Integración awork ZapierAutomatiza awork con Zapier.
La integración awork Zapier trae 5 disparadores, 4 acciones y 6 búsquedas. Los cinco disparadores son instantáneos: un proyecto, una tarea o un registro de horas nuevo en awork pone en marcha tu automatización al momento, incluso gratis. Aquí ves qué hace cada uno, cuánto cuesta y dónde falla.
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Qué resuelve la integración awork Zapier
awork junta proyectos, tareas y control de horas para negocios que venden su trabajo por proyecto, todo en un mismo espacio de trabajo. Conectarla a Zapier permite que awork reaccione a tus otras herramientas, y al revés, sin que nadie copie datos a mano.
Hay tres resultados que casi todo el mundo monta primero. Proyectos que arrancan preparados: cuando salta New Project, Create Project Task añade la tarea de arranque y nadie se salta el primer paso. El cliente dado de alta antes de la primera reunión: una oportunidad ganada en tu CRM alimenta Create Client y luego Create Project. Horas que llegan solas a facturación: New Time Entry y Updated Time Entry mandan cada registro a tu hoja de cálculo en cuanto alguien lo guarda.
Lo que no hace importa igual. Ninguna acción edita ni borra una tarea, un proyecto o un registro de horas, y ningún disparador detecta un cliente nuevo. Las búsquedas encuentran por ID, por nombre o por email, nada más amplio. Para lo demás está la acción API Request (Beta), pensada para alguien que se maneja con una API.
¿Estás comparando plataformas? La integración awork Make y la integración awork n8n cubren la misma app en las otras dos herramientas.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en cada bloque de esta página. Léelas una vez y lo demás se entiende rápido.
- Zap
- La automatización que creas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperando a que ocurra.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, envía o mueve algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Cada acción completada con éxito es una tarea, y tu plan se mide en tareas al mes.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto pasa.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene ahí en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que los pasos siguientes puedan usar lo encontrado.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap que pase de un disparador y una acción. Basta otra acción, un filtro o una búsqueda, y exige plan de pago.
Lo que cuesta de verdad un Zap de awork
awork no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito. El disparador nunca gasta tareas. Cada acción que sale bien cuenta como una, por separado, y una acción fallida no cuenta.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados, dos pasos por Zap
- DisparadorNunca se cobra
- Cada acción con éxito1 tarea, contada aparte
- Disparadores de awork5 instantáneos, 0 por consulta
La trampa: el plan gratuito se queda en dos pasos. Si pones un filtro o una búsqueda antes de Create Project Task, necesitas plan de pago. A cambio, todos los disparadores de awork son instantáneos, así que la tabla de intervalos de abajo no los frena nunca. Esa tabla solo afecta a los disparadores por consulta, y awork no tiene ninguno. Donde sube la cuenta es en las acciones: un Zap que crea un cliente, luego un proyecto y luego una tarea gasta tres tareas por ejecución, no una. Cuenta acciones, no Zaps.
Conecta awork con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones de Zapier
En Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de awork y permiso de lectura o escritura sobre lo que no es tuyo pero quieres que el Zap toque.
- 02
Elige awork
Escribe awork en el buscador del cuadro, selecciónala en la lista y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de awork, donde termina la configuración.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en awork desde esa pestaña y autoriza a Zapier a usar tu cuenta. La conexión se guarda una sola vez y cada paso de awork que montes después la reutiliza.
Tu primer Zap de awork: tarea de arranque en cada proyecto de cliente
ObjetivoCada proyecto nuevo de awork recibe su tarea de arranque, pero solo si tiene un cliente asignado.
- 01
Crea el Zap
Empieza un Zap nuevo, elige awork como app de inicio y New Project como evento. Selecciona la conexión de awork que acabas de crear.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres proyectos más recientes de tu cuenta. Así relacionas los campos con un proyecto real y no con un ejemplo vacío.
- 03
Añade el filtro
Añade un paso Filter desde el icono más. Indica el campo que mirar, la regla y el valor con el que comparar. Este filtro convierte el Zap en uno de varios pasos: hace falta plan de pago.
- 04
Añade la acción
Vuelve a elegir awork y selecciona Create Project Task. Usa el proyecto que llega del disparador y completa el nombre, el tipo de trabajo y el estado de la tarea.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción una vez y revisa la tarea en awork. Después pulsa Publish: cada proyecto de cliente nuevo recibirá su tarea en cuanto se cree.
Disparadores de awork en Zapier
5 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en awork, y 5 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Arranca el Zap cada vez que alguien crea un proyecto en awork. Es la puerta de entrada lógica para todo lo que debe pasar al inicio: un mensaje de bienvenida, una carpeta compartida, una primera tarea.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task is created. The trigger only fires for tasks with a project assigned, not for private tasks.”
Responde a cada tarea añadida dentro de un proyecto de awork y la pasa al siguiente paso, para que aparezca donde tu equipo mira de verdad durante el día.
New Time Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new time entry is created.”
Salta en cuanto alguien registra horas en awork. Ese registro nuevo se convierte en un dato que el Zap puede llevar a la herramienta de facturación o de informes que usa el resto de la empresa.
Updated Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task is updated. The trigger only fires for tasks with a project assigned, not for private tasks.”
Salta cuando se actualiza en awork una tarea de proyecto que ya existe, y los pasos siguientes trabajan con la tarea tal como ha quedado.
Updated Time Entry
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a time entry is updated.”
Se ejecuta cuando se corrige en awork un registro de horas que ya existía. Cubre el hueco que deja New Time Entry: las horas que se ajustan a posteriori.
Acciones de awork en Zapier
awork te da 4 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a new client.”
Da de alta un cliente en awork con datos que llegan de otra herramienta. Solo el nombre es obligatorio, así que sirve aunque el origen traiga poca información.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un proyecto en awork con nombre y estado de proyecto, ambos obligatorios. El resto lo completa el equipo más adelante.
Create Project Task
AcciónEn Zapier“Creates a new project task.”
Coloca una tarea en el proyecto de awork que elijas. Pide cuatro campos: nombre, proyecto, tipo de trabajo y estado. Marcarla como prioritaria es opcional.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Manda una petición directa a awork reutilizando tu conexión, para lo que las acciones preparadas no cubren. Eliges tú el método y la dirección.
Búsquedas de awork en Zapier
6 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en awork, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra algo que ya existe en awork y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas de awork están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Get Client by ID
BúsquedaEn Zapier“Finds a client by id”
Recupera un cliente cuando ya tienes su ID de awork, porque lo guardó un paso anterior u otra herramienta, y quieres la ficha completa.
Get Project by ID
BúsquedaEn Zapier“Finds a project by id”
Trae los datos completos de un proyecto a partir de su ID de awork. Útil cuando el disparador solo pasa el identificador y la acción siguiente quiere más.
Get Task by ID
BúsquedaEn Zapier“Finds a task by id”
Devuelve una tarea concreta por su ID de awork. Sirve cuando una herramienta externa guardó el ID y quieres el estado actual de la tarea, no el de cuando se guardó.
Search Clients
BúsquedaEn Zapier“Finds a client by name”
Busca un cliente por su nombre, que es como lo conocen casi todas las demás herramientas. El cliente encontrado puede alimentar luego un proyecto o una tarea creados justo después.
Search Projects
BúsquedaEn Zapier“Finds a project by name”
Encuentra un proyecto por su nombre. Es el paso que dirige una petición entrante al sitio correcto antes de que se ejecute Create Project Task.
Search Users by Email
BúsquedaEn Zapier“Finds a user by email”
Relaciona una dirección de email con una persona de tu espacio en awork. El email es el dato que comparten casi todas las herramientas, por eso esta búsqueda hace de puente entre ellas.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependían de ella. Actívalo y el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear». Ninguna búsqueda de awork la ofrece: un cliente o proyecto que falta se crea con una acción aparte.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarte con el primero, que es la opción por defecto, detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando tu Zap de awork falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a awork ni publica límites propios de la app. Lo que falla aquí son las reglas generales de cualquier Zap.
Si un Zap se para sin motivo visible, la guía de depuración Zapier repasa las comprobaciones en orden.
Los proyectos antiguos nunca llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los proyectos, tareas y horas anteriores no se recogen nunca: migrar el histórico es otro trabajo.Un Zap que se dispara a sí mismo
Un Zap que arranca con New Task y crea a su vez una tarea en awork se vuelve a lanzar con cada tarea que crea. Ese bucle se come tu cupo de tareas enseguida.Una importación masiva retenida
Cuando un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación o una migración, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenarlo antes de procesarlo todo.Las tareas privadas no avisan
New Task y Updated Task solo saltan con tareas que pertenecen a un proyecto. La tarea personal de un compañero nunca pondrá en marcha tu Zap.
¿Necesitas ayuda para automatizar awork con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
