Integración Alegra ZapierAutomatiza Alegra con Zapier.
La integración Alegra Zapier trae 4 disparadores, 31 acciones y 13 búsquedas. Sirve para mover cotizaciones, remisiones, facturas, contactos e ítems de tu cuenta, con versiones propias para México, Colombia, Chile, Argentina, Perú, Costa Rica y Panamá.
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Para qué te sirve la integración Alegra Zapier
Alegra es un software de contabilidad y facturación hecho para empresas latinoamericanas. Conectarlo con Zapier significa que lo que registras en Alegra (un contacto, un ítem, una cotización, una factura) puede arrancar una automatización, y que esa automatización puede escribir de vuelta en Alegra sin que nadie vuelva a teclear los datos.
Facturas con los campos de tu país. Hay una acción de factura para cada mercado: en México pide el uso CFDI y si timbras, en Colombia la forma de pago, en Costa Rica el método de pago. No tienes que forzar una plantilla genérica para cumplir con tu país.
Del pedido a la remisión. Con New Estimate y Create Remission, la cotización que cierra tu vendedor se convierte en una remisión sin copiar un solo dato.
Un catálogo sin duplicados. Find Item, Find Items y sus versiones por país revisan si un producto ya existe antes de crearlo otra vez.
Y lo que no hace. Los cuatro disparadores funcionan por consulta, ninguno es instantáneo: en el plan gratuito pueden pasar hasta 15 minutos antes de que el Zap reaccione. No hay disparador para un pago ni para un registro editado, y ninguna acción borra nada. Si estás comparando herramientas, la página Integración Alegra Make cubre la misma app en Make.
Zapier en un minuto
Siete palabras que vas a ver en esta página y en el editor.
- Zap
- La automatización que armas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que corren cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento, en Alegra o en otra app, que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, envía o actualiza algo por ti en la app.
- Tarea
- Lo que Zapier te cobra: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo; uno instantáneo lo avisa la app al momento. En Alegra, todos van por consulta.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si el dato recibido cumple la condición que fijaste; si no, lo detiene.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como un contacto o un impuesto, para que los pasos siguientes lo usen.
Cuánto cuesta de verdad
El disparador nunca consume nada. Y Alegra no está entre las apps que Zapier reserva a los planes de pago, así que funciona desde el plan gratuito.
- Reservada a planes de pagoNo, sirve con el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Revisiones del disparadorNunca se cobran
- Acción fallidaNo se cobra
Lo que cuenta son las acciones que salen bien, una tarea cada una. Un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Si una acción falla, no se descuenta, y las revisiones de Zapier tampoco. El plan gratuito da 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Con un filtro, una búsqueda o una segunda acción ya tienes un Zap de varios pasos, y eso exige un plan de pago.
Conecta tu cuenta de Alegra
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier entra a Apps y haz clic en + Add connection. La conexión es tu cuenta de Alegra enlazada una sola vez y reutilizada por cada Zap que toque Alegra.
- 02
Elige Alegra
Escribe Alegra en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Antes de este paso necesitas, claro, una cuenta propia y activa en Alegra.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Inicia sesión en Alegra en la pestaña que se abre y da acceso a Zapier. Si el Zap va a tocar registros que no son tuyos, confirma antes que tu usuario tenga permiso de lectura o escritura sobre ellos.
Tu primer Zap con Alegra, paso a paso
ObjetivoGenerar en Alegra una remisión para cada nueva cotización que cumpla tu condición, sin pasar los datos a mano.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap con Build, elige Alegra como app y New Estimate como evento, y selecciona la conexión que acabas de crear arriba.
- 02
Prueba el disparador
Pulsa Test: Zapier trae las tres cotizaciones más recientes de la cuenta, así mapeas los siguientes pasos sobre una real y no sobre un ejemplo vacío.
- 03
Agrega el filtro
Desde el ícono de más, añade un Filter: el campo a mirar, la regla y el valor. Elige una regla del tipo correcto; una regla de texto sobre un número nunca deja pasar nada.
- 04
Agrega Create Remission
Suma Alegra como acción con Create Remission. Mapea fechas, cliente, ítems, precios, impuesto, cantidad y descuento, este último sin el signo %.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción una vez, revisa la remisión en Alegra y pulsa Publish. Por el filtro, este Zap es de varios pasos y necesita un plan de pago.
Disparadores de Alegra
4 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Alegra. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new contact is created.”
Cada contacto que se guarda en Alegra arranca el Zap, y sus datos quedan listos para usarlos en los pasos que siguen.
New Estimate
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new estimate is created in Alegra.”
Una cotización guardada en Alegra pone el Zap en marcha: el momento en que tu vendedor termina de cotizar se vuelve la señal para el siguiente paso.
New Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new invoice is created.”
Este vigila tus facturas de venta: aparece una factura nueva en Alegra y el Zap la toma para enviarla, registrarla o pasarla a otro paso.
New Item
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new product or service is created.”
En Alegra, productos y servicios son ítems; dar de alta cualquiera de los dos en tu catálogo arranca el Zap con la ficha nueva.
Acciones de Alegra
Alegra te da 31 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Contact in Argentina
AcciónEn Zapier“Crear contacto en Argentina. Create contact in Argentina.”
Hecha para cuentas argentinas, pide tipo y número de documento, la dirección completa con provincia, ciudad y código postal, y la condición del IVA del cliente.
Create Contact in Chile
AcciónEn Zapier“Crear contacto en Chile. Create contact in Chile.”
En Chile, además del nombre, la acción quiere una identificación, que Alegra marca como obligatoria si piensas emitir documentos de facturación electrónica a ese contacto.
Create Contact in Costa Rica
AcciónEn Zapier“Crear contacto en Costa Rica. Create contact in Costa Rica.”
Agrega un contacto costarricense con su tipo de documento legal y su número de identificación. Un ajuste opcional le pide a Alegra no crearlo si otro contacto ya tiene esa misma identificación.
Create Contact in Mexico
AcciónEn Zapier“Crear contacto en México. Create a contact in Mexico.”
Los contactos mexicanos entran con su RFC y su estado. Para un cliente extranjero, Alegra espera el RFC genérico XEXX010101000 en ese campo.
Create Contact in Panamá
AcciónEn Zapier“Crear contacto en Panamá. Create contact in Panamá.”
En Panamá hay tres elecciones obligatorias desde el inicio: si es cliente, proveedor o ambos, el tipo de tercero y el tipo de persona.
Create Contact in Peru
AcciónEn Zapier“Crear contacto en Perú. Create contact in Peru.”
Para cuentas peruanas basta la versión corta: nombre, tipo de documento legal y número de identificación, y el contacto queda listo para facturarle desde Alegra.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Crear un contacto nuevo. Creates a new contact.”
La forma genérica de sumar a alguien a tus contactos de Alegra. Solo exige el nombre, así que es la acción más fácil de conectar de toda la lista.
Create Estimate
AcciónEn Zapier“Crear una nueva cotización. Creates a new estimate.”
Arma una cotización en Alegra con fecha, fecha de vencimiento, ID del cliente, IDs de ítems, precios y cantidades.
Create Inventory Adjustment
AcciónEn Zapier“Crear ajuste de inventario. Create inventory adjustment.”
Sube o baja el stock de una bodega concreta: fecha, bodega, ítem, tipo de ajuste, costo unitario y cantidad son todos obligatorios.
Create Invoice in Argentina
AcciónEn Zapier“Crear una factura en Argentina. Create an Invoice in Argentina”
La factura argentina toma las fechas, el cliente, los ítems, precios y cantidades de siempre, y deja como opcional la emisión electrónica, que decides caso por caso.
Create Invoice in Chile
AcciónEn Zapier“Crear una factura en Chile. Create Invoice in Chile.”
En Chile, decidir si se emite la factura electrónica es obligatorio, además de fechas, cliente, ítems, precios y cantidades.
Create Invoice in Colombia
AcciónEn Zapier“Crear una factura en Colombia. Create Invoice in Colombia.”
La factura colombiana suma la forma de pago y la decisión de emisión electrónica a los campos base. Varios ítems van en el mismo campo, separados por comas.
Create Invoice in Costa Rica
AcciónEn Zapier“Crear una factura en Costa Rica. Create Invoice in Costa Rica”
Para Costa Rica, la factura pide también un estado y un método de pago, y este último se vuelve obligatorio en cuanto eliges emitir la factura electrónica desde el Zap.
Create Invoice in Mexico
AcciónEn Zapier“Crear una factura en México Create Invoice in Mexico”
La versión mexicana pide la forma de pago, la clave de uso CFDI (para qué usará el comprador la compra) y si quieres timbrar la factura.
Create Invoice in Panamá
AcciónEn Zapier“Crear factura en Panamá. Create invoice in Panamá.”
La factura panameña necesita la decisión de emisión electrónica, el cliente, el ID del ítem, el precio, la cantidad y las dos fechas en formato yyyy-MM-dd.
Create Invoice Payment
AcciónEn Zapier“Create a new Invoice Payment. Crear un nuevo pago a factura.”
Registra dinero que entra o sale de una cuenta bancaria en Alegra. Eliges si el pago va a una factura o a una categoría y completas los campos de ese tipo.
Create Invoice in Peru
AcciónEn Zapier“Crear una factura en Perú Create Invoice in Peru”
En Perú la acción exige un método de pago y la decisión de emisión electrónica, además de las fechas, el cliente, los ítems, precios y cantidades, todos obligatorios.
Create Invoice
AcciónEn Zapier“Crear una nueva factura de venta. Create a new invoice.”
Emite una factura de venta con la plantilla general: fechas, ID del cliente, IDs de ítems, precios y cantidades es todo lo que pide.
Create Item in Costa Rica
AcciónEn Zapier“Crear un nuevo ítem en Costa Rica. Create new item in Costa Rica.”
La variante costarricense para crear ítems, también construida alrededor de un nombre y un precio para el producto o servicio nuevo.
Create Item in Mexico
AcciónEn Zapier“Crear un nuevo ítem en México. Create new item in Mexico.”
En México un ítem pide algo más: la clave de producto, un código que debe tener 8 dígitos, además del nombre y el precio.
Create Item
AcciónEn Zapier“Crear ítem en Alegra. Create a Item in Alegra.”
Suma un producto o servicio a tu catálogo de Alegra con solo nombre y precio, los dos campos obligatorios.
Create Provider Invoice
AcciónEn Zapier“Crear una factura de proveedor. Create a provider invoice.”
El lado de compras: registra la factura de un proveedor con su fecha, vencimiento y el ID del proveedor en Alegra.
Create Remission
AcciónEn Zapier“Crear una nueva remisión. Create a new remission.”
Genera una remisión en Alegra con fechas, cliente, ítems, precios, impuesto, cantidad y descuento, todos obligatorios.
Create Tax
AcciónEn Zapier“Crear un impuesto para ítems. Create a Tax for Items.”
Da de alta un impuesto nuevo para tus ítems, con nombre, porcentaje y tipo de impuesto, los tres obligatorios.
Find Invoice
AcciónEn Zapier“Encontrar una factura en Alegra. Find an invoice in Alegra.”
Aparece entre las acciones y no entre las búsquedas: trae una factura concreta de Alegra a partir de su ID.
Create Contact in Colombia
AcciónEn Zapier“Crear contacto en Colombia. Create contact in Colombia.”
La versión colombiana separa el primer nombre y pregunta el tipo de persona.
Send Estimate
AcciónEn Zapier“Enviar una cotización por correo. Send an estimate via email.”
Manda por correo una cotización de Alegra a la dirección que indiques, con la opción de recibir tú una copia.
Send Invoice
AcciónEn Zapier“Enviar una factura por email.”
Envía por correo electrónico una factura que ya existe a un destinatario, con copia opcional para ti.
Update Contact in Colombia
AcciónEn Zapier“Actualizar un contacto en Alegra. Update an Alegra contact from a trigger.”
La contraparte colombiana de la actualización, para cuentas configuradas para Colombia. Igual que la general, parte del ID del contacto en Alegra.
Update Contact
AcciónEn Zapier“Actualizar un contacto en Alegra. Update an Alegra contact from a trigger.”
Modifica un contacto existente en lugar de crear otro. Necesita el ID interno del contacto en Alegra, que normalmente sale de un paso Find Contact colocado justo antes.
Update Item
AcciónEn Zapier“Actualizar un ítem en Alegra. Update an item in Alegra.”
Edita un ítem que ya existe, elegido por su ID en Alegra. Útil cuando los cambios de precio nacen en otro lado.
Búsquedas de Alegra
13 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Alegra, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista de acciones, bajo SEARCH. Cada una puede marcarse como «find or create», por eso el editor muestra doce líneas extra que no son operaciones nuevas. Tres ajustes deciden qué pasa después.
Find Contact in Argentina
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un contacto existente. Find an existing contact.”
Busca un contacto argentino por nombre o número de identificación antes de facturar.
Find Contact in Chile
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un contacto existente. Find an existing contact.”
Revisa tus contactos chilenos por nombre o número y entrega la coincidencia al paso siguiente.
Find Contact in Colombia
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un contacto existente. Find an existing contact.”
Recorre la lista de contactos colombianos a partir de un nombre o un número de identificación.
Find Contact in Costa Rica
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un contacto existente. Find an existing contact.”
Devuelve el contacto costarricense que coincide con el nombre o número indicado, listo para mapearlo en una factura.
Find Contact in Mexico
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un contacto existente. Find an existing contact.”
Localiza un contacto mexicano por su nombre o su identificación.
Find Contact in Panama
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un contacto existente. Find an existing contact.”
Consulta los contactos panameños con el nombre o el número de identificación que le pasas.
Find Contact in Peru
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un contacto existente. Find an existing contact.”
Hace coincidir un contacto peruano por nombre o número, para que no nazca un duplicado.
Find Contact
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un contacto existente. Find an existing contact.”
La búsqueda general de contactos, por nombre o número de identificación, para cuentas sin versión de país.
Find Items
BúsquedaEn Zapier“Encontrar varios items existentes. Find many existing items.”
Busca varios ítems a la vez en tu inventario, por nombres o por SKU.
Find Item in Costa Rica
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un ítem existente in Costa Rica. Find an existing item Costa Rica.”
Comprueba por su nombre si un producto o servicio ya está en un inventario costarricense.
Find Item in Mexico
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un ítem existente en México. Find an existing item in Mexico.”
Dale el nombre de un ítem mexicano y revisa el catálogo antes de crearlo o facturarlo.
Find Item
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un ítem existente. Find an existing item.”
Con solo un nombre, esta búsqueda general te dice si el ítem ya figura en el inventario.
Find Tax
BúsquedaFind or createEn Zapier“Encontrar un impuesto en Alegra. Find a Tax in Alegra.”
Encuentra un impuesto en Alegra por su nombre o su ID, para que un ítem o una remisión apunte a la tasa correcta.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcarlo convierte la búsqueda en «find or create»: el ajuste anterior desaparece y el paso pide los campos para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados de una vez.
Cuando el Zap de Alegra falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Alegra, así que estas trampas son las generales de cualquier app que se consulta cada cierto tiempo.
Ninguna es exclusiva de Alegra, y cualquiera puede tocar un Zap de Alegra. Si un Zap se porta raro, la página Depuración Zapier es el siguiente paso.
Sin recuperar lo anterior
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Las cotizaciones y facturas que ya existían nunca se toman; migrarlas es otro trabajo.El bucle
Un Zap que escribe justo donde mira su disparador, como New Item seguido de Create Item, se dispara una y otra vez y quema tareas.Cargas masivas
Si importas de golpe cientos de ítems o facturas, el disparador devuelve un lote enorme que la protección contra avalanchas de Zapier puede retener.Sin dobles pasadas
Zapier recuerda lo que ya vio en un disparador por consulta, así que la misma cotización no arranca el Zap dos veces.
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