Integración actiTIME ZapierAutomatiza actiTIME con Zapier.
La integración actiTIME Zapier ofrece 8 disparadores, 7 acciones y 3 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos: tu Zap (la automatización que montas en Zapier) sigue clientes, proyectos, tareas y horas sin esperar, también en el plan gratuito.
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Qué hace de verdad la integración actiTIME Zapier
actiTIME es una herramienta para registrar el tiempo y ordenar el alcance del trabajo: clientes, sus proyectos, las tareas de cada proyecto y las horas y ausencias de cada persona. Conectarla con Zapier permite mover esa información en las dos direcciones. Lo que cambia en actiTIME pone en marcha algo en otra herramienta, y lo que ocurre fuera puede escribir en actiTIME sin que nadie abra la app.
Tres resultados para verlo claro.
Una hoja de facturación que se rellena sola. Cada vez que alguien registra o corrige horas, Updated Time-Track se dispara y el Zap copia la línea en la hoja con la que administración prepara las facturas. Se factura sobre horas reales, no sobre recuerdos.
Un portal de cliente al día. Updated Task avisa cuando una tarea existente cambia, y el Zap actualiza la ficha que ve el cliente. El jefe de proyecto deja de copiar cambios a mano.
Clientes que llegan del CRM sin duplicados. Una oportunidad ganada pasa por Find Customer con la creación activada: si el cliente ya existe se reutiliza, si no se crea, y después Create Project abre el proyecto debajo.
Ahora, lo que no hace. Ninguna acción borra nada: ni clientes, ni proyectos, ni tareas. Ningún disparador reacciona a un borrado. Las búsquedas solo encuentran el nombre exacto, con cada espacio y cada mayúscula. Y como no hay ni un disparador por consulta, la tabla de intervalos de los planes no influye aquí.
Si dudas entre plataformas, la comparativa n8n vs Zapier y la Reseña de Zapier ponen los criterios sobre la mesa.
Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en toda esta página. Aquí van en lenguaje normal.
- Zap
- La automatización en sí: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, por ejemplo un usuario nuevo en actiTIME. Con el Zap encendido, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que crea, envía, mueve o cambia algo por ti.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Una tarea es una acción completada con éxito; tu plan cuenta esas.
- Por consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo comunica la propia app en el momento.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe, como un cliente por su nombre, para que los pasos siguientes lo usen.
Lo que cuesta de verdad
actiTIME no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito. Lo que se paga son tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien.
- DisparadorGratis, siempre
- Cada acción completada1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de 2 pasos
- App premiumNo, funciona en Free
El disparador nunca cuesta una tarea, y que Zapier esté atento a eventos nuevos tampoco. Cada acción completada cuenta por separado: un Zap con tres acciones gasta tres veces más que uno con una sola. Una acción que falla no se cobra. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps sin límite de cantidad, pero cada uno se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Un filtro, un paso de búsqueda o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige un plan de pago. Como los ocho disparadores son instantáneos, la tabla de abajo no frena a ninguno.
Conecta tu cuenta de actiTIME
- 01
Abre la página de apps
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta. Ahí viven las conexiones: tu cuenta de una app enlazada una vez y reutilizada por cada paso que la usa. Necesitas una cuenta de actiTIME.
- 02
Añade actiTIME
Pulsa + Add connection, busca actiTIME en el cuadro de diálogo, selecciónalo y confirma con Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de actiTIME.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en actiTIME en esa pestaña y concede el acceso a Zapier. Si el Zap va a tocar clientes o proyectos que no son tuyos, comprueba antes que tu usuario tiene permiso de lectura o escritura sobre ellos.
Tu primer Zap con actiTIME
ObjetivoCada persona dada de alta recibe en su hoja de horas el tiempo de la sesión de bienvenida, sin que RR. HH. lo apunte.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo, elige actiTIME como app de inicio y el evento New User. Después selecciona tu conexión de actiTIME.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres usuarios más recientes de la cuenta. Elige uno real para mapear los campos sobre datos de verdad.
- 03
Busca la tarea
Añade Find Task, elige el proyecto interno y escribe el nombre exacto de la tarea, por ejemplo Bienvenida. Este paso convierte el Zap en uno de varios pasos, de pago.
- 04
Suma el tiempo
Añade Modify Time-Track (Increase Time): el usuario viene del disparador, la tarea de la búsqueda, Date puede ser today y Delta va en minutos.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso una vez y revisa la hoja de horas de esa persona en actiTIME. Si cuadra, pulsa Publish para encender el Zap.
Los 8 disparadores de actiTIME
8 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en actiTIME, y 8 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Customer
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new customer is created.”
Arranca el Zap en cuanto aparece un cliente nuevo en actiTIME. Es la puerta de entrada para todo lo que debe seguir a una relación comercial recién abierta.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Basta un proyecto nuevo, bajo cualquier cliente, para poner el Zap en marcha. Sirve para preparar todo lo que debe existir el día que empieza un encargo.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created.”
Reacciona a cada tarea recién creada, esté en el proyecto que esté. Suele ser el disparador más activo de la app, y por eso el que más rápido gasta tareas.
New User
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new user is created.”
Se activa cuando un administrador añade a una persona a la cuenta de actiTIME. La incorporación de gente nueva es su uso natural.
Updated Leave Time
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the user's leave time is changed.”
Salta cuando cambia una ausencia registrada para un usuario, sea vacaciones, baja u otro tipo de ausencia.
Updated Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing task is changed.”
A diferencia de New Task, este espera a que se modifique una tarea que ya existía. Las tareas nuevas no lo activan.
Updated Time-Track
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the user's working time is changed.”
Vigila las horas de trabajo. Cada vez que un usuario añade o corrige tiempo en una tarea, el Zap recibe el cambio.
Updated Time-Track's Status (Ready for Approval)
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the weekly time-track's status is changed to the 'Ready for Approval' status.”
Más concreto que el anterior: solo salta cuando una hoja de horas semanal pasa al estado Ready for Approval, es decir, cuando alguien entrega su semana.
Las 7 acciones de actiTIME
actiTIME te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Customer
AcciónEn Zapier“Creates a new customer.”
Da de alta un cliente en actiTIME a partir de lo ocurrido antes en el Zap, para que exista antes de la primera hora imputada.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un proyecto bajo el cliente que eliges en la lista o que llega de un paso anterior. Customer y Project Name son obligatorios.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task.”
Coloca una tarea nueva en el proyecto indicado. Elige antes un cliente para acotar la lista de proyectos, o añade un paso de búsqueda que lo encuentre por nombre.
Modify Leave Time (Increase Time)
AcciónEn Zapier“Modifies the leave time record by increasing the existing value by a specified value.”
Suma minutos a la ausencia ya registrada para un usuario, una fecha y un tipo de ausencia. La fecha admite el valor today, y un delta de cero no cambia nada.
Modify Leave Time
AcciónEn Zapier“Modifies the leave time record by replacing the existing value with a specified one.”
Sustituye el valor de ausencia de un usuario, en una fecha y un tipo concretos, por el que envías. Lo anterior desaparece.
Modify Time-Track (Increase Time)
AcciónEn Zapier“Modifies the time-track record by increasing the existing value by a specified value.”
Añade minutos al tiempo de trabajo de un usuario en una tarea y una fecha. La tarea sale del desplegable o de un paso de búsqueda.
Modify Time-Track
AcciónEn Zapier“Modifies the time-track record by replacing the existing value with a specified one (along with the time-track record comment).”
Fija el tiempo de trabajo de un usuario en una tarea y una fecha en los minutos exactos que envías, junto con el comentario del registro.
Las 3 búsquedas de actiTIME
3 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en actiTIME, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Las tres exigen el nombre exacto. Algunos campos de acción ofrecen además + Add search step, que inserta la búsqueda justo antes del paso y conecta el resultado por ti.
Find Customer
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds the customer by name.”
Localiza un cliente por su nombre y lo pasa a los pasos siguientes. Solo devuelve un cliente cuyo nombre coincida letra por letra.
Find Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds project by name”
Recupera un proyecto por nombre dentro del cliente elegido o encontrado en una búsqueda previa. El nombre debe coincidir exactamente.
Find Task
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds the task by name.”
Encuentra una tarea por su nombre en un proyecto concreto, para imputarle tiempo después. Coincidencia exacta y proyecto obligatorio.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap ahí y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en su versión find or create: el ajuste anterior desaparece y el paso pide los campos para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas si coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo habitual por defecto, parar el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando el Zap de actiTIME falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a actiTIME: no hay límite de uso ni mensaje de error propio documentado. Las trampas de abajo son generales, y aquí pegan fuerte.
Casi ningún fallo viene de actiTIME en sí. Nacen de cómo un Zap lee y escribe en la misma cuenta. Para un método más amplio, la página de Depuración Zapier explica cómo diagnosticar un Zap atascado.
Nada del historial se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Clientes, tareas u horas que ya existían nunca entran; moverlos es un trabajo aparte.El Zap que se alimenta a sí mismo
Updated Time-Track con Modify Time-Track, o New Project con Create Project, en la misma cuenta: cada escritura vuelve a disparar el Zap y las tareas vuelan.Importaciones masivas frenadas
Si importas muchos usuarios o tareas de golpe, el disparador devuelve un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo en vez de procesarlo todo.Nombres repetidos rechazados
Dos clientes con el mismo nombre, un proyecto repetido en un cliente o una tarea repetida en un proyecto: actiTIME lo rechaza, la acción falla y no se cobra.
¿Necesitas ayuda para automatizar actiTIME con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
