Integración DocuPotion ZapierAutomatiza DocuPotion con Zapier.
Integración DocuPotion Zapier: 0 disparadores, 1 acción, 0 búsquedas. DocuPotion nunca abre la automatización, la cierra. Otra app da el pistoletazo de salida y Create a Document rellena una de tus plantillas publicadas para devolverte un PDF listo.
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Para qué sirve la integración DocuPotion Zapier
Con la integración DocuPotion Zapier, una automatización montada en Zapier toma datos de otra herramienta, los coloca en una plantilla de DocuPotion y te entrega el PDF terminado. No hay más: una acción, Create a Document. Como DocuPotion no tiene ningún evento propio para arrancar, siempre necesita otra app delante.
¿Qué puedes sacar de esa única acción? Un contrato de alquiler para cada inquilino que tu equipo da de alta en una hoja de cálculo, con nombre, dirección y fechas ya rellenos. Un recibo por cada pago que registra tu herramienta de facturación. Una ficha de pedido cada vez que un cliente completa tu formulario web. Siempre Create a Document, cada vez con otra plantilla.
Lo que no cuenta la ficha oficial. Desde DocuPotion no arranca nada: no existe evento de documento nuevo. Tampoco puedes recuperar un PDF del mes pasado, porque la app no ofrece búsqueda. Y Zapier no diseña ni edita plantillas. Esas se crean y se publican en DocuPotion; solo después aparecen en Zapier.
En resumen, DocuPotion es el paso que remata el trabajo. La decisión de verdad está en lo que va antes (la app que dispara) y en lo que va después (adónde viaja el PDF). Si trabajas con otra plataforma, existe también la página Integración DocuPotion Make, y si aún dudas entre herramientas, tienes Make vs Zapier.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras que verás en el editor. Más abajo se usan sin volver a explicarlas.
- Zap
- La automatización en sí: un evento que la pone en marcha y uno o varios pasos que se repiten cada vez que ese evento ocurre.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. Con el Zap encendido, Zapier lo espera. DocuPotion no tiene ninguno, así que viene de otra app.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que escribe, envía o genera algo. En DocuPotion solo existe Create a Document.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Cada tarea es una acción completada con éxito, y el cupo de tu plan cuenta exactamente eso.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto intervalo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto pasa algo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos que llegan cumplen tu condición. Si no la cumplen, el Zap se detiene ahí.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap con más de un disparador y una acción. Basta un filtro o una segunda acción, y entonces exige un plan de pago.
- Conexión
- Tu cuenta de DocuPotion vinculada una sola vez a Zapier y reutilizada por cada paso de cada Zap que la necesite.
Lo que cuesta de verdad
DocuPotion no es una app premium, así que entra en el plan gratuito. La trampa es otra: ese plan se queda en dos pasos.
- Disparador0 tareas
- Cada Create a Document con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- App premiumNo
El disparador nunca gasta tareas, por mucho que Zapier consulte la otra app. Cada Create a Document que sale bien cuenta como una tarea; si falla, no se cobra. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps de solo dos pasos: un disparador y Create a Document. En cuanto añades un filtro o una segunda acción (avisar al equipo, por ejemplo), necesitas un plan de pago. Los intervalos de abajo valen para el disparador por consulta de la app que abre tu Zap.
Conecta tu cuenta de DocuPotion
- 01
Entra en Apps
Desde tu cuenta de Zapier, abre Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de DocuPotion y, si el Zap va a usar plantillas de otra persona, acceso a ellas.
- 02
Elige DocuPotion
Escribe DocuPotion en el buscador de la ventana, selecciónala en los resultados y pulsa Add connection para empezar a enlazar tus dos cuentas entre sí.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en DocuPotion en la pestaña que se abre y concede acceso a Zapier. A partir de ahí, la conexión aparece en tu página Apps y sirve para todos los Zaps que montes.
Tu primer Zap: contratos de alquiler desde Google Sheets
ObjetivoUna inmobiliaria registra cada alquiler cerrado en Google Sheets. Cuando la fila está confirmada, DocuPotion genera el contrato en PDF.
- 01
Arranca en Google Sheets
Crea el Zap y elige Google Sheets con el evento New Spreadsheet Row, sobre la hoja de alquileres. Al probarlo, Zapier trae las tres filas más recientes: quédate con una completa.
- 02
Pon el filtro
Desde el icono de suma, añade Filter. Elige la columna de estado, una regla de texto y escribe el valor exacto que leíste en la fila de prueba. Solo pasan los alquileres confirmados.
- 03
Configura Create a Document
Añade DocuPotion con la acción Create a Document. Elige la plantilla y el Output, y rellena Template Data: cada clave repite un campo de combinación de la pestaña Data, con su valor de la hoja.
- 04
Prueba paso a paso
Lanza cada paso una vez y revisa lo que devuelve antes de seguir. Abre el PDF: el nombre del inquilino, la dirección y las fechas tienen que caer en su sitio.
- 05
Publica
Si el contrato sale bien, pulsa Publish para encender el Zap. Con el filtro ya son tres pasos, así que este Zap pide un plan de pago.
La acción de DocuPotion
DocuPotion te da 1 acción. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create a Document
AcciónEn Zapier“Render a published DocuPotion template with merge-field data and return a PDF.”
Rellena una plantilla publicada de DocuPotion con los valores de tu Zap y devuelve el PDF. Tres campos obligatorios: Template, Output y Template Data, cuyas claves deben coincidir con los campos de combinación de la pestaña Data de la plantilla.
Cuando algo falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a DocuPotion. Los fallos de abajo son los generales, y aquí también se notan.
Casi todos nacen en el lado del disparador, no en DocuPotion. Si falta un PDF, revisa primero lo que hay antes. Para los casos atascados tienes Depuración Zapier.
Las filas antiguas no tienen PDF
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de encenderlo. Los alquileres que ya estaban en la hoja se quedan sin contrato, y ponerse al día es otro trabajo.El Zap se dispara a sí mismo
Si el PDF se guarda justo donde mira tu disparador (una carpeta, una tabla), cada archivo nuevo vuelve a lanzar el Zap y tu cupo de tareas se vacía rápido.Una importación masiva se frena
Cuando el disparador devuelve de golpe un lote enorme tras una importación o una migración, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo en lugar de generar cientos de PDF.Sin documentos duplicados
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya ha visto, así que la misma fila no lanza el Zap dos veces ni genera un segundo PDF.
¿Necesitas ayuda para automatizar DocuPotion con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
