Intégration Clust ZapierAutomatiser Clust avec Zapier.
L'intégration Clust Zapier propose 12 déclencheurs et 4 actions, sans étape de recherche. Tous les déclencheurs fonctionnent par vérification périodique, le plan gratuit suffit pour démarrer, et cette page détaille chaque événement, son coût et ses pièges.
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À quoi sert l'intégration Clust Zapier
Clust recueille les dossiers de tes clients via un portail à tes couleurs. L'intégration permet à Zapier de suivre la vie de ces dossiers (création, soumission, retard, clôture, étape validée, document reçu) et d'enchaîner la suite, ou d'ouvrir et de faire avancer un dossier Clust depuis un autre outil. Le tout tient dans un Zap, l'automatisation que tu montes une fois sur Zapier.
D'abord les limites, que la fiche officielle tait. Aucun des 12 déclencheurs n'est instantané : Zapier va demander à Clust s'il y a du neuf, donc il y a toujours un délai. Il n'existe pas d'étape de recherche, un Zap ne peut donc pas retrouver un dossier par son nom avant d'agir. Et les 4 actions couvrent la création, l'affectation, la mise à jour d'un champ de formulaire et la clôture : rien pour supprimer un dossier.
Avec ça, trois usages rapportent vite. Les dossiers en retard ne dorment plus : New Application Late déclenche Assign a New Stakeholder to Role et un responsable est nommé. Le dossier s'ouvre tout seul à la signature : Create Application lance le bon modèle quand une vente est conclue ailleurs, avec un e-mail d'invitation au client si tu le demandes. Les dossiers se ferment au bon moment : Close Application clôt le dossier quand la dernière étape a lieu dans un autre outil.
La même app existe sur Make : l'intégration Clust Make. Le comparatif Make vs Zapier aide à choisir la plateforme.
Les mots de Zapier, sans jargon
Sept termes reviennent dans l'éditeur. On les explique ici une fois pour toutes.
- Zap
- Une automatisation sur Zapier : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui tournent à chaque fois qu'il survient.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui démarre le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui crée, envoie ou met à jour quelque chose dans une app à ta place.
- Tâche
- L'unité facturée par Zapier : une action réussie. Le quota de ton plan se mesure en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse passer le Zap que si la donnée reçue remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap au-delà d'un déclencheur et d'une action. Une seconde action ou un filtre suffit, et un plan payant devient nécessaire.
Ce que coûte vraiment un Zap Clust
Clust n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit de Zapier. La facture se compte en tâches.
- Vérifications du déclencheurJamais facturées
- Action réussie1 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à 2 étapes
- Réservée aux plans payantsNon
Les vérifications de Clust ne coûtent rien, peu importe leur fréquence. Chaque action réussie consomme une tâche, une action ratée n'est pas comptée. Un Zap qui affecte un responsable puis met à jour un champ coûte donc deux tâches par dossier. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais chacun limité à deux étapes : un déclencheur et une action. Un filtre ou une seconde action réclame un plan payant.
Connecter Clust à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. La connexion relie ton compte Clust à Zapier une fois, puis chaque étape Clust de tes Zaps la réutilise.
- 02
Sélectionne Clust
Cherche Clust dans la fenêtre, sélectionne l'app et clique sur Add connection. Il faut un compte Clust existant : la connexion en relie un, elle n'en crée pas.
- 03
Identifie-toi et autorise
Connecte-toi à Clust dans l'onglet qui s'ouvre et donne l'accès à Zapier. Pour les dossiers qui ne t'appartiennent pas, ton identifiant doit pouvoir les lire, et y écrire pour les actions.
Ton premier Zap : un responsable et une trace sur chaque dossier en retard
ObjectifQuand un dossier passe en retard, un responsable y est affecté et un champ du formulaire garde la trace de la relance. Deux actions, donc plan payant ; sur le gratuit, garde seulement l'affectation.
- 01
Build : le déclencheur
Crée un Zap dans Build. Choisis Clust, puis l'événement New Application Late, et sélectionne la connexion Clust ajoutée juste avant.
- 02
Teste sur un vrai dossier
Clique sur Test : Zapier remonte les trois dossiers en retard les plus récents. Choisis-en un pour relier les étapes suivantes à des données réelles.
- 03
Affecte le responsable
Ajoute une étape Clust avec Assign a New Stakeholder to Role. Relie le dossier venu du déclencheur, puis indique le rôle, le prénom, le nom et l'e-mail du responsable.
- 04
Garde une trace
Ajoute Update Form Field. Relie le même dossier, choisis le champ à remplir et écris la valeur, par exemple « relancé ». Le réglage Generate files est obligatoire : fixe-le toi-même.
- 05
Teste, puis publie
Teste les deux actions et vérifie le dossier dans Clust. Clique ensuite sur Publish pour allumer le Zap. Une formation Zapier existe pour progresser pas à pas.
Les déclencheurs Clust sur Zapier
12 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Clust. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Application Created
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new application is created.”
Se lance dès qu'un dossier est créé dans Clust. C'est le premier moment où tu peux réagir à un nouveau client.
New Application Closed
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new application is closed.”
Signale les dossiers clôturés dans Clust. Considère-le comme la ligne d'arrivée : le dossier est bouclé, la suite peut démarrer.
New Application Late
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new application is late”
Repère un dossier passé en retard. C'est ton alarme d'échéance, celle qui empêche un dossier de s'endormir dans un coin.
New Application Pending Submission
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new application pending submission is detected (all mandatory documents provided but application not submitted)”
Capte l'entre-deux agaçant : toutes les pièces obligatoires sont là, mais le client n'a pas validé l'envoi. Zapier repère cet état à sa vérification suivante.
New Application Progress Stage Changed
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when the progress stage of an application changes”
Part quand un dossier change d'étape d'avancement. C'est la façon la plus large de suivre un dossier dans ton process, sans viser une étape précise.
New Application Step Approved
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Trigger when a specific step in an application is approved”
Réagit quand ton équipe valide une étape précise d'un dossier. Plus fin qu'un changement d'avancement : tu choisis le modèle qu'il écoute.
New Application Step Submitted
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Trigger when a specific step in an application is submitted by a client”
Se déclenche quand le client envoie une étape précise de son dossier, avant l'ensemble. Utile quand une étape mérite un contrôle dès son arrivée.
Task Step Completed in Application
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a task step is completed within a Clustdoc application”
Le plus ciblé de la série : il part quand une étape de type tâche est terminée dans un dossier. Tu le restreins à un modèle, ses éléments et la tâche elle-même.
New Application Submitted
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new application is submitted”
Se lance quand le client soumet son dossier complet. Pour beaucoup d'équipes, c'est là que leur propre travail commence.
New Application Task Completed
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a task is marked as completed in an application”
Guette une tâche marquée comme terminée dans un dossier. Contrairement au déclencheur précédent sur les étapes, tu ne lui indiques que la tâche visée.
New Application Updated by Client
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an application is updated by client”
Part quand le client modifie quelque chose dans son dossier. Il suit les retouches du client, le signal à guetter quand tu attends une correction.
New Document Added
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new document is added by client (File uploaded, form filled in …)”
Attrape chaque document que le client ajoute, fichier déposé ou formulaire rempli.
Les actions Clust sur Zapier
Clust te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Assign a New Stakeholder to Role
ActionDans Zapier“Assigns a stakeholder to a specific role within an existing application”
Place une personne sur un rôle dans un dossier existant. Il faut le dossier, le rôle, puis le prénom, le nom et l'e-mail de la personne ; la prévenir reste facultatif.
Close Application
ActionDans Zapier“Closes an existing application”
Clôture un dossier déjà présent dans Clust. Seul le dossier est demandé : c'est la plus simple des quatre actions.
Create Application
ActionDans Zapier“Creates an Application”
Ouvre un nouveau dossier dans Clust sur le modèle indiqué, pour un destinataire dont tu fournis le prénom, le nom et l'e-mail. Tu dois aussi dire s'il reçoit un e-mail de notification.
Update Form Field
ActionDans Zapier“Updates the value of a specific field in a form within an existing Clustdoc application”
Écrit une nouvelle valeur dans un champ de formulaire d'un dossier existant. Tu désignes le dossier, le champ et la valeur, et tu fixes l'option obligatoire Generate files.
Quand un Zap Clust casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Clust, et aucune limite propre à l'app n'est documentée. Les ennuis viennent du fonctionnement général de Zapier, vite visibles avec autant de déclencheurs sur les dossiers.
Quatre cas expliquent l'essentiel des surprises. Écarte-les avant d'accuser la connexion, et garde la page Dépannage Zapier à portée de main pour le reste.
Les anciens dossiers ne remontent pas
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les dossiers créés, soumis ou clôturés avant sont ignorés ; les reprendre est un chantier à part.Le Zap se relance lui-même
Create Application sous New Application Created, ou Close Application sous New Application Closed : chaque passage crée l'événement suivant et vide ton quota.Un import massif est retenu
Si un déclencheur renvoie d'un coup un énorme lot, après un import ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir au lieu de tout traiter.Un même élément ne repart pas
Zapier mémorise ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation : un dossier ou un document ne relance jamais le Zap une seconde fois.
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