Integración Clust ZapierAutomatiza Clust con Zapier.
La integración Clust Zapier incluye 12 disparadores y 4 acciones, sin paso de búsqueda. Todos los disparadores funcionan por consulta periódica y el plan gratuito sirve para empezar. Aquí tienes qué hace cada evento, cuánto cuesta y dónde falla.
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¿Qué hace la integración Clust Zapier?
Clust recoge los expedientes de tus clientes en un portal con tu marca. Con la integración, Zapier sigue lo que pasa con cada expediente (creado, enviado, con retraso, cerrado, un paso aprobado, un documento nuevo) y actúa en consecuencia, o abre y mueve expedientes en Clust cuando algo ocurre en otra herramienta. Todo funciona dentro de un Zap, la automatización que configuras una vez en Zapier.
Tres resultados que justifican conectarlo. Expedientes casi completos que no se quedan a medias: New Application Pending Submission activa Assign a New Stakeholder to Role y alguien de tu equipo se encarga de llamar al cliente. Revisión por pasos, no al final: New Application Step Submitted pone a trabajar a un revisor en cuanto llega un paso concreto. Altas que arrancan solas: Create Application abre el expediente con la plantilla correcta cuando cierras una venta en otra herramienta.
Lo que Zapier no hace con Clust también cuenta. Ninguno de los 12 disparadores es instantáneo: Zapier pregunta a Clust por novedades, así que siempre hay una espera. No hay paso de búsqueda, por lo que un Zap no puede localizar un expediente por su nombre antes de actuar. Y las 4 acciones sirven para crear, asignar, actualizar un campo de formulario y cerrar: ninguna borra un expediente.
¿Comparando plataformas? La integración Clust Make trata la misma app en Make, y Make vs Zapier enfrenta las dos herramientas.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete términos que aparecen en el editor. Se explican aquí una sola vez.
- Zap
- Una automatización en Zapier: un evento de arranque y después uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento de una app que inicia el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda pendiente de ese evento.
- Acción
- Lo que hace el Zap tras arrancar: el paso que crea, envía o actualiza algo en una app en tu lugar.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta así.
- Consulta o instantáneo
- Zapier revisa un disparador por consulta cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app justo cuando ocurre.
- Filtro
- Un paso que solo deja continuar el Zap si lo recibido cumple tu condición; si no, lo para ahí.
- Zap de varios pasos
- Todo Zap que pase de un disparador y una acción. Basta una segunda acción o un filtro, y entonces necesita plan de pago.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de Clust
Clust no es una app premium, así que funciona con el plan gratuito de Zapier. El gasto se mide en tareas.
- Revisiones del disparadorNo se cobran
- Acción completada1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de 2 pasos
- App premiumNo
Que Zapier revise Clust no cuesta nada, lo haga las veces que lo haga. Cada acción completada gasta una tarea y una acción fallida no cuenta. Si tu Zap asigna a un revisor y luego actualiza un campo, cada expediente te cuesta dos tareas. El plan gratuito trae 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada uno con dos pasos como máximo: un disparador y una acción. Un filtro o una segunda acción exigen un plan de pago.
Conectar Clust con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. La conexión vincula tu cuenta de Clust una vez, y cada paso de Clust de tus Zaps la reutiliza.
- 02
Busca Clust
Escribe Clust en el cuadro de búsqueda, selecciónala y pulsa Add connection. Hace falta una cuenta de Clust ya creada: la conexión enlaza una, no la crea.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Clust en la pestaña que se abre y da acceso a Zapier. Para expedientes que no son tuyos, tu usuario debe poder leerlos, y escribir en ellos para las acciones.
Tu primer Zap: un revisor y una marca en cada paso enviado
ObjetivoCuando un cliente envía un paso concreto de su expediente, se asigna un revisor y un campo del formulario deja constancia. Dos acciones, así que hace falta plan de pago; en el gratuito, quédate con la asignación.
- 01
Build: el disparador
Crea un Zap en Build. Elige Clust y el evento New Application Step Submitted, selecciona tu conexión y escoge el Process (la plantilla) que quieres vigilar.
- 02
Prueba con un caso real
Pulsa Test: Zapier trae los tres envíos más recientes de tu cuenta. Elige uno para que los pasos siguientes usen datos reales.
- 03
Asigna al revisor
Añade un paso de Clust con Assign a New Stakeholder to Role. Relaciona el expediente del disparador e indica el rol, el nombre, los apellidos y el email del revisor.
- 04
Deja constancia
Añade Update Form Field. Usa el mismo expediente, elige el campo y escribe el valor, por ejemplo «en revisión». La opción Generate files es obligatoria: fíjala tú.
- 05
Prueba y publica
Lanza Test en las dos acciones y revisa el expediente en Clust. Después pulsa Publish para activar el Zap. Para practicar con guía, está el curso de Zapier.
Disparadores de Clust en Zapier
12 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Clust. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Application Created
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new application is created.”
Se activa en cuanto existe un expediente nuevo en Clust. Es el primer momento en que puedes reaccionar ante un cliente que entra.
New Application Closed
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new application is closed.”
Avisa de los expedientes que se cierran en Clust. Úsalo como meta: el expediente está terminado y lo siguiente puede empezar.
New Application Late
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new application is late”
Detecta un expediente que se ha retrasado. Es tu alarma de plazos, la que evita que un expediente se quede olvidado en un cajón.
New Application Pending Submission
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new application pending submission is detected (all mandatory documents provided but application not submitted)”
Capta el momento más frustrante: todos los documentos obligatorios están subidos, pero el cliente no ha pulsado enviar. Zapier detecta ese estado en su siguiente revisión.
New Application Progress Stage Changed
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when the progress stage of an application changes”
Salta cuando un expediente pasa a otra fase de avance. Es la forma más amplia de seguir un expediente sin apuntar a un paso concreto.
New Application Step Approved
Disparador por sondeoEn Zapier“Trigger when a specific step in an application is approved”
Reacciona cuando tu equipo aprueba un paso concreto de un expediente. Más preciso que un cambio de fase: eliges la plantilla que escucha.
New Application Step Submitted
Disparador por sondeoEn Zapier“Trigger when a specific step in an application is submitted by a client”
Se dispara cuando el cliente envía un paso concreto, antes que el expediente completo. Útil cuando un paso merece revisión nada más llegar.
Task Step Completed in Application
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a task step is completed within a Clustdoc application”
El más preciso del grupo: salta cuando se completa un paso de tipo tarea dentro de un expediente. Lo acotas a una plantilla, sus elementos y la tarea en sí.
New Application Submitted
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new application is submitted”
Arranca cuando el cliente envía el expediente completo. Para muchos equipos, ahí empieza su propio trabajo.
New Application Task Completed
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a task is marked as completed in an application”
Vigila que una tarea se marque como completada en un expediente. A diferencia del disparador de pasos de tarea, aquí solo indicas la tarea que te interesa.
New Application Updated by Client
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an application is updated by client”
Salta cuando el cliente cambia algo en su expediente. Sigue los retoques del cliente, justo lo que buscas cuando esperas una corrección.
New Document Added
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new document is added by client (File uploaded, form filled in …)”
Recoge cada documento que añade el cliente, sea un archivo subido o un formulario rellenado.
Acciones de Clust en Zapier
Clust te da 4 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Assign a New Stakeholder to Role
AcciónEn Zapier“Assigns a stakeholder to a specific role within an existing application”
Coloca a una persona en un rol dentro de un expediente existente. Pide el expediente, el rol y el nombre, apellidos y email de la persona; avisarla es opcional.
Close Application
AcciónEn Zapier“Closes an existing application”
Cierra un expediente que ya existe en Clust. Solo pide el expediente, así que es la más sencilla de las cuatro.
Create Application
AcciónEn Zapier“Creates an Application”
Abre un expediente nuevo en Clust con la plantilla que indiques, para un destinatario con nombre, apellidos y email. También debes decir si recibe un email de aviso.
Update Form Field
AcciónEn Zapier“Updates the value of a specific field in a form within an existing Clustdoc application”
Escribe un valor nuevo en un campo de un formulario dentro de un expediente existente. Eliges expediente, campo y valor, y fijas la opción obligatoria Generate files.
Cuando un Zap de Clust falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Clust y no hay límites propios de la app documentados. Los problemas vienen del funcionamiento general de Zapier, y con tantos disparadores sobre expedientes se notan pronto.
Cuatro casos explican casi todas las sorpresas. Descártalos antes de culpar a la conexión, y ten cerca la página de depuración Zapier para lo demás.
Los expedientes antiguos no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los expedientes creados, enviados o cerrados antes se ignoran; recuperarlos es otro trabajo.El Zap se dispara a sí mismo
Create Application bajo New Application Created, o Close Application bajo New Application Closed: cada ejecución crea el evento siguiente y agota tus tareas.Una importación masiva se retiene
Si un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación o una migración, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenarlo.El mismo elemento no se repite
Zapier recuerda lo que ya vio en un disparador por consulta, así que un expediente o documento nunca arranca el Zap dos veces.
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Una persona lee cada mensaje.
