resubmission of a case file by Id.”
Recupera un recordatorio concreto con el número de expediente y su id.
Find Task by Id
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing task by Id.”
Trae una tarea por su id, para que el paso siguiente trabaje con datos actuales.
Find Users
BúsquedaEn Zapier“Finds existing users by parameters.”
Recorre los usuarios de la cuenta de Actaport, filtrando si quieres por activos o por quienes pueden ser responsable o asistente de un expediente.
Find Logged-In User
BúsquedaEn Zapier“Finds the currently logged-in user.”
Devuelve el usuario que está detrás de la propia conexión, sin pedir nada.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda vacía detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en buscar o crear en las apps que lo ofrecen. Actaport no lo ofrece: lo que falte requiere un paso Create aparte.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primer resultado (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando un Zap de Actaport falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Actaport y no hay límites de uso propios de la app publicados. Los fallos vienen del funcionamiento de Zapier.
Cuatro situaciones explican casi todas las sorpresas. Para un diagnóstico paso a paso, consulta Depuración Zapier.
Lo anterior no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de encenderlo. Los expedientes y contactos ya existentes en Actaport se quedan como están; moverlos es otro trabajo.El Zap que se dispara a sí mismo
Escribir donde mira el disparador, como Update Case File tras Updated Case File, reinicia el Zap una y otra vez y agota tus tareas.Una importación masiva frenada
Si un disparador devuelve de golpe un lote enorme, por ejemplo tras una migración a Actaport, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Formato erróneo, acción fallida
Número de expediente en Number/YY, fechas en YYYY-MM-DD, importes en céntimos. Un formato malo hace fallar la acción, que al menos no cuesta tareas.
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Una persona lee cada mensaje.
