Integración Easy Project ZapierAutomatiza Easy Project con Zapier.
La integración Easy Project Zapier reúne 4 disparadores, 8 acciones y 2 búsquedas. Uno de los disparadores es instantáneo, los otros tres esperan al intervalo de tu plan, y todo funciona en el plan gratuito. Aquí ves qué hace, cuánto gasta y dónde falla cada paso.
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Para qué sirve la integración Easy Project Zapier
Conectar Easy Project con Zapier evita copiar a mano lo que ya existe en otra herramienta. Los proyectos, tareas, comentarios y horas registradas pueden poner en marcha trabajo fuera, y desde fuera puedes crear proyectos, tareas, partes de horas y líneas de presupuesto en Easy Project sin abrirlo.
Empecemos por el dinero, que es lo que más se olvida. Un presupuesto que se rellena solo: Create Planned Project Income y Create Planned Project Expense fijan la previsión, y Create Project Income y Create Project Expense anotan lo que de verdad entra y sale, desde tu herramienta de facturación. Proyectos que arrancan con su estructura: New Project detecta el alta y Create Task añade las primeras tareas. Partes de horas completos: Create Time Entry lleva al proyecto correcto las horas registradas en otra app.
Un detalle que cambia mucho en el plan gratuito: de los 4 disparadores, Task Comments Web Hook Trigger es el único instantáneo. Reacciona en cuanto se mueve un comentario, sea cual sea tu plan, mientras New Project, New Task y New Time Entry esperan a la siguiente consulta, hasta 15 minutos en el gratuito. Ni zapier.com ni el centro de ayuda lo cuentan.
Lo que Zapier no hace aquí: ningún disparador avisa de un cambio de estado, ninguna acción borra nada y las búsquedas solo encuentran proyectos y tareas por su nombre exacto. Si estás valorando otras plataformas, revisa Alternativas a Zapier y la Reseña de Zapier.
El vocabulario de Zapier, en claro
Siete términos salen en toda la página. Aquí los tienes en lenguaje normal.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap, por ejemplo un proyecto nuevo en Easy Project. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que crea, modifica o registra algo en una app por ti.
- Tarea (de Zapier)
- La unidad que cobra Zapier: cada acción que tu Zap completa con éxito. No tiene nada que ver con una tarea de Easy Project.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo y se queda con lo nuevo. Instantáneo, la app avisa a Zapier en el momento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijaste, y lo para si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza un proyecto o una tarea que ya existe, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
Cuánto cuesta un Zap con Easy Project
Easy Project no es una app premium, así que funciona en el plan gratuito de Zapier. Lo que gastas son tareas, la unidad de cobro de Zapier.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Pasos en el gratuitoUn disparador y una acción
- App premiumNo
- Disparadores instantáneos1 de 4
El disparador nunca gasta una tarea, y Zapier puede consultar Easy Project tantas veces como quiera sin descontarte. Cada acción que sale bien cuenta una vez: un Zap que anota un ingreso previsto y luego crea una tarea gasta dos por cada proyecto. Una acción fallida no cuenta. El plan gratuito se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Con una búsqueda, un filtro o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y pide plan de pago.
Conecta tu cuenta de Easy Project
- 01
Abre la página Apps
En Zapier entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Easy Project y acceso a los proyectos que no son tuyos pero en los que el Zap va a escribir.
- 02
Elige Easy Project
Busca Easy Project en el cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva en la que Easy Project te pide identificarte.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Easy Project desde esa pestaña y da acceso a Zapier. La conexión se guarda una vez y todos los pasos de Easy Project de tus Zaps la reutilizan.
Tu primer Zap: presupuesto y tareas desde el primer día
ObjetivoCuando se crea un proyecto, anotar su ingreso previsto y añadir la tarea de arranque.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap, elige Easy Project y el evento New Project, y selecciona tu conexión. Este disparador va por consulta, así que cuenta con el intervalo de tu plan.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres proyectos más recientes de la cuenta. Configuras los pasos siguientes con uno real y no con un ejemplo vacío.
- 03
Anota el ingreso previsto
Añade Create Planned Project Income, elige el proyecto como Entity Type, asigna su ID y rellena nombre, importe total y fecha con los valores que manejas.
- 04
Crea la tarea de arranque
Añade Create Task con el proyecto del disparador, un asunto como Reunión inicial y los campos Task type, Priority, Status y Author. Dos acciones: Zap de varios pasos, plan de pago.
- 05
Prueba y pulsa Publish
Prueba cada acción y revisa en Easy Project el presupuesto y la tarea. Pulsa Publish para activar el Zap. Los proyectos anteriores no se tocan.
Disparadores de Easy Project en Zapier
4 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Easy Project, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Arranca tu Zap cada vez que alguien abre un proyecto en Easy Project. Es la puerta de entrada para todo lo que debe ocurrir al principio de un encargo.
New Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new task is created.”
Entrega a tu Zap cada tarea recién creada, la cree quien la cree y en el proyecto que sea, para que otras herramientas sepan lo que se acaba de planificar.
Task Comments Web Hook Trigger
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a task comment is created, updated or deleted according options.”
El distinto del grupo: aquí es Easy Project quien llama a Zapier cuando un comentario de tarea se crea, se edita o se borra, según las opciones que marques.
New Time Entry
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new time entry is created.”
Informa de cada registro de horas en Easy Project, la base de la facturación y de cualquier informe sobre carga de trabajo.
Acciones de Easy Project
Easy Project te da 8 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project. Author will be set to authenticated user”
Abre un proyecto en Easy Project, con el usuario conectado como autor.
Create Task
AcciónEn Zapier“Create a new task.”
Añade una tarea a un proyecto a partir de un formulario, una incidencia o un correo que ya gestionas en otra app.
Create Time Entry
AcciónEn Zapier“Create a new time entry.”
Registra horas en un proyecto para un usuario, una actividad y un día.
Create Planned Project Expense
AcciónEn Zapier“Creates a new planned expense in project budget module.”
Fija un gasto previsto en el módulo de presupuesto de un proyecto, una tarea o un hito.
Create Planned Project Income
AcciónEn Zapier“Creates a new planned income in project budget module.”
Apunta un ingreso esperado en un proyecto, una tarea o un hito, antes de cobrar nada.
Create Project Expense
AcciónEn Zapier“Creates a new real expense in project budget module.”
Registra un gasto que ya se ha producido en el presupuesto del proyecto, junto a la previsión.
Create Project Income
AcciónEn Zapier“Creates a new real income in project budget module.”
Anota un ingreso cobrado en un proyecto, una tarea o un hito, para que el presupuesto muestre lo que entró de verdad.
Update Task
AcciónEn Zapier“Update task (Subject, Notes, Status, Priority, Assigned user).”
Modifica una tarea existente: asunto, notas, estado, prioridad o persona asignada.
Búsquedas de Easy Project
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Easy Project, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un proyecto o una tarea antes de que una acción lo use. Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH, y algunos campos traen un botón + Add search step que inserta una. Tres ajustes deciden qué pasa cuando no encuentra.
Find Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing project.”
Localiza un proyecto existente por su nombre y lo pasa a los pasos siguientes. Su variante Find or Create Project es esta misma búsqueda con la casilla de crear marcada, no una operación más.
Find Task
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing task.”
Recupera una tarea ya creada, por su nombre, para que Update Task sepa cuál cambiar.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue sin ese dato.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar la casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y salen los campos para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez a los pasos siguientes.
Cuando falla un Zap con Easy Project
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda ni ningún límite propio a Easy Project: quedan las trampas generales, vistas desde esta app.
Estos son los cuatro casos que un principiante encuentra primero. Cuando un Zap no hace nada o no para, la Depuración Zapier repasa las comprobaciones en orden.
Los proyectos antiguos no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los proyectos y las horas registrados antes no aparecen, y recuperar ese histórico es otro trabajo.New Task con Create Task entra en bucle
Un Zap que crea tareas mientras New Task vigila la misma cuenta se lanza a sí mismo una y otra vez, y se come tu límite de tareas.Una importación masiva se queda retenida
Si importas cientos de tareas de golpe, el disparador devuelve de repente un lote enorme. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.El mismo elemento no vuelve a pasar
Zapier recuerda lo que un disparador por consulta ya entregó. Editar una tarea no vuelve a lanzar un Zap construido sobre New Task.
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