Recursos · Integración Make

Integración Alegra MakeAutomatiza Alegra con Make.

¿Cuánto tiempo se te va en emitir y enviar facturas en Alegra? La integración Alegra Make ofrece 31 módulos, 4 de ellos disparadores, para mover contactos, cotizaciones, facturas e ítems. Esta guía conecta tu cuenta y te lleva a un primer escenario funcionando.

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Lo que puedes automatizar

¿Qué resuelve la integración Alegra Make en tu facturación?

La integración Alegra Make une tu cuenta de Alegra con Make, una herramienta sin código donde armas escenarios: automatizaciones hechas de módulos, y cada módulo es una pieza (un disparador, una acción o una búsqueda). Sus 31 módulos detectan contactos, cotizaciones, facturas e ítems nuevos, y crean, envían, actualizan o eliminan registros por ti.

Inventario y catálogo hablando el mismo idioma. Si cambias un producto en tu sistema de inventario, Search Items localiza el ítem en Alegra y Update an Item lo corrige, así la próxima factura sale con la versión vigente.

Cotizaciones que llegan solas al cliente. Create an Estimate arma la cotización a partir del formulario de tu web y Send an Estimate la manda por correo. El vendedor solo revisa.

Facturas cobradas con menos seguimiento manual. Search Invoices reúne las facturas de un cliente para preparar un estado de cuenta, y Watch Invoices avisa al área de cobranza de cada factura nueva.

Antes de empezar, dos límites. Los cuatro disparadores son programados: Make consulta Alegra según la programación del escenario en lugar de recibir un aviso, y solo detectan registros nuevos. Lo que no cubren los 31 módulos pasa por Make an API Call. Si quieres una opinión sobre la herramienta, lee la Reseña de Make; si dudas con n8n, la comparativa n8n vs Make ordena los criterios, y Precio de Make explica los planes.

Conexión

¿Cómo conectas tu cuenta de Alegra con Make?

  1. 01

    Copia tus credenciales de API en Alegra

    En Alegra, entra en la sección Soluciones, elige Administrar mis soluciones, luego Integraciones y Integración Manual (API). Copia el correo que aparece como usuario y el token de API que muestra la pantalla.

  2. 02

    Abre la conexión en Make

    Agrega cualquier módulo de Alegra a tu escenario y haz clic en Create a connection. La conexión es tu cuenta de Alegra vinculada a Make una sola vez; todos los módulos de Alegra la reutilizan. El campo Connection name es opcional, útil si manejas varias cuentas.

  3. 03

    Pega las credenciales y guarda

    Escribe el correo y el token de API que copiaste, o sigue las indicaciones que Make muestra en pantalla, y guarda. Desde ahí, Make puede leer tus contactos, cotizaciones, facturas e ítems al completar un módulo.

Primer escenario

Tu primer escenario: cada factura nueva de Alegra sale por correo

ObjetivoCuando se crea una factura en Alegra, Make la envía por correo.

  1. 01

    Crea el escenario

    En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y haz clic en el +. Busca Alegra, elige Watch Invoices y selecciona la conexión que acabas de crear.

  2. 02

    Configura el disparador

    Completa los campos que Make te muestra en Watch Invoices. No hace falta saberse nada de memoria: con la conexión lista, Make te ofrece lo que puede leer en tu cuenta.

  3. 03

    Suma el envío

    Haz clic en el + a la derecha de Watch Invoices y elige Send an Invoice. Asigna a este módulo la factura que devuelve el disparador, para que sea justo esa la que se envíe.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Crea una factura de prueba en Alegra y haz clic en Run once. Make ejecuta el escenario una sola vez; revisa los bundles que recibió cada módulo para confirmar que salió la factura correcta.

  5. 05

    Programa y activa

    Abre Scheduling en Watch Invoices: un escenario nuevo corre cada 15 minutos por defecto, que también es el intervalo mínimo del plan Free. Activa el escenario y Make sigue revisando por ti.

Disparadores

Disparadores: lo que pone en marcha un escenario de Alegra

4 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Alegra. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Alegra en cuanto ocurre.

Alegra1Watch Contacts

Watch Contacts

Disparador programado

En MakeTriggers when a new contact is created.

Cada contacto que se crea en Alegra entra a tu escenario gracias a Watch Contacts, como un bundle: un elemento que pasa de un módulo al siguiente. Todo lo que deba ocurrir tras dar de alta a un cliente arranca aquí.

Cómo se dispara
programado. Make consulta la app según la programación del escenario, cada 15 minutos por defecto, y recoge los contactos nuevos que encuentra.
Cuándo usarlo
para dar de alta a cada cliente nuevo en tu CRM o en tu lista de correo sin volver a escribir sus datos.
Ojo
solo detecta contactos creados; editar una ficha existente no vuelve a lanzar el escenario.
Alegra2Watch Estimates

Watch Estimates

Disparador programado

En MakeTriggers when a new estimate is created.

Watch Estimates entrega a tu escenario cada cotización nueva de Alegra, un bundle por cotización, lista para enviarse, registrarse o compartirse con el equipo comercial.

Cómo se dispara
programado. Make consulta Alegra según la programación del escenario, así que una cotización recién guardada aparece en la siguiente revisión, no al instante.
Cuándo usarlo
para avisar al vendedor responsable en el chat del equipo, o para encadenar Send an Estimate y que el prospecto la reciba sin que nadie pulse enviar.
Ojo
capta altas, no cambios; una cotización corregida no vuelve a pasar.
Alegra3Watch Invoices

Watch Invoices

Disparador programado

En MakeTriggers when a new invoice is created.

La mayoría de los escenarios con Alegra empiezan aquí: Watch Invoices devuelve cada factura creada en tu cuenta, con sus datos disponibles para los módulos siguientes.

Cómo se dispara
programado. Make revisa Alegra según la programación del escenario; en el plan Free, como mínimo cada 15 minutos, y en los planes de pago, hasta cada 1 minuto.
Cuándo usarlo
para avisar a cobranza de cada factura nueva, copiarla en una hoja de cálculo para tu contador o enviarla al cliente.
Ojo
cada factura encontrada cuenta como una operación, es decir, una ejecución de un módulo que Make descuenta de tu plan.
Alegra4Watch Items

Watch Items

Disparador programado

En MakeTriggers when a new item is created.

Con Watch Items, tu escenario se entera de cada producto o servicio que se suma al catálogo de Alegra, y tus otras herramientas lo reciben sin copiar nada a mano.

Cómo se dispara
programado. Make pide a Alegra los ítems nuevos cada vez que corre el escenario, cada 15 minutos salvo que cambies la programación.
Cuándo usarlo
para publicar un servicio nuevo en tu tienda en línea o en tu lista de precios una vez que Make lo detecta en la siguiente revisión.
Ojo
un cambio de precio en un ítem existente no llega por aquí; usa Search Items o Get an Item.
Módulos

Módulos de Alegra: para qué sirve cada uno

Alegra te da 27 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Alegra1

Cancel an Invoice

Acción

En MakeCancels invoice by ID.

Cancel an Invoice anula en Alegra la factura de venta cuyo ID le indicas. No es lo mismo que Delete an Invoice, un módulo aparte que elimina la factura.

Cuándo usarlo
un pedido devuelto en tu tienda, cuya factura debe anularse en lugar de borrarse.
Ojo
necesita el ID exacto de la factura, así que coloca antes Search Invoices o un disparador que lo aporte.
Alegra2

Create a Contact

Acción

En MakeCreates a new contact.

Un prospecto captado en cualquier canal pasa a ser un contacto facturable de Alegra con Create a Contact, sin copiar y pegar entre pestañas.

Cuándo usarlo
un trato cerrado en tu CRM o una primera compra en línea, cuando el comprador tiene que existir en Alegra antes de su factura.
Ojo
si la persona quizá ya está registrada, pasa primero por Search Contacts para no crear duplicados.
Alegra3

Create an Estimate

Acción

En MakeCreates a new estimate from scratch.

Create an Estimate genera una cotización nueva en Alegra con los datos que ya trae tu escenario, así una solicitud se vuelve documento sin teclear de nuevo.

Cuándo usarlo
un cliente potencial llena el formulario de cotización de tu web y quieres encontrarla en Alegra lista para revisar.
Ojo
una cotización va dirigida a un cliente; si quizá aún no existe en Alegra, agrega antes Search Contacts o Create a Contact.
Alegra4

Create an Invoice

Acción

En MakeAllows you to create a sales invoice from scratch.

Create an Invoice emite una factura de venta nueva en Alegra desde cero, con el cliente y las líneas que le pasa tu escenario.

Cuándo usarlo
un pedido pagado en tu tienda en línea, un contrato firmado o un servicio terminado en tu gestor de proyectos.
Ojo
pruébalo primero con Run once y datos ficticios, porque una factura real entra directo en tu contabilidad.
Alegra5

Create an Item

Acción

En MakeCreates a new item.

Para que tus facturas reflejen lo que vendes de verdad, Create an Item agrega un producto o servicio al catálogo de Alegra.

Cuándo usarlo
entra una referencia nueva en tu sistema de inventario y debe poder facturarse en Alegra el mismo día de su lanzamiento.
Ojo
confirma con Search Items que no existe ya, o tu catálogo se llena de ítems casi idénticos.
Alegra6

Create a Tax

Acción

En MakeCreates a new tax.

Create a Tax registra un impuesto nuevo en Alegra desde tu escenario, junto a los que ya aplicas en tus documentos.

Cuándo usarlo
configuras varias cuentas de Alegra de la misma forma y cada una necesita la misma lista de impuestos sin cargarla a mano.
Ojo
revisa antes con List Taxes, porque un impuesto duplicado complica la elección en cada factura futura.
Alegra7

Delete a Contact

Acción

En MakeDeletes a contact by ID.

Delete a Contact elimina un contacto de Alegra a partir de su ID, y así tu lista de clientes queda libre de pruebas y registros que ya nadie usa.

Cuándo usarlo
un escenario de limpieza que replica en Alegra las bajas hechas en tu CRM.
Ojo
un borrado no se deshace desde Make; asegúrate de que solo lleguen a este módulo los contactos que de verdad quieres quitar.
Alegra8

Delete an Estimate

Acción

En MakeDeletes an estimate by ID.

¿Cotizaciones que no prosperaron llenando tu lista? Delete an Estimate borra una de Alegra a partir de su ID.

Cuándo usarlo
un negocio marcado como perdido en tu CRM, cuya cotización también debe desaparecer de Alegra.
Ojo
después no hay vuelta atrás; toma el ID con Search Estimates y prueba con un documento ficticio antes de activar el escenario.
Alegra9

Delete an Invoice

Acción

En MakeDeletes an invoice by ID.

A diferencia de Cancel an Invoice, Delete an Invoice quita por completo la factura de Alegra, a partir de su ID.

Cuándo usarlo
para limpiar facturas creadas por error durante tus pruebas, o duplicados que dejó una versión anterior de un escenario.
Ojo
si la factura se emitió de verdad, pregunta a tu contador si conviene más anularla; un borrado no se revierte.
Alegra10

Delete an Item

Acción

En MakeDeletes an item by ID.

Delete an Item saca un producto o servicio del catálogo de Alegra mediante su ID, para que las ofertas descontinuadas dejen de aparecer al facturar.

Cuándo usarlo
retiras una referencia de tu tienda y el catálogo de Alegra debe acompañar ese cambio.
Ojo
el ítem se pierde en cuanto corre el módulo; confirma el ID con Get an Item justo antes.
Alegra11

Get a Contact

Acción

En MakeGets a contact registered in the application by ID.

Get a Contact lee la ficha completa de un contacto de Alegra cuando ya conoces su ID, y pasa cada dato al módulo siguiente.

Cuándo usarlo
llega una factura por Watch Invoices y necesitas los datos del cliente para un correo personalizado o una ficha en tu CRM.
Ojo
sin ID no encuentra a nadie; recurre a Search Contacts si solo tienes un nombre o un correo.
Alegra12

Get an Estimate

Acción

En MakeGets an estimate registered in the application.

Si tu escenario solo tiene la referencia de una cotización, Get an Estimate trae el documento completo desde Alegra para trabajar con datos actuales.

Cuándo usarlo
antes de un recordatorio al prospecto, para partir de la cotización tal como está hoy y no como se creó.
Ojo
devuelve una sola cotización; para recorrer varias, empieza mejor con Search Estimates.
Alegra13

Get an Invoice

Acción

En MakeAllows you to consult a sales invoice registered in the application

Get an Invoice consulta una factura de venta de Alegra para reutilizar su contenido en otro lado: un reporte, un mensaje al cliente u otra herramienta contable.

Cuándo usarlo
un cliente pregunta por una factura concreta en tu mesa de ayuda y el ticket debe mostrar su detalle.
Ojo
espera el ID de la factura; si partes del nombre del cliente, pon Search Invoices antes.
Alegra14

Get an Item

Acción

En MakeGets an item registered in the application.

Get an Item devuelve la ficha actual de un producto o servicio del catálogo de Alegra, útil cuando otra herramienta debe mostrar la misma información.

Cuándo usarlo
preparas una propuesta comercial en otra aplicación y quieres el ítem tal como lo tiene Alegra.
Ojo
un ID, un ítem; para buscar por nombre, pasa a Search Items, que puede devolver varios resultados.
Alegra15

Get a Tax

Acción

En MakeGets a tax registered in the application.

Get a Tax lee un impuesto registrado en Alegra, para que tu escenario reutilice sus datos en vez de escribirlos a mano en cada módulo.

Cuándo usarlo
un escenario que prepara líneas de factura en otra herramienta y debe aplicar el mismo impuesto que Alegra.
Ojo
hace falta el ID del impuesto; List Taxes te da todos los impuestos con su ID si no lo tienes a mano.
Alegra16

Make an API Call

Acción

En MakePerforms an arbitrary authorized API call.

Donde terminan los demás módulos entra Make an API Call: permite llamar a cualquier endpoint (punto de acceso) de la API de Alegra con la conexión que ya creaste.

Cuándo usarlo
una función de Alegra que necesitas no tiene módulo propio y sabes qué endpoint de la API la maneja.
Ojo
la petición la escribes tú; ten a mano la documentación de la API de Alegra y prueba cada llamada con Run once.
Alegra17

Send an Estimate

Acción

En MakeSends an estimate by email.

Send an Estimate manda por correo una cotización de Alegra y cierra el círculo entre redactarla y que el prospecto la tenga en su bandeja.

Cuándo usarlo
justo después de Create an Estimate o Watch Estimates, para que cada cotización salga sin que alguien abra Alegra.
Ojo
si algunas cotizaciones requieren visto bueno de un responsable, pon un control antes de este módulo o saldrán sin revisar.
Alegra18

Send an Invoice

Acción

En MakeSends a mail order invoice.

Con Send an Invoice, la factura de Alegra llega por correo a tu cliente sin esperar a que alguien encuentre un hueco para enviarla.

Cuándo usarlo
como segundo paso del primer escenario de arriba, tras Watch Invoices, o después de Create an Invoice cuando se paga un pedido.
Ojo
el cliente ve el envío; haz tus pruebas con una factura dirigida a tu propio correo.
Alegra19

Update a Contact

Acción

En MakeUpdates a contact.

Update a Contact modifica un contacto existente en Alegra, para que una dirección o un teléfono nuevos cargados en otro sistema lleguen también a tus facturas.

Cuándo usarlo
un cliente cambia sus datos en tu portal o en tu CRM y su ficha de facturación debe coincidir.
Ojo
localiza antes el contacto correcto con Search Contacts; un ID equivocado sobrescribe sin aviso los datos de otra persona.
Alegra20

Update an Estimate

Acción

En MakeUpdates an estimate.

Update an Estimate edita una cotización ya guardada en Alegra, práctico cuando las condiciones cambian en plena negociación y no quieres rehacer el documento.

Cuándo usarlo
el vendedor ajusta el monto del negocio en el CRM y la cotización de Alegra debe acompañarlo.
Ojo
una cotización ya enviada no cambia en la bandeja del prospecto; reenvíala con Send an Estimate si hace falta.
Alegra21

Update an Invoice

Acción

En MakeUpdates an invoice by ID.

Update an Invoice modifica una factura de Alegra identificada por su ID, para correcciones que vienen de otro sistema y no de una edición manual.

Cuándo usarlo
un pedido se ajusta en tu tienda después de crear la factura y ambos documentos tienen que coincidir.
Ojo
las reglas de facturación cambian de una empresa a otra; acuerda con tu contador qué facturas puede tocar el escenario.
Alegra22

Update an Item

Acción

En MakeUpdates an item by ID.

Tu catálogo de Alegra se mantiene al día desde otra herramienta: Update an Item reescribe un producto o servicio, identificado por su ID, con los datos del escenario.

Cuándo usarlo
cambia un precio o una descripción en tu sistema de inventario y la próxima factura debe reflejarlo.
Ojo
combínalo con Search Items para obtener el ID correcto, sobre todo si varios ítems tienen nombres parecidos.
Alegra23

List Taxes

Búsqueda

En MakeLists taxes registered in the application.

List Taxes devuelve todos los impuestos registrados en tu cuenta de Alegra, cada uno como un bundle aparte que tu escenario puede tratar por separado.

Cuándo usarlo
para dar con el ID del impuesto que aplicarás antes de crear una factura, o para exportar tu configuración fiscal a una hoja de cálculo.
Ojo
los módulos que siguen corren una vez por impuesto devuelto, y eso multiplica tus operaciones.
Alegra24

Search Contacts

Búsqueda

En MakeSearches for contacts registered in the application.

Search Contacts recorre tus contactos de Alegra y devuelve los que coinciden, de cero a varios: así obtienes un ID cuando solo sabes de quién se trata.

Cuándo usarlo
antes de Create a Contact para evitar duplicados, o antes de Update a Contact para apuntar a la ficha correcta.
Ojo
si no hay coincidencias, los módulos siguientes no reciben nada; tenlo previsto en tu escenario.
Alegra25

Search Estimates

Búsqueda

En MakeSearches for estimates registered in the application.

Search Estimates encuentra las cotizaciones de Alegra que cumplen tus criterios y hace pasar cada una por el escenario, lo que permite trabajar por lotes.

Cuándo usarlo
juntar las cotizaciones de un cliente antes de una reunión, o alimentar un tablero de seguimiento comercial.
Ojo
una búsqueda amplia puede devolver muchos bundles, y cada uno consume operaciones en los módulos posteriores.
Alegra26

Search Invoices

Búsqueda

En MakeSearches for sales invoices registered in the application.

Search Invoices trae las facturas de venta que encajan con tus criterios, para armar recordatorios y estados de cuenta desde Alegra y no desde una exportación manual.

Cuándo usarlo
reunir las facturas de un cliente para su estado de cuenta, o hallar el ID que necesitan Cancel an Invoice o Update an Invoice.
Ojo
puede devolver varias facturas; afina los criterios si el módulo siguiente debe actuar sobre una sola.
Alegra27

Search Items

Búsqueda

En MakeSearches for products or services registered in the application.

Search Items revisa los productos y servicios de tu catálogo de Alegra y te devuelve los que coinciden, listos para actualizarse, validarse o compararse.

Cuándo usarlo
sincronizar el catálogo con tu tienda en línea, donde cada producto debe emparejarse primero con su ítem de Alegra.
Ojo
sin resultados, el ítem todavía no existe: es justo el momento de pasarle el relevo a Create an Item.
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Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Alegra y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Alegra Make es gratuita?
Sí, del lado de Make. Alegra es una app estándar, disponible desde el plan Free. Ese plan permite 2 escenarios activos, un mínimo de 15 minutos entre ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto y quitan el tope de escenarios activos, con un consumo medido en operaciones al mes. La suscripción a Alegra va aparte: la documentación exige una cuenta de Alegra activa.
02¿Qué se necesita para conectar Alegra con Make?
Una cuenta de Alegra activa y sus credenciales de API. En Alegra, abre la sección Soluciones, elige Administrar mis soluciones, luego Integraciones e Integración Manual (API). Copia el correo que aparece como usuario y el token de API. En Make, agrega un módulo de Alegra, haz clic en Create a connection, ponle un nombre si quieres y pega ambos datos. Después, todos los módulos de Alegra de tus escenarios comparten esa conexión, así que lo haces una sola vez.
03¿Los disparadores de Alegra reaccionan en cuanto se crea una factura?
No. Los cuatro disparadores de Alegra (Watch Contacts, Watch Estimates, Watch Invoices y Watch Items) son programados: Make consulta Alegra según la programación del escenario, y Alegra no le avisa. Un escenario nuevo revisa cada 15 minutos por defecto. En el plan Free ese es también el intervalo más corto; los planes de pago bajan hasta 1 minuto. Por eso una factura nueva llega a tu escenario en la siguiente revisión, no en el momento exacto en que se crea.
04¿Qué hacer si falta en Make el módulo de Alegra que necesitas?
Usa Make an API Call. Este módulo llega a cualquier endpoint de la API de Alegra con la conexión que ya configuraste, y cubre lo que no hacen los 31 módulos de la lista. La petición la redactas tú, por lo que conviene leer la documentación de la API de Alegra. Si la necesidad queda fuera de Alegra, otra app del catálogo de Make, que reúne más de 3000 apps estándar, puede encargarse de ese paso del escenario.
05¿Make o n8n para automatizar Alegra?
Depende más de tu equipo que de Alegra. En Make tienes 31 módulos listos para usar, una conexión con correo y token de API, y un editor visual donde pruebas cada paso con Run once. La misma app suele tener también un nodo en n8n, así que revisa qué ofrece ese lado antes de decidir. Para elegir, fíjate en qué herramienta usa ya tu equipo, quién mantendrá los escenarios y qué plan encaja con tu volumen.