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Intégration Acuity Scheduling ZapierAutomatiser Acuity Scheduling avec Zapier.

L'intégration Acuity Scheduling Zapier, c'est 5 déclencheurs, 5 actions et 2 recherches. Une réservation, une annulation, un report ou une commande peut lancer une automatisation, et quatre de ces cinq événements arrivent chez Zapier dès qu'ils se produisent.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration Acuity Scheduling Zapier

Elle branche ton agenda Acuity Scheduling sur Zapier, un outil qui relie des applications entre elles sans écrire de code. Dès qu'un client réserve, annule, déplace un créneau ou achète un produit, Zapier peut agir dans une autre app. Dans l'autre sens, il sait créer des codes promo, des codes de forfait, des plages bloquées ou des fiches client dans Acuity.

Trois usages reviennent tout le temps. Un suivi commercial qui se remplit seul : New Appointment pousse chaque réservation vers ton tableau ou ton CRM, sans ressaisie. Des codes promo prêts à l'emploi : Add Coupon Code ajoute un code promo dans Acuity dès que ton outil marketing en décide un. Un agenda qui tient compte du reste : Add Blocked Off Time ferme une plage horaire sur un calendrier choisi, pour qu'aucun client ne réserve par-dessus un rendez-vous perso.

Un point change tout dans la vitesse ressentie. Quatre déclencheurs sont instantanés, donc ils partent tout de suite même sur le plan gratuit. Appointment Start fait exception : Zapier vient le chercher à intervalle régulier, toutes les 15 minutes en gratuit. Un rappel calé à l'heure près peut donc arriver avec du retard.

Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune action pour prendre, annuler ou supprimer un rendez-vous, et aucun déclencheur dédié à un nouveau client. Les recherches ne retrouvent que des rendez-vous. Pour le reste, il y a API Request (Beta), une étape réservée aux profils techniques. Tu compares les outils ? La même app est traitée sur nos pages Intégration Acuity Scheduling Make et Intégration Acuity Scheduling n8n.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici une bonne fois, en français courant.

Zap
L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement et rien d'autre.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou crée quelque chose à ta place dans une app.
Tâche
L'unité que Zapier facture. Une action réussie égale une tâche, et ton plan se mesure en tâches par mois.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Coût

Combien ça coûte vraiment

Acuity Scheduling n'est pas réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. La facture dépend des actions, pas du nombre de rendez-vous.

  • Plan payant requisNon, le gratuit suffit
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • DéclencheurJamais facturé
  • Déclencheurs instantanés4 sur 5, sans attente

Le déclencheur ne consomme jamais de tâche, pas plus que les vérifications de Zapier. Chaque action réussie compte une fois : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais limités à deux étapes. Un filtre, une recherche ou une deuxième action, et le Zap devient multi-étapes : il faut alors un plan payant.

Connexion

Connecter Acuity Scheduling en trois étapes

  1. 01

    Ouvre tes connexions

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Acuity relié une seule fois, puis réutilisé par chaque étape.

  2. 02

    Choisis Acuity Scheduling

    Cherche l'app par son nom dans la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Acuity : c'est là que tu t'identifies.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi à Acuity Scheduling dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. Il te faut un compte Acuity, plus un accès aux calendriers d'un collègue si un Zap doit y écrire.

Premier Zap

Ton premier Zap : prévenir l'accueil quand une annulation libère un créneau

ObjectifChaque annulation d'un type de rendez-vous précis envoie un e-mail à la personne qui gère la liste d'attente.

  1. 01

    Crée le Zap

    Lance un nouveau Zap, choisis Acuity Scheduling comme app de départ et Appointment Canceled comme événement. Sélectionne la connexion créée juste avant.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents de ton compte. Choisis une vraie annulation pour faire la correspondance des champs.

  3. 03

    Pose le filtre

    Clique sur le plus, choisis Filter, puis règle le champ, la règle et la valeur. Une règle texte sur un champ texte, sinon le filtre ne laisse jamais rien passer.

  4. 04

    Ajoute l'e-mail

    Ajoute ta messagerie comme étape suivante et glisse dans le message les infos du rendez-vous remontées par le déclencheur. Teste l'étape une fois et lis ce qui revient avant d'aller plus loin.

  5. 05

    Publie

    Clique sur Publish pour allumer le Zap. Avec un filtre, c'est un Zap multi-étapes et il demande un plan payant ; sans filtre, le gratuit suffit.

Déclencheurs

Les 5 déclencheurs Acuity Scheduling

5 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Acuity Scheduling, et 4 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Appointment Start

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers a specified time before an appointment starts.”

Lance le Zap un certain temps avant le début d'un rendez-vous. C'est la bonne base pour un rappel interne, une fiche de préparation ou un message au praticien qui reçoit.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
tu veux qu'une personne ou un outil soit prévenu avant chaque séance, hors d'Acuity.
Attention
le champ Time Before est obligatoire, et comme la vérification suit l'intervalle du plan, le Zap peut partir après le délai réglé.
2

New Appointment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new appointment is scheduled.”

Part à chaque nouvelle réservation et transmet le détail du rendez-vous à l'étape suivante : de quoi l'archiver, l'annoncer ou l'envoyer dans ton CRM.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
chaque réservation doit atterrir dans un tableau partagé ou un pipeline commercial sans ressaisie.
Attention
les rendez-vous pris avant la publication du Zap ne remontent jamais, l'historique se reprend à part.
3

Appointment Canceled

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an appointment is canceled.”

Réagit à une annulation, pour que le créneau libéré ne reste pas vide dans l'agenda faute d'avoir été vu.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
tu gères une liste d'attente et tu veux remplir le créneau libéré tant qu'il en est encore temps.
Attention
sans filtre sur le type de rendez-vous, chaque annulation consomme une tâche, même celles qui ne t'intéressent pas.
4

Appointment Rescheduled

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an appointment in Acuity gets rescheduled.”

Repère le moment où un client déplace un rendez-vous existant, pour que le changement suive partout où ton équipe travaille.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un formateur ou un accueil doit savoir qu'une séance a bougé avant de se retrouver devant une salle vide.
Attention
chaque report relance le Zap : un client qui déplace trois fois son créneau te coûte des tâches à chaque fois.
5

New Product Order

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new order is completed.”

Démarre quand un client finalise une commande d'un produit vendu via Acuity, et passe cette commande à l'étape suivante.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la compta veut retrouver chaque vente dans son logiciel ou son tableau de chiffre d'affaires, sur le moment.
Attention
les commandes passées avant la publication du Zap ne remontent pas.
Actions

Les 5 actions Acuity Scheduling

Acuity Scheduling te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add Coupon Code

Action

Dans Zapier“Adds a new coupon code.”

Ajoute un nouveau code promo dans Acuity, pour qu'une remise décidée ailleurs soit utilisable au moment de réserver.

Quand l'utiliser
un jeu concours ou un outil de parrainage distribue des codes uniques qui doivent marcher sur ta page de réservation.
Attention
le champ Coupon est obligatoire : laissé vide, l'étape s'arrête.
2

Add Package Code

Action

Dans Zapier“Adds a new package code.”

Génère un code pour un de tes forfaits, sans que tu passes par l'administration d'Acuity.

Quand l'utiliser
un forfait vendu sur une autre boutique doit recevoir un code valable dans Acuity.
Attention
le champ Package est obligatoire, renseigne-le avant de tester l'étape.
3

Add Blocked Off Time

Action

Dans Zapier“Block off a new range of time on your schedule.”

Ferme une plage horaire sur l'un de tes calendriers pour que personne ne puisse y réserver, avec un début et une fin repris de l'étape précédente.

Quand l'utiliser
une réunion ou un rendez-vous perso noté ailleurs doit te rendre indisponible pour tes clients.
Attention
calendrier, début et fin sont tous obligatoires : l'événement source doit porter les deux horaires.
4

API Request (Beta)

Action

Dans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Une étape technique qui appelle Acuity directement avec ta connexion existante, pour ce que les actions toutes faites ne couvrent pas.

Quand l'utiliser
un développeur sait précisément quelle fonction d'Acuity atteindre et aucune autre action ne le fait.
Attention
elle ne parle qu'aux adresses d'Acuity, et le choix Stop on error décide si une erreur arrête le Zap.
5

Add or Update Client

Action

Dans Zapier“This action updates a client's information in Acuity Scheduling. If the client does not exist, it creates a new client.”

Met à jour une fiche client existante dans Acuity, ou la crée si elle n'existe pas encore : une seule étape garde ton fichier client à jour.

Quand l'utiliser
un prospect capté par formulaire ou dans ton CRM doit être connu avant sa première réservation.
Attention
la même étape crée ou met à jour selon le cas : teste-la sur un client connu et sur un nouveau avant de publier.
Recherches

Les 2 recherches Acuity Scheduling

2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Acuity Scheduling, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un rendez-vous déjà enregistré et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste des événements, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas unique.

1

Find Appointment by ID

Recherche

Dans Zapier“Finds an existing appointment by appointment ID.”

Récupère un rendez-vous à partir de son identifiant Acuity : le moyen le plus sûr d'obtenir la réservation complète quand une étape précédente n'a transmis que le numéro.

Quand l'utiliser
un paiement ou un formulaire fait référence à un rendez-vous et tu as besoin de l'horaire et du client.
Attention
l'identifiant est obligatoire et doit être exact.
2

Find Appointments by Client Info

Recherche

Dans Zapier“Find existing appointments from client info.”

Retrouve les réservations liées aux infos d'un client, pratique quand un autre outil sait qui est la personne mais pas quel rendez-vous elle a pris.

Quand l'utiliser
le support reçoit un message et veut voir les séances de la personne.
Attention
plusieurs rendez-vous peuvent correspondre, règle l'option des résultats multiples en connaissance de cause.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap à cet endroit. Activé, le Zap continue sans la donnée manquante.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Transforme une recherche en « trouver ou créer ». Acuity n'en propose aucune sur Zapier : tu ne verras pas cette case sur ses recherches.
  3. If multiple search results are found?
    Garder le premier résultat (le choix par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup aux étapes suivantes.
Quand ça casse

Quand ça casse

La plupart des pannes ne viennent pas d'Acuity, mais du fonctionnement général des Zaps.

Zapier publie un article d'aide sur les problèmes courants avec Acuity Scheduling et un guide de prise en main. Voici les cas qui piègent en premier. Si un Zap déraille encore, notre page Dépannage Zapier reprend les vérifications une par une.

  • Les anciens rendez-vous ne remontent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les réservations déjà là ne sont jamais reprises : leur transfert est un chantier à part.

  • Le Zap se relance en boucle

    Si une action écrit à l'endroit même que surveille un déclencheur, chaque passage lance le suivant, et ton quota de tâches fond à vue d'œil.

  • Un gros lot reste bloqué

    Après un import massif ou une migration, un déclencheur qui renvoie d'un coup un énorme lot peut être retenu par la protection anti-afflux de Zapier.

  • Un rendez-vous ne passe pas deux fois

    Sur Appointment Start, vérifié par interrogation, Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu : un même rendez-vous ne relance jamais le Zap.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Acuity Scheduling avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Acuity Scheduling Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Acuity Scheduling Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle fonctionne dès le plan gratuit, car Zapier ne réserve pas Acuity Scheduling aux plans payants. Le gratuit donne 100 tâches par mois et autant de Zaps que tu veux, avec une vraie limite : chaque Zap reste à deux étapes, un déclencheur et une action. Dès que tu ajoutes un filtre, une recherche ou une deuxième action, le Zap devient multi-étapes et Zapier demande un plan payant. Pour tester l'idée sur un ou deux cas simples, le gratuit suffit largement.
02Combien de tâches consomme un Zap Acuity ?
Une par action réussie, et rien pour le déclencheur. Une réservation qui lance un Zap à une seule action coûte une tâche. Un Zap à trois actions en coûte trois à chaque passage complet. Les vérifications de Zapier sont gratuites, quelle que soit leur fréquence, et une action en échec n'est pas comptée. Ce qui pèse vraiment sur la facture, c'est le nombre d'étapes après le déclencheur, multiplié par le volume de réservations, d'annulations ou de commandes du mois.
03Acuity Scheduling envoie-t-il ses événements à Zapier en temps réel ?
Pour quatre déclencheurs sur cinq, oui. New Appointment, Appointment Canceled, Appointment Rescheduled et New Product Order sont instantanés : Acuity prévient Zapier dès que l'événement a lieu, sur tous les plans, gratuit compris. Appointment Start fonctionne autrement. Zapier vient le vérifier à intervalle régulier : toutes les 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et Enterprise. Le Zap peut donc partir un peu après le délai que tu as fixé.
04Que faut-il pour connecter Acuity Scheduling à Zapier ?
Un compte Acuity Scheduling et un compte Zapier. Tu ajoutes la connexion une fois depuis la page Apps de Zapier, tu te connectes à Acuity dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Si un Zap doit écrire dans le calendrier d'un collègue, le compte connecté doit avoir accès à ce calendrier : l'étape Add Blocked Off Time en exige un, et Zapier agit avec les droits de ce compte. Cette même connexion sert ensuite à chaque étape qui touche Acuity, sans te reconnecter.
05Pourquoi le déclencheur Appointment Start d'Acuity part-il en retard ?
Parce que c'est le seul déclencheur Acuity que Zapier interroge. Les quatre autres sont instantanés, mais Appointment Start est vérifié à intervalle régulier : toutes les 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et Enterprise. Le réglage Time Before fixe le moment où le rendez-vous devient éligible, puis le Zap attend la vérification suivante pour le voir. Pour un rappel qui doit tomber à la minute, prends un plan à intervalle plus court ou allonge Time Before pour absorber l'attente.
06Et si l'action Acuity dont tu as besoin n'existe pas sur Zapier ?
Commence par relire les cinq actions : codes promo, codes de forfait, plages bloquées, fiches client et API Request (Beta). Aucune action toute faite ne prend, n'annule ou ne supprime un rendez-vous. Pour ce qui manque, API Request (Beta) atteint Acuity avec ta connexion existante, mais c'est une étape technique qui demande quelqu'un à l'aise avec l'API d'Acuity. Sinon, un autre outil d'automatisation peut proposer un jeu d'opérations Acuity différent. Vérifie-le avant de changer d'outil.
07Zapier, Make ou n8n pour Acuity Scheduling ?
Tout dépend de tes critères, et cette page ne documente que le côté Zapier. Ici, quatre déclencheurs Acuity sur cinq sont instantanés, chaque action réussie se paie en tâches et tout Zap au-delà de deux étapes demande un plan payant. Pour ce que Make et n8n exposent côté Acuity, regarde leurs pages dédiées. Compare sur trois points : les opérations dont tu as réellement besoin, le volume de passages attendu chaque mois, et la personne qui maintiendra l'automatisation.
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