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Intégration actiTIME ZapierAutomatiser actiTIME avec Zapier.

L'intégration actiTIME Zapier compte 8 déclencheurs, 7 actions et 3 recherches. Tous les déclencheurs sont instantanés : ton Zap (l'automatisation que tu montes dans Zapier) suit clients, projets, tâches et heures saisies sans délai, même en gratuit.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration actiTIME Zapier

actiTIME sert à suivre le temps passé et à cadrer le périmètre du travail : des clients, leurs projets, les tâches de chaque projet, puis les heures et les absences de chacun. Le brancher sur Zapier, c'est faire circuler ces informations dans les deux sens. Un changement dans actiTIME lance un enchaînement ailleurs, et un événement venu d'un autre outil écrit dans actiTIME à ta place.

Trois usages concrets pour fixer les idées.

Des absences visibles par la paie. Dès qu'un salarié modifie une absence, Updated Leave Time part et le Zap recopie le changement dans le tableur que le service paie relit en fin de mois. Plus de ressaisie, plus d'oubli.

Un nouvel arrivant équipé dès son premier jour. New User se déclenche quand un administrateur crée le compte. Le Zap peut alors prévenir l'équipe ou lancer la liste d'accueil dans l'outil RH.

Des heures saisies une seule fois. Un minuteur tiers envoie un nom de tâche, Find Task retrouve la vraie tâche, puis Modify Time-Track (Increase Time) ajoute les minutes à la feuille de temps. Le consultant ne double plus sa saisie.

Ce que l'intégration ne sait pas faire, maintenant. Aucune action ne supprime quoi que ce soit : ni client, ni projet, ni tâche. Aucun déclencheur ne réagit à une suppression. Les recherches exigent le nom exact, à l'espace près. Et comme aucun déclencheur ne fonctionne par interrogation, la grille d'intervalle des plans ne joue jamais ici.

Pour situer Zapier face aux autres plateformes, le comparatif Make vs Zapier et l'Avis Zapier posent les critères, sans verdict tout fait.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici en français courant.

Zap
L'automatisation elle-même : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement arrive.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap, par exemple un nouveau projet actiTIME. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou modifie quelque chose à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture. Une tâche, c'est une action menée à bien ; ton plan compte ces réussites.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app sur le moment.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si la donnée reçue remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément existant, comme une tâche par son nom, pour que la suite du Zap s'en serve.
Coût

Ce que ça coûte vraiment

actiTIME ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. Ce qui se paie, ce sont les tâches, et seules les actions réussies comptent.

  • DéclencheurGratuit, toujours
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à 2 étapes
  • App réservée au payantNon, marche en Free

Le déclencheur ne coûte jamais rien, pas plus que l'écoute des nouveaux événements. Chaque action réussie est comptée à part : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action qui échoue n'est pas facturée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps sans limite de nombre, mais chacun plafonne à deux étapes, un déclencheur et une action. Un filtre, une recherche ou une deuxième action en font un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants. Les huit déclencheurs étant instantanés, la grille ci-dessous ne ralentit aucun d'eux.

Connexion

Connecter ton compte actiTIME

  1. 01

    Ouvrir la page des apps

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte. C'est là que vivent les connexions, c'est-à-dire ton compte d'une app relié une fois puis réutilisé par chaque étape. Il te faut un compte actiTIME.

  2. 02

    Ajouter actiTIME

    Clique sur + Add connection, cherche actiTIME dans la fenêtre, sélectionne-le, puis valide avec Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté actiTIME.

  3. 03

    Se connecter et autoriser

    Identifie-toi sur actiTIME dans cet onglet et accorde l'accès à Zapier. Si le Zap doit toucher des clients ou des projets qui ne sont pas à toi, vérifie d'abord que ton utilisateur a les droits de lecture ou d'écriture dessus.

Premier Zap

Ton premier Zap actiTIME

ObjectifChaque projet au forfait démarre avec sa tâche de cadrage, les autres projets passent leur chemin.

  1. 01

    Créer le Zap

    Lance un nouveau Zap et choisis actiTIME comme app de départ, avec l'événement New Project. Sélectionne ta connexion actiTIME.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier ramène les trois projets les plus récents du compte. Choisis-en un vrai, c'est sur lui que tu feras correspondre les champs.

  3. 03

    Poser le filtre

    Ajoute une étape Filter avec le bouton plus. Champ : le nom du projet ; règle de texte : contient ; valeur : Forfait. Un filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant.

  4. 04

    Ajouter la tâche

    Ajoute actiTIME avec Create Task. Dans Project, place le projet venu du déclencheur, puis donne un Task Name, par exemple Cadrage. Deux tâches du même nom dans un projet sont refusées.

  5. 05

    Tester et publier

    Teste l'action une fois et vérifie la tâche créée dans actiTIME. Si tout est bon, clique sur Publish pour allumer le Zap.

Déclencheurs

Les 8 déclencheurs actiTIME

8 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans actiTIME, et 8 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Customer

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new customer is created.”

Dès qu'un client apparaît dans actiTIME, le Zap démarre. C'est le point d'entrée logique de tout ce qui doit suivre une nouvelle relation commerciale.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
ton cabinet comptable ouvre un dossier client et veut que la fiche du CRM ou le dossier partagé suive sans relance.
Attention
seuls les clients créés après la publication du Zap comptent ; ceux déjà présents ne seront jamais repris.
2

New Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new project is created.”

Un projet ajouté sous n'importe quel client suffit à lancer le Zap. Il sert à tout ce qui doit exister le jour où une mission commence.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence web vend des forfaits et veut que chaque projet démarre avec les mêmes tâches d'ouverture.
Attention
si le même Zap lance aussi Create Project sur ce compte, chaque projet créé relance le déclencheur et le Zap tourne en boucle.
3

New Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new task is created.”

Chaque tâche fraîchement créée, quel que soit son projet, fait partir le Zap. C'est souvent le déclencheur le plus bavard de l'app, donc celui qui consomme le plus vite.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un chef d'équipe veut voir chaque nouvelle tâche dans son outil de gestion de projet pour savoir sur quoi pointer.
Attention
l'associer à Create Task sur le même compte crée une boucle qui vide le quota de tâches.
4

New User

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new user is created.”

Un administrateur ajoute une personne au compte actiTIME, et le Zap s'en saisit. L'accueil des nouveaux est son terrain naturel.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
les RH veulent qu'un nouvel arrivant soit inscrit à la liste d'intégration et annoncé à l'équipe le jour même.
Attention
les collègues déjà présents avant la publication ne passent jamais ; les rattraper est un travail séparé.
5

Updated Leave Time

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the user's leave time is changed.”

Réagit à toute modification d'une absence enregistrée pour un utilisateur, quel que soit le type d'absence concerné.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la gestionnaire de paie veut retrouver chaque changement de congé dans le tableur qu'elle exploite en fin de mois, ou dans l'agenda partagé de l'équipe.
Attention
un Zap qui lance aussi Modify Leave Time sur ce compte se redéclenche à chaque écriture.
6

Updated Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an existing task is changed.”

Contrairement à New Task, celui-ci attend qu'une tâche existante soit modifiée. Les créations n'entrent pas en jeu.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un chef de projet veut garder le portail client ou l'outil de suivi aligné à chaque retouche faite dans actiTIME.
Attention
sur un projet actif, les tâches bougent souvent ; un filtre évite de payer une action pour chaque retouche sans intérêt.
7

Updated Time-Track

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the user's working time is changed.”

Surveille les heures de travail saisies. Chaque fois qu'un utilisateur ajoute ou corrige du temps sur une tâche, le Zap reçoit le changement.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un bureau d'études veut recopier chaque saisie dans le fichier de facturation pour facturer sur les heures réelles.
Attention
une feuille de temps se retouche plusieurs fois par jour, donc ce déclencheur part souvent ; garde des actions peu nombreuses derrière.
8

Updated Time-Track's Status (Ready for Approval)

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when the weekly time-track's status is changed to the 'Ready for Approval' status.”

Plus étroit que le précédent : il ne part que lorsqu'une feuille de temps hebdomadaire passe au statut Ready for Approval, c'est-à-dire quand quelqu'un rend sa semaine.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un responsable veut un message dès qu'une semaine est soumise, au lieu d'aller vérifier la file de validation.
Attention
seul ce changement de statut compte ; les autres statuts de la feuille ne le déclenchent pas.
Actions

Les 7 actions actiTIME

actiTIME te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Customer

Action

Dans Zapier“Creates a new customer.”

Crée un client dans actiTIME à partir de ce qui s'est passé plus haut dans le Zap, pour qu'il existe avant la première heure pointée.

Quand l'utiliser
un devis est signé dans ton outil commercial et le client doit apparaître aussitôt dans actiTIME.
Attention
actiTIME refuse deux clients du même nom ; un devis renvoyé deux fois fait échouer l'étape.
2

Create Project

Action

Dans Zapier“Creates a new project.”

Ouvre un projet sous un client choisi dans la liste ou repris d'une étape précédente. Customer et Project Name sont obligatoires.

Quand l'utiliser
une commande validée doit devenir un projet prêt à recevoir des heures, sans qu'un administrateur s'en charge.
Attention
le nom du projet doit être unique chez un même client ; chez un autre client, il passe.
3

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a new task.”

Range une nouvelle tâche dans le projet indiqué. Choisis d'abord un client pour réduire la liste des projets, ou ajoute une étape de recherche qui trouve le projet par son nom.

Quand l'utiliser
une demande arrivée par formulaire doit devenir une tâche sur laquelle l'équipe pointe.
Attention
un nom de tâche déjà pris dans ce projet fait échouer l'action.
4

Modify Leave Time (Increase Time)

Action

Dans Zapier“Modifies the leave time record by increasing the existing value by a specified value.”

Ajoute des minutes à l'absence déjà enregistrée pour un utilisateur, une date et un type d'absence. La date accepte la valeur today. Un écart à zéro ne change rien.

Quand l'utiliser
une demi-journée validée dans l'outil RH doit s'ajouter au congé déjà saisi.
Attention
l'écart se donne en minutes ; si la source parle en heures, convertis avec une étape Formatter.
5

Modify Leave Time

Action

Dans Zapier“Modifies the leave time record by replacing the existing value with a specified one.”

Remplace la valeur d'absence d'un utilisateur, pour une date et un type donnés, par celle que tu envoies. L'ancienne valeur disparaît.

Quand l'utiliser
ton logiciel RH fait foi et actiTIME doit refléter son chiffre du jour, sans calcul.
Attention
Time attend des minutes ; une valeur en heures inscrit une absence bien trop courte.
6

Modify Time-Track (Increase Time)

Action

Dans Zapier“Modifies the time-track record by increasing the existing value by a specified value.”

Rajoute des minutes au temps de travail d'un utilisateur sur une tâche, à une date donnée. La tâche vient de la liste ou d'une étape de recherche.

Quand l'utiliser
un minuteur tiers doit cumuler chaque session dans la feuille de temps actiTIME.
Attention
un écart vide ou à zéro ne change rien ; vérifie la valeur reprise avant de publier.
7

Modify Time-Track

Action

Dans Zapier“Modifies the time-track record by replacing the existing value with a specified one (along with the time-track record comment).”

Fixe le temps de travail d'un utilisateur sur une tâche et une date au nombre exact de minutes envoyé, commentaire de la saisie compris.

Quand l'utiliser
un autre outil tient le total définitif de la journée et actiTIME doit s'y aligner.
Attention
l'ancienne saisie est écrasée ; prends la version Increase Time si les heures doivent s'additionner.
Recherches

Les 3 recherches actiTIME

3 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans actiTIME, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Les recherches se trouvent en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Les trois exigent le nom exact. Certains champs d'action proposent aussi + Add search step, qui insère la recherche juste avant l'étape et branche le résultat tout seul.

1

Find Customer

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds the customer by name.”

Retrouve un client par son nom et le passe aux étapes suivantes. Seul un nom identique au caractère près donne un résultat.

Quand l'utiliser
une facture arrive avec un nom de client et le Zap doit retrouver le client actiTIME avant d'ouvrir un projet.
Attention
l'éditeur affiche aussi Find or Create Customer ; c'est cette même recherche avec la case de création cochée.
2

Find Project

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds project by name”

Va chercher un projet par son nom, chez le client sélectionné ou trouvé par une recherche précédente. Le nom doit correspondre exactement.

Quand l'utiliser
une demande cite un projet et la nouvelle tâche doit atterrir au bon endroit.
Attention
Find or Create Project, c'est cette recherche avec la création activée ; elle crée chez le client choisi.
3

Find Task

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds the task by name.”

Repère une tâche par son nom dans un projet donné, pour y inscrire du temps ensuite. Correspondance exacte, projet obligatoire.

Quand l'utiliser
ton minuteur envoie un nom de tâche et Modify Time-Track a besoin de la vraie tâche.
Attention
Find or Create Task reprend cette recherche ; case cochée, la tâche absente est créée.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche vide arrête le Zap ici et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cocher cette case transforme la recherche en version find or create : le réglage précédent disparaît et l'étape demande les champs pour créer l'élément manquant.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties si plusieurs éléments correspondent : garder le premier (c'est le défaut), arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand le Zap actiTIME casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à actiTIME : aucune limite de débit ni message d'erreur propre à l'app n'est documenté. Les pièges ci-dessous sont généraux, et ils frappent fort ici.

La plupart des pannes ne viennent pas d'actiTIME. Elles naissent de la façon dont un Zap lit et écrit dans le même compte. Pour une méthode plus large, la page Dépannage Zapier détaille comment diagnostiquer un Zap bloqué.

  • Pas de rattrapage de l'historique

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les clients, tâches ou absences déjà en place ne sont jamais repris ; les migrer est un chantier à part.

  • Le Zap qui se relance lui-même

    Updated Leave Time avec Modify Leave Time, ou New Task avec Create Task, sur le même compte : chaque écriture relance le déclencheur et les tâches fondent.

  • Les imports massifs freinés

    Un import de nombreuses tâches ou utilisateurs d'un coup renvoie un énorme lot. La protection contre les afflux de Zapier peut alors le retenir au lieu de tout traiter.

  • Les doublons de noms refusés

    Deux clients du même nom, un nom de projet repris chez un client, un nom de tâche repris dans un projet : actiTIME refuse, l'action échoue et n'est pas facturée.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser actiTIME avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

actiTIME et Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration actiTIME Zapier est-elle gratuite ?
Oui. actiTIME ne fait pas partie des apps que Zapier réserve aux plans payants, elle marche donc avec le plan gratuit. Celui-ci donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap reste à deux étapes : un déclencheur, une action. Dès que tu ajoutes un filtre, une recherche comme Find Customer ou une deuxième action, le Zap devient multi-étapes et demande un plan payant. Un Zap simple, New User vers un message d'accueil, tient dans le gratuit.
02Combien de tâches consomme un Zap actiTIME ?
Une par action réussie. Le déclencheur ne coûte rien, donc un événement Updated Leave Time seul est gratuit. Un Zap qui enchaîne Create Task puis Modify Time-Track consomme deux tâches à chaque passage, une pour la tâche créée et une pour le temps inscrit. Une action qui échoue, par exemple sur un nom en double, n'est pas comptée. Le vrai risque, c'est la fréquence : les feuilles de temps bougent souvent et chaque passage facture les actions qui suivent.
03Les déclencheurs actiTIME sont-ils en temps réel ?
Oui, les huit. Chaque déclencheur actiTIME est instantané : l'app prévient Zapier au moment où l'événement se produit, et le Zap part aussitôt, quel que soit ton plan. La grille d'interrogation, de 15 minutes en Free à 1 minute en Team et Enterprise, ne s'applique à aucun d'eux. Dans l'éditeur, un déclencheur instantané se reconnaît à son petit éclair. Aucun minuteur à attendre, donc : même en plan gratuit, la réaction est immédiate. C'est l'argument le plus utile pour qui débute sans budget.
04Que faut-il pour connecter actiTIME à Zapier ?
Un compte actiTIME, plus des droits de lecture ou d'écriture sur tout ce qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher. La connexion se fait depuis la page Apps de Zapier : + Add connection, choix d'actiTIME, identification dans l'onglet qui s'ouvre, puis autorisation. Cette connexion sert ensuite à toutes les étapes actiTIME. Si une tâche ou un collègue manque plus tard dans les listes, vérifie d'abord les droits de cet utilisateur.
05Pourquoi Modify Leave Time inscrit-il une absence minuscule ?
Parce que la valeur Time est attendue en minutes. Si la source envoie des heures, actiTIME lit huit comme huit minutes et remplace l'absence existante par ce chiffre. La parade : insérer une étape Formatter qui convertit la valeur avant l'action. Même règle pour la version Increase Time et pour les deux actions sur le temps de travail. Teste toujours sur un vrai jour d'absence avant de publier le Zap. Un seul essai suffit à repérer l'erreur.
06Et si l'opération actiTIME dont tu as besoin n'existe pas ?
Commence par la liste : 8 déclencheurs, 7 actions et 3 recherches sont visibles, sans aucune action de suppression ni déclencheur sur un élément supprimé. Si l'étape voulue n'y est pas, cette intégration ne la fera pas. Deux pistes : repenser le Zap autour d'une opération existante, par exemple remplacer une valeur avec Modify Leave Time plutôt que l'effacer, ou regarder du côté d'une autre plateforme d'automatisation. Teste-la avant de compter dessus.
07Zapier, Make ou n8n pour actiTIME ?
Tout dépend du critère, pas d'un vainqueur. Sur Zapier, actiTIME marche en gratuit avec huit déclencheurs instantanés, ce qui convient à une équipe qui veut monter vite des Zaps courts. Dès que les scénarios demandent filtres, recherches et plusieurs actions, la facturation à la tâche et le passage obligé au payant pèsent davantage. Compare le modèle de prix, le nombre d'étapes par scénario et la personne qui maintiendra le tout.
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