Integración Acuity Scheduling ZapierAutomatiza Acuity Scheduling con Zapier.
La integración Acuity Scheduling Zapier te da 5 disparadores, 5 acciones y 2 búsquedas. Una reserva, una cancelación, un cambio de hora o un pedido pueden arrancar una automatización, y cuatro de esos cinco eventos llegan a Zapier en el acto.
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Qué hace de verdad la integración Acuity Scheduling Zapier
Conecta tu cuenta de Acuity Scheduling con Zapier, una herramienta que une aplicaciones sin programar. Cuando un cliente reserva, cancela, cambia una cita o compra un producto, Zapier puede reaccionar en otra app. Y en sentido contrario, puede crear en Acuity códigos de cupón, códigos de bono, franjas bloqueadas o fichas de cliente.
Tres resultados que se montan primero. Ventas registradas sin teclear nada: New Product Order avisa de cada pedido completado, así contabilidad lo recibe sin esperar al cierre de mes. Huecos que no se pierden: Appointment Canceled llega en cuanto alguien anula, y quien gestiona la lista de espera puede ofrecer esa hora. Una agenda que respeta tu vida: Add Blocked Off Time bloquea una franja en el calendario que elijas, para que nadie reserve encima de un compromiso anotado en otra herramienta.
Hay un matiz que cambia la sensación de velocidad. Cuatro disparadores son instantáneos y funcionan al momento incluso en el plan gratuito. Appointment Start es la excepción: Zapier lo consulta cada cierto tiempo, cada 15 minutos en el plan gratuito, y un aviso pensado para un minuto exacto puede llegar tarde.
Lo que Zapier no hace aquí: no hay acción para crear, cancelar o borrar una cita, ni disparador propio para un cliente nuevo. Las búsquedas solo encuentran citas. Para lo demás está API Request (Beta), un paso técnico. Si estás comparando herramientas, la misma app aparece en nuestras páginas Integración Acuity Scheduling Make e Integración Acuity Scheduling n8n.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en toda la página. Aquí van una sola vez, en lenguaje de todos los días.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier espera ese evento y ningún otro.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o crea algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Una acción completada con éxito es una tarea, y tu plan es un cupo mensual de ellas.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto pasa.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
Cuánto cuesta de verdad
Acuity Scheduling no es una app premium: funciona desde el plan gratuito. Lo que se paga son las acciones, no las citas.
- App premiumNo, vale el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- DisparadorNunca se cobra
- Disparadores instantáneos4 de 5, sin espera
El disparador nunca gasta una tarea, y las revisiones de Zapier tampoco. Cada acción que sale bien cuenta una vez, así que un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una. Una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de solo dos pasos: un disparador y una acción. Con un filtro, una búsqueda o una segunda acción pasa a ser un Zap de varios pasos y necesitas un plan de pago.
Conecta Acuity Scheduling en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Acuity enlazada una vez y reutilizada por todos los pasos.
- 02
Elige Acuity Scheduling
Busca la app por su nombre en la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva de Acuity, y es justo ahí donde inicias sesión.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Acuity Scheduling desde esa pestaña y autoriza a Zapier. Necesitas una cuenta de Acuity y acceso a los calendarios de otras personas si algún Zap va a escribir en ellos.
Tu primer Zap: guardar cada reserva nueva en una hoja compartida
ObjetivoCada cita reservada de un tipo concreto añade una fila a la hoja que revisa el equipo comercial.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo, elige Acuity Scheduling como app de inicio y
New Appointmentcomo evento. Selecciona la conexión que acabas de crear. - 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta. Elige una reserva real para relacionar los campos con datos de verdad.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más, elige Filter y define el campo, la regla y el valor. Usa una regla de texto sobre un campo de texto, o el filtro no dejará pasar nada.
- 04
Añade la fila
Añade tu hoja de cálculo como paso siguiente y lleva los datos de la cita que trae el disparador a las columnas. Prueba el paso una vez y revisa lo que devuelve.
- 05
Publica
Pulsa Publish para activar el Zap. Con filtro es un Zap de varios pasos y requiere plan de pago; sin él, te basta el gratuito.
Los 5 disparadores de Acuity Scheduling
5 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Acuity Scheduling, y 4 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Appointment Start
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers a specified time before an appointment starts.”
Arranca el Zap un tiempo fijado antes de que empiece una cita. Sirve de base para un recordatorio interno, una lista de preparación o un aviso a quien atiende la sesión.
New Appointment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new appointment is scheduled.”
Salta con cada reserva nueva y pasa los datos de la cita al paso siguiente, listos para registrarla, anunciarla o llevarla a tu CRM.
Appointment Canceled
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an appointment is canceled.”
Reacciona a una cancelación, para que el hueco liberado no se quede vacío en la agenda solo porque nadie lo vio.
Appointment Rescheduled
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an appointment in Acuity gets rescheduled.”
Detecta cuando un cliente mueve una cita ya existente, para que el cambio se refleje allí donde trabaja tu equipo.
New Product Order
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new order is completed.”
Se pone en marcha cuando un cliente completa el pedido de un producto vendido a través de Acuity, y entrega ese pedido al paso siguiente.
Las 5 acciones de Acuity Scheduling
Acuity Scheduling te da 5 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Coupon Code
AcciónEn Zapier“Adds a new coupon code.”
Añade un código de cupón nuevo en Acuity, de modo que un descuento decidido fuera se pueda usar al reservar.
Add Package Code
AcciónEn Zapier“Adds a new package code.”
Genera un código para uno de tus bonos sin que tengas que entrar en el panel de Acuity.
Add Blocked Off Time
AcciónEn Zapier“Block off a new range of time on your schedule.”
Cierra una franja en uno de tus calendarios para que nadie pueda reservar en ella, con un inicio y un fin tomados del paso anterior.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Un paso técnico que llama directamente a Acuity con tu conexión actual, para lo que las acciones ya preparadas no cubren.
Add or Update Client
AcciónEn Zapier“This action updates a client's information in Acuity Scheduling. If the client does not exist, it creates a new client.”
Actualiza la ficha de un cliente que ya existe en Acuity o la crea si todavía no está, así un solo paso mantiene al día tu lista de clientes.
Las 2 búsquedas de Acuity Scheduling
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Acuity Scheduling, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra una cita ya registrada y se la pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista de eventos, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando no hay un único resultado limpio.
Find Appointment by ID
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing appointment by appointment ID.”
Recupera una cita a partir de su identificador de Acuity: la forma más fiable de obtener la reserva completa cuando un paso anterior solo trajo el número.
Find Appointments by Client Info
BúsquedaEn Zapier“Find existing appointments from client info.”
Localiza las reservas asociadas a los datos de un cliente, útil cuando otra herramienta sabe quién es la persona pero no qué cita tiene.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí. Si lo activas, el Zap sigue adelante sin ese dato.
- Create X if it doesn't exist yet?Convierte la búsqueda en «buscar o crear». Acuity no ofrece ninguna variante así en Zapier, de modo que no verás esta casilla.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primer resultado (la opción por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez a los pasos siguientes.
Cuando algo falla
Casi ningún fallo es culpa de Acuity: vienen del funcionamiento general de los Zaps.
Zapier publica un artículo de ayuda sobre los problemas habituales con Acuity Scheduling y una guía de inicio. Estos son los casos que pillan primero a quien empieza. Si un Zap sigue fallando, nuestra guía de Depuración Zapier repasa las comprobaciones una a una.
Las citas antiguas no aparecen
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Las reservas que ya existían no se recogen, y moverlas es un trabajo aparte.El Zap se dispara en bucle
Si una acción escribe justo donde mira un disparador, cada ejecución lanza la siguiente y tu cupo mensual de tareas se agota enseguida.Un lote enorme queda retenido
Tras una importación masiva o una migración, un disparador que devuelve de golpe muchísimos elementos puede quedar frenado por la protección contra avalanchas de Zapier.La misma cita no entra dos veces
En Appointment Start, que funciona por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio, así que una cita nunca arranca el Zap dos veces.
¿Necesitas ayuda para automatizar Acuity Scheduling con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
