Ressources · Intégration Zapier

Intégration Actaport ZapierAutomatiser Actaport avec Zapier.

L'intégration Actaport Zapier compte 18 déclencheurs, 18 actions et 11 recherches. Les 18 déclencheurs sont instantanés : un dossier, un délai ou une relance créé dans Actaport part aussitôt dans ton automatisation, même en plan gratuit. Voici ce que fait chaque étape, son coût, ses pannes.

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Aperçu

Ce que l'intégration Actaport Zapier change dans un cabinet

Actaport est un logiciel de gestion de cabinet d'avocats, dans le cloud : dossiers, contacts, délais, documents, temps facturable. Le brancher sur Zapier, c'est laisser un événement d'Actaport (un dossier modifié, un contact créé) produire tout seul la suite, sans ressaisie. Bonne nouvelle : ses 18 déclencheurs sont tous instantanés.

Trois usages reviennent dans les cabinets. Des relances qui se posent seules : Create Resubmission inscrit une date de reprise sur un dossier dès qu'un autre outil signale qu'une réponse est attendue. Un carnet d'adresses tenu à jour : Create Contact et Update Contact recopient dans Actaport les coordonnées saisies par le client sur un formulaire, sans que l'assistante retape quoi que ce soit. Des honoraires RVG au bon endroit : Create RVG Fee ajoute une ligne d'honoraires au dossier, côté partie désignée comme cliente, prête pour la facturation.

Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Aucun déclencheur ne réagit à une nouvelle dépense, à de nouveaux honoraires ou à un nouvel utilisateur. Aucune action ne supprime : un Zap crée et modifie, jamais il n'efface. Et aucune recherche ne propose de variante « trouver ou créer », donc un contact peut-être absent se traite en deux étapes distinctes.

Pour situer Zapier face aux autres outils sur ce genre de chantier, Make vs Zapier et n8n vs Zapier comparent critère par critère.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Huit mots reviennent partout dans cette page. Les voici, dits simplement, une bonne fois.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan compte ces tâches-là, rien d'autre.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe ; un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même.
Filtre
Une étape qui ne laisse passer la suite que si ce qui arrive remplit ta condition, et arrête le Zap sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Connexion
Ton compte Actaport relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape Actaport de tous tes Zaps.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap Actaport

Actaport n'est pas réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. La facture se compte en tâches, et seules les actions comptent.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités, sans les apps réservées aux plans payants
  • Taille d'un Zap gratuitUn déclencheur et une action, pas plus
  • Déclencheurs ActaportTous instantanés : la grille ci-dessous ne s'applique jamais

Le déclencheur ne coûte rien, pas plus que l'attente de nouveaux événements Actaport, quel qu'en soit le nombre. Chaque action réussie compte une fois : un Zap à trois actions consomme le triple d'un Zap à une action. Une action en échec n'est pas décomptée. Le vrai piège : le plan gratuit s'arrête à deux étapes. Un filtre, une recherche ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, donc payant.

Connexion

Connecter ton compte Actaport à Zapier

  1. 01

    Ouvrir la page des apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps, puis clique sur + Add connection. Une fenêtre s'ouvre avec un champ de recherche : tape Actaport et choisis-la.

  2. 02

    Se connecter à Actaport

    Clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre sur Actaport : connecte-toi avec le compte au nom duquel les Zaps vont agir, de préférence un compte qui voit tous les dossiers concernés.

  3. 03

    Autoriser l'accès

    Donne à Zapier l'accès au compte. La connexion apparaît sur la page Apps et chaque étape Actaport la réutilise. Il te faut un droit de lecture ou d'écriture sur ce qui ne t'appartient pas.

Premier Zap

Ton premier Zap : une relance à chaque dossier modifié

ObjectifQuand un dossier Actaport est créé ou modifié et qu'il remplit ta condition, une relance s'inscrit dessus avec sa date et son motif.

  1. 01

    Créer le Zap

    Lance un nouveau Zap. Comme déclencheur, choisis Actaport puis l'événement New or Updated Case File, et sélectionne la connexion créée plus haut.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois dossiers les plus récents du compte. Tu fais ainsi le paramétrage de la suite sur un vrai dossier, pas sur des cases vides.

  3. 03

    Poser le filtre

    Avec l'icône plus, ajoute Filter et règle le champ, la règle et la valeur. Une règle texte pour du texte, une règle nombre pour des nombres, sinon rien ne passe. Le Zap devient multi-étapes.

  4. 04

    Ajouter Create Resubmission

    Ajoute l'action Actaport Create Resubmission. Renseigne le numéro de dossier au format Number/YY, le motif de la relance et sa date au format YYYY-MM-DD.

  5. 05

    Tester, puis publier

    Teste l'action et vérifie que la relance apparaît bien sur le dossier dans Actaport. Clique ensuite sur Publish pour allumer le Zap.

Déclencheurs

Les 18 déclencheurs Actaport

18 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Actaport, et 18 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Case File

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new case file is created.”

L'ouverture d'un dossier dans Actaport lance le Zap une seule fois, au moment de sa création, et lui transmet ce dossier pour la suite.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
chaque nouvelle affaire doit déclencher la même routine d'ouverture, par exemple un premier délai et une tâche pour l'assistante.
Attention
les dossiers ouverts avant la mise en route du Zap ne remontent jamais.
2

New Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new contact is created.”

Dès qu'une personne ou une structure entre dans le carnet d'adresses d'Actaport, Zapier le sait et démarre le Zap, une fois par fiche.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un nouveau client doit aussi apparaître dans l'outil d'emailing ou de facturation du cabinet.
Attention
les corrections ultérieures de la fiche ne le relancent pas, c'est le rôle de New or Updated Contact.
3

New Deadline

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a deadline is created.”

Un délai saisi sur un dossier, c'est souvent une échéance de procédure. Ce déclencheur la capte à l'instant où elle est enregistrée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
chaque nouveau délai doit s'afficher dans l'agenda partagé du cabinet, sans recopie manuelle.
Attention
si la date bouge ensuite, ce déclencheur ne repart pas.
4

New Document

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new document is created or uploaded.”

Rédigé dans Actaport ou simplement téléversé, un document neuf réveille ce déclencheur aussitôt qu'il existe.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'associé responsable veut être prévenu qu'une pièce vient d'arriver dans un dossier qu'il suit.
Attention
un Zap qui dépose lui-même des documents avec Upload Document relancera ce déclencheur. Évite de combiner les deux dans un même Zap tant qu'un filtre n'écarte pas ses propres dépôts.
5

New or Updated Case File

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new case file is created or an existing case file is updated.”

Version large du suivi des dossiers : il réagit à l'ouverture d'un dossier comme à chacune de ses modifications.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un tableau de bord extérieur doit refléter l'état réel de chaque affaire, pas seulement sa première version.
Attention
il part bien plus souvent que New Case File, et chaque passage qui atteint une action coûte des tâches.
6

New or Updated Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new contact is created or an existing contact is updated.”

Une fiche contact créée ou retouchée suffit à lancer le Zap, ce qui en fait la bonne source pour une synchronisation.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le logiciel de comptabilité doit toujours détenir la dernière adresse de chaque client.
Attention
si le même Zap réécrit dans les contacts d'Actaport, il tourne en boucle.
7

New or Updated Deadline

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new deadline is created or an existing deadline is updated.”

Ici, un délai tout juste créé et un délai modifié plus tard passent par la même porte d'entrée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une audience renvoyée doit se déplacer aussi dans l'agenda extérieur, sans que personne n'y pense.
Attention
le Zap ne distingue pas seul création et modification ; un filtre s'impose si un seul cas t'intéresse.
8

New or Updated Document

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new document is created or an existing document is updated.”

Ce déclencheur suit les documents de bout en bout : à leur arrivée, puis à chaque nouvelle version.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
chaque version d'un projet de conclusions doit être signalée au collaborateur qui relit.
Attention
le coupler à Update Document Metadata sur le même document crée une boucle. Pour signaler les versions, garde ce Zap en lecture seule et envoie l'alerte hors d'Actaport.
9

New or Updated Resubmission

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new resubmission is created or an existing resubmission is updated.”

Une relance (la date à laquelle un dossier doit revenir sur un bureau) déclenche le Zap à sa création puis à chaque changement.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une liste de suivi tenue hors d'Actaport doit coller à toutes les relances, y compris les reports.
Attention
un changement de statut compte aussi comme une modification.
10

New or Updated Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new task is created or an existing task is updated.”

Toute tâche, qu'elle vienne d'être créée ou qu'elle ait été retouchée après un rendez-vous, fait partir le Zap.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la messagerie d'équipe doit refléter en continu qui fait quoi et pour quand.
Attention
terminer ce Zap par Update Task ou Update Task Status sur la même tâche le relance.
11

New Resubmission

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new resubmission is created.”

Au moment où un avocat programme une relance sur un dossier, Zapier la reçoit, une seule fois.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
chaque relance doit devenir une tâche pour l'assistante, avec la même date d'échéance.
Attention
une relance reportée ensuite reste invisible ici ; New or Updated Resubmission la voit. Le test du déclencheur ramène les trois relances les plus récentes du compte, de quoi régler l'échéance sur une vraie date.
12

New Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new task is created.”

Une tâche créée dans Actaport, à la main ou par un autre Zap, arrive dans Zapier dès son enregistrement.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le titulaire de la tâche doit recevoir un message là où il lit vraiment ses notifications.
Attention
un Zap qui contient Create Task nourrit ce déclencheur avec ses propres créations.
13

Updated Case File

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an existing case file is updated.”

Seules les modifications comptent : un dossier existant qu'on édite lance le Zap, un dossier neuf l'ignore.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'associé veut savoir qu'une affaire qu'il supervise a bougé, sans recevoir chaque ouverture.
Attention
Update Case File sur le même dossier relance ce déclencheur. Un test ramène un vrai élément du compte, sur lequel tu fais le paramétrage.
14

Updated Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an existing contact is updated.”

Il ne s'intéresse qu'aux fiches déjà présentes qu'on corrige ; les contacts nouveaux passent sans le réveiller.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un client déménage et son nouveau domicile doit suivre dans l'outil de facturation.
Attention
Update Contact dans le même Zap fabrique une boucle qui épuise ton quota. Envoie plutôt la nouvelle adresse vers l'outil de facturation, sans réécrire la fiche Actaport.
15

Updated Deadline

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an existing deadline is updated.”

Une fois un délai inscrit, chaque changement qu'il subit passe par ici ; les délais neufs restent de côté.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un délai passé de provisoire à définitif doit alerter l'avocat chargé du dossier.
Attention
Update Deadline ou Update Deadline Status sur le même délai relancent le Zap.
16

Updated Document

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an existing document is updated.”

Un document déjà rangé qu'on révise fait partir ce déclencheur. Les nouveaux téléversements, eux, ne comptent pas.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la dernière version d'un contrat doit être annoncée au client avant signature.
Attention
modifier les métadonnées du document par le Zap compte comme une révision. Laisse le reclassement des métadonnées à la main tant que ce Zap tourne.
17

Updated Resubmission

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an existing resubmission is updated.”

Un changement sur une relance existante, nouvelle date ou nouveau statut, lance le Zap ; une relance toute neuve, non.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'assistante doit savoir qu'une date de reprise a été déplacée sur un de ses dossiers.
Attention
Update Resubmission ou Update Resubmission Status sur la même relance font boucler le Zap.
18

Updated Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an existing task is updated.”

Ce déclencheur n'écoute que les tâches déjà créées qu'on modifie, d'une nouvelle échéance à un changement de titulaire.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une tâche réattribuée doit prévenir immédiatement son nouveau titulaire, hors d'Actaport.
Attention
un changement de statut fait par Update Task Status sur la même tâche relance le Zap.
Actions

Les 18 actions Actaport

Actaport te donne 18 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Case File

Action

Dans Zapier“Creates a new case file.”

Ouvre un dossier dans Actaport avec son nom, son responsable, ses assistants et un premier intervenant.

Quand l'utiliser
une lettre de mission signée dans un autre outil doit ouvrir l'affaire sans ressaisie.
Attention
l'intervenant exige un identifiant de contact, un rôle principal et un rôle secondaire ; plusieurs assistants se séparent par + ou une virgule.
2

Create Contact

Action

Dans Zapier“Creates a new contact.”

Inscrit une nouvelle fiche dans le carnet d'adresses ; un nom de famille et un type de contact suffisent.

Quand l'utiliser
un prospect qui remplit le formulaire du site doit exister dans Actaport avant le premier rendez-vous.
Attention
une seule adresse postale par contact.
3

Create Deadline

Action

Dans Zapier“Creates a new deadline for a case file.”

Pose un délai sur un dossier avec sa date de fin et son motif, en le marquant définitif ou provisoire si besoin.

Quand l'utiliser
une convocation reçue par email doit se traduire par un délai dans l'affaire.
Attention
numéro de dossier au format Number/YY, date au format YYYY-MM-DD.
4

Create Expense

Action

Dans Zapier“Creates an expense in a case file for the party designated as client.”

Enregistre une dépense dans un dossier, côté partie désignée comme cliente, facturée à l'utilisateur que tu désignes.

Quand l'utiliser
les frais de déplacement saisis dans une note de frais doivent rejoindre le dossier.
Attention
pour les types relevant du numéro 7000 ff. VV RVG, Actaport calcule les montants ; la quantité va de 1 à 9999.
5

Create Resubmission

Action

Dans Zapier“Creates a new resubmission for a case file.”

Programme une relance sur un dossier, avec le motif pour lequel il doit revenir sur le bureau de quelqu'un.

Quand l'utiliser
un courrier envoyé à la partie adverse appelle un point de suivi à date.
Attention
la date suit YYYY-MM-DD et le numéro de dossier Number/YY.
6

Create RVG Fee

Action

Dans Zapier“Creates an RVG fee in a case file for the party designated as client.”

Ajoute une ligne d'honoraires RVG au dossier pour la partie cliente, avec type d'activité, TVA, description et montant net.

Quand l'utiliser
les honoraires arrêtés hors d'Actaport doivent atterrir dans le bon dossier pour facturer.
Attention
le montant net s'écrit en centimes, et le numéro de rémunération se saisit à part de la description.
7

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a new task. If a case file is specified, the task is automatically linked with the case file.”

Crée une tâche avec titre, priorité, titulaire et échéance ; si tu indiques un dossier, la tâche s'y rattache d'elle-même.

Quand l'utiliser
tout événement extérieur qui veut dire « quelqu'un a quelque chose à faire ».
Attention
le titulaire est un identifiant d'utilisateur, pas un nom.
8

Create Third Party Cost

Action

Dans Zapier“Creates a third party cost in a case file for the party designated as client.”

Inscrit un débours payé à un tiers dans un dossier, toujours pour la partie cliente et au nom d'un utilisateur.

Quand l'utiliser
la facture d'un huissier validée ailleurs doit apparaître dans l'affaire.
Attention
montant net en centimes, quantité entre 1 et 9999.
9

Update Case File

Action

Dans Zapier“Updates an existing case file.”

Modifie un dossier existant, retrouvé par son numéro au format Number/YY, y compris le réglage de déduction de TVA de l'intervenant.

Quand l'utiliser
un changement décidé dans un autre outil doit se voir sur le dossier.
Attention
un numéro erroné fait échouer l'étape.
10

Update Contact

Action

Dans Zapier“Updates an existing contact.”

Réécrit les coordonnées d'un contact désigné par son identifiant.

Quand l'utiliser
un client corrige ses informations dans un espace en ligne et Actaport doit suivre.
Attention
sans identifiant, rien ne se passe ; une recherche Find Contact vient souvent avant, et une seule adresse postale reste possible.
11

Update Deadline

Action

Dans Zapier“Updates an existing deadline.”

Retouche un délai déjà inscrit, repéré par le numéro de dossier et l'identifiant du délai, et peut le basculer entre définitif et provisoire.

Quand l'utiliser
un renvoi d'audience doit déplacer le délai dans Actaport.
Attention
les deux identifiants sont obligatoires ; associe-le à Find Deadline by Id.
12

Update Deadline Status

Action

Dans Zapier“Updates the status of an existing deadline.”

Change le statut d'un délai, sans toucher à sa date ni à son motif.

Quand l'utiliser
un dépôt confirmé dans un autre outil doit clore le délai correspondant.
Attention
numéro de dossier et identifiant du délai restent requis en plus du statut.
13

Update Document Metadata

Action

Dans Zapier“Updates the metadata of a document.”

Réécrit les métadonnées d'un document ; seul son identifiant est obligatoire.

Quand l'utiliser
les pièces reçues doivent être classées de façon homogène sans que personne ne les ouvre une à une.
Attention
elle réveille Updated Document dans tout Zap qui surveille les documents.
14

Update Resubmission

Action

Dans Zapier“Updates an existing resubmission.”

Modifie une relance déjà posée, retrouvée par le numéro de dossier et son identifiant.

Quand l'utiliser
le client demande un délai de réflexion et la date de reprise doit glisser.
Attention
sans l'identifiant de la relance, l'étape ne trouve pas sa cible.
15

Update Resubmission Status

Action

Dans Zapier“Updates the status of an existing resubmission.”

Bascule le statut d'une relance, et seulement lui.

Quand l'utiliser
la réponse de la partie adverse est arrivée et la relance peut être marquée traitée.
Attention
trois valeurs sont requises : numéro de dossier, identifiant et nouveau statut. Find Resubmission by Id placé juste avant confirme que la relance existe encore.
16

Update Task

Action

Dans Zapier“Updates an existing task.”

Change une tâche existante, que tu désignes par son identifiant.

Quand l'utiliser
un rendez-vous déplacé dans l'agenda doit décaler l'échéance de la tâche liée.
Attention
avec Updated Task en déclencheur, le Zap tourne en boucle. Pour décaler une échéance, pars plutôt d'un déclencheur hors d'Actaport, comme l'agenda.
17

Update Task Status

Action

Dans Zapier“Updates the status of an existing task.”

Fait passer une tâche à un autre statut, à partir de son identifiant.

Quand l'utiliser
un travail coché ailleurs doit clore la tâche Actaport.
Attention
Find Task by Id permet de vérifier que la tâche existe encore. Le nouveau statut est obligatoire, au même titre que l'identifiant.
18

Upload Document

Action

Dans Zapier“Uploads a document from the given source to a specific case file.”

Récupère un fichier depuis une adresse web et le range dans le dossier indiqué.

Quand l'utiliser
une pièce jointe reçue par email doit finir dans l'affaire.
Attention
la source doit être une URL complète, le numéro de dossier suit Number/YY. Le numéro de dossier, lui aussi obligatoire, se reprend d'une étape précédente plutôt que d'être tapé.
Recherches

Les 11 recherches Actaport

11 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Actaport, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Les recherches se trouvent en bas de la liste des événements d'action, sous l'intitulé SEARCH. Elles retrouvent un élément existant et passent son identifiant à l'étape suivante : c'est ainsi qu'un Zap obtient un identifiant de contact ou de délai qu'aucune étape précédente ne portait. Certains champs proposent aussi + Add search step, qui insère la recherche pour toi.

1

Find Contact by Id

Recherche

Dans Zapier“Finds an existing contact by Id.”

Ramène une fiche contact quand tu connais déjà son identifiant.

Quand l'utiliser
le déclencheur t'a donné un identifiant et l'étape suivante a besoin de la fiche complète.
Attention
seule la correspondance d'identifiant fonctionne, pas un nom. Si tu n'as qu'un nom, passe par Find Contact by Parameters.
2

Find Contact by Parameters

Recherche

Dans Zapier“Finds an existing contact by supported parameters.”

Cherche un contact à partir des critères qu'Actaport accepte, plutôt que par identifiant.

Quand l'utiliser
juste avant Create Contact, pour éviter de créer un doublon.
Attention
si plusieurs fiches répondent, le réglage des résultats multiples décide laquelle passe. Si rien ne répond, Create Contact peut prendre le relais à l'étape suivante, faute de variante qui crée d'elle-même.
3

Find Deadline by Id

Recherche

Dans Zapier“Finds an existing deadline of a case file by Id.”

Retrouve un délai précis d'un dossier, à partir du numéro Number/YY et de l'identifiant du délai.

Quand l'utiliser
avant Update Deadline, pour s'assurer que la cible existe.
Attention
les deux valeurs sont obligatoires. Pour ne changer ensuite que le statut, enchaîne avec Update Deadline Status.
4

Find Document by Id

Recherche

Dans Zapier“Finds a document of a case file by id.”

Ressort un document d'un dossier, avec le numéro de dossier et l'identifiant du document.

Quand l'utiliser
une étape plus loin doit agir sur une pièce désignée plus tôt.
Attention
un identifiant venu d'un autre dossier ne sera pas trouvé. Reprends donc le numéro de dossier de la même étape que l'identifiant.
5

Find Document by Parameters

Recherche

Dans Zapier“Finds existing documents by parameters”

Liste les documents existants d'un dossier selon des critères, le numéro de dossier étant le seul obligatoire.

Quand l'utiliser
tu veux les pièces d'une affaire sans connaître leurs identifiants.
Attention
plusieurs résultats sont probables, règle la sortie en conséquence. Si tu as déjà l'identifiant d'une pièce, Find Document by Id va plus droit au but.
6

Find Case File by File Number

Recherche

Dans Zapier“Finds an existing case file by its file number.”

Retrouve un dossier à partir de son numéro, écrit Number/YY.

Quand l'utiliser
un email porte la référence du dossier et le Zap doit la vérifier avant d'écrire.
Attention
une référence mal tapée ne renvoie rien et, par défaut, arrête le Zap. Vérifie le format : le numéro, une barre oblique, puis l'année sur deux chiffres.
8

Find Resubmission by Id

Recherche

Dans Zapier“Finds an existing resubmission of a case file by Id.”

Retrouve une relance précise à partir du numéro de dossier et de son identifiant.

Quand l'utiliser
juste avant Update Resubmission Status, pour vérifier qu'elle existe toujours.
Attention
les deux valeurs sont obligatoires. Le numéro de dossier s'écrit Number/YY, comme partout ailleurs dans Actaport.
9

Find Task by Id

Recherche

Dans Zapier“Finds an existing task by Id.”

Va chercher une tâche par son identifiant, pour que l'étape suivante travaille sur des données à jour.

Quand l'utiliser
un identifiant stocké dans un autre outil doit être contrôlé avant mise à jour.
Attention
une tâche supprimée ne renvoie rien. Seul l'identifiant est demandé : un titre de tâche ne la retrouvera pas.
10

Find Users

Recherche

Dans Zapier“Finds existing users by parameters.”

Parcourt les utilisateurs du compte Actaport, en filtrant au besoin sur les comptes actifs ou sur ceux qui peuvent être responsable ou assistant d'un dossier.

Quand l'utiliser
Create Case File exige un identifiant de responsable et tu ne connais que la personne.
Attention
tu récupères un identifiant, pas un nom.
11

Find Logged-In User

Recherche

Dans Zapier“Finds the currently logged-in user.”

Renvoie l'utilisateur derrière la connexion elle-même, sans rien demander.

Quand l'utiliser
dépenses, honoraires et tâches doivent être imputés au compte qui fait tourner le Zap.
Attention
la réponse est toujours la même personne, quel que soit l'auteur de l'événement. Pour imputer à un autre collaborateur, Find Users cherche parmi les utilisateurs, y compris par rôle de clerc ou d'assistant.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissée par défaut, une recherche vide arrête le Zap et les étapes qui en dépendent sautent. Activée, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer » sur les apps qui le proposent. Actaport ne le propose pas : un élément absent demande une étape Create séparée.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties possibles : garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Actaport casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Actaport et aucune limite de débit propre à l'app n'est publiée. Les pannes viennent du fonctionnement de Zapier lui-même.

Quatre situations expliquent l'essentiel des mauvaises surprises. Pour un diagnostic pas à pas, la page Dépannage Zapier détaille la méthode.

  • Le passé ne remonte jamais

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les dossiers et relances déjà présents dans Actaport restent où ils sont : les reprendre est un chantier à part.

  • Le Zap qui se relance lui-même

    Écrire là où le déclencheur regarde, par exemple Update Contact derrière Updated Contact, relance le Zap en boucle et vide ton quota de tâches.

  • Un import massif retenu

    Quand un déclencheur renvoie d'un coup un énorme lot, après une migration vers Actaport par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.

  • Mauvais format, action en échec

    Numéro de dossier en Number/YY, dates en YYYY-MM-DD, montants en centimes. Un format faux fait échouer l'action, qui au moins ne coûte aucune tâche.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Actaport avec Zapier ?

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FAQ

Questions fréquentes sur l'intégration Actaport Zapier

01L'intégration Actaport Zapier est-elle gratuite ?
Oui pour l'app elle-même : Actaport n'est pas réservée aux plans payants, elle fonctionne avec le plan gratuit de Zapier. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite tient à la taille : un Zap gratuit se compose d'un déclencheur et d'une action, rien de plus. Dès qu'un filtre, une recherche ou une deuxième action s'ajoute, par exemple Find Contact by Parameters avant Create Contact, le Zap devient multi-étapes et passe sur un plan payant. Les tarifs bougent souvent : vérifie la page des plans avant de choisir.
02Combien de tâches consomme un Zap Actaport ?
Une par action réussie, à chaque passage du Zap. Le déclencheur ne coûte rien, l'attente de nouveaux événements non plus. Un Zap qui transforme chaque nouvelle relance en tâche consomme une tâche par relance. Ajoute Create Deadline derrière et la même relance en coûte deux. Une action en échec, par exemple un montant RVG saisi en euros au lieu de centimes, n'est pas décomptée. Pense aussi aux étapes de recherche quand tu estimes ta consommation du mois.
03Actaport envoie-t-il les données à Zapier en temps réel ?
Oui. Les 18 déclencheurs d'Actaport sont instantanés : l'app prévient Zapier dès qu'un dossier, un contact, un délai, un document, une relance ou une tâche est créé ou modifié, et le Zap part aussitôt. La grille d'interrogation, 15 minutes en plan gratuit, ne s'applique pas à eux. Pour une relance ou un délai de procédure, c'est un vrai confort. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair.
04Que faut-il pour connecter Actaport à Zapier ?
Un compte Actaport, et un droit de lecture ou d'écriture sur chaque dossier, contact ou document qui ne t'appartient pas mais que le Zap doit toucher. La connexion se fait une fois depuis la page Apps de Zapier : + Add connection, choix d'Actaport, identification dans l'onglet qui s'ouvre, puis autorisation. Toutes les étapes Actaport la réutilisent ensuite, dans chacun de tes Zaps. Choisis bien ce compte : Find Logged-In User renverra toujours cette personne.
05Pourquoi Create Third Party Cost échoue-t-il sans arrêt ?
Presque toujours à cause d'un champ obligatoire mal rempli. L'action réclame le numéro de dossier, un motif, un type de dépense, une quantité, un montant net, une date de création et un identifiant d'utilisateur pour la facturation. Le montant net s'écrit en centimes, la quantité doit rester entre 1 et 9999. Si tu ne connais pas l'identifiant de l'utilisateur, place Find Users ou Find Logged-In User avant l'action et reprends ce qu'ils trouvent.
06Et si l'opération Actaport dont tu as besoin n'existe pas ?
Il faut alors contourner, ou garder l'étape à la main. Zapier ne propose aucune action Actaport de suppression, ni de déclencheur pour une nouvelle dépense, de nouveaux honoraires ou un nouvel utilisateur. Parfois deux étapes existantes suffisent, comme Find Contact by Parameters suivie de Create Contact faute de variante « trouver ou créer ». Sinon, consulte la page officielle de l'app sur Zapier avant de trancher, et documente la partie manuelle pour l'équipe.
07Zapier, Make ou n8n pour Actaport ?
Tout dépend de tes critères, il n'y a pas de vainqueur unique. Zapier offre une app Actaport prête à l'emploi avec 18 déclencheurs instantanés, ce qui permet à une équipe non technique de monter un premier Zap sans code. Make et n8n conviennent mieux à qui veut des embranchements, des boucles ou un hébergement chez soi, au prix d'un paramétrage plus poussé. Compare le coût par exécution, les règles d'hébergement des données clients et qui maintiendra les Zaps.
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