Integración Alegra MakeAutomatiza Alegra con Make.
¿Cuánto tiempo se te va en emitir y enviar facturas en Alegra? La integración Alegra Make ofrece 31 módulos, 4 de ellos disparadores, para mover contactos, cotizaciones, facturas e ítems. Esta guía conecta tu cuenta y te lleva a un primer escenario funcionando.
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¿Qué resuelve la integración Alegra Make en tu facturación?
La integración Alegra Make une tu cuenta de Alegra con Make, una herramienta sin código donde armas escenarios: automatizaciones hechas de módulos, y cada módulo es una pieza (un disparador, una acción o una búsqueda). Sus 31 módulos detectan contactos, cotizaciones, facturas e ítems nuevos, y crean, envían, actualizan o eliminan registros por ti.
Inventario y catálogo hablando el mismo idioma. Si cambias un producto en tu sistema de inventario, Search Items localiza el ítem en Alegra y Update an Item lo corrige, así la próxima factura sale con la versión vigente.
Cotizaciones que llegan solas al cliente. Create an Estimate arma la cotización a partir del formulario de tu web y Send an Estimate la manda por correo. El vendedor solo revisa.
Facturas cobradas con menos seguimiento manual. Search Invoices reúne las facturas de un cliente para preparar un estado de cuenta, y Watch Invoices avisa al área de cobranza de cada factura nueva.
Antes de empezar, dos límites. Los cuatro disparadores son programados: Make consulta Alegra según la programación del escenario en lugar de recibir un aviso, y solo detectan registros nuevos. Lo que no cubren los 31 módulos pasa por Make an API Call. Si quieres una opinión sobre la herramienta, lee la Reseña de Make; si dudas con n8n, la comparativa n8n vs Make ordena los criterios, y Precio de Make explica los planes.
¿Cómo conectas tu cuenta de Alegra con Make?
- 01
Copia tus credenciales de API en Alegra
En Alegra, entra en la sección Soluciones, elige Administrar mis soluciones, luego Integraciones y Integración Manual (API). Copia el correo que aparece como usuario y el token de API que muestra la pantalla.
- 02
Abre la conexión en Make
Agrega cualquier módulo de Alegra a tu escenario y haz clic en Create a connection. La conexión es tu cuenta de Alegra vinculada a Make una sola vez; todos los módulos de Alegra la reutilizan. El campo Connection name es opcional, útil si manejas varias cuentas.
- 03
Pega las credenciales y guarda
Escribe el correo y el token de API que copiaste, o sigue las indicaciones que Make muestra en pantalla, y guarda. Desde ahí, Make puede leer tus contactos, cotizaciones, facturas e ítems al completar un módulo.
Tu primer escenario: cada factura nueva de Alegra sale por correo
ObjetivoCuando se crea una factura en Alegra, Make la envía por correo.
- 01
Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y haz clic en el +. Busca Alegra, elige Watch Invoices y selecciona la conexión que acabas de crear.
- 02
Configura el disparador
Completa los campos que Make te muestra en Watch Invoices. No hace falta saberse nada de memoria: con la conexión lista, Make te ofrece lo que puede leer en tu cuenta.
- 03
Suma el envío
Haz clic en el + a la derecha de Watch Invoices y elige Send an Invoice. Asigna a este módulo la factura que devuelve el disparador, para que sea justo esa la que se envíe.
- 04
Prueba con Run once
Crea una factura de prueba en Alegra y haz clic en Run once. Make ejecuta el escenario una sola vez; revisa los bundles que recibió cada módulo para confirmar que salió la factura correcta.
- 05
Programa y activa
Abre Scheduling en Watch Invoices: un escenario nuevo corre cada 15 minutos por defecto, que también es el intervalo mínimo del plan Free. Activa el escenario y Make sigue revisando por ti.
Disparadores: lo que pone en marcha un escenario de Alegra
4 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Alegra. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Alegra en cuanto ocurre.
Watch Contacts
Disparador programadoEn Make“Triggers when a new contact is created.”
Cada contacto que se crea en Alegra entra a tu escenario gracias a Watch Contacts, como un bundle: un elemento que pasa de un módulo al siguiente. Todo lo que deba ocurrir tras dar de alta a un cliente arranca aquí.
Watch Estimates
Disparador programadoEn Make“Triggers when a new estimate is created.”
Watch Estimates entrega a tu escenario cada cotización nueva de Alegra, un bundle por cotización, lista para enviarse, registrarse o compartirse con el equipo comercial.
Watch Invoices
Disparador programadoEn Make“Triggers when a new invoice is created.”
La mayoría de los escenarios con Alegra empiezan aquí: Watch Invoices devuelve cada factura creada en tu cuenta, con sus datos disponibles para los módulos siguientes.
Watch Items
Disparador programadoEn Make“Triggers when a new item is created.”
Con Watch Items, tu escenario se entera de cada producto o servicio que se suma al catálogo de Alegra, y tus otras herramientas lo reciben sin copiar nada a mano.
Módulos de Alegra: para qué sirve cada uno
Alegra te da 27 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Índice de módulos
- Cancel an Invoice
- Create a Contact
- Create an Estimate
- Create an Invoice
- Create an Item
- Create a Tax
- Delete a Contact
- Delete an Estimate
- Delete an Invoice
- Delete an Item
- Get a Contact
- Get an Estimate
- Get an Invoice
- Get an Item
- Get a Tax
- Make an API Call
- Send an Estimate
- Send an Invoice
- Update a Contact
- Update an Estimate
- Update an Invoice
- Update an Item
- List Taxes
- Search Contacts
- Search Estimates
- Search Invoices
- Search Items
Cancel an Invoice
AcciónEn Make“Cancels invoice by ID.”
Cancel an Invoice anula en Alegra la factura de venta cuyo ID le indicas. No es lo mismo que Delete an Invoice, un módulo aparte que elimina la factura.
Create a Contact
AcciónEn Make“Creates a new contact.”
Un prospecto captado en cualquier canal pasa a ser un contacto facturable de Alegra con Create a Contact, sin copiar y pegar entre pestañas.
Create an Estimate
AcciónEn Make“Creates a new estimate from scratch.”
Create an Estimate genera una cotización nueva en Alegra con los datos que ya trae tu escenario, así una solicitud se vuelve documento sin teclear de nuevo.
Create an Invoice
AcciónEn Make“Allows you to create a sales invoice from scratch.”
Create an Invoice emite una factura de venta nueva en Alegra desde cero, con el cliente y las líneas que le pasa tu escenario.
Create an Item
AcciónEn Make“Creates a new item.”
Para que tus facturas reflejen lo que vendes de verdad, Create an Item agrega un producto o servicio al catálogo de Alegra.
Create a Tax
AcciónEn Make“Creates a new tax.”
Create a Tax registra un impuesto nuevo en Alegra desde tu escenario, junto a los que ya aplicas en tus documentos.
Delete a Contact
AcciónEn Make“Deletes a contact by ID.”
Delete a Contact elimina un contacto de Alegra a partir de su ID, y así tu lista de clientes queda libre de pruebas y registros que ya nadie usa.
Delete an Estimate
AcciónEn Make“Deletes an estimate by ID.”
¿Cotizaciones que no prosperaron llenando tu lista? Delete an Estimate borra una de Alegra a partir de su ID.
Delete an Invoice
AcciónEn Make“Deletes an invoice by ID.”
A diferencia de Cancel an Invoice, Delete an Invoice quita por completo la factura de Alegra, a partir de su ID.
Delete an Item
AcciónEn Make“Deletes an item by ID.”
Delete an Item saca un producto o servicio del catálogo de Alegra mediante su ID, para que las ofertas descontinuadas dejen de aparecer al facturar.
Get a Contact
AcciónEn Make“Gets a contact registered in the application by ID.”
Get a Contact lee la ficha completa de un contacto de Alegra cuando ya conoces su ID, y pasa cada dato al módulo siguiente.
Get an Estimate
AcciónEn Make“Gets an estimate registered in the application.”
Si tu escenario solo tiene la referencia de una cotización, Get an Estimate trae el documento completo desde Alegra para trabajar con datos actuales.
Get an Invoice
AcciónEn Make“Allows you to consult a sales invoice registered in the application”
Get an Invoice consulta una factura de venta de Alegra para reutilizar su contenido en otro lado: un reporte, un mensaje al cliente u otra herramienta contable.
Get an Item
AcciónEn Make“Gets an item registered in the application.”
Get an Item devuelve la ficha actual de un producto o servicio del catálogo de Alegra, útil cuando otra herramienta debe mostrar la misma información.
Get a Tax
AcciónEn Make“Gets a tax registered in the application.”
Get a Tax lee un impuesto registrado en Alegra, para que tu escenario reutilice sus datos en vez de escribirlos a mano en cada módulo.
Make an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Donde terminan los demás módulos entra Make an API Call: permite llamar a cualquier endpoint (punto de acceso) de la API de Alegra con la conexión que ya creaste.
Send an Estimate
AcciónEn Make“Sends an estimate by email.”
Send an Estimate manda por correo una cotización de Alegra y cierra el círculo entre redactarla y que el prospecto la tenga en su bandeja.
Send an Invoice
AcciónEn Make“Sends a mail order invoice.”
Con Send an Invoice, la factura de Alegra llega por correo a tu cliente sin esperar a que alguien encuentre un hueco para enviarla.
Update a Contact
AcciónEn Make“Updates a contact.”
Update a Contact modifica un contacto existente en Alegra, para que una dirección o un teléfono nuevos cargados en otro sistema lleguen también a tus facturas.
Update an Estimate
AcciónEn Make“Updates an estimate.”
Update an Estimate edita una cotización ya guardada en Alegra, práctico cuando las condiciones cambian en plena negociación y no quieres rehacer el documento.
Update an Invoice
AcciónEn Make“Updates an invoice by ID.”
Update an Invoice modifica una factura de Alegra identificada por su ID, para correcciones que vienen de otro sistema y no de una edición manual.
Update an Item
AcciónEn Make“Updates an item by ID.”
Tu catálogo de Alegra se mantiene al día desde otra herramienta: Update an Item reescribe un producto o servicio, identificado por su ID, con los datos del escenario.
List Taxes
BúsquedaEn Make“Lists taxes registered in the application.”
List Taxes devuelve todos los impuestos registrados en tu cuenta de Alegra, cada uno como un bundle aparte que tu escenario puede tratar por separado.
Search Contacts
BúsquedaEn Make“Searches for contacts registered in the application.”
Search Contacts recorre tus contactos de Alegra y devuelve los que coinciden, de cero a varios: así obtienes un ID cuando solo sabes de quién se trata.
Search Estimates
BúsquedaEn Make“Searches for estimates registered in the application.”
Search Estimates encuentra las cotizaciones de Alegra que cumplen tus criterios y hace pasar cada una por el escenario, lo que permite trabajar por lotes.
Search Invoices
BúsquedaEn Make“Searches for sales invoices registered in the application.”
Search Invoices trae las facturas de venta que encajan con tus criterios, para armar recordatorios y estados de cuenta desde Alegra y no desde una exportación manual.
Search Items
BúsquedaEn Make“Searches for products or services registered in the application.”
Search Items revisa los productos y servicios de tu catálogo de Alegra y te devuelve los que coinciden, listos para actualizarse, validarse o compararse.
¿Necesitas ayuda para automatizar Alegra con Make?
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